Muligheter og utfordringer ved deling av klarspråkede tekster i
kommunesektoren
- En kvalitativ undersøkelse av kommunalt klarspråksarbeid
Oda Berg Edvardsen
Masteroppgave RETKOM4195
Retorikk og språklig kommunikasjon Institutt for lingvistiske og nordiske studier
UNIVERSITETET I OSLO
Juni 2017
II
Muligheter og utfordringer ved deling av klarspråkede tekster i
kommunesektoren
En kvalitativ undersøkelse av kommunalt klarspråksarbeid
III
© Oda Berg Edvardsen 2017
Muligheter og utfordringer ved deling av klarspråkede tekster i kommunesektoren
- En kvalitativ undersøkelse av kommunalt klarspråksarbeid Oda Berg Edvardsen
http://www.duo.uio.no/
Trykk: Reprosentralen, Universitetet i Oslo
IV
Sammendrag
I utgangen av 2016 publiserte KS (Kommunesektorens organisasjon) en tekstbase for deling av kommunale tekster, som en del av programmet «Klart språk i kommunesektoren». Tanken bak denne tekstbasen er at delingspotensialet for tekster i kommunesektoren er stort. Men vil tekstbasen forsterke forestillingen om at klarspråk er et avgrenset kommunikasjonsteknisk problem eller kan den bidra til å endre holdninger og utvide forståelsen av hva klarspråk kan innebære?
På bakgrunn av danske Leif Becker Jensens problemmodell tar denne oppgaven for seg i hvilken grad klarspråk fremheves som et holdningsendrende arbeid i kommunalt
klarspråksarbeid, og hvilke konsekvenser dette kan ha for KS’ tekstbase.
Analyse av forordene i språkprofilene til Stavanger kommune, Trondheim kommune og Bodø kommune viser at de trekker på klarspråksdiskurser som allerede er etablerte av Språkrådet og Direktoratet for forvaltning og IKT gjennom prosjektet «Klart språk i staten» og gjennom statens kommunikasjonspolitikk fra 2009, og at forordene til en viss grad fremhever klarspråk som et holdningsendrende arbeid. Analyse av kvalitative intervjuer med klarspråksledere i Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård kommune viser at lederne opplever utfordringer i klarspråksarbeidet som kan ha konsekvenser for KS’ tekstbase.
På bakgrunn av disse analysene har jeg identifisert muligheter og utfordringer ved deling av klare tekster i kommunesektoren:
Tekstbasen kan styrke grunnlaget for samarbeid og erfaringsutveksling mellom kommuner og fylkeskommuner som er i gang med klarspråksarbeid. I tillegg trekker en informant frem at den kan brukes som argumentasjon overfor kommunens ledelse i oppstart av
klarspråksprosjekter. En annen mulighet er at tekstbasen kan bidra til å øke bevisstheten om hvordan forskjellige språklige valg kan endre tekster, og dermed i en viss grad bidra til at man blir mer bevisst over egne holdninger til språk og kommunikasjon.
Den største utfordringen er at tekstbasen enkelt kan brukes som løsningen på et
kommunikasjonsteknisk problem. Hvis man anser klarspråk som et holdningsendrende arbeid,
vil det være en utfordring at noen kan velge å bruke basen som en ren «klipp-og-lim»-base og
bare «stjele» tekster fra andre. En slik tilnærming til tekstbasen vil ikke endre skrivepraksis
V og holdninger. Hvis den blir brukt slik, vil tekstbasen ikke være en del av en
holdningsendrende prosess eller bidra til å skape en god klarspråkskultur i kommunesektoren.
VI
VII
Forord
Jeg kunne aldri skrevet denne oppgaven uten gode råd og støtte fra alle de dyktige menneskene jeg har rundt meg. Det er mange som fortjener en stor takk:
Tusen takk til min veileder, Johan Tønnesson. Takk for gode innspill og nyttige tilbakemeldinger.
En stor takk til KS for praksisopphold og mastergradsstipend, og for at dere har tatt meg så godt i mot!
Det har vært en stor glede å få være hos dere, og få innblikk i alt det viktige arbeidet dere gjør for norske kommuner og fylkeskommuner!
En spesielt stor takk til programleder for Klart språk i kommunesektoren, Anna Holm Vågsland! Takk for din varme, gode samtaler, mye latter og arbeidsglede. Takk for at du har guidet meg gjennom KS- jungelen og delt din kunnskap med meg. Du er en inspirerende, dyktig og kul dame! Uten deg hadde denne oppgaven aldri blitt skrevet.
Tusen takk til Marianne Nordberg og Oda Stræte for morsomme og lærerike arbeidsmøter! Dere er kunnskapsrike og kule damer!
Takk til mine informanter og klarspråksentusiaster i Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård kommune. Tusen takk for at dere har delt deres tid, erfaringer, tanker og kunnskap med meg.
Takk til mine informanter og klarspråkseksperter i NTB Arkitekst, Vidar Lynghammar og Louise With! Tusen takk for at dere stilte opp på kort varsel, og at dere delte deres kunnskap om klarspråk, arbeidsprosess og tekstbasen med meg!
Takk til mine fantastiske medstudenter, spesielt Simon og Marthe! Takk for at alle gode faglige og ikke-faglige diskusjoner. Takk for mye latter og gode historier. Blindern hadde ikke vært halvparten så gøy uten dere!
Takk til Ida Seljeseth for et inspirerende emne om klarspråk og fagformidling høsten 2015 og for meget god veiledning i veiledet lesning våren 2016.
Takk til mamma og min søster Henriette for ubetinget kjærlighet og støtte. Jeg er så heldig som har dere!
Takk til min kjære Tor Håkon. Takk for at du er så ubeskrivelig tålmodig og snill. Takk for at du
støtter og roser meg, og pusher meg når jeg trenger det. Takk for at du kan få meg til å le av meg selv,
når jeg stresser over alt og ingenting. Tusen takk for at du er som du er!
VIII
IX
X
Innholdsfortegnelse
1 Introduksjon ... 1
1.1 Problemstilling... 2
1.2 Tidligere forskning ... 4
1.3 Oppgavens struktur ... 8
2 Teoretisk rammeverk ... 9
2.1 Et mildt sosialkonstruktivistisk perspektiv ... 9
2.1.1 Språk i bruk ... 9
2.2 Diskurs ... 11
2.3 Tekstnormer ... 12
2.4 Tekstkultur ... 13
2.4.1 Språk, identitet og roller ... 13
3 Metodisk tilnærming og materiale ... 15
3.1 Diskursanalytisk tilnærming ... 16
3.2 Tekstbase for deling av kommunale tekster ... 16
3.2.1 Tekstløpet ... 17
3.3 Tekstanalyse ... 18
3.3.1 Utvalg av tekster ... 18
3.4 Kvalitative intervjuer ... 19
3.4.1 Gjennomføring av intervjuene ... 19
3.4.2 Utvalg av informanter ... 20
3.4.3 Transkribering av intervjuer ... 20
3.5 Undersøkelsens gyldighet og etterprøvbarhet, og etiske vurderinger rundt forskerrollen ... 21
3.5.1 Undersøkelsens gyldighet og etterprøvbarhet ... 21
3.5.2 Etiske vurderinger ... 21
4 Analyse og funn ... 23
4.1 Det kommunale klarspråksarbeidets kontekst ... 23
4.2 Tekstanalyse: Kommunale språkprofiler ... 25
4.3 Kommunalt klarspråksarbeid i praksis: Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård kommune ... 29
4.3.1 Hvordan kommer relasjonsproblemet til uttrykk i intervjuene? ... 29
4.3.2 Hvordan kommer kompetanseproblemet til uttrykk i intervjuene? ... 30
XI
4.3.3 Hvordan kommer avhengighetsproblemet til uttrykk i intervjuene? ... 32
4.3.4 Klarspråk som holdningsendrende arbeid ... 33
4.3.5 Oppsummering ... 34
5 Konsekvenser for KS’ tekstbase ... 35
6 Muligheter og utfordringer ved deling av kommunale tekster ... 37
7 Avsluttende kommentar med forslag til videre forskning ... 39
Litteraturliste ... 41
Vedlegg ... 44
(Figur 1: «Det språklige isfjellet» basert på Jensen, 2007, s. 12) ... 2
(Figur 2: «Problemmodellen», basert på Jensen, 2007, s.13) ... 3
Tabell 4.2 Diskurser i kommunale språkprofiler ... 25
1
1 Introduksjon
Siden den første store klarspråksatsingen i Norge, prosjektet «Klart språk i staten», har
klarspråk vært et hett satsningsområde i norsk offentlig forvaltning. Klarspråk skal blant annet bidra til å fremme demokratiet og rettstryggheten, fremme kommunikasjon, skape tillit og spare det offentliges tid og økonomiske ressurser (Kvarenes, Reksten, Stranger-Thorsen &
Aarønæs, 2010, s. 11).
Den norske definisjonen på klarspråk har lenge vært korrekt, klart og brukertilpasset språk fra det offentlige (Kvarenes, Reksten, Stranger-Thorsen & Aarønæs, 2010, s.8). En annen definisjon som er mye brukt og inspirert av lingvisten Ginny Redish er at et dokument er skrevet i klarspråk dersom mottakerne finner det de trenger, forstår det de finner og kan bruke det de finner til å gjøre det de skal ( Kvarenes, Reksten, Stranger-Thorsen & Aarønæs, 2010, s.8).
Men i 2015 arbeidet et internasjonalt klarspråksnettverk med å utvikle en enhetlig definisjon på klarspråk som bedre kunne fungere uavhengig av språk og land (Stræte, 2015, s. 14). I 2016 oversatte Språkrådet denne definisjon til norsk: Klarspråk er kommunikasjon med så tydelig ordlyd, struktur og visuell utforming at leserne i målgruppen finner informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den. Formålet var å gjøre definisjonen mer praktisk, og unngå behovet for en utfyllende beskrivelse (Heggedal, 2016, s. 4).
Det er flere punkter i den nye definisjonen som tyder på at det har skjedd en utvikling, i løpet
av de seneste årene, av hva som legges i begrepet klarspråk. I artikkelen «Klarsprog –
kommunikasjonsteknikk eller holdningsendring?» hevder Leif Becker Jensen at klarspråk
dreier seg om å endre institusjonelle språkvaner, men at det samtidig er eksisterer en utbredt
forestilling om at klarspråk primært er et såkalt kommunikasjonsteknisk problem (Jensen,
2007, s. 12). Det vil si at man tenker at man kan løse problemet med et uklart språk ved hjelp
av språklige teknikker, som for eksempel noen av de rådene Språkrådet har i sin Sjekkliste for
skribenter: «Skriv kort», «Kom raskt til saken» og «Unngå vage og upresise ord». Men det
kommunikasjonstekniske problemet er kun toppen av isfjellet. De virkelige utfordringene i et
klarspråksarbeid er de offentlige ansattes bevissthet og holdninger, og de institusjonelle og
samfunnsmessige betingelsene som omgir de offentlige tekstene.
2
Som en del av programmet «Klart språk i kommunesektoren» lanserte KS
(Kommunesektorens organisasjon) en tekstbase for deling av klare kommunale tekster i 2016.
Tekstbasen ligger på nettsiden klarspråk.no/kommunesektoren og inneholder tekster fra kommuner og fylkeskommuner som har arbeidet med klarspråk. Fordi kommuner og fylkeskommuner leverer de samme tjenestene og kommuniserer med sine målgrupper om samme type saker, har denne sektoren et unikt potensiale og muligheter for å dele tekster med hverandre. Men vil denne tekstbasen forsterke forestillingen om at klarspråk er et
kommunikasjonsteknisk problem eller kan den bidra til å endre bevissthet og holdninger?
1.1 Problemstilling
Problemstillingen for denne oppgaven er følgende:
I hvilken grad fremheves klarspråk som holdningsendrende arbeid i kommunalt klarspråksarbeid, og hvilke konsekvenser kan dette ha for KS’ tekstbase?
Valg av problemstilling springer altså utfra danske Leif Becker Jensens språklige isfjell- og problem-modell. Ifølge Jensen dreier klarspråk seg om mer enn det kommunikasjonstekniske problemet. Klarspråk handler også om å endre den institusjonelle skrivekulturen og
språknormene som til sammen danner denne kulturen. Å endre institusjonelle språknormer er ofte en langt tregere prosess enn å lære seg noen skriveteknikker på et kurs. Jensen hevder at selve det kommunikasjonstekniske kun er overflaten av problemet, og illustrerer sitt poeng med denne isfjellmodellen:
(Figur 1: «Det språklige isfjellet» basert på Jensen, 2007, s. 12) Språk
Bevissthet og holdninger Institusjonelle rammer
Samfunnsmessige rammer
3 Språket er knyttet tett sammen med vår bevissthet og våre holdninger, og omvendt (Jensen, 2007, s. 12). Vår bevissthet og holdninger, kan igjen knyttes til de institusjonelle rammene vi arbeider innen, som igjen er påvirket av samfunnets rammer. Jensens poeng er at når man i et klarspråksprosjekt problematiserer folks språk, så problematiserer man også deres bevissthet, holdninger, de institusjonelle og samfunnsmessige rammene. Derfor må man også må jobbe dette for å endre språket(Jensen, 2007, s. 12-13).
På det tredje nivået av isfjellmodellen finner vi de institusjonelle rammene, eller praksisbetingelsene som Jensen kaller det. Dette kan for eksempel være gjeldende
arbeidsrutiner, de ansattes kompetanse og hvordan beslutningsprosessene på arbeidsplassen foregår. På det fjerde og siste nivået finner vi de samfunnsmessige rammene og betingelsene, som for eksempel politiske forhold og økonomiske ressurser. I følge Jensen problematiserer man altså også de underliggende nivåene hvis man problematiserer språket. Hvis man ikke trekker inn de tre andre nivåene i klarspråksarbeidet, så kan man heller ikke endre språket.
Som Jensen så godt skriver: «Det nytter f.eks. ikke at kræve klart sprog hvis chefen i virkeligheden synes at den snørklede kancellistil er skabt af Vorherre og ikke kan ændres»
(Jensen, 2007, s. 13).
Med dette som utgangspunkt har Jensen identifisert fire problemer i klarspråksarbeidet, som skriveren må forholde seg til og arbeide med, hvis man skal endre språket fra uklart til klart:
kodeproblemet, relasjonsproblemet, kompetanseproblemet og avhengighetsproblemet (Jensen, 2007, s.13).
(Figur 2: «Problemmodellen», basert på Jensen, 2007, s.13)
4
Kodeproblemet tilsvarer det som Jensen også kaller for det kommunikasjonstekniske problemet. Dette problemet går ut på å gå fra uklart til klart språk ved å skrive i en annen
«kode», for eksempel fra kansellistil til et mer hverdagslig erfaringsspråk (Jensen, 2007, s.
14). Jensen hevder at det i den danske klarspråkstradisjonen hersker en forbausende enighet blant språkfolk om hva som stilistisk kjennetegner klarspråk. For eksempel at man skal unngå fagterminologi, klisjeer, lange ord, passive setninger og sørge for å skrive det viktigste først i motsetning til det som er tradisjonen innenfor mange fag nemlig å skrive konklusjonen til slutt (Jensen, 2007, s. 14). Disse rådene er sammenfallende med mange av de rådene det norske Språkrådet gir i sin «Sjekkliste for skribenter». Jensen kritiserer ikke disse rådene eller klarspråksnormen i seg selv. Han hevder at de stilistisk sett er veldefinerte og basert på både erfaring og sunn fornuft, selv om de i liten grad er vitenskapelig dokumentert(Jensen, 2007, s.
15). Men det er ikke nok kun å lære seg disse kommunikasjonsteknikkene, uten å arbeide med de andre nivåene. Relasjonsproblemet, kompetanseproblemet og avhengighetsproblemet utgjør språkets kontekst, og er i følge Jensen de virkelige hindringene for å endre språket.
Disse problemene vil jeg beskrive nærmere i analysen av intervjuene, i kapittel 4.3.
Gjennom tekstanalyse av tre utvalgte kommunale språkprofiler, undersøker jeg hvilke
klarspråksdiskurser kommunene trekker på. I tillegg har jeg gjennomført kvalitative intervjuer med ledere for klarspråksarbeid i Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård
kommune. Formålet med disse intervjuene er å bidra med kunnskap basert på kommunalt ansattes egne tanker og erfaringer om klarspråksarbeid i kommunesektoren.
Et av hovedformålene med denne oppgaven er å identifisere potensielle muligheter og
utfordringer ved deling av tekster i kommunal sektor. På denne måten ønsker jeg å bidra til at den videre utviklingen av tekstbasen er basert på behov og erfaringer fra målgruppen, nemlig kommunalt ansatte som jobber med klarspråksarbeid. Tekstbasen vil være et av de få
konkrete produktene som vil fortsette å eksistere etter at KS’ program avsluttes i 2020, og derfor vil det være hensiktsmessig allerede nå å tenke på hvordan basen bør utvikles og innrettes i fremtiden.
1.2 Tidligere forskning
Programmet «Klart språk i kommunesektoren» er snart halvveis i programperioden, og det
foreligger ennå ingen klare forskningsresultater av norsk kommunalt klarspråksarbeid. Men
5 det statlige prosjektet «Klart språk i staten» ble evaluert av analysebyrået ideas2evidence i 2013.
Dahle og Ryssevik fra ideas2evidence konkluderte med at det ikke var grunnlag for å si at det hadde skjedd en gjennomgripende endring i de statlige virksomhetenes skrivekultur. Likevel mente de at det så ut til at bevisstheten og kunnskapen om klarspråk økte i løpet av 2008-2012 (Dahle & Ryssevik, 2013, s. 10). De statlige virksomhetene som deltok, prioriterte først og fremst kompetansebyggende arbeid, og evalueringen viste at arbeidet med konkrete tekster var kommet kortere og delvis stagnerte etter at prosjektene ble avsluttet. Kun halvparten av de statlige virksomhetene satte av ressurser til klarspråksarbeid i ettertid. Dahle og Ryssevik konkluderte videre med at dette ville bety at den videre satsningen på blant annet tekstarbeid ville måtte konkurrere med andre arbeidsoppgaver som forvaltningen allerede er pålagt (Dahle & Ryssevik, 2013, s. 9).
Interessen for klarspråk er minst like stor i våre skandinaviske naboland, og forskningen på klarspråk er nok lengre fremme i både Sverige og Danmark, enn i Norge.
I artikkelen «Mot en evidensbaserad språkvård?» gransker Åsa Wengelin svenske klarspråksprinsipper med utgangspunkt i eksisterende lese- og skriveforskning. Gjennom denne studien identifiserer Wengelin tre problemer med klarspråksprinsippene.
Det første er at disse prinsippene ser ut til å være basert på psykolingvistiske eksperimenter som er forankret i den første versjonen av Noam Chomskys generative språkteori fra slutten av 1950-årene. Det vil si, hevder Wengelin, at moderne svenske klarspråksprinsipper i stor grad er resultater av forskning på engelskspråklige isolerte ord og setninger. Det andre
problemet er at noen av resultatene fra disse eksperimentene på slutten av 1950-tallet, har blitt modifisert av nyere forskning. Og det tredje problemet er at noen av klarspråksprinsippene rett og slett ser ut til å være basert på feiltolkninger av resultatene fra originale eksperimenter.
I artikkelen «Värdegrundstexter – ett nytt slags uppdrag förklarspråksarbetet?» (2015) analyserer Catharina Nyström Höög tre tekster fra svenske myndigheter som hun
karakteriserer som «värdegrundstexter», og artikkelen fokuserer på disse tekstenes relasjon til klarspråksnormen. Nyström Höög hevder at disse tekstene er del av en forandret diskurs, der det blir viktigere å presentere myndigheten positivt. Disse typene tekster minner om
markedsføringstekster, samtidig som de kan betraktes som et styringsdokument. Fordi
tekstene kommuniserer en forventet oppførsel, for eksempel «NN kommune er effektiv og
6
engasjert», kommuniserer de samtidig noen direktiver til de ansatte. Problemene med disse tekstene, hevder Nyström Höog, er at de inneholder mange abstrakte ord, de bidrar til å øke myndighetens tekstrepertoar og er dermed ressurskrevende, og at de i verste fall kan bidra til å skjule problemer fordi de er skrevet som påstander («Vi er effektive» eller «Vi er
engasjerte»), og ikke som oppfordringer («Vi skal være effektive» eller «Vi skal være engasjerte»).
I Danmark har Anne Kjærgaard gjennomført et forskningsprosjekt hvor hun undersøker om omskrivninger av tekster fra det offentlige påvirker borgernes forståelse. I artikkelen
«Påvirker omskrivinger af tekster fra det offentlige borgernes forståelse og hvordan?»
undersøker Kjærgaard om tre versjoner av et brev fra danske skattemyndigheter virker etter hensikten i forhold til tekstmottakerne, og om de reviderte versjonene er lettere å forstå. Over 700 respondenter, hovedsakelig elever ved danske gymnas og studenter, har svart på et spørreskjema, og resultatene viste at de reviderte brevene på flere områder er lettere å forstå, selv om de ikke i alle tilfeller resulterer i økt forståelse. I denne artikkelen viser Kjærgaard også til en rekke andre studier som omhandler klarspråk, tekstrevidering og tekstforståelse.
Hun viser til en studie av informerende tekster til danske innbyggere hvor Balling (2013) konkluderer med at det ikke i seg selv utgjør en forskjell for respondenter om man bruker språklig trekk, som for eksempel passive setninger med substantiveringer, som er frarådet gjennom klarspråksrådene (Kjærgaard, 2015, s. 3).
Kjærgaard viser også til en studie av såkalte enivornmental policy dokumenter utført av Jones, McDavid, Derthick, Dowel og Spyradikis i 2012, hvor deres hypoteser om at
overskrifter formulert som spørsmål og bruk av personlig pronomen i disse tekstene ville øke respondentenes tekstforståelse, ble avkreftet. Men Kjærgaard viser også til undersøkelser som indikerer at tekstrevisjoner kan bedre forståelsen. For eksempel svenske Britt-Louise
Gunnarsson, som i 1982 undersøkte lovteksters forståelighet. Gunnarsson konkluderte med at lovtekster hvor kun språklige trekk («ytspråklige» trekk) er revidert, som for eksempel omskrivninger fra passiv til aktiv, ordvalg som er mindre preget av juridisk stil og flere overskrifter, ikke blir lettere å forstå. For å øke forståelse hevder Gunnarsson at det er nødvendig med en mer grunnleggende omskrivning av utvalg og strukturering av fakta (Kjærgaard, 2015, s. 4).
En stor andel av den norske forskningen på klarspråk er gjennomført av masterstudenter. En
av de første var Kaja Falck-Ytter som i 2009 skrev «Klarspråk − hva er det? En kvalitativ
7 studie av klarspråk og klarspråksarbeid i Norge og Sverige» (NTNU). I denne
masteroppgaven gir Falck-Ytter en historisk presentasjon av utviklingen av klarspråk i både Norge og Sverige fra 1960-tallet frem til 2009, hva som ligger i klarspråk som fenomen og hva som er nødvendige forutsetninger for å få et vellykket klarspråksarbeid i offentlig forvaltning. Hun har intervjuet informanter fra både det norske og det svenske Språkrådet, språkkonsulentfirmaet Arkitekst og det daværende Fornyings- og
moderniseringsdepartementet.
Iris A. V. Furu skrev sin masteroppgave «En vegg av tekst- En kvalitativ intervjuundersøkelse av skjemaet Krav om ytelse ved fødsel og adopsjon (NAV 14-05.05)» i 2011. Furu undersøker hvilke vurderinger som er grunnleggende for NAV-skjemaets utforming, og hvordan disse vurderingene viser seg i tekstene. Analysene er basert på kvalitative intervjuer med både brukere og ansatte i NAV. Furu finner blant annet at brukerne har store problemer med å forstå informasjonstekstene i skjemaet, fordi kvalifiseringsnormene ikke formidles eksplisitt for leserne, samt at NAV er opptatt av å orientere fullstendig om regelverket som ligger til grunn og å bevare juridisk og faglig presisjon i tekstene.
Ida Seljeseth skrev også om klarspråk i NAV i sin masteroppgave «Gratulerer, vi har avslått søknaden din om arbeidsavklaringspenger! – en studie av klarspråkarbeidet i NAV april til juni 2012». Seljeseth analyserer NAVs brev om arbeidsavklaringspenger, og undersøker om dette oppfyller sitt demokratiske potensial. Hun konkluderer med at det gjør det i stor grad, men samtidig hevder hun at dette potensialet i stor grad begrenses fordi klarspråksdiskursen, ledet av Språkrådet og Difi, er preget av et snevert språksyn og en begrenset forståelse for det demokratiske potensialet i språket.
I 2016 leverte Jamina Heggedal oppgaven «Klarspråk - fra prosjekt til daglig drift- En studie av klarspråkarbeidet i Helfo», hvor hun intervjuer 10 ansatte i Helfo og gjennomgår interne dokumenter i organisasjonen. Heggedal drøfter organisatoriske utfordringer i sammenheng med målet om klarspråklig konsensus i denne organisasjonen, og gjennom intervjuene viser hun til hvordan de ansatte opplever et misforhold mellom dette klarspråksmålet og det operative målet om å gjøre organisasjonens kjerneoppgaver. Et viktig funn er at klarspråk ikke er tilstrekkelig forankret i linjeorganisasjonen i HELFO.
Cecile Drougge Halstensgaard leverte oppgaven «Hvordan kommunisere gjennom skreven
tekst?» i 2016. Denne masteroppgaven er en tekstvitenskapelig undersøkelse av tre brevmaler
8
om særskilt språkopplæring i Osloskolen. Halstensgaard undersøker blant annet hvilke forutsetninger som må være tilstede for at Utdanningsetaten og Osloskolen skal utforme tekster som legger til rette for kommunikasjon med de foresatte. Avslutningsvis konkluderer Halstensgaard med at det må flere endringer til på det strategisk-organisatoriske nivået før målet om kommuniserende tekster er nådd.
Flere av de forskningsprosjektene jeg har presentert her kan bidra til å understøtte Leif B.
Jensens påstand om at det kommunikasjonstekniske problemet kun er toppen av isfjellet, og de virkelige utfordringene i et klarspråksarbeid er bevissthet, holdninger og de institusjonelle og samfunnsmessige betingelsene som omgir de offentlige tekstene.
1.3 Oppgavens struktur
Denne oppgaven består av syv kapitler – i tillegg til litteraturliste og vedlegg. I kapittel 1
«Introduksjon» har jeg presentert oppgavens bakgrunn og formål, samt noe av den tidligere forskningen på feltet. Kapittel 2 «Teoretisk rammeverk» gjør jeg rede for teorien som er bakteppet for analyse av de empiriske dataene i kapittel 4. I kapittel 3 «Metodisk tilnærming og materiale» presenterer jeg valg av fremgangsmåte og materiale. I dette kapittelet redegjør jeg også for utvalg, forklarer gjennomføringsfasen og drøfter undersøkelsens validitet og reliabilitet. I tillegg reflekterer jeg over forskningsetiske utfordringer. I kapittel 4 «Analyse og funn» analyserer jeg forordene i tre utvalgte språkprofiler fra Stavanger kommune,
Trondheim kommune og Bodø kommune, samt de kvalitative intervjuene med klarspråkslederne i Skedsmo, Gran og Oppegård. I kapittel 5 «Konsekvenser for KS’
tekstbase» drøfter jeg hvordan kommunenes tilnærminger til klarspråksarbeidet kan ha konsekvenser for KS’ tekstbase. I kapittel 6 konkluderer jeg med hvilke muligheter og utfordringer deling av klarspråkede tekster kan føre med seg. Avslutningsvis, i kapittel 7, kommer jeg med noen anbefalinger til videre forskning.
Bakerst i oppgaven ligger litteraturliste med oversikt over faglitteratur og andre relevante
kilder. Forordene til de tre utvalgte språkprofilene, intervjuguide til intervjuene, transkriberte
intervjuer og forespørsel om deltakelse med samtykke ligger som vedlegg.
9
2 Teoretisk rammeverk
David Silverman skriver at teori er et slags rammeverk for kritisk forståelse av et fenomen og et utgangspunkt for å forstå hvordan det som er ukjent kan bli kjent (Silverman, 2014, s. 56).
Den utvalgte teorien i dette kapittelet danner et grunnlag for senere fortolkning av materialet, og vil forhåpentligvis bidra til å kaste lys over interessante funn.
2.1 Et mildt sosialkonstruktivistisk perspektiv
En «mild» versjon av et sosialkonstruktivistisk perspektiv er det vitenskapsteoretiske utgangspunktet for videre teori og metode i den oppgaven. Innen for denne retningen blir språkbruk betraktet som sosial handling som medvirker til å skape mening om verden (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 31). Enkelt sagt kan man si at vår kunnskap om verden blir skapt gjennom språket. De mest ekstreme retningene innen for dette perspektivet mener at fordi verden blir representert og skapt gjennom språket, så er det heller ikke mulig å komme frem til universelle, objektive fakta om verden vi lever i (Frøland, 2010). En mildere variant avviser ikke at dette er mulig, men er heller opptatt av betydningen som tillegges disse objektene. Ord får sin betydning gjennom språkbruk, og gjennom analyser av dette kan man avdekke hvordan sosiale virkeligheter konstrueres (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 32).
Hitching og Veum hevder at sosialkonstruktivismens prosjekt er å observere, avdekke og beskrive fenomener som vi normalt oppfatter som selvsagte og at formålet for analysen er å undersøke sammenhengen mellom språk og sosial praksis (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s.
32).
2.1.1 Språk i bruk
Sosialsemiotikk er en fagtradisjon som undersøker hvordan mennesker skaper mening gjennom måten vi opptrer på i sosiale relasjoner og i forhold til tenkte, mulige og faktiske verdener (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 32). Sosialsemiotikeren Michael Halliday etablerte språkteorien systemisk-funksjonell lingvistikk, som dreier seg om hvordan
grammatikk og språkbruk er knyttet sammen gjennom språkets funksjoner, det Halliday kaller
for språkets metafunksjoner (Svennevig, 2009, s. 23). Systemisk refererer til at han er opptatt
av å forstå språket og andre semiotiske systemer som strukturerte, og funksjonell refererer til
at han er opptatt av at disse systemene er tilpasset de sosiale praksisene som menneskene
10
deltar i (Berge, Coppock & Maagerø, 1999, s. 24). Halliday betrakter altså språket som et sosialt fenomen, og språkbruk som meningsskapende sosiale prosesser (Hitching, Nilsen &
Veum, 2011, s. 32). De tre metafunksjonene er språkets ideasjonelle funksjon, språkets mellompersonlige funksjon og den tekstuelle funksjonen.
Språkets ideasjonelle funksjon viser til hvordan vi bruker språket til å konstruere virkelighet, representere sosiale deltakere og representere handlinger og hendelser (Hitching, Nilsen &
Veum, 2011, s. 33). Jensens «kompetanseproblem» er knyttet til denne språkfunksjonen. I et kommunalt klarspråksprosjekt vil kompetansen til å kunne uttale seg om bestemte emner gjerne være knyttet til forskjellige fagfolk. Disse fagfolkene har sine egne fagkoder, og bringer altså med seg tekstnormer og tekstkulturen fra sine forskjellige utdannelser. Gjennom sitt fagspråk konstruerer fagfolkene en virkelighet, som kan være vanskelig å gripe an og forstå for brukere av kommunale tjenester eller andre fagfolk som jobber i samme kommune, men som har tilegnet seg en annen tekstkultur med andre tekst- og språknormer.
Den mellompersonlige funksjonen viser til hvordan språket skaper og opprettholder
relasjoner, roller og status mellom deltakerne i kommunikasjonen (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 33). Denne språkfunksjonen kan vi knytte sammen med det Jensen kaller for
«relasjonsproblemet». Jensen hevder at et av de vesentligste problemene i offentlig
forvaltning er at det er to dominerende forståelser av relasjonen mellom forvaltning og bruker, og disse to kaller han for myndighetsholdningen og serviceholdningen (Jensen, 2007, s.16).
Myndighetsholdningen er et uttrykk for en maktrolle som pålegger innbyggere og næringsliv å oppfylle sine plikter, og som i større grad legger opp til en formell og distansert stil enn serviceholdningen. Serviceholdningen er et uttrykk for en tettere relasjon og en mer likeverdig stil (Jensen, 2007, s. 16).
Den tekstuelle språkfunksjonen viser til hvordan det skapes sammenheng i tekster gjennom språklige og semiotiske elementer (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 33). Denne
språkfunksjonen er en viktig del av det praktiske klarspråksarbeidet, som nettopp ofte handler
om hvordan man kan skape gode sammenhenger i tekster. Til denne funksjonen kan vi knytte
Jensens «kodeproblem», som dreier seg om å gå fra uklart til klart språk ved å skrive i en
annen kode (Jensen, 2007, s. 14). Mange av de språklige rådene som gis i sammenheng med
klarspråksarbeid dreier seg nettopp om å skape sammenheng i tekst.
11 Halliday legger stor vekt på at all mening oppstår i en kontekst, og for å forstå språk i bruk må vi forstå og kunne beskrive relevant kontekst (Berge, Coppock & Maagerø, 1999, s. 37).
Filosofen Ludwig Wittgenstein er en av de som har vært med på å etablere kontekstbegrepets betydning for språklig mening. I «Philosophische Untersuchungen» fra 1953 hevdet han at for å vise hvordan ytringer blir meningsfulle, må man ta i betraktning de kommunikative
aktivitetene og handlingene de inngår i (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 27, Svennevig, 2009, s. 145). Antropologen Gregory Bateson definerer kontekst som et sett av rammer som omslutter den sosiale hendelsen som blir studert (Bateson 1972 i Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 27). Etnografen og antropologen Bronislaw Malinowski etablerte kontekstbegrepets oppdeling i situasjon og kultur, hvor situasjonskonteksten er den umiddelbare situasjonen og kulturkonteksten er det helthetlige kulturelle miljøet som ytringen blir skapt i (Hitching, Nilsen & Veum, 2011, s. 28). For å finne ut hvordan de ulike kommunene arbeider med klarspråk og hvorfor de arbeider på måten de gjør, må vi altså ha kunnskap om dette arbeidets kontekst.
2.2 Diskurs
Diskursbegrepet defineres på flere forskjellige måter, og blir brukt om alt fra en konkret diskusjon til mer abstrakte språkbruksmønstre. Men innenfor anvendt språkvitenskap er definisjonene relativt samstemte. I boken «Den flerstemmige sakprosaen» definerer Tønnesson diskurs som en institusjonelt og historisk forankret tenke-, tale-, handlings- og væremåte eller lettere sagt tekst i kontekst (Tønnesson, 2002, s. 220). Man kan si at en diskurs representerer en måte å betrakte og fortolke omgivelsene på. I følge Hågvar er diskursteori basert på et prinsipp om at våre tenke- og handlingsmåter i ulike sammenhenger, er sosialt og kulturelt skapt (Hågvar, 2007, s.18). Leif Becker Jensen definerer diskurs som sosiale normer for tekstproduksjon som er institusjonelt og samfunnsmessigforankret (Jensen, 2011, s.66).
Diskursbegrepet er interessant i denne sammenheng, fordi det kan skape en forståelse av
Jensens tittel «Klarsprog- kommunikasjonsteknik eller holdningsændring?». Med denne
tittelen presenterer han to ulike tenke-, tale- og handlingsmåter knyttet til klarspråksarbeidet,
eller sagt på en annen måte, så presenterer han to ulike klarspråksdiskurser. Klarspråk som
kommunikasjonsteknikk er i følge Jensen ett utrykk for en tenke- og handlingsmåte som
bygger på at klarspråk først og fremst er et kommunikasjonsteknisk problem. Dermed kan det
løses ved hjelp av språklige teknikker, og når man behersker disse teknikkene, så er
12
kommunikasjonsproblemet løst (Jensen, 2007, s. 12). Den andre klarspråksdiskursen anser klarspråk som et holdningsendrende arbeid, hvor konteksten har en større betydning. For å kunne løse problemet med et uklart språk, må man arbeide med bevissthet og holdninger og forsøke å endre de institusjonelle og samfunnsmessige betingelsene som omgir og påvirker den språklige utformingen. Begge disse tenke- og handlingsmåtene kan samtidig overordnet defineres som deler av samme diskurs som anser uklart språk som et problem i
kommunikasjonen mellom offentlig forvaltning og innbyggere. Likevel er det to ulike perspektiver på hvordan man løser dette problemet.
2.3 Tekstnormer
Ordet tekst kommer fra latin textus, som betyr «sammenføying, vev». En tekst er altså
språklig ytringer - skriftlige eller muntlige – som er vevet sammen til en helhet, og som har en indre sammenheng, en tekstur (Svennevig, 2009, s. 215). Professor i tekstvitenskap, Kjell Lars Berge definerer tekster som «ytringer som er gitt en spesiell status eller verdi av
deltakerne i kulturen». I den gitte kulturen er det utviklet noen tekstnormer som avgjør hvilke ytringer som gis tekstverdi og hvordan disse tekstene skal ordnes (Berge, 2008, s. 44).
Førsteamanuensis Yngve B. Hågvar definerer tekstnormer som kulturelt betingede føringer på hvordan en tekst skal skrives i en gitt sammenheng (Hågvar, 2007, s. 23). Ifølge Hågvar vil derfor hver diskurs inneholde et sett med tekstnormer. Den overordnede klarspråksdiskursen, hvor man anser uklart språk som et problem i kommunikasjon mellom forvaltningen og innbyggerne, inneholder en rekke tekstnormer. For eksempel har Språkrådet publisert en
«Sjekkliste for skribenter» som består av føringer på hvordan man skriver «klarspråklig».
Som vi så i underkapittelet 1.2 «Tidligere forskning» hevder blant annet Åsa Wengelin i sin undersøkelse at disse tekstnormene er utilstrekkelig vitenskapelig dokumentert og i verste fall basert på feiltolkninger av gamle forskningsresultater. Jensen hevder likevel at disse
klarspråksnormene i utgangspunktet er veldefinerte og dessuten praktiske fordi de lett kan mestres av normale språkbrukere (Jensen, 2007, s. 15).
Vi kan tilegne oss disse tekstnormene mer eller mindre bevisst, og tekstnormene kan endre
seg over tid (Hågvar, 2007, s. 25). Språkrådets «Sjekkliste for skribenter» formidler en
tekstnorm som bidrar til å konstituere en type «klarspråklig» tekstkultur. Denne sjekklisten
ble først utgitt i 2009, før det kom en ny versjon i 2016. Det er interessant å merke seg at flere
13 av rådene er moderert og omskrevet i den nye versjonen. Det kan være et tegn på, som jeg var inne på i introduksjonen, at hva man legger i begrepet er i ferd med å endre seg. Kursene som arrangeres i forbindelse med programmet «Klart språk i kommunesektoren» formidler også delvis en lignende klarspråklig tekstnorm til kommunalt ansatte. Kursene kan være en begynnelse hvor de kommuneansatte starter med å tilegne seg disse tekstnormene. Hvis de klarspråklige tekstnormene etter hvert blir en innarbeidet skrivemåte i kommunene, kan resultatet til slutt være at kommunens tekstkultur er i endring.
2.4 Tekstkultur
Hågvar sammenligner en tekstkultur med et enormt bibliotek, som inneholder alle tekstene medlemmene anerkjenner. Tekstkulturen har bestemte materielle rammer for tekstskaping, og sosiale mekanismer for hvordan medlemmene skaper, sprer og bruker tekstene (Hågvar, 2007, s. 26).
Et av Jensens hovedpoeng i artikkelen «Klarsprog – kommunikationsteknik eller
holdningsændring?» er at klarspråk i stor grad handler om å endre holdninger og skrivekultur, og dermed den gitte tekstkulturen. I en kommune arbeider det folk i et mylder av forskjellige fagfelt. Disse folkene er gjerne «medlemmer» i forskjellige tekstkulturer, og har dermed med seg ulike faglige tekstnormer og konvensjoner. I tillegg har gjerne kommunen som institusjon en etablert tekstkultur og skrivepraksis: «Sånn skriver vi hos oss». Et klarspråksprosjekt kan altså betraktes som et prosjekt for å endre denne etablerte praksisen og kulturen. Men hvorfor kan denne prosessen være så vanskelig, og langdrygt? Hvorfor holder det ikke å sende de kommuneansatte på et klarspråkskurs og be dem om å henge opp Språkrådets «Sjekkliste for skribenter» over arbeidspulten?
2.4.1 Språk, identitet og roller
En årsak til at det kan ta lang tid å endre kommunens tekstkultur og de ansattes skrivepraksis
er at språk og skriving henger tett sammen med vår identitet. I følge Svennevig innebærer
identitet både individualitet og fellesskap, og gjennom valg av ulike ord og formuleringer
synliggjør vi ulike egenskaper, markerer forskjeller og likheter, nærhet og avstand til andre
individer og grupper (Svennevig, 2009, s. 103-104). Gjennom valg av handlingsmåter i
konkrete kommunikasjonssituasjoner danner vi identiteten vår.
14
En rolle kan defineres som summen av de normer og konvensjoner som knytter seg til en bestemt oppgave, stilling eller gruppe i samfunnet (Skirbekk, 2015). I kommunen har de ansatte en rekke institusjonelle roller. For det første er de kommuneansatte eller arbeidsgiver, de er kollegaer, de kan være saksbehandlere, rådmann, ordfører eller
kommunikasjonsrådgivere og så videre. Disse rollene innebærer ulike former for rettigheter
og plikter. Rådmannen, som er den øverste administrative sjefen i kommunen, har for
eksempel rett til å pålegge de ansatte til å arbeide med klarspråk og plikt til å følge opp at de
ansatte utfører dette arbeidet. Og i dette spenningsfeltet mellom språk, identitet og roller kan
vi altså finne de problemområdene Jensen fremhever som det som virkelig er utfordringene i
klarspråksarbeidet. Som saksbehandler i kommunen skal de både forholde deg til de andre
rollene internt i organisasjon som juristene og ingeniørene, og innbyggere og næringsliv
utenfor systemet.
15
3 Metodisk tilnærming og materiale
Formålet med dette kapittelet er å gi interesserte lesere et innsyn i fremgangsmåtene og materialet som ligger til grunn for funn og videre drøfting. Derfor vil jeg følgende gjøre rede for valg og utførelse av tekstanalyser og intervjuer.
Som nevnt i introduksjonskapittelet er problemstillingen for denne oppgaven:
I hvilken grad fremheves klarspråk som holdningsendrende arbeid i kommunalt klarspråksarbeid, og hvilke konsekvenser kan dette ha for KS’ tekstbase?
I kapittel 4 i denne oppgaven gjennomfører jeg tekstanalyser av tre utvalgte kommunale språkprofiler og analyse av kvalitative intervjuer med ledere for klarspråksarbeid i Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård kommune. I tekstanalysen undersøker jeg hvilke klarspråksdiskurser som blir trukket frem og i analysen av intervjuene undersøker jeg hvordan problemene som Leif Becker Jensen trekker frem, relasjons-, kompetanse- og
avhengighetsproblemet, kommer til uttrykk i intervjuene med de utvalgte kommunene.
Analysene jeg har gjennomført i denne oppgaven gir ikke grunnlag til å generalisere funnene til hele det kommunale klarspråksarbeidet. De utvalgte språkprofilene og informantene som deltok i intervjuene er ikke nødvendigvis representative for alle kommunale språkprofiler eller alle ledere for kommunalt klarspråksarbeid. Men analysene kan likevel peke på noen tendenser og gi et utsnitt av det kommunale klarspråklandskapet, og dermed bidra til å identifisere noen av de mulighetene og utfordringene som kan ha konsekvenser for tekstbasen.
Et av hovedformålene med denne oppgaven er å identifisere potensielle muligheter og
utfordringer ved deling av tekster i kommunal sektor. På denne måten ønsker jeg å bidra til at
den videre utviklingen av tekstbasen er basert på behov og erfaringer fra målgruppen, nemlig
kommunalt ansatte som jobber med klarspråksarbeid. Formålet med intervjuene er å bidra
med kunnskap basert på kommunalt ansattes egne tanker og erfaringer om klarspråksarbeid i
denne sektoren.
16
3.1 Diskursanalytisk tilnærming
Undersøkelsene i denne oppgaven baserer seg på en diskursanalytisk tilnærming. I følge Hitching og Veum (2011) er utgangspunktet for en slik tilnærming at tekst og samfunn påvirker hverandre gjensidig. På den ene siden vil alle språklige handlinger være påvirket av den sosiale sammenhengen de blir til og inngår i, og på den andre siden bidrar tekster og sosiale praksiser til å skape og opprettholde relasjoner og kunnskap om verden (Hitching &
Veum, 2011, s.11). Diskursanalyse dreier seg om å studere menneskeskapte tekster og
praksiser, og hvordan disse er sosialt konstituert gjennom tradisjoner og konvensjoner som er så etablerte at de oppleves som «naturlige» (Hitching & Veum, 2011, s.11). Denne formen for analyse trekker altså på det sosialkontruktivistiske perspektivet, som er kort beskrevet i delkapittel 2.1. I denne oppgaven studerer jeg forordene i språkprofiler fra Stavanger, Trondheim og Bodø, og tre kommunale klarspråksprosjekter gjennom intervjuer med
klarspråkslederne i Skedsmo, Gran og Oppegård og undersøker hvilke klarspråksdiskurser de trekker på og fremhever. Dette gjør jeg i lys av Leif Becker Jensens modell om
klarspråksarbeidets fire «problemer». Formålet er å identifisere hvilke konsekvenser dette kan ha for KS’ tekstbase.
3.2 Tekstbase for deling av kommunale tekster
Tekstbasen er en nettside som ligger på www.klarspråk.no/kommunesektoren. Det er den eneste av sitt slag, i hvert fall i norsk klarspråksammenheng. Riktignok ønsket det finske Kommunförbundet å etablere en tekstbase da de drev klarspråksprosjektet «Rakt på sak» fra 2010 – 2012. Dessverre lot det seg ikke gjennomføre, da de manglet tid og ressurser til videreutvikling.
Ideen bak tekstbasen bygger på at kommuner og fylkeskommuner leverer de samme tjenestene, og dermed kommuniserer det samme til sine målgrupper. På den måten kan det være et stort potensialefor å dele tekster med hverandre. Tekstene som ligger på denne basen er reelle tekster fra norske kommuner og fylkeskommuner som har «klarspråket» sine tekster.
Under søkefeltet på tekstbasen finnes en artikkel som heter «Slik kan du bruke tekstene i
tekstbasen», hvor følgende er skrevet:
17
«KS vil oppfordre til å bruke tekstene i tekstbasen som inspirasjon og et utgangspunkt for eget tekstarbeid. Det vil alltid være viktig å tilpasse tekstene til situasjon og kontekst i din kommune eller fylkeskommune. For å skape en god skrivekultur er det viktig at de som arbeider med tekstene opparbeider eierskap til egen tekst og er involvert i selve skriveprosessen» (KS, 2016)
KS ønsker altså at tekstene skal bli brukt som inspirasjon og et utgangspunkt for videre arbeid. Én måte å tolke dette sitatet på er at KS ikke ønsker at tekstbasen kun skal brukes som en løsning på et kommunikasjonsteknisk problem.
3.2.1 Tekstløpet
Beskrivelsen av det jeg velger å kalle tekstløpet, er basert på et intervju med
språkkonsulentfirmaet NTB Arkitekst. På oppdrag fra KS samler NTB Arkitekst inn tekster fra kommuner som har arbeidet med sine tekster i forbindelse med et større klarspråksprosjekt eller klarspråksarbeid. Hensikten med denne beskrivelsen er å gi deg som leser en oversikt over prosessen tekstbasen er en del av.
Kommune A: Kommunen velger ut en tekst de ønsker å jobbe med i skriveverkstedet som arrangeres som en del av klarspråksarbeidet i kommunen. Når de har bearbeidet teksten sitter de med to versjoner av samme tekst: den gamle versjonen og den nye versjonen som er et resultat av klarspråksarbeidet.
NTB Arkitekst: NTB Arkitekst tar kontakt med kommunen, og får tilsendt gammel versjon og
den nye versjonen som er resultatet av skrivearbeidet. NTB Arkitekst vurderer så den nye
versjonen, og gjør eventuelle endringer. Deretter sender de teksten tilbake til kommune A, for
at de skal godkjenne de eventuelle endringene. Hvis kommune A godkjenner endringene
sender NTB Arkitekst teksten videre til KS.
18
KS’ tekstbase: KS mottar kommuneteksten, i gammel og ny versjon. Den gamle versjonen er fortsatt den teksten som eksisterte før skriveverkstedet, mens den nye versjonen nå er den teksten som NTB Arkitekst har gjort eventuelle endringer på. KS laster så teksten opp på www.klarspråk.no/kommunesektoren. Fra denne nettsiden er teksten offentlig tilgjengelig for andre kommuner.
Kommune B: Kommune B er en kommune som også er interessert i klarspråk. På tekstbasen kan kommune B kan finne teksten som kommune A har valgt å dele. Kommune B kan så velge hva de vil gjøre med teksten. De kan hente inspirasjon ved å se på ordvalg,
setningsstruktur, struktur på avsnitt osv. i den nye versjonen av teksten, de kan sammenligne den gamle og nye versjonen for å se på hvilke endringer som er gjort, eller de kan kopiere ved å klippe ut og lime inn den nye teksten. Etter at kommune B har bestemt seg for hvordan de vil gripe an teksten, om de vil bearbeide den videre, hente inspirasjon til arbeid med egen tekst eller kopiere hele teksten, sendes den så ut til relevante innbyggere i kommune B.
3.3 Tekstanalyse
Tekstanalyse er en generell betegnelse på kvalitative studier av tekster, hvor formålet er å bidra med ny kunnskap om de tekstene som analyseres. Forskeren velger om han eller hun vil analysere utvalgte elementer i en tekst, hele tekster eller en gruppe av tekster (Østbye m.fl., 2013, s. 64). Hovedformålet med tekstanalysen i denne oppgaven er å identifisere hvilke diskurser som fremheves i tre utvalgte kommunale språkprofiler. I delkapittel 4.2 analyserer jeg hvilke diskurser som trekkes på, og drøfter i hvilken grad klarspråk fremheves som et holdningsendrende arbeid.
3.3.1 Utvalg av tekster
Tekstene som er valgt ut til analyse er altså forordene i tre kommunale språkprofiler. Flere og flere kommuner lager egne språkprofiler, som en del av sitt klarspråksarbeid. En språkprofil består hovedsakelig av retningslinjer for hvordan en kommune eller en bedrift skal uttrykke seg skriftlig, men den kan også ha innslag av andre sjangre, som vi kan se nærmere på i analysen.
Språkprofil 1 er Stavanger kommunes språkprofil, som ble utgitt i 2012. Stavanger kommune
er kjent som en foregangskommune i klarspråksarbeidet. Kommunikasjonsrådgiver Kristin
19 Høie Walstad fra Stavanger kommune, ble tildelt utmerkelsen «Årets trekkhund» for 2015, som er en utmerkelse som deles ut i forbindelse med klarspråksprisene.
Språkprofil 2 er Trondheim kommunes språkprofil, som ble utgitt i 2015. Deres kommunikasjonsrådgiver Tone Fagerholt ble «Årets trekkhund» i 2016.
Språkprofil 3 er Bodø kommunes språkprofil, som ble utgitt i 2015. Bodø kommune deltok som en av prosjektkommunene i KS’ pilotprosjekt i 2014.
I utgangspunktet kunne jeg valgt å analysere språkprofilene som tilhører kommunene jeg har valgt ut til intervju, altså Skedsmo, Gran og Oppegård. Men av disse tre er det kun Gran kommune som har språkprofil. Derfor finner jeg det mest hensiktsmessig å velge ut tekster fra tre andre kommuner. Selv om forordene i språkprofilene alene ikke gir et helhetlig bilde av et klarspråksarbeid, kan de likevel synliggjøre noe av det kommunene vektlegger i sitt arbeid.
3.4 Kvalitative intervjuer
Kvalitative metoder bygger på teorier om fortolking, altså hermeneutikk og menneskelig erfaring, fenomenologi. Slike metoder omfatter ulike former for systematisk innsamling, bearbeiding, analyse av samtaler, observasjoner eller skriftlig tekst. Formålet er å undersøke meningsinnholdet i sosiale fenomener, slik det oppleves for de som er involverte (De
nasjonale forskningsetiske komiteene, 2010). For å kunne undersøke hvordan de utvalgte kommunene finner mening i og tilnærmer seg klarspråksarbeid generelt og tekstbasen spesielt, og hvilke erfaringer de har knyttet til dette arbeidet, har jeg valgt å gjennomføre tre semi-strukturerte kvalitative intervjuer med kommunerepresentanter. I tillegg har jeg gjennomført et semi-strukturert kvalitativt intervju med to representanter fra
språkkonsulentfirmaet NTB Arkitekst, for å undersøke hvordan de velger ut tekstene som senere blir lastet opp på tekstbasen.
3.4.1 Gjennomføring av intervjuene
Før jeg gikk i gang med intervjuene meldte jeg prosjektet til Norsk Senter for Forskningsdata (NSD), og fikk prosjektet godkjent.
Intervjuene ble gjennomført fra februar 2017 til april 2017, på informantenes arbeidssted. Jeg
kontaktet informantene via e-post og la ved den formelle forespørselen hvor jeg opplyste om
20
oppgavens formål og et felt til samtykke. På denne måten kunne informantene få lese igjennom dokumentet på forhånd, før de takket endelig ja til å delta. Jeg hadde også med en utskrevet versjon da vi snakket sammen før intervjuet, slik at de kunne lese gjennom på nytt og skrive under på samtykket.
Jeg benyttet en digital lydopptaker til å ta opp intervjuene, slik at jeg kunne transkribere de i etterkant. Dette gjorde jeg både fordi jeg ville konsentrere meg om selve samtalen under intervjuene, og for å kunne gjennomføre detaljerte transkripsjoner. Da intervjuene var transkribert, sendte jeg transkripsjonene tilbake til informantene for gjennomlesning.
3.4.2 Utvalg av informanter
Utvalget av informanter til denne undersøkelsen er strategisk valgt. Jeg henvendte meg til representanter fra kommuner som jeg visste hadde egne klarspråksprosjekter, og som jeg tenkte ville kunne uttale seg om klarspråk og tekstbasen. De tre kommunene som er valgt til intervju i denne undersøkelsen er Skedsmo kommune, Gran kommune og Oppegård
kommune.
I tillegg til de utvalgte kommunene gjennomførte jeg altså også ett intervju med to
representanter fra NTB Arkitekst. Som tidligere nevnt samler NTB Arkitekst inn tekster fra kommuner og fylkeskommuner, og gjør en vurdering av tekstene før de lastes opp på
tekstbasen. Jeg ønsket å intervjue dem for å få innsikt i hvordan tekstene på basen velges ut. I tillegg brakte alle de tre kommunerepresentantene opp dette firmaet i intervjuene, på eget initiativ, noe som understreker deres betydelige rolle i både det kommunale klarspråksarbeidet generelt, og tekstbasens kontekst spesielt. Selv om intervjuet med NTB Arkitekst ikke inngår i analysedelen av oppgaven, er dette intervjuet bakgrunn for beskrivelsen i delkapittel 3.3.1
«Tekstløpet».
3.4.3 Transkribering av intervjuer
Under transkriberingen av intervjuene har jeg tatt utgangspunkt i transkripsjonsnøkkelen fra Gail Jefferssons trankripsjonssystem.
En transkripsjon vil i seg selv være en fortolkning og analyse av hva som ble sagt. Jeg har
strebet etter å utføre detaljerte og nøye transkripsjoner for å bidra til at undersøkelsen blir
21 mest mulig transparent. Intervjuene hadde en varighet på mellom 30 minutter og omtrent en time, og transkripsjonene inneholder derfor mye spennende materiale som jeg ikke har hatt mulighet til å analysere nærmere i selve oppgaven. Problemstilling og analysespørsmål har styrt hvilke elementer jeg har funnet relevant å trekke ut og drøfte i denne oppgaven. Jeg har også for lesbarhetens skyld valgt å presentere sitatene og utdragene fra intervjuene i ordinært skriftspråk. I analysen er sitatene merket med kommunenavn og linjenummer, slik at det skal være mulig for deg som leser å finne igjen disse sitatene i transkripsjonene.
3.5 Undersøkelsens gyldighet og etterprøvbarhet, og etiske vurderinger rundt forskerrollen
3.5.1 Undersøkelsens gyldighet og etterprøvbarhet
Et forskningsprosjekts validitet dreier seg om dets gyldighet eller troverdighet. Undersøker man det man har til hensikt å undersøke? Reflekterer funnene formålet med studien og
representerer virkeligheten? Datamaterialet i denne oppgaven, altså forordene i språkprofilene og de transkriberte intervjuene, er sosialt konstituert, og det er dermed ikke mulig å gjøre helt objektive beskrivelser av dataene. Analyser og funn vil i stor grad være et resultat av
fortolkningsprosessen. Hitching og Veum understreker at all analyse av menneskelige kommunikative fenomener innebærer at materialet må fortolkes, forklares og forstås, og at validiteten i studier som undersøker slike fenomener kan oppnås ved at forskeren gjør analyseprosedyren mest mulig gjennomsiktig og sammenhengende (Hitching, Nilsen &
Veum, 2011, s.20). Jeg etterstreber å gjøre nettopp dette ved å beskrive fremgangsmåte og utvalg i dette kapittelet, og jeg har lagt ved detaljerte transkripsjoner av intervjuene som vedlegg. Et forskningsprosjekts reliabilitet dreier seg om dets pålitelighet. For å styrke denne oppgavens pålitelighet bestreber jeg å gi en nøye beskrivelse av hvordan undersøkelsen er gjennomført, hvordan data er samlet inn og hvordan de er bearbeidet.
3.5.2 Etiske vurderinger
Etiske hensyn i forbindelse med intervjuer er i stor grad knyttet til presentasjonen av data og
personvern. I denne undersøkelsen har jeg ikke valgt å anonymisere navn på kommunene, da
jeg mener det er uhensiktsmessig å forsøke å anonymisere dette. Formålet med intervjuene,
analysene og oppgaven i sin helhet er ikke å kritisere kommunenes arbeidsmåter eller
22
informantenes uttalelser, noe som ble gjort klart i den formelle forespørselen om deltakelse.
Dessuten er organisering av klarspråksarbeidet et viktig tema i intervjuene, og det vil derfor være vanskelig å kunne bruke data fra intervjuene uten at kommuner og klarspråksansvarlige blir identifiserbare. På bakgrunn av dette var jeg ekstra påpasselig med å gi informantene beskjed, både skriftlig og muntlig, om at de når som helst kunne trekke seg fra prosessen, samt å gi de mulighet til å lese gjennom intervjuene før oppgaven skulle leveres.
Informantene var også klar over min rolle i KS. Gjennom emnet NOR4900 Nordisk
prosjektsemester tilbrakte jeg høstsemesteret 2016 som praktikant i KS-programmet «Klart språk i kommunesektoren». Emnet innebærer at masterstudenter på nordiske studier ved Universitetet i Oslo, kan tilbringe semesteret på en arbeidsplass og utføre ordinære og relevante arbeidsoppgaver samtidig som studenten skriver en akademisk oppgave. Under dette oppholdet inngikk jeg også en avtale med KS om at jeg ville skrive masteroppgave om tekstbasen. Jeg fikk være med som observerende deltaker på et av grunnkursene som ble holdt av NTB Arkitekst og på erfaringssamling den høsten. I tillegg arbeidet jeg med programmets Facebook-gruppe hvor jeg informerte om tiltak i programmet. Dette bidro til at jeg kom i kontakt med flere klarspråksrepresentanter fra ulike kommuner og fylkeskommuner, blant annet informantene i denne oppgaven. Jeg fikk også et grundig innblikk i hvordan
programmet er organisert innad i KS.
Hitching og Veum skriver at det i mange tilfeller kan være en stor fordel å ha inngående bakgrunnskunnskap om den kulturen man studerer, men at det på den andre siden kan føre til at man som forsker mangler noe av den nødvendige distansen som gjør det mulig å oppdage sosialt konstituerte normsystemer (Hitching & Veum, 2011, s. 21). Å arbeide for KS har gitt meg en unik innsikt i programmet spesielt og kommunesektoren generelt, men kan også bidra til at jeg er blind for noen aspekter som jeg ellers ville ha merket meg som en
«utenforstående».
23
4 Analyse og funn
I dette kapittelet presenterer jeg analyser og funn. Analysene tar for seg to ulike former for materialer. Først analyserer jeg forordene i tre språkprofiler og deretter analyserer jeg
intervjuer med tre ledere for kommunalt klarspråksarbeid. Før vi ser nærmere på analysene av språkprofilene og intervjuene, presenterer jeg noen trekk ved det kommunale
klarspråksarbeidets kontekst.
4.1 Det kommunale klarspråksarbeidets kontekst
I løpet av de seneste ti årene har klarspråk blitt et mye omtalt begrep i norsk offentlig forvaltning. I vårt naboland Sverige har klarspråksarbeid vært mye tydeligere forankret i forvaltningen siden 1960-tallet, blant annet ved at de har hatt språkkonsulenter fast ansatt og til og med har opprettet en egen utdanning for språkkonsulenter ved universitet i Stockholm (Falck-Ytter, 2009, s. 52). I Norge var det først ved prosjektet «Klart språk i staten» at den offentlige forvaltningen gikk i gang med et systematisk arbeid med det offentlige språket, selv om klarspråksprinsippene har vært omtalt og kjent i lengre tid (Eklund, 2010, s. 141). Det organiserte norske klarspråksarbeidet ble altså først satt i gang med den statlige delen av offentlig forvaltning, og i kommunesektoren ble et lignende organisert arbeid først satt i gang med KS’ program for «Klart språk i kommunesektoren» i 2015.
«Klart språk i kommunesektoren» er et femårig program, og målet med programmet er å øke bevisstheten om klart språk i kommunesektoren, og legge til rette for at kommuner og
fylkeskommuner kan forbedre kommunikasjonen med sine målgrupper. KS’ rolle er å fungere
som en tilrettelegger. KS har ikke mandat til å pålegge kommuner og fylkeskommuner til å
benytte programmets aktiviteter og tiltak, og er derfor avhengig av at sektoren selv er eller
blir motivert til å arbeide med klarspråk. For å motivere kommunene og fylkeskommunene
har KS derfor opprettet en rekke tiltak; regionale grunnkurs i klart språk for personer som skal
lede klarspråksarbeidet i sin kommune eller fylkeskommune, erfaringssamlinger hvor de som
har arbeidet med klarspråk en stund kan dele sine erfaringer med andre, en økonomisk
støtteordning og tekstbasen. KS deltar også på konferanser for kommunal toppledelse for å
informere om programmet og klarspråk, slik at det er større sjanse for at arbeidet blir
forankret i ledelsen i kommunen.
24
Den offentlige forvaltningens satsning på klarspråk de siste årene kan sees i sammenheng med prinsippene i den statlige kommunikasjonspolitkken som ble vedtatt i 2009:
Åpenhet: I sin kommunikasjon med innbyggeren skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig
Medvirkning: Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester
Nå alle: Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte
Aktiv: Staten skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter
Helhet Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet (Fornyings- og administrasjonsdepartementet, 2009)
Disse prinsippene speiler noen av de vanligste argumentene som brukes for å legitimere klarspråksarbeid. I heftet «Klar, men aldri ferdig» fra Språkrådet og Direktoratet for forvaltning og IKT presenteres fem argumenter for klarspråk:
Klarspråk fremmer demokratiet og rettstryggheten
Klarspråk skaper tillit
Med klarspråk sparer styresmaktene tid og penger
Klarspråk fremmer kommunikasjonen
Det offentlige skal være et forbilde
(Kvarenes, Reksten, Stranger-Thorsen & Aarønæs, 2010, s. 11).
Klarspråk blir altså forankret med både demokratiske og økonomiske argumenter. I
forbindelse med programmet «Klart språk i kommunesektoren» har KS skrevet og publisert artikler med titlene «Klart språk sparar kommunar for tid og pengar», «Enkelt språk gjer innbyggjarane fornøgde» og «Klart språk fremmer inkludering»
1. KS benytter altså også demokratiske og økonomiske argumenter for å «selge inn» eller legitimere arbeid med klarspråk.
De økonomiske argumentene kan sees på som en del av en diskurs om behovet for
effektivisering av offentlig forvaltning. De demokratiske argumentene og flere av påstandene om hva klarspråk er eller bør være kan sees på som et uttrykk for en forandret diskurs om hva myndighetene er. «Åpenhet», «Medvirkning» og «Enkelt språk gjer innbyggjaraene
fornøgde» kan sees på som en del av en diskurs hvor forvaltningen «er til for innbyggernes skyld». Denne holdningen kaller Jensen for «serviceholdningen», og hevder at den i Danmark for alvor slo til gjennom ungdomsopprør og demoraktiseringstendensene på slutten av 1960- tallet (Jensen, 2007, s. 16).
1 Artiklene finner du her: http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/klart-sprak/
25
4.2 Tekstanalyse: Kommunale språkprofiler
I denne delen av undersøkelsen har jeg analysert språkprofilene til Stavanger kommune, Trondheim kommune og Bodø kommune. På grunn av undersøkelsens omfang har jeg, slik det ble redegjort for i delkapittel 3.3.1, konsentrert meg om forordene i språkprofilene. Alle de tre forordene ligger som vedlegg, bakerst i denne oppgaven.
For å finne ut om disse dokumentene bidrar til å fremheve klarspråk som et
holdningsendrende arbeid har jeg undersøkt hvilke diskurser som knyttes til klarspråk i tekstene og deretter drøfter jeg språkprofilen som sjanger.
Klarspråksdiskurser: Stavanger kommune Trondheim kommune
Bodø kommune
Demokrati «Som kommune
formidler vi viktig informasjon som handler om innbyggernes
muligheter, rettigheter og plikter. Dette innebærer at vi må skrive tydelige og klare tekster som når ut til alle, og som alle kan forstå»
«Trondheim kommune satser på klarspråk fordi det er en demokratisk rett å forstå offentlig informasjon. Vi vil sikre at innbyggerne vet om tilbudene og tjenestene våre, og om sine egne muligheter, rettigheter og plikter.
Da må vi formidle informasjon som er forståelig for alle. Vi må bruke et språk som er tydelig og tilpasset mottakeren.»
«Fordi det er en demokratisk rett å motta informasjon fra det offentlige som alle kan forstå.»
Økonomi/Effektivisering: X «Forhåpentligvis gjør dette at vi sparer både tid og penger …»
«Fordi vi sparer tid og ressurser ved å nå fram med budskapet vårt med en gang»
Service: «Gode tekster og klart
språk er
grunnleggende for å fremme deltakelse og yte god service til innbyggerne i kommunen vår»
«Vi vil sikre at innbyggerne vet om tilbudene og tjenestene våre..»
«Forhåpentligvis gjør dette […] at
mottakeren får en bedre opplevelse av kontakten med kommunen. Godt språk er god service.»
«Men mest av alt fordi vi tar
innbyggerne våre på alvor. Et klart,
forståelig svar viser at den enkeltes
forespørsel er skikkelig behandlet.
Slik gjør vi oss fortjent til
innbyggernes tillit»
Tabell 4.2 Diskurser i kommunale språkprofiler
