Sola kirkelige fellesråd

(1)

Den norske kirke

Sola kirkelige fellesråd

Blad 1

INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

TID: ONSDAG 22.JUNI 2016 kl. 19.00

STED: Sola menighetssenter, Soltunveien 6, Sola TIL:

Tananger MR Olav Kylland

Tananger MR Helga Frøyland Sola MR Harald Velde

Sola MR Trygve Tjora Sørnes MR Torleif Oftedal

Sørnes MR Petter Rønnevik (meldt forfall) Ræge MR Karim Saffaran

Ræge MR Geir Frafjord Syvertsen (meldt forfall) Ræge MR Jon Georg Sundvoll (vara – innkalles) Sola kommune Ole Andreas Gundersen (H)

Stavanger biskop Knut Svindland (fung.sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til:

Øvrige prester

Daglig ledere i menighetene

Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide.

E-post: [email protected] evt Servicetorget tlf 51755370

Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant.

Åpningsord: Kirkevergen

(2)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 2

SAKLISTE:

28/2016 Orientering om arkitektkonkurranse ny kirke Sola sentrum 29/2016: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 22.06.2016 30/2016: Godkjenning av møtebok fra møte 30.03.2016

31/2016: Orienteringer, skriv og meldinger

32/2016: Endelig godkjenning av revidert årsregnskap 2015 for Sola kirkelige fellesråd 33/2016: Regnskapsrapport januar – mai 2016

34/2016: Etablering av ny telefonordning for tilsatte medarbeidere 35/2016: Budsjettprosess 2017 – innspill til Sola kommune

36/2016: Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd – oppstart og prosess (FR-sak 05/2014) 37/2016: Eventuelt

(3)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 3

SAKLISTE:

28/2016 Orientering om arkitektkonkurranse ny kirke Sola sentrum SAKSBAKGRUNN

Fra godkjent Årsrapport 2015 for Sola kirkelige fellesråd godkjent 30.03.16:

… Etter at Sola kommunestyre i oktober 2013 gjorde endelig reguleringsvedtak for sentrumsplanen for Sola sentrum ble det i budsjettprosessen for 2014 og 2015 arbeidet for å få bevilget

nødvendige prosjektmidler til forprosjekt og arkitektarbeid for den nye kirken.

Kr 1 mill. ble avsatt for 2015, og planleggingsarbeidet ble startet opp. Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd samarbeider tett om det nye kirkebyggprosjektet som ved tidligere

anledninger, med oppnevnt kommunal prosjektleder, Per Skretting.

Invitasjon til prekvalifisering ble 14.07.15 sendt ut av Sola kommune til Begrenset plan – og designkonkurranse, og av 40 søknader ble følgende arkitektkontorer utvalgt i

prekvalifiseringsarbeidet høsten 2015:

1. Espen Surnevik + Bjørbekk & Lindheim 2. Brandsberg-Dahls Arkitekter + jaja 3. Link Arkitektur

4. Jensen & Skodvin arkitekter as

Fredag 13.11.15 var representanter for Sola MR og kirkevergen i Sola i møte med

ordfører, varaordfører og representanter for administrasjonen Sola kommune. Temaet for møtet var ny kirke i Sola med følgende hovedpunkter:

- Avklaringer rundt menighetens bidrag i prosjektet - Fremdrift av arkitektkonkurranse og mulig byggestart

Sola menighetsråd gjorde i eget møte 17.11.15 under sak 91/15 følgende vedtak:

1. Sola menighet ønsker å forplikte seg til et bidrag i form av dugnad, innsamling og støtte fra næringslivet til en verdi på tilsammen 8 millioner kroner. Dette gjelder hvis rammen for kirkeprosjektet blir som skissert pr. nov. 2015 og at hele kirken ferdigstilles under ett.

2. Innsamlede midler i punkt 1 må knytte seg til godkjente innsamlingsformål fra Lotteritilsynet. Menigheten ønsker seg følgende saker å samle inn til: stoler i kirkerommet, instrumenter til kirkerommet (orgel, flygel, slagverk) og lydanlegg i kirkerommet.

3. Dugnad: diverse manuell, ikke-faglig dugnad på uteområdet og i forbindelse med ferdigstillelse av kirken (utvask, rydding, montering av lydanlegg, stoler med mer).

Innsatsen telles i timer til avtalt timesats.

4. Menigheten vil i tillegg jobbe aktivt (opprette egen komité) for å få næringslivet til å bidra med gaver til ny kirke. Støtte fra næringslivet regnes også som en del av menighetens dugnad og innsamling.

(4)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 4

Menigheten ønsker en fortsatt god dialog med kommunen for å kunne gjøre en best mulig innsats med innsamling av midler til ny kirke.

Formannskapet fastsatte 24.11.2015 under sak 110/15 SAKSPROTOKOLL - PROSJEKT 49041 NY KIRKE SOLA SENTRUM at:

1. Plan- og designkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum for prekvalifiserte deltakere starter i uke 3, 2016.

2. Juryen for plan- og designkonkurransen skal bestå av seks personer. To personer fra NAL, to fra Sola menighet, og to oppnevnt av formannskapet. NAL ivaretar

konkurransesekretærrollen, mens Sola kommune holder konkurransefunksjonær.

3. Formannskapet oppnevner tre folkevalgte som medlemmer av juryen for kåring av plan- og designkonkurranse for ny kirke Sola sentrum:

Jan Sigve Tjelta, Leif Harald Forthun og Janne Stangeland

4. Plan- og designkonkurransen avholdes innenfor konkurranseprogrammets arealkalkyle på 1 600 - 1 650 m2, med en kostnadskalkyle på om lag kr 87,25 mill. inkludert inventar, samt liturgiske møbler og utsmykking.

Sola menighetsråd oppnevnte i forbindelse med dette i sitt møte i januar 2016 Turid Eikeland Tjora og Harald Velde som menighetens representanter til juryen for plan – og

designkonkurransen for ny kirke i Sola sentrum.

På bakgrunn av disse viktige avklaringene og forpliktelsene fra Sola menighet sin side gjorde Sola kommunestyre endelig budsjettvedtak 17.12.2015 under Sak 86/15 SAKSPROTOKOLL -

HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2016-2019 OG ÅRSBUDSJETT 2016 der det ble satt av kr 10 mill.

for 2019 til byggestart for ny kirke i Sola sentrum.

….

Leder i fellesrådet og kirkeverge ønsker å legge til rette for at fellesrådet kan bli holdt godt orientert om arkitektkonkurranseprosessen for ny kirke i Sola sentrum, så langt prosessen er kommet på dette tidspunktet, og begrenset av det som er tilgjengelig informasjon om

juryarbeidet. Det er viktig at Sola kirkelige fellesråd blir godt kjent med denne fasen i arbeidet som nå pågår, og får god forståelse for juryens ansvar og grundige og utfordrende arbeid.

Fellesrådet vil jo i sin tid være formell byggherre og forvalter av det nye kirkebygget, på vegne av menigheten ihht kirkeloven osv. Turid Tjora som leder i juryen og Harald Velde er på den

bakgrunn anmodet omå kunne bruke 20-30 min i starten av møtet for å gi en orientering om juryens arbeid.

Juryen har nylig valgt vinnerutkast, og offentliggjøring er fastsatt til 24.august med en markering og premieutdeling til vinner. Fellesrådets medlemmer og kirkevergeadministrasjonen vil heller ikke bli gjort kjent med vinnerutkastet før denne datoen.

(5)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 5

Forslag til VEDTAK:

Sola kirkelige fellesråd takker for informasjonen og orienteringen vedr juryens arbeid I arkitektkonkurransen for ny kirke I Sola sentrum.

29/2016: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 22.06.2016 SAKSINFORMASJON

Innkalling og sakliste utsendt på E-post 08.06.16. Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg lagt ut på www.sola.kirken.no 15.06.16.

Forslag til VEDTAK:

Innkalling og sakliste til møte 22.06.2016 godkjennes.

30/2016: Godkjenning av møtebok fra møte 30.03.2016 Forslag til

VEDTAK:

Møtebok fra fellesrådets møte 30.03.65 godkjennes.

31/2016: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv

02/16 Ansvarsforsikring og ulykkesforsikring 2016

KAs rundskriv er tilgjengelige på: http://www.ka.no/nyheter/rundskriv b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon

c. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg

d. «Nabopraten» 09.04.16 ifm kommunesammenslåingsprosessen mellom kirkeverger i regionen. Foredragsholder: Spesialrådgiver i KA Stina Hansteen Solhøy.

e. KAs strategikonferanse i Kristiansand 28.04.16 – leder i Sola krk fellesråd deltok.

f. Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2016, jfr. FR-sak 26/2016: Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2016 g. Status på arbeidet med oppdatering av HMS – målsettinger og - dokumentasjon h. Kronikk fra Stavanger biskop 19.05.16: Rom for ulike syn (vedlagt)

i. Informasjon 15.04.16 til ansatte medarbeidere vedr kirken lokalt og kirkemøtets vedtak om vigsel av likekjønnede

j. «Sykle til jobben» - aktivitet mai-juni 2016 i Sola kirkelige fellesråd

(6)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 6

k. Kurs 25.05.16 i Sørnes kirke: Kommunikasjon og markedsføring i menigheten v/foredragsholder Oddbjørg Aasen Bjørdal, med 23 deltakere.

l. Stabsutviklingstur 5.-10.06.16 til Castelldefells v/Barcelona Forslag til

VEDTAK:

Fellesrådet tar framlagt informasjon til orientering.

32/2016: Endelig godkjenning av revidert årsregnskap 2015 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER

Hovedoversikt m/noter

Uttalelse 21.04.16 fra ledelsen vedrørende Sola kirkelige fellesråds regnskapsavleggelse for 2015 Revisorberetning fra Rogaland Revisjon IKS av 09.05.2016

Årsoppgjørsnotat for Sola kirkelige fellesråd fra Rogaland Revisjon IKS av 10.05.2016 SAKSFORELEGG

Sola kirkelige fellesråd behandlet årsregnskapet 2015 i møte 30.03.2016 under sak 25/2016 og gjorde følgende vedtak:

a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning

av positiv revisjonsberetning.

b. Mindreforbruk 2015 kr 1 104 294 disponeres på følgende måte:

• Service / renhold orgel Sola kirke kr . 300 000

• Oppgradering ringeanlegg Sørnes kirke (Olsen Nauen) kr. 80 000

• Fasadevask inkludert ekstraarbeid– utsatt fra 2015 kr. 100 000

• Døpefont Ræge – betalt 2016 kr. 80 000

• Kurs og opplæringstiltak kr. 50 000

• Styrking av vedlikehold av bygg og anlegg kr. 250 000

• Resten tillegges disposisjonsfond kr. 244 294 Totalt kr.1 104 294 c. Fellesrådet kommer tilbake i neste møte med endelig disposisjon av midler til service, vedlikehold og reparasjon av orgelet i Sola kirke.

Administrasjonen har ingen ytterligere kommentarer til driftsregnskap 2015 ut over det som ble lagt fram til fellesrådets møte 30.03.2016.

Forslag til

(7)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 7

VEDTAK:

På grunnlag av utstedt revisorberetning godkjenner fellesrådet endelig årsregnskapet for 2015.

33/2016: Regnskapsrapport januar – mai 2016

SAKSDOKUMENTER:

Regnskapsrapport per 31. mai 2016.

SAKSFORELEGG

Regnskapet per 31. mai viser et mindreforbruk på kr 35 000 i forhold til periodisert budsjett. Det er da korrigert for periodisering av lønnsreservendelen av tilskuddet fra kommunen og

periodisering av utbetaling av tilskudd fra staten til diakon og kateketstillingene.

Kirkeadministrasjon:

Det er et merforbruk på kr 285 000 på Transport/drift transportmidler. Dette skyldes kostnader ifm stabsturen som er regnskapsført her, mens budsjettet for dette ligger på Opplæring og kurs som har et mindreforbruk på kr 67 000. Det er også bare kostnadene vedr. turen som er

regnskapsført så langt.

Kirker:

Et mindreforbruk på fast lønn (10) må sees i sammenheng med Andre oppgavepl. godtgj. (165) og Serviceavtaler og reparasjoner (240). Dette fordi det er budsjettert med lønn til vaktmester hele 2016, mens det fram til mai har blitt kjøpt tjenester for å dekke behovet for

vaktmestertjenenster. Totalt er det på disse tre postene et mindreforbruk på kr 86 000. I tillegg kommer noe mindreforbruk på Pensjonsinnskudd og Arbeidsgiveravgift.

Vedlikehold og renhold har hittil i år et mindreforbruk på kr 23 000, mens det på Energi er et merforbruk på kr 27 000.

Sola menighetsblad:

Menighetsbladet har et merforbruk på kr 50 000. Dette skyldes noe ekstra opptrykk pga at første nummer ble distribuert via Posten, og noe høyere kostnader til oppsett og trykk per nummer.

Men pga periodiseringen av budsjettet forventes det ikke noe vesentlig merforbruk totalt for 2016.

Vielser Ruinkirken:

Et mindreforbruk per mai på kr 65 000 skyldes lite aktivitet hittil i år samtidig som mange av vielsene utover sommeren allerede er fakturert og inntektsført.

Forslag til VEDTAK:

Fremlagte driftsrapport per 31.05.2016 for Sola kirkelige fellesråd med kommentarer tas til orientering.

(8)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 8

34/2016: Etablering av ny telefonordning for tilsatte medarbeidere

SAKSFORELEGG

Saken er behandlet i SKF Administrasjonsutvalget 21.04.16 med følgende vedtak:

a) Administrasjonsutvalget tilrår at Sola kirkelige fellesråd vedtar å avvikle dagens fasttele- fonsystem og gå over til mobiltelefoner med Mobilt Bedriftsnett fra Phonero. Overgang til ny ordning skjer så fort det er praktisk mulig.

b) Endringen gjør det nødvendig å endre dagens telefonordning for ansatte i Sola kirkelige fellesråd. Det foreslås følgende reglement gjeldende fra dato for overgang til nytt telefonsystem:

i. Sola kirkelige fellesråd holder mobiltelefon og abonnement for sine ansatte som bruker telefon i sitt daglige arbeid.

ii. Følgende stillinger omfattes av ordningen: Kirkeverge, assisterende kirkeverge, daglige ledere i menighetene, menighetsprester, diakoner, kateketer, kantorer/organister, trosopplærings-, barne- og ungdomsarbeidere, vaktmester/kirketjenere.

iii. For stillinger opprettet av menighetsrådene belastes respektive menighetsråd for utgiftene til telefonordningen.

iv. Anskaffelse av mobiltelefoner gjøres innenfor en kostnadsramme på kr. 3 500 inkl.

mva. Ansatte som ønsker dyrere telefoner må dekke det overskytende beløp selv.

v. På grunnlag av fellesrådets retningslinjer har daglig leder sammen med ass. kirkeverge fullmakt til å avgjøre telefonordning ved tvilstilfeller. Ved evt. uenighet fatter administrasjonsutvalget endelig vedtak.

vi. Arbeidsgivers dekning av mobiltelefon innberettes til likningsmyndighetene etter det til enhver tid gjeldende regelverk.

Telefonsystemet fra ca. år 2000 som per i dag er i bruk i kirkene og på menighetssenteret i Sola er teknisk utdatert og bør skiftes ut snarest mulig.

KNIF har en rammeavtale med Phonero om levering av mobil- og telefonitjenester. Kirkeverge og assisterende kirkeverge har hatt flere møter med representant for Phonero for å finne fram til en best mulig telefoniløsning for kirkene i Sola og Sola kirkelige fellesråd, tilsvarende andre kirkelige fellesråd. Tilbudet fra Phonero innebærer en overgang til bruk av mobiltelefoner i stedet for dagens fasttelefoner.

Abonnementet Phonero Bedrift + Fri Bruk i rammeavtalen for KNIF inkluderer 10 000 ringeminut- ter, 10 000 SMS/MMS og 1 GB datatrafikk. Sammen med Mobilt Bedriftsnett gir dette et fullver- dig telefonsystem. Abonnementskostnad for de ansatte som omfattes av ordningen vil gi en to- talkostnad per år på kr 64 100. I tillegg vil SKF måtte anskaffe mobiltelefoner til de ansatte til erstatning for kontortelefonene som er i bruk i dag. Ved en gjennomsnittlig levetid på 3 år per mobiltelefon og en telefonkostnad på kr 3 500 inkl. mva. per telefon vil dette gi kr 23 300 i utgifter til telefoner per år, og altså en samlet årlig kostnad til telefoner og abonnementer på 87 400.

I tillegg kommer abonnementsutigfter til et fast telefonnr til Solakirkenes servicetorg.

(9)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 9

SKF betalte i 2015 kr 85 500 i telefongodtgjørelse og abonnementsutgifter på fasttelefonene.

Ordningen er forutsatt å omfatte ansatte i Sola kirkelige fellesråd (SKF) og ansatte i menighetene som hittil har hatt tilgang til fasttelefon på kontoret. Den forutsatte telefonkostnad på kr 3 500 inkl. mva. er i samsvar med Sola kommunes gjeldende retningslinjer for hvor mye kommunen betaler for ansattes mobiltelefoner.

Barnehage og SFO i Tananger har per i dag en fasttelefon som inngår i eksisterende ordning for SKF og betales av SKF. Tananger menighetsråd anbefales å innføre tilsvarende ordning som SKF for menighetens barnehage og SFO.

Ansatte som omfattes av ordningen vil måtte overføre sitt abonnement til SKF så lenge de er ansatte i virksomheten. Alle ansatte som får dekket mobilabonnement av SKF vil få et fast inntektstillegg på 4 392 kroner per år. Dette gjelder uavhengig av arbeidsgivers faktiske kostnader, og uavhengig av om arbeidstakeren betaler noe selv for tjenesten(e). For ansatte i 100 % stilling er dette et økt inntektstillegg på kr 792 per år, mens det for ansatte i mindre stillinger vil medfø- re en større økning i inntektstillegget som blir innberettet.

Prestene som er ansatt av bispedømmet har mobiltelefonordninger gjennom bispedømmet. De bruker også Phonero som leverandør av telefonitjenester og prestene vil derfor enkelt kunne legges inn under vårt sentralbord. Dette vil medføre en kostnad på kr 29 per måned, og denne kostnaden er tatt med i beregningen av årlig kostnad.

Endringen fører til at gjeldende telefonreglement for ansatte i SKF må revideres og tilpasses den nye ordningen. Det foreslås følgende reglement fra det tidspunkt den nye ordningen tas i bruk:

a) Sola kirkelige fellesråd holder mobiltelefon og abonnement for sine ansatte som bruker telefon i sitt daglige arbeid.

b) Følgende stillinger omfattes av ordningen: Kirkeverge, assisterende kirkeverge, daglige ledere i menighetene, menighetsprester, diakoner, kateketer, kantorer/organister, tros- opplærings-, barne- og ungdomsarbeidere, vaktmester/kirketjenere og administrativt ansatte.

c) For stillinger opprettet av menighetsrådene belastes respektive menighetsråd for utgiftene til telefonordningen.

d) Anskaffelse av mobiltelefoner gjøres innenfor en kostnadsramme på kr. 3 500 inkl. mva.

Ansatte som ønsker dyrere telefoner må dekke det overskytende beløp selv.

e) På grunnlag av fellesrådets retningslinjer har daglig leder sammen med ass. kirkeverge fullmakt til å avgjøre telefonordning ved tvilstilfeller. Ved evt. uenighet fatter administrasjonsutvalget endelig vedtak.

f) Arbeidsgivers dekning av mobiltelefon innberettes til likningsmyndighetene etter det til enhver tid gjeldende regelverk.

Forslag til VEDTAK

a) Administrasjonsutvalget tilrår at Sola kirkelige fellesråd vedtar å avvikle dagens fasttele- fonsystem og gå over til mobiltelefoner med Mobilt Bedriftsnett fra Phonero. Overgang til ny ordning skjer så fort det er praktisk mulig.

(10)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 10

b) Endringen gjør det nødvendig å endre dagens telefonordning for ansatte i Sola kirkelige fellesråd. Det foreslås følgende reglement gjeldende fra dato for overgang til nytt telefon- system:

i. Sola kirkelige fellesråd holder mobiltelefon og abonnement for sine ansatte som bruker telefon i sitt daglige arbeid.

ii. Følgende stillinger omfattes av ordningen: Kirkeverge, assisterende kirkeverge, daglige ledere i menighetene, menighetsprester, diakoner, kateketer, kanto- rer/organister, trosopplærings-, barne- og ungdomsarbeidere, vaktmes- ter/kirketjenere og administrativt ansatte.

iii. For stillinger opprettet av menighetsrådene belastes respektive menighetsråd for utgiftene til telefonordningen.

iv. Anskaffelse av mobiltelefoner gjøres innenfor en kostnadsramme på kr. 3 500 inkl.

mva. Ansatte som ønsker dyrere telefoner må dekke det overskytende beløp selv.

v. På grunnlag av fellesrådets retningslinjer har daglig leder sammen med ass. kirke- verge fullmakt til å avgjøre telefonordning ved tvilstilfeller. Ved evt. uenighet fat- ter administrasjonsutvalget endelig vedtak.

vi. Arbeidsgivers dekning av mobiltelefon innberettes til likningsmyndighetene etter det til enhver tid gjeldende regelverk.

35/2016: Budsjettprosess 2017 – innspill til Sola kommune SAKSDOKUMENTER

Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke (Se:

http://lovdata.no/for/sf/fa/ta-20030925-1215-004.html#4-1)

Budsjettskriv for 2016 fra Sola kirkelige fellesråd til rådmann, Sola kommune, 02.07.2015 Skriv fra kirkevergen 01.04.2016 til menighetsrådene vedr Budsjettprosessen 2017 for Sola kirkelige fellesråd

Budsjettinnspill 2016 fra Tananger, Sørnes, Sola og Ræge MR

BUDSJETTRUNDSKRIV 31.03.2016 BUDSJETTRUNDSKRIV VEDRØRENDE ÅRSBUDSJETT 2017 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2017-2020 fra rådmann og økonomisjef Sola kommune HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2017-2020, FRAMDRIFTSPLAN – Sola kommune

SAKSFORELEGG A. Innledning

Fellesrådet skal årlig sende inn budsjettforslag til Sola kommune for kommende budsjettår.

Forslaget inneholder en redegjørelse over relevante utgifter for å gjennomføre de aktiviteter som er omtalt i kirkelovens § 15 første og tredje ledd. Det skal også synliggjøre behovet for prioriterte midler til kirkelige tilbud og aktiviteter i menighetene. Formålet med fellesrådets stillinger er å sikre gode og forutsigbare menighetstilbud og tjenester i de lokale menighetene, der menighetsrådenes strategi og utøvende virksomhet skal gjennomføres. Fellesrådet er avhengig av et stabilt nivå kommunens rammetilskudd for å kunne opprettholde kontinuitet og forutsigbarhet for Den norske kirke i Sola.

B. Rammetilskudd 2016 fra Sola kommune

(11)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 11

Kommunens økonomiavdeling tok i 2014 i bruk ny modell for beregning av rammetilskuddet til Sola kirkelige fellesråd. Budsjettskriv mottatt 26.01.2016 fra Sola kommune gav fellesrådet den endelige tilskuddsrammen. Samlet budsjettert tilskudd til Sola kirkelige fellesråd i 2016 fra Sola kommune er kr. 12 510 000 og ble fastsatt under Sola kommunestyres budsjettbehandling 17.12.2015 under sak 076/14 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2016 - 2019 OG ÅRSBUDSJETT 2016.

Tilskudd 2016 er som følger:

Tekst Beløp

Videreføring av tilskudd til Sola kirkelige fellesråd 2015 12 781 000

Døpefont Ræge kirke (bevilgning gjelder kun 2015) -60 000

Økt vedlikehold/økning vaktmesterressurs 300 000

Faktisk helårseffekt av lønnsoppgjør 2015 inn i 2016 153 000

Sum tilskudd 2016 før fradrag mva-kompensasjon 13 174 000

Mva-kompensasjon 2016 (indeksregulert) -664 000

Sum tilskudd til utbetaling i 2016 til Sola kirkelige fellesråd 12 510 000 Reell utbetaling av tilskudd for 2015 er på kr 12.567.000 inkludert kr 438.000 i beregnet tilleggsutbetaling for delårseffekt av lønnsoppgjør 2015 og reguleringspremie 2015, samt fratrukket kr 652.000 i mva-kompensasjon 2015. Sola kirkelige fellesråd vil i tillegg få

kompensert reelle utgifter til lønnsoppgjør 2016, samt utgifter til reguleringspremie og AFP i 2016. Dette vil bli dekket av avsatt reserve på kr 901.000.

I samlebevilgning formål kirke har kommunestyret i tillegg avsatt følgende investeringsmidler for 2016, relatert til kirkebygg og gravlundforvaltning:

Prosjekt 59615 Nytt gravfelt for andre religioner: kr 250 000 Prosjekt 59624 Minnelund, nye krav i lov: kr 300 000

Prosjekt 49042 Alterparti og skyvedører, Sørnes kirke: kr 100 000, kr 900 000 avsatt i 2017 Prosjekt 59634 Kirkegård/gravplass (årsbev.): kr 500 000

Prosjekt 49041 Ny kirke Sola sentrum kr 500.000 inkl. mva. (500 000 i 2015 og 500 000 i 2016)

Disse prosjektmidlene skal forvaltes i tett samarbeid med Sola kommunes prosjektledelse.

Rammetilskuddet fra kommunen har som vanlig innarbeidet årlig kompensasjon for lønns – og pensjonsmerutgifter. Denne lønns- og pensjonsreserven er for 2016 estimert til kr 901 000. Ord- ningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet.

Det er heller ikke i Sola kommunes rammetilskudd for 2016 innarbeidet kompensasjon for gene- rell prisstigning for driftsbudsjettet. Dette er en del av kommunens pågående innsparingstiltak.

Tilskuddet for 2016 er ellers videreført fra 2, som fellesrådet bruker til etablering av en 100%

vaktmesterressurs for kirkene i Sola.

C. Andre inntekter

(12)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 12

Sola kirkelige fellesråds budsjett vil for 2016 ha følgende andre inntektsposter:

1. Statlig tilskudd (via Stavanger BDR) til diakoni og undervisning : kr. 600 000

Inntekter fra egenbetaling for eksterne vielser på kr. 140 000 disponeres på eget fond og forvaltes ihht. fellesrådets fastsatte retningslinjer (FR-sak 11/2009). Uttak blir belastet fellesrådets regnskap og gjort opp ifm årsavslutning.

2. Refusjon på kr. 96 000 fra Tananger menighet, som betaling for fellestjenester i Ta- nanger kirke knyttet til menighetens barnehage / SFO, jfr. FR-sak 05/2014.

Det er heller ikke i 2015 innført ordning med festeavgifter (graver) i Sola kommune. Ihht.

gravferdslovens § 21 Vedtekter og avgifter er det den lokale kommune som kan fastsette bl.a.

festeavgifter på graver etter forslag fra kirkelig fellesråd. Sola kommune er en av svært få kommuner i Rog

Rammetilskuddet fra kommunen har innarbeidet årlig kompensasjon for lønns – og pensjonsmer- utgifter. Denne lønns- og pensjonsreserven er for 2016 estimert til kr 901 000. Ordningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet.

Disse rammene vil være utgangspunkt for fellesrådets forberedelse til budsjett 2017-arbeidet.

D. Kommunens frister for innsendelse av budsjettforslag

Kommunens budsjettskriv har følgende frister for kirkelig fellesråd:

5. Foretakene og Sola kirkelige fellesråd

Sola Storkjøkken KF og Kvithei utbyggingsselskap Sola KF må legge opp til en prosess som sikrer at foretakenes budsjettforslag blir styrebehandlet i god tid før rådmannens

budsjettforslag legges fram. Det presiseres at budsjettforslagene skal være fireårig både for drifts- og investeringsdelen. Foretakenes budsjettforslag trykkes med rådmannens kommentarer sammen med kommunens handlings- og økonomiplan. Foretakenes forslag til budsjett 2017 og HØP 2017-2020 sendes til økonomisjef innen 1. september 2016.

Forslag fra Sola kirkelige fellesråd sendes til økonomisjef innen 10. juni 2016.

Pga. ferieavvikling og stabstur av fellesrådsadministrasjonen er det gjort avtale med

økonomisjefen at fellesrådets budsjettforslag får utsatt frist og blir innsendt 23.06.16, dvs dagen etter fellesrådets møte 22.06. Fellesrådet må imidlertid fra og med 2017 sørge for å planlegge sin møteplan på en slik måte at rådet får behandlet budsjettsaken i god tid før rådmannens frister.

Det er nyttig for fellesrådet å være kjent med kommunens framdriftsplan for budsjettprosessen:

6. Kortversjon av framdriftsplan

Dato/Frist Handling

6. mai Innmelding av nye tiltak i drift og investe-

(13)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 13

ring

11. mai Kommuneproposisjonen 2017 og RNB 2016

31. mai Orienteringsmøte formannskapet foreløpi-

ge rammebetingelser

14. juni kl. 9-10 Orienteringsmøte med tillitsvalgte 1. september Budsjettforslag fra foretakene 16. september Frist for innlevering av tekstbidrag 27. september kl. 9-10 Orienteringsmøte med tillitsvalgte

27. september Orientering formannskapet

6. oktober Statsbudsjett 2017

26. oktober Rådmannens forslag til HØP 2017-2020

offentliggjøres

27. oktober Rådmannens forslag til HØP 2017-2020 Gjennomgang med virksomhetsledere 22-23. november Formannskapet behandler HØP 2017-2020 15. desember Kommunestyret behandler HØP 2017-2020

Sola kirkelige fellesråd behandler sine prioriterte saker og rammeforslag til tilskudd 2016 fra Sola kommune i møte 22.06.16.

E. Fellesrådets innspill til Sola kommune for 2016 hadde følgende prioriteringer (tekstdel ikke tatt med):

DRIFT

Årlig kostnad økning av vedlikeholdsreserve til kr 500 000 : 300 000 Årlig kostnad økning av vaktmesterressurs fra 55% opp til 100 % stilling : 300 000 Årlig kostnad ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon : 550 000 INVESTERING

Arkitektkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum (2015) - stipulert kostnad : 2 000 000 Midler til nytt alterparti Sørnes kirke (2015) Stipulert engangskostnad : 500 000 Sprekker i murvegger i Sørnes kirke mot Sørnes barnehage : 1 600 000 F. Menighetenes innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger

Menighetsrådene ble i skriv 01.04.2016 invitert til å gi innspill til fellesrådets budsjettprosess for 2016. Alle rådene har levert sine forslag, og det vises til respektive innspill.

Kirkevergen anbefaler overfor fellesrådet at det tar utgangspunkt i menighetsrådenes innspill når det skal drøfte hvilke behov og tiltak som bør prioriteres overfor Sola kommune. Fellesrådet har gjennom flere år signalisert behovet for friske midler fra Sola kommune til nyoppretting av stilling(er), og det vil være viktig at behovet er redegjort for på en grundig måte.

G. Kirkevergens innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger

Det er fellesrådets oppgave og ansvar å holde kommunens ledelse, administrasjon og politikere godt informert omhva som er Sola kirkelige fellesråds ønskede prioriteringer og behov i årene

(14)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 14

framover. På denne måten gis kommunens administrasjon og politikere et godt grunnlag for å vurdere størrelsen på tilskuddsrammen til kirkelig fellesråd kommende år.

Dette skjer først og fremst gjennom den formelle budsjettprosessen som går parallelt både i Sola kommune og i fellesrådet. Fellesrådet og menighetsrådene skal på sin side også være kjent med kommunens økonomiske situasjon og forventninger til service og effektivisering samt statlige tilskuddsrammer gjennom Stavanger bispedømmeråd og nødvendige egne prioriteringer som alltid vil viktige faktorer.

Kirkevergen anbefaler at fellesrådet prioriterer oppfølging av tidligere års prioriterte innspill til Sola kommune også for budsjettåret 2017. Det vil være viktige signal å fastholde prioriterte behov. For kirkevergeadministrasjonen vil behovet for tilstrekkelig vedlikeholdsmidler «alltid» ha stor oppmerksomhet, fordi fellesrådets forvaltning av kirkebyggene er viktig.

1. Innspill til ønsket / behovet for midler til ny stilling (ungdomsdiakon)

Fellesrådet har i flere år prioritert ønsket om nye, friske midler til å kunne opprette en ny varig stilling som ungdomsdiakon / arbeid blant barn og unge i hele Sola kommune. Det bør vurderes om tidligere budsjettsignal skal følges opp også for 2017 og videre.

2. Økende behov for vedlikeholdsmidler av kirkene i Sola

En viktig del av Sola kirkelige fellesråds driftsbudsjett består i forvaltningen av totalt 5 kirkebygg.

Det er utfordrende budsjettmessig å alltid forsøke å prioritere disse kostnadene innenfor knappe økonomiske rammer.Soknekirkene i Sola relativt nye: Tananger kirke 2002, Ræge kirke 2009, Sørnes kirke 1977 - rehabilitert og påbygget i 2012.

Vi erfarer fra år til år at nyere og moderne kirkebygg med avanserte tekniske installasjoner må ha jevnlig service, vedlikehold og oppgradering. Dette medfører økende varige driftskostnader på kirkebyggene. Behovene til faglig kompetanse er klart større enn før. Kirkevergen har gjennom flere år overfor fellesrådet meldt et økende behov for en felles, ambulerende

vaktmesterfunksjon som både kan forestå daglig forvaltning av kirkebyggene samt ta ansvar for enklere vedlikehold. Etter at Sola kommune fra og med budsjettåret 2016 gave ekstra tilskudd til vaktmesterstilling, opprettet fellesrådet en ny, 100% stilling som vaktmester for Solakirkene.

Stillingen er besatt fra 01.06.2016, og kirkevergeadministrasjonen har store forventninger til denne nye, oppgraderte funksjonen i alle kirkene.

Den nye vaktmesteren skal ha ansvar for det løpende praktisk vaktmesterarbeidet og enkle reparasjoner i kirkene, inkl. menighetsbarnehagen i Tananger kirke. Dette innebærer bl.a. løpende tilsyn med tekniske installasjoner og oppfølging av serviceavtaler for tekniske anlegg. Vi ser fram til at hovedansvaret for å gjennomføre, systematisere og tilrettelegge vedlikeholds- og driftsopp- gaver nå blir knyttet til én fagperson på fulltid. Vaktmesteren skal ha base i Tananger kirke og skal arbeide i tett samarbeid med de daglige lederne i menighetene og frivillige dugnadsmedar- beidere.

Fellesrådet mottok tidligere gjennom en del år et årlig øremerket tilskudd på kr 200 000 fra Sola kommune, - den såkalte ”vedlikeholdsreserven”. Dette var viktige vedlikeholdsmidler for å kunne møte faste driftsutgifter, serviceavtaler samt enkelt vedlikehold av kirkene. I forhold til antall bygningsvolum / m² er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og

(15)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 15

forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene, og dekker ikke de reelle behovene. I de senere årene er disse midlene innbakt i det totale rammetilskuddet. Fellesrådet har i perioden 2010 – 2015 prioritert bruk av fondsmidler og regnskapsmessig overskudd for å klare å vedlikeholde

kirkebyggene på en forsvarlig måte og unngå store framtidige uventede vedlikeholdskostnader.

Det vil realistisk være behov for å kunne avsette 500 000 – 600 000 kr. i årlig

vedlikeholdsbudsjett for kirkene. På bakgrunn av dette anbefaler kirkevergen at fellesrådet søker om et økt årlig tilskudd på kr. 300 000 (jfr. Budsjettskriv 02.07.15 til Sola kommune) til

vedlikehold og oppgradering av kirkebyggene.

3) Resterende murutfordringer Sørnes kirke

A. Mangel - / reklamasjonssaker på rehabiliteringsarbeidene i Sørnes kirke

Kirkevergen holder kontakt med Sola kommune avd. eiendom ang. rehabiliteringsprosjektet på Sørnes kirke og de mangel-/reklamasjonssakene som Sola kommune har overfor firmaet som hadde hovedentreprisen. Vedlagt utarbeidet av NOVAFORM beskriver disse forholdene

kostnadsmessig. Fellesrådet har et sterkt ønske om å få avslutte disse arbeidene og bli ferdig for alltid med bl.a. de endeløse lekkasjeproblemene, som dessverre ikke ble eliminert ifm de store tilbyggs – og rehabiliteringsarbeidene 2012-2013. Kirkevergekontoret har videre behov for å være i dialog med Sola kommune på hva som er relevante beløp å spille inn i budsjettprosessen overfor kommunen.

B. Kostnadsestimat for resterende ytre murarbeider

Kirkevergen er godt kjent med at det fremdeles gjenstår noe arbeider på mursteinveggene på Sørnes kirke. Det gjelder først og fremst vestveggen ut mot parkeringsplassen som er det gjenstående viktige vedlikeholdsarbeidet. NOVAFORM har lovet å oversende med det første kostnadsestimat for resterende murarbeider som det er behov for å få utført.

Fellesrådets hadde pr. 31.12.2015 om lag kr. 400 000 igjen av øremerket tilskudd fra Sola kommune 2014/2015 som skal brukes til ulike tetningsarbeider. Det innebærer bl.a.

impregnering av kirketårn og div teglsteinvegger som skal utføres forsommeren 2016.

4) Langsiktig vedlikeholdsplanlegging A. Tananger kapell

Som hastetiltak våren 2015 ble det montert skiferfangere på begge sider av hovedtaket fordi det ved flere anledninger har sklidd ned takskifer som har falt i bakken med stor fart. Dette utgjorde en høy risiko for forbipasserende, og som ansvarlig byggforvalter måtte det igangsettes tiltak umiddelbart. Sola-firmaet Tredjemann AS (byggkonsulent Knut Georg Nilsen) leverte på bestilling fra kirkevergen høsten 2015 en tilstandsrapport for Tananger kapell.

Litt av Tananger kapells historikk:

År Beskrivelse

1879 Ny Tananger kirke ble tatt i bruk. Dagens alder er altså 136 år.

1947-49 Bygningen ble oppmålt av arkitekt Gustav Helland, Stavanger

1958- 59 Sakristiet får et tilbygg i sør i 3 etasjer. Med lager, toaletter og bårerom i kjeller og kontorer, kjøkken og møterom i de øvrige etasjene. Arkitekt var Helland og Årreberg, Stavanger.

1969 Ny kirkeklokke

(16)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 16

1994- 1997 Kartlegging av ytterkledning, vinduer og utvendig utsmykking.

1999 Fasaderehabilitering. Ytterkledning på vestveggen i skipet og nye vinduer her.

Noe av fasaden på sakristiet er også rehabilitert.

2002 Kirka blir Tananger kapell da ny Tananger kirke blir innviet.

2010 Kirka utleid til Eritreisk Ortodoks menighet Rogaland. Leieforholdet eksisterer også i dag (2015).

2014 Fellesrådet ber om utredning av behov for rehabilitering av yttervegger og tak.

2015 Juni. Nye skiferfangere ble montert på hovedtaket (skipet). Disse var gjenbruk.

De ble flyttet fra Sola kirke i samband med rehabilitering av taket på denne.

Tilstandsrapportens sammendrag er som følger:

Tananger kapell er i god stand.

En grundig vask av fasadene og maling av utsatte deler vil bedre utsende og bevare kledningen.

Den 136 år gamle bygningen lider litt av manglende vedlikehold. Et snarlig løft på

vedlikehold vil hindre at mer alvorlige råteskader vil opptre. Nord- og vestveggen i tårnet har råteskader. Disse bør utbedres snart for å hindre at reisverket får skader.

I løpet av en 4 - 6 års periode bør en bruke 3,0 mill. kr inkl. mva på kapellet.

Dette kan deles opp i flere mindre tiltak som ikke nødvendigvis henger sammen.

De to store postene er reparasjon av tårn (0,9 mill.) og omtekking av skifertakene (1,0 mill.) Tårnets vestvegg haster mest.

Tananger kapell er et tradisjonelt Linstow - kirkebygg fra 1879 som etter 2002 ikke har hatt funksjon som soknekirke. I et kommende rehabiliteringsarbeid vil det ikke være behov for å etterisolere taket slik som det ble gjort i Sola kirke i 2015. Det er p.t. ikke påvist lekkasjer, men når skifersteinene har begynt å løsne indikerer det helt nødvendige tiltak innen få år.

Estimert 2015 - kostnad for nødvendige reparasjons – og rehabiliteringsarbeid er beregnet til kr.

3,0 mill.kr (2015). Erfaringsmessig fører de aller fleste rehabiliteringsprosjekter på kirkebygg og andre offentlige bygg til betydelige merkostnader som ofte er svært vanskelige å forutse og beregne før rehabiliteringsarbeidene starter opp.

Tananger kapell vil i all framtid ha behov fort jevnlige vedlikeholdsmidler, som kirkelig fellesråd vil måtte be Sola kommune om tilskudd til. I lys av at det i Sola kommune i løpet av få år vil være bygget det 4. nye kirkebygget siden 1977 (Sørnes; Tananger (2002), Ræge 2009) og Sola

(byggestart 2019) bør fellesrådet vurdere tjenligheten ved å ta vare på et gammelt kirkebygg som arkitektonisk ikke har en unik verdi; jfr de mange Linstow-kirkene også i Rogaland.

På bakgrunn av disse vurderingene oppfordrer kirkevergen Sola kirkelig fellesråd å igangsette en prosess for å utrede muligheten for å få rive Tananger kapell. Siden den nye kirken i Tananger ble vigslet og tatt i bruk i 2002 har den gamle trekirken fra 1879 knapt hatt noen kirkelige

funksjoner. Det har kun vært årlig noen få vielser og i sjeldne tilfeller begravelser. Kirkevergen har de siste 5-6 årene leid ut kapellbygget til en lokal eritreisk ortodoks menighet, som bruker det på søndagene. Inntektene for denne utleien dekker en del av strømkostnadene. Det er også gjort noen få forsøk av kirkevergen på å stille kapellbygget til lokal disposisjon for

kulturarrangementer, uten at det har lykkes. Denne type bruk begrenses også av at kapellet ligger tradisjonelt plassert på den gamle delen av kirkegården.

(17)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 17

Tananger kapell er et såkalt listeført kirkebygg hos Riksantikvaren. Det er ikke mulig å på

egenhånd fatte vedtak om riving. Kirkevergen oppfordrer Sola kirkelige fellesråd om å vurdere å igangsette en formell prosess sammen med Tananger menighet og Sola kommune med tanke på utforming av søknad om rivingstillatelse av Tananger kapell hos Riksantikvaren.

Ved en eventuell rivingsgodkjennelse er det selvsagt en forutsetning at altertavlen og alle andre verneverdige gjenstander i kapellet bevares og gis en verdig forvaltning.

B. Tilstandsrapport for mur – og steinkirkene

Kirkevergen venter på en bestilt tilstandsrapport for mur - / steinkirkene (Sørnes, Sola og Tananger) HOS Firmaet Boye & Waage & Co AS (byggtekniske konsulenter) via NOVAFORM (prosjektadministrasjon for bygg- og anleggsbransjen) med tanke på å avdekke og klargjøre vedlikeholdsbehov på denne type konstruksjoner 1-10 år fram i tid. Kirkevergen er bl.a. kjent med div saltutslag på innerveggene i Sola kirke, resterende mur – og fugeslitasje på Sørnes kirke.

Kirkevergen anbefaler at det i budsjettskrivet til kommunen meldes stipulerte kostnader for kommende år med tanke på langtidsbudsjettering.

A. Vedlikehold og oppgradering avteknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr i kirkene Kirkevergen vil avslutningsvis peke på at måten å drive menighetsarbeid har de 10 siste årene forandret seg mye mht profil og formidlingsmåte. Dagens kirkebygg har i løpet av de siste 10 årene fått installert teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr som betjener nåtidens krav og

forventning til lyd –, tekst – og bildeformidling. Dette utstyret i kirkene blir gammelt og utrangert og må fra tid til annen oppgraderes ellerskiftes ut. Fellesrådet sammen med menighetene

trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå også på disse funksjonene.

Eksempelvis er den nye salmeboken tatt i bruk fom 2014, og menighetene i Sola bruker i stor grad projektor ifm salmesangen. Dette utstyret må derfor ha høy og stabil kvalitet.

Et viktig aspekt i dette er at menighetene selv i flere av kirkene har bidratt m ed betydelige egne midler ifm anskaffelse av anlegg som er av en høyere kvalitet og standard enn fellesrådet har hatt mulighet til å bidra med økonomisk.

C. Avsluttende kommentarer

Over 70 % av fellesrådets totale budsjettmidler er årlig bundet til personalrelaterte utgifter.

Fellesrådet har lønnsansvar for 4 menighetsstaber samt stab på kirkevergekontoret og er svært opptatt av å opprettholde nåværende stillingshjemler. Rådets grundig drøftinger av ønskede og nødvendige tiltak og investeringer for kommende budsjettår bidrar til en viktig bevisstgjøring i forhold til prioriteringer i det videre budsjettarbeidet og endelig budsjettvedtak.

Forslag til VEDTAK:

a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2016 framskrives for 2017 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning.

b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2017-2020:

-

(18)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 18

- -

36/2016: Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd – oppstart og prosess (FR-sak 05/2014) SAKSDOKUMENT

Vedtatt Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd (vedlagt «kladd» er endelig, vedtatt versjon fra 2014)

BAKGRUNN FOR SAKEN

Prosessen i 2013 og 2014 fram til fastsettelse av nåværende plan – og strategidokument for Sola kirkelige fellesråd hadde i stor grad sin bakgrunn i forberedelse til og gjennomføring av 2 bispevi- sitaser, som inkluderte strategiske drøftinger i fellesrådet og med Stavanger biskop om Den norske kirke i Sola.

I det følgende gjengis saksforelegget til FR-sak 05/2014:

FR-sak 05/2014: ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd” – endelig behandling TIDLIGERE BEHANDLING

FR-sak 21/2013: Forberedelser til bispevisitas november 2013 / våren 2014

FR-sak 40/2013: Prosess vedr utarbeidelse av plandokumentet ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd”

SAKSFORELEGG

Sola kirkelige fellesråd behandlet 06.11.2013 FR-sak 40/2013 Prosess vedr utarbeidelse av plan- dokumentet ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd” og gjorde følgende vedtak:

a. Fellesrådet ber oppnevnt arbeidsgruppe arbeide videre med utkast til plan og strategidokumentet.

b. Rådet tar sikte på at dokumentet Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd ferdigstilles og en- delig sluttføres i neste ordinære møte.

Utkast til plandokument er oversendt Stavanger biskop ifm forberedelsene til bispevisitasen i Sola og Sørnes menigheter i november 2013, og innholdet var gjenstand for samtale og drøfting i bis- kopens møte med Sola kirkelige fellesråd 12.11.2013. Fellesrådet fikk positiv støtte til sine formu- leringer og konkrete planmål.

Det er viktig for et kirkelig demokratisk valgt organ at en forvalter fastsatte mål og planer på en langsiktig måte. Det er mange eksempler rundt om i kirke-Norge på at nye kirkebygg kan ha mange tiårs planleggingshistorikk. Når et nytt fellesråd blir valgt bør plan – og strategidokumen- tet legges fram på en grundig måte for til introduksjon og vurdering. Det er videre at det sittende

(19)

Sola kirkelige fellesråd

Blad 19

fellesrådet i løpet av sin valgperiode tar gjeldende plan – og strategidokument opp til revisjon og oppdatering. På den måten kan det holdes levende og aktuelt.

Arbeidsgruppen har ingen ytterligere forslag til justeringer av framlagt utkast.

FR-sak 05/2014: ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd” – endelig behandling VEDTAK:

a. Framlagt forslag til ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd” godkjennes.

b. Dokumentet ”Plan og strategi for Sola kirkelige fellesråd” legges fram for hvert nyvalgt kirkelig fellesråd, og revideres minst én gang i hver fellesrådsperiode.

Kirkevergen legger med dette saken fram for fellesrådet for drøfting og fastsettelse av kommende prosess for at plan – og strategi dokumentet kan bli oppdatert og videreutviklet i inneværen- de fellesrådsperiode.

Forslag til VEDTAK:

Sola kirkelige fellesråd igangsetter revisjonsarbeidet med «Plan og strategi for Sola kirkelige fel- lesråd» på følgende måte:

………..

37/2016: Eventuelt

Saker til behandling i fellesrådets neste møte 31.08.2016 i Ræge kirke (foreløpig oversikt):

A. Presentasjon av Ræge menighet og Ræge kirke B. Økonomirapport januar – juli Sola kirkelige fellesråd C. Kostnadsansvar og -rammer for lydanlegg i kirkene i Sola

D. Status på oppdatering av HMS – målsettinger og -dokumentasjon E. Rapport fra stabstur 5.-10.juni 2016

Vel møtt!

15.06.2016

Karim Saffaran (sign.) Trygve Torgersen (sign.)

Leder Sola kirkelige fellesråd Kirkeverge

(20)

Møtebok

Blad 1

Kommune

Sola kommune

Styre, råd, utvalg mv.

