MISSÃO DA FUNÇÃO
Assegurar o serviço de recepção da unidade hoteleira, atendendo, acolhendo e apoiando os clientes, antes, durante e no final da sua estadia, prestando informações sobre as facilidades existentes na unidade e esclarecendo sobre os respectivos modos de acesso e funcionamento.
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Identificação e Descrição das Tarefas:
Identificação das Tarefas:
16. Efectuar e manter actualizados os registos; 17. Fazer e receber chamadas telefónicas; 18. Verificar e controlar as reservas; 19. Verificar e conferir a reserva;
20. Prestar informações e esclarecimentos aos clientes; 21. Fazer check out
22. Efectuar fechamento de caixa;
23. Acolher os pedidos de despertar; 24. Atender as necessidades dos hóspedes.
25. Promover/controlar a higiene do espaço em geral; 26. Controlar o material para uso administrativo; 27. Guardar objectos de clientes;
28. Requisitar pedido de manutenção 29. Solicitar o sector de Informática
30. Substituir o colaborador (recepcionistas);
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Descrição de tarefas:
10. Efectuar e manter actualizado os registos. 10.1. Seguintes etapas:
1.1.1.Verificar no sistema os registos serão efectuadas no dia
1.1.2. Actualizando designadamente os registos de ocupação e facturação que permitam dados para o controlo dos serviços;
11. Fazer e receber chamadas telefónicas; 11.1. Proceder as seguintes etapas.
11.1.1. Atender a chamada se identificando, e identificando a empresa; 11.1.2. Falando claro e pausadamente;
11.1.3. Contendo sempre lápis e papel a mão;
11.1.4. Dando as informações e se for o caso transferindo a ligação;
12. Verificar e controlar as reservas;
12.1. A partir das previsões de chegada dos clientes com reservas; 12.1.1. Preparar os dados e elementos necessários;
12.1.1.1. Verificar o processo de reserva, e prepara os documentos necessários para o check-in;
13. Verificar e conferir a reserva. 13.1. Com a chegada do cliente:
13.2. Receber afavelmente o cliente, solicitando os documentos; 13.2.1. Olha no sistema de reservas verifica e conferi;
13.2.2. Fazer o check-in, e entregar o cartão de acesso ao apartamento;
14. Prestar informações e esclarecimentos aos clientes;
14.1. Prestar informações sobre os respectivos modos de acesso e funcionamento do hotel (horários de serviços alimentares, cofres, internet, computadores públicos, etc) faculta o acesso a wireless;
15. Efectuar o check-out a partir da comunicação de saída dos clientes;
15.1. Confirmar a ficha histórica do cliente, conferindo/confirmando os dados ou registos efectuados ao longo da estadia do cliente, sobre seus consumos e despesas com prestações de serviços;
15.1.1. Pede informações para confirmar os serviços e consumos, junto aos outros sectores sobre eventuais despesas ou consumos de última hora não
comunicados;
15.1.2. Confirmado os gastos imprime o extracto da conta para verificação do cliente;
15.1.3. Emitir a factura das despesas e realiza a cobrança com pagamento directo, sob diversas formas ex.: numerário, cartões de crédito ou débito; no caso de ser vouchers, realiza a cobrança com pagamento indirecto (facturas a credito para a contabilidade);
16. Efectuar o fechamento de caixa.
16.1. Realizar a contabilidade do dia (final do turno) com fechamento do caixa, conferi junto ao chefe do sector;
16.2. Depois de conferido entrega na tesouraria;
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an
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Descrição de tarefas:
17. Acolher pedido de despertar;
17.1. Fazer registo e assegurar o horário solicitado pelo cliente para despertar; 17.1.1. No horário solicitado pelo cliente (hospede) ligar para o apartamento
fazendo o despertar;
18. Atender as necessidades e reclamações dos hóspedes;
18.1. Quