Hva mener SLF om kontroll

(1)

Hva mener SLF om kontroll

Kommunesamling i Vestfold, 28. november 2013

Lars P. Mauseth

Seksjon ekstern kontroll, SLF

(2)

Kommunal landbruksforvaltning innebærer kommunenes arbeid med å gjennomføre landbruks- og matpolitikken på lokalt nivå, gjennom:

• Saksbehandling og veiledning etter jordlov, konsesjonslov, skogbrukslov, odelslov, forpaktingslov og andre landbruksrelaterte lover.

• Forvaltning og kontroll av de økonomiske virkemidlene i landbruket, herunder produksjonstilskudd, miljøvirkemidler, skogfond, nærings- og miljøtiltakstilskudd i skogbruket, velferds- og erstatningsordninger mv.

• Arbeid knyttet til landbruk og jordvern i saker etter plan- og bygningsloven.

• Saksbehandling og veiledning knyttet til landbruksrelatert miljø- og klimaarbeid.

• Førstelinje for næringsutvikling knyttet til investeringer i tradisjonelt landbruk og

bygdenæringer (for eksempel småskala matproduksjon, grønt reiseliv, bioenergi, Inn på tunet og annen landbruksbasert tjenesteproduksjon).

• Plan-, utviklings- og tilretteleggingsarbeid for landbruk og landbruksbasert næringsvirksomhet, herunder jord- og skogbruk og økologisk landbruk, samt bygdenæringer.

• Arbeidet knyttet til sikring av en tilfredsstillende tilgang på tjenester fra

dyrehelsepersonell, herunder klinisk veterinærvakt. Godtgjøring veterinærvakt.

• Administrasjon av landbruksforvaltning (personalansvar, rapportering, post/arkiv mv.)

Kommunal landbruksforvaltning

(3)

 Systemer og rutiner for å sikre en god og rettmessig forvaltning, måloppnåelse og økonomistyring

 Sikre at de som har

forvaltningsmyndighet utøver sine oppgaver på en forsvarlig måte

Hva er kontroll?

(4)

• Virkemidler for å styre folk til ønsket aktivitet

• Økonomiske virkemidler

– ”gulrot”

• Juridiske virkemidler

– ”pisk”

• Pedagogiske virkemidler

– ”Kunnskap”

Offentlige styringsmidler

(5)

• Reglement for økonomistyring i staten

– Statens landbruksforvaltning – Fylkesmannen

– Kommunene

• Forvaltningskontroller – foretakskontroller

• Risikobasert kontrollsystem

Kontrollsystemet

(6)

• Store beløp og rettigheter forvaltes

• Sikre tilliten til forvaltningen

• Bidra til allmenn aksept av offentlige tilskudd

• Anledning til systematisk utvikling og forbedring

• Gir grunnlag for å redusere risiko

Hvorfor kontroll?

(7)

• At regelverk og veiledninger er klare og bidrar til effektiv og korrekt forvaltning

• At vedtak fattes på korrekt grunnlag

• At vedtak fattes i henhold til gjeldende regelverk

• At vedtak fattes i rett tid

• At utbetalt tilskudd eller tildelt rettighet

benyttes i henhold til formålet og vilkåret for tilskuddet/rettigheten

Hva ønsker vi å oppnå?

(8)

• Være kritisk til opplysninger

• Rollekonflikter

• Rolleforståelse

• Habilitet

• Er det kontakt og nettverk i kommunene?

Utfordringer ved kontroll ?

(9)

Produksjonstilskudd

• areal feilaktig oppført som innmarksbeite (avdekket under RMP-kontroll)

• konstatering av driftsfellesskap mellom produsenter

• feil antall dyr

• feilopplysninger

• brudd på annet regelverk (observert forhold som er i konflikt med vedtak fattet av MT)

• uttynnede små skogsarealer, antakelig for lite foropptak ift kravet

• ikke samsvar mellom areal oppgitt i søknad og areal registrert i LIB

• mangelfull dokumentasjon på omsetning

• små husdyrrom i forhold til dyretallet

• arealtypen på gårdskart stemmer ikke med terrenget

• noe større utmarksarealer og mindre hogstflater enn ved B og C, men fortsatt tvilsomt ift intensjonene med ordningen (Utmarksbeite)

Resultater foretakskontroller

(10)

RMP

• skjøtsel av steingjerder, bare utført delvis

• brudd på vilkår i regionale miljøkrav

• varierende kvalitet på tiltak, tilfredsstiller ikke vilkår i regelverket

• søkt om for mange styvingstrær

• ikke sendt inn kopi av kart

• hus omsøkt som freda var ikke freda jfr kulturminneloven

• omsøkt tursti over utmark (gjelder bare over innmark)

• omsøkt som verdifullt innmarksbeite, fylte ikke kravene

• bare deler av steingard fylte kravene til tilskudd

• innvilget tilskudd til vinterfora sau som beiter i kystlynghei

• feil opplysninger om løpemeter sti

Resultat foretakskontroller

(11)

PT

• Mangler ved obligatorisk 5 % kontroll - ikke gjennomført, ikke plukket ut foretak, ikke risikobasert utplukk, ikke dokumentasjon på system for risikobasert utplukk, ”utført” uten stedlig kontroll/per telefon, kontrollskjema mangler underskrift av foretaket

• Søknad mangler opplysninger om miljøplan, får likevel godkjent miljøplan trinn 1 (ikke krysset av for miljøplan i søknaden)

• Kommune godkjent søknad undertegnet 2 dager før telledato

• Søknad underskrevet av feil person (uten fullmakt) godkjent

• Søker ikke informert om endringer kommunen gjør i søknad

• Søknad manglet kart over økologisk areal (skal være vedlagt)

• Søknad avvist, kommunen ikke fattet eget vedtak

• Kommunen ikke vurdert avkorting etter feilopplysninger om areal fra søker

• Kommunen ikke vurdert krav om tilbakebetaling av omleggingstilskudd, foretaket fyller ikke krav om 3/5 år økologisk drift etter omlegging.

• Kommunen mangler skriftlig dispensasjon ved utsatt søknadsfrist på en/få dager

• Søknad om dispensasjon er ikke videresendt til FM

• Søknad registrert som ikke offentlig

• Elektroniske søknader ikke journalført

• Mangelfull endringslogg i Wespa

Resultat forvaltningskontroller

(12)

RMP

• Søknad manglet underskrift fra søker, søknad underskrevet av person uten fullmakt fra foretaket

• Kontrollskjema mangler underskrift av foretaket

• Kontrolldato ikke notert i felt på RMP-skjema

• Mangelfulle rutiner i kommunen for kontroll av vilkår og krav

• Søker ikke informert om endringer kommunen gjør i søknad

• Avslått søknad ikke sendt vedtak til søker

• Stikkprøver ikke gjennomført

• Søknad avvist, kommunen ikke fattet eget vedtak

• Ordningen (tursti) fungerer ikke optimalt.

Resultat forvaltningskontroller

(13)

SMIL

• Utbetalt tilskudd for tiltak uten godkjent sluttregnskap

• Regnskap ikke vedlagt ved anmodning om sluttutbetaling

• Mangler ved søknad - underskrift fra søker, vedtaksbrev uten krav til gjennomføring av tiltak, kostnadsoverslag

• Mangler ved miljøplan trinn 2 - manglet helt, godkjenner søknader uten MP2, MP2 ikke vedlagt

• SMIL ordningen ikke gjort kjent

• Brudd på vilkår, likevel godkjent og utbetalt

• Mangelfulle rutiner i kommunen for kontroll av vilkår og krav

• Mål/hensikt med tiltaket ikke beskrevet i søknad

• Midler bevilget til annet tiltak enn det er søkt om

Resultat forvaltningskontroller

(14)

NMSK

• Manglende vedlikeholdskontroll landbruksveger

• Mangler ved kontrollen, kontroll av tiltak etter utbetaling, manglende kontroll av felt, for mye utbetalt tilskudd, manglende kontroll av faktura mot utført arbeid

• Søknad NMSK/skogkultur manglet underskrift av søker

• Søknader skogkultur ikke journalførte

• Godkjent utbetaling av foreldet tiltak (planteregning)

Avløsning ved sykdom

• Mangler ved søknad om avløsning ved sykdom - næringsinntekt ikke kontrollert, ikke krav om dokumentasjon på næringsinntekt, mangler dokumentasjon på sykemelding

• Feil utregning førte til for mye utbetalt tilskudd (sykdomsavløsning)

• Søknad om sykdomsavløsning ikke merket untatt off

• Søknad om sykdomsavløsning mangler underskrift av søker

• Feil grunnlag beregning maksimal dagsats

• Avløser > 70 år. Manglet dokumentasjon

Resultat forvaltningskontroller

(15)

Generelle avvik knyttet til forvaltningen av ordninger/behandling av søknader

• Tilskudd utbetalt på feil grunnlag

• Mangler ved søknader og oppfølging av søknader – vedtak, vedlegg, dokumentasjon, søknad om sluttutbetaling, dokumentasjon på retting av søknader, ikke vurdert iht naturmangfoldloven

• Søknad avvist uten skriftlig vedtak

• Utløpt søknadsfrist, søknad likevel behandlet/dato for innkomne søknader ikke tilfredsstillende

• Endringer underveis i saksbehandlingen lite/dårlig dokumentert

• Delegasjonsreglementet – vedtak underskrives av den som har formell delegert myndighet, mangler ved delegasjonsreglementene

• Brudd på reglene om habilitet

• Manglende stikkprøvekontroll av bilag

• Mangelfull/dårlig dokumentasjon ved klage/feilretting

• Mangelfull journalføring/manglende elektronisk arkivering av vedlegg m.m.

• Feil i gårdskart – feil markslag og eiendomsgrenser

• Godkjent landbrukseiendommer som ikke tilfredsstiller kravene

Resultat forvaltningskontroller

(16)

• Ha gode saksbehandlingsrutiner

• Innhent nødvendig dokumentasjon og informasjon – ta bilder!

• Undersøk usikre forhold før vedtak

• Skap et ”nettverk” der kunnskap og råd kan innhentes!

Noen råd….

(17)

Risikobasert kontroll

(18)

• Ikke ressurser til å kontrollere alt

• Må gjøre bevisste prioriteringer

• Differensiere søkermasse

• Saksbehandler må kjenne igjen en risikosak

• Hva er alternativet ?

Hvorfor ”risikovurderinger”

(19)

Fare for at en uønsket hendelse skal skje!

• Hvor er risiko for feil størst?

• Hvor vil en feil være av størst betydning?

Sannsynlighet X Konsekvens = Risiko

Hva er risiko?

(20)

(21)

(22)

• Rundskskriv – 13/1-2 pkt 5

– Opplysninger som ikke kontrolleres maskinelt – Mange forskjellige produksjoner

– Søkt om nye ordninger

– Flere foretak med samme produksjon på samme eiendom

– Store tilskudd = store konsekvenser

• Egne erfaringer

• Gode – usikre – dårlige søkere

• Erfaringer fra fylkesmannens kontroller

Hvilke risikoer ser vi ?

(23)

• Grunnvilkårene

• Areal

• Dyr

• Kjøttferaser

• Dyr på beite

• Økologisk landbruk

• Miljøplan

• Mengder frukt og grønt

Mulige risikoer PT

(24)

• Risikobaserte kontroller gjøres x ganger i året

• Risikovurderingene skal dokumenteres

• Lag en enkel ”kontrollplan” med

begrunnelse for hvorfor foretakene er valgt.

Dokumenter risikovurderinger

(25)

1. Når gjør vi risikovurderinger, bevisste - ubevisste?

2. Hvordan håndteres søknadene der saksbehandler er innhabil ? 3. Hvilke hjelpemidler/informasjonskilder har vi for å velge ut

risikosaker til kontroll?

4. Mulige risikoer ved

– RMP

– NMSK - skogkulturtiltak – Foryngelse av skog – PT

– Avløsning ved sykdom mv

Oppgaver

(26)

Gjennomføring av stedlig

kontroll

(27)

• Krav PT 5 %

• Krav RMP

• Klimaskadesaker

• Foryngelse

• Andre

– Hvem har høyest risiko for feil ?

Når skal/bør vi ut?

(28)

• God planlegg er viktig!

• Vær oppdatert på det dere skal ut å se på, og ha eventuelt med ekstra bistand

• Forbered spørsmål – eventuelle oppfølgingsspørsmål

• Hva gjøres f.eks i forhold til miljøplanen

• Hvordan få til telling av dyr på en god måte

• Er det arealer som vi er usikre på

• Ta med fotoapparat

• Hva kan møte oss – og hvordan takle det ?

• Sinte/sure søker

• Løshunder

• Utilgjengelighet

• Avvik i søknaden

• Sikring av dokumentasjon

• Presentasjon av konsekvensene ved kontrollen

• Sett av nok tid til kontrollen!

Forberedelse

(29)