Sola kirkelige fellesråd

Møtested

Sørnes kirke 30.mars 2016

Sign: |

Møtedato 30.mars 2016

Fra kl.

1910

Til kl.

2120 Til stede på møtet:

Medlemmer

Ræge MR Karim Saffaran (leder) Tananger MR Olav Kylland

Sola MR Harald Velde

Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Torleif Oftedal

Sørnes MR Petter Rønnevik

Sola kommune Ole Andreas Gundersen (H) Stavanger biskop Knut Svindland

Vara-

medlemmer

Andre Kirkeverge Trygve Torgersen Assisterende kirkeverge Kai Rune Byberg Behandlede saker

Sak 20/16 – 27/16 Underskrifter

Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

Utskrifter Signatur:

(21)

Møtebok

Blad 2

Kommune

Sola kommune

Møtested

Sign: |

SAKLISTE:

20/2016: Presentasjon av Sørnes menighet og Sørnes kirke VEDTAK:

Fellesrådet takker for og tar informasjonen om Sørnes menighet og kirke til orientering.

21/2016: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 30.03.2016 VEDTAK:

Innkalling og sakliste til møte 30.03.2016 godkjennes med følgende saker til Eventuelt:

a. Forslag om endring av møteplan for 2016.

b. Orientering fra fellesrådets leder Karim Saffaran om flytting til nabokommune.

22/2016: Godkjenning av møtebok fra møte 27.01.2016 VEDTAK:

Møtebok fra fellesrådets møte 27.01.16 godkjennes.

23/2016: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv

12/15 Lønns- og personalstatistikk pr. 01.12.2015 01/16 Representanter til KLPs generalforsamling 2016 b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon

c. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg

1. Reklamasjonssak fasade Ræge kirke – møte 14/3-16 med repr for Ræge

menighet. Fasadevask i beg av april 2016. Hesje utfører reklamasjonsarbeid (slemming). FR dekker ekstrakostnader til dekkende slemming for å utjevne fargeforskjeller.

d. Stabstur 5.-10.juni 2016 i Castelldefells, Barcelona. 26 ansatte blir med. Ekstern bidragsyter / foredragsholder engasjeres.

e. Pågående oppgradering av www.sola.kirken.no

f. Møte 090316 med NAV ifm vurdering om inngåelse av IA-avtale for Sola kirkelige fellesråd

g. Kontakt med Statens vegvesen vedr manglende skilting til Sola kirke – E-post

(22)

Møtebok

Blad 3

Kommune

Sola kommune

Møtested

Sign: |

29.12.16, 0 8.01.16; 23.02.16 og 16.03.16.

h. Fullmakt til representasjon i valgmøte KLP bedrift 03.03.16

i. Skriv fra Stavanger bispedømmeråd 030216 vedr Biskopens oppnevning av geistlig representant i kirkelig fellesråd 2015-2019

j. Etablering av Ressurs – og beredskapsgruppe vedr kirkeasyl oppnevnt 29.01.16 k. Kontroll av og nedlegging av løse og farlige gravminner på kirkegårdene våren 2016 i samarbeid med park & gravlund, Sola kommune

l. Skilting på graver som mangler fester/kontaktperson. Kunngjort i Sola menighetsblad nr. 2 mars/april 2016.

VEDTAK:

Fellesrådet tar framlagt informasjon til orientering.

24/2016: Behandling og godkjenning av Årsrapport 2015 for Sola kirkelige fellesråd VEDTAK:

Framlagt forslag til Årsrapport 2015 for Sola kirkelige fellesråd godkjennes.

25/2016: Behandling og godkjenning av foreløpig årsregnskap 2015 for Sola kirkelige fellesråd

VEDTAK:

a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning.

b. Mindreforbruk 2015 kr 1 104 294 disponeres på følgende måte:

• Service / renhold orgel Sola kirke kr . 300 000

• Oppgradering ringeanlegg Sørnes kirke (Olsen Nauen) kr. 80 000

• Fasadevask inkludert ekstraarbeid– utsatt fra 2015 kr. 100 000

• Døpefont Ræge – betalt 2016 kr. 80 000

• Kurs og opplæringstiltak kr. 50 000

• Styrking av vedlikehold av bygg og anlegg kr. 250 000

• Resten tillegges disposisjonsfond kr. 244 294 Totalt kr. 1 104 294

c. Fellesrådet kommer tilbake i neste møte med endelig disposisjon av midler til service, vedlikehold og reparasjon av orgelet i Sola kirke.

(23)

Møtebok

Blad 4

Kommune

Sola kommune

Møtested

Sign: |

26/2016: Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2016 VEDTAK:

Sola kirkelige fellesråd delegerer til økonomiutvalget å godkjenne innen 15.05.2016 samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten til trosopplæring i menighetene i Sola. Saken legges fram til orientering på fellesrådets neste ordinære møte.

27/2016: Eventuelt

a. Forslag om endring av møteplan for 2016 VEDTAK:

Fellesrådet flytter planlagt møte 15.06.2016 til onsdag 22.06.2016.

b. Orientering fra fellesrådets leder Karim Saffaran om flytting til nabokommune og avklaring av formalitetene knyttet til valgbarhet I Ræge sokn og verv I Ræge MR og Sola kirkelige fellesråd.

VEDTAK:

Fellesrådet tar saken til orientering.

Neste ordinære møte I Sola kirkelige fellesråd:

Onsdag 22.juni 2016 på Sola menighetssenter ihht. FR-sak 05/2016 og justert møteplan jfr.

FR-sak 27/16 pkt. a.

(24)

Nye kommuner – nye fellesråd

v/Stina Hansteen Solhøy, spesialrådgiver KA

(25)

2

(26)

 11 kommuner fattet vedtak om sammenslåing til 5 nye

 120 kommuner har inngått intensjonsavtaler (mars 2016)

 Folkeavstemminger og innbyggerundersøkelser våren 2016

 Vedtak i kommunestyrene innen 1. juli

 Vedtak i Stortinget vår 2017

 Iverksetting for de fem nye kommunene 1.1.2017 og 1.1.2018.

 Iverksetting for resterende mulig fra 1. januar 2019 og 1.1. 2020

Kommunereformen - status

3

(27)

Status lokalt



Rennesøy



Finnøy



Kvitsøy



Randaberg



Sandnes



Stavanger



Sola



Startet forhandlinger om Utstein kommune 29.2.2016



«Naboprat» (= forhandlinger om intensjonsavtale) i jan/febr.

4

(28)

 Hå, Klepp og Time: Jæren kommune (folkeavstemning 25.april)

 Eigersund, Lund og Sokndal

 Tysvær og Bokn

Intensjonsavtaler i Rogaland for øvrig

5

(29)

 Fortsatt ett fellesråd i hver kommune jfr. kirkelovens § 5

 Betyr at kirkelig struktur må følge kommunal inndeling fra samme tidspunkt

 Soknene og prostiene er det opp til kirken selv å avgjøre v/bispedømmerådene. Må ikke endres, men kan bli berørt.

Kirkeloven endres ikke

6

(30)

 Hvordan forberede en sammenslåing best mulig?

 Hvordan ivareta de ansattes rettigheter?

To tema

7

(31)

Hvordan forberede en sammenslåing best mulig?

 Ha fokus på:

 Organisering og oppgaveløsning

 Økonomiske forhold

 Arbeidsgiverpolitikk og

arbeidsrettslige problemstillinger

 Organisasjonskultur

 Samarbeidsrelasjoner

8

(32)



Demokratiske organer (mr/fr)



Ledernivåer (en kirkeverge, ass. kirkeverge(r), fagsjefer?)



Teamorganisering av faggrupper/tjenesteområder?



Delegasjonsreglement og saksbehandlingsrutiner



Lokalisering, inndeling i enheter?



Daglig ledelse i menighet?



Gravferdsforvaltning



Arkiv og IKT-løsninger

Organisering og oppgaveløsning

9

(33)

Økonomiske forhold

 Eiendom, bygninger

 Andre verdier/fond

 Kapital/gjeld

 Praktisk økonomiforvaltning

 Avgiftspolitikk (f.eks. festeavgifter, stell av grav m.m)

 Tilskudd til trosopplæring, diakoni, kirkemusikk

 Tjenesteytingsavtaler med kommunen(e)

(34)

Arbeidsgiverpolitikk

 Hvilke holdninger og verdier skal gjelde i den nye virksomheten?

 Lokale reglementer

 Lønnspolitikk

 Arbeidsmiljø

 Kompetanse

 Fagmiljøer

 Medbestemmelse, både i prosjektet og i det enkelte fellesråd fram til

sammenslåing

(35)

 Sosiale fellesskap, opplevelse av ny enhet

 Teamarbeid/individualisme

Kultur

12

(36)

 Kommunen

 Menighetsråd-fellesråd

 Prosten/prestetjenesten

 Bispedømmerådet – tilskudd

 Andre relasjoner

Samarbeidsrelasjoner

13

(37)

Hvordan starter vi?

 Demokratisk styring

 snarest etter vedtak om kommunesammenslåing etablere «Kirkelig fellesnemnd»

 utarbeide en prosjektskisse

 Vedta sammensetning og mandat/fullmakt fra ‘gamle’ fellesråd til fellesnemnda

 engasjere prosjektleder

 Estimere utgifter til å gjennomføre sammenslåing, bl.a.

 samle fellesrådene/menighetsrådene

 samle de ansatte, faglig og sosialt

 ressurser til prosjektledelse og utredning

 informasjonsarbeid, innad og utad

(38)

(39)

4.4.9 Informasjon til berørte interesser

Det er viktig at kommunene gir god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av

kommunesammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av

kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av

kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til

dekning av kommunenes engangskostnader i reformen.

(40)

 Tydelig prosjektorganisering som definerer

deltakelsesrettigheter og beslutningsmyndighet

 Ivareta krav til medbestemmelse etter Hovedavtalens bestemmelser

 Informere de ansatte på faste møter jevnlig og ha

informasjonsflyt «begge veier» . Informer så mye som mulig og så ofte som mulig. Faste informasjonskanaler

 Ryddighet i spørsmålet om lederstruktur og eventuell overtallighet

Hvordan ivareta de ansattes rettigheter?

17

(41)

Prosjektorganisering



Tre formål

1. Effektiv og ryddig prosess

2. Legitime beslutninger

3. Ivareta ansattes

rettigheter knyttet til medbestemmelse

18

(42)

Eksempler:

 Budsjett/regnskap for nytt fellesråd

 Organisering/ledelse.

 IKT/telefon mm

 Nye tjenesteytingsavtaler

 Gravferdsforvaltning

 Arkiv

KAs veileder inneholder forslag/momenter til områder som

fellesnemnda bør ha beslutningsmyndighet på. Sikrer at det nye fellesrådet er klart den dagen sammenslåingen trer i kraft.

kirkelig fellesnemnd – beslutningsmyndighet

19

(43)

 Endring skaper usikkerhet, ikke minst når det gjelder egen stilling.

 Utgangspunkt: Sammenslåing av fellesråd er en

virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kap.16

 Arbeidsmiljøloven § 16-4:

«Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver».

 Det nye fellesrådet kan imidlertid nedbemanne for eksempel fordi

sammenslåingen («virksomhetsoverdragelsen») medfører overtallighet.

Da er det en nedbemanningssak med krav om saklighet jf aml 15-7.

Arbeidsrettslige problemstillinger

20

(44)

 I kommunene berører dette særlig rådmannsnivået samt kommunalsjefer

 For kirken berører dette først og fremst kirkevergene, eventuelt ass.kirkeverger og fagsjefer

Hvem berøres særskilt av dette?

21

(45)

 Fastsette kvalifikasjoner for kirkevergestillingen i det nye fellesrådet

 Vurdere om en eller flere av de som i dag har kirkevergestillingen er kvalifisert (ny stilling eller “vesentlig grad av videreføring av oppgaver”)?

 Vurdere om en eller flere kirkeverger kan tilbys “annet passende arbeid”

 Om ingen er kvalifisert av de som i dag har stilling som kirkeverge eller om de som er kvalifisert ikke ønsker å fortsette: stillingen kan lyses ut eksternt.

Hvem skal bli kirkeverge i det nye fellesrådet?

22

(46)

 skal kirkelivet gå sin gang, alle må løse sine vanlige oppgaver..

 skal «de andre» helst bare merke positive endringer..

 Er utfordrende

 Men kan også skape ny giv og nytt engasjement

Mens prosjekt sammenslåing holder på

(47)

 Vente og se…?

 Begynne «naboprat»/arrangere møteplasser mellom kirkelige fellesråd

 Ha møter med kommunal ledelse administrativt og politisk, informere kommunestyrene om kirkelige konsekvenser

 Formål: mental beredskap/bevisstgjøring, gi kommunale representanter innsikt om kirkelige konsekvenser

 Møter lokalt i det enkelte fellesråd, eventuelt hvor politisk og administrativ ledelse i kommunen inviteres

Hva kan dere gjøre lokalt nå?

24

(48)

 Lage en plan for første fase; hva må skje hvis/når kommunene har bestemt seg?



Sende ut melding til berørte om etablering av kirkelig fellesnemnd og partssammensatt utvalg – og sammensetning



Utpeke en midlertidig leder som kan fungere inntil fellesnemnda har valgt leder



Foreslå likelydende vedtak i respektive fellesråd om fullmakt til fellesnemnda



Si noe om hva som bør være de første sakene fellesnemnda skal vedta (eks. prosjektleder, søknad til kommunene om

bevilgning/økonomisk støtte)



Kirkevergene kan, etter felles mal, lage en grovinndelt skisse over virksomhetens «aktiva» (antall ansatte/årsverk, kirkehus/bygninger, verdier/eiendom for øvrig, kapital/gjeld, antall gravplasser,

tjenesteytingsavtaler, org.struktur, kontorer, reglementer)

Hvis dere vil være offensive:

Forberede «fase 1»

25

(49)

 Hva har vi gjort til nå?



Myndighetskontakt/interessevirksomhet for å fremme kirkens interesser og behov særlig opp mot Kulturdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet



Har utarbeidet egen veileder for kirkelige fellesråd – se www.ka.no



Planlegger 2 dagers samling for fellesråd som skal slå seg sammen høst 2016



Løpende rådgivning om spørsmål knyttet til sammenslåing



Informasjonsvirksomhet gjennom kurs og konferanser

 Hvilke forventinger har dere til KA? Hva ønsker dere KA skal bidra med?

Hva kan KA bidra med?

26

(50)

DEN NORSKE KIRKE

Stavanger bispedømmeråd

Stavanger bispedømmeråd E-post: [email protected] Telefon: 51846270 Saksbehandler Lagårdsveien 44 Web: www.kirken.no/stavanger Telefaks: 51846271 Kjersti W. Årdal 4010 STAVANGER Org. nr.: 974 763 222 Bankkontonr: 7694 05 00709

Sola kirkelige fellesråd Postboks 82

4097 SOLA

Tildeling av midler til trosopplæring 2016

Stavanger bispedømmeråd tildeler Sola kirkelig fellesråd midler til gjennomføring av trosopplæring for aldersgruppen 0-18 år i alle menigheter innenfor fellesrådsområdet for 2016 med Kr 1 642 000,- Tilskuddet er indeksregulert med 2 % i forhold til 2015.

Helårsvirkning for 2016 vil bli justert i 2017, såfremt det blir gitt økninger til trosopplæringsreformen i statsbudsjettet.

For 1. halvår 2016 tildeles kr 822 000. Det utbetalte beløpet er et akontobeløp og er avrundet til nærmeste 1.000. Det resterende beløpet utbetales innen utgangen av september. En eventuell avregning av ubenyttede midler fra 2015 vil bli foretatt på utbetalingen for andre halvår.

Tilskuddet for første halvår blir overført til konto nr. 3206 21 94889 innen 15.04.16.

Midlene fellesrådet nå får tildelt til trosopplæring er basert på tildelingene som ble avtalt for hver menighet/samarbeidende menigheter i gjennomføringsfasen.

Fellesrådets forvaltning av midlene

Det vises til godkjenningsbrev fra biskop, godkjente lokale planer for trosopplæring i menighetene innenfor fellesrådsområdet, opprettede stillinger, tidligere avtaler og vedtak fra gjennomføringsfasen og Forskrift om økonomiforvaltning for menighetsråd og fellesråd av 25.09.2003. Tildelingen gis til fellesrådet med henvisning til § 14 i kirkeloven.

Dato: 08.04.2016 Vår ref: 16/1465 - 4 KVA (16/12485) Deres ref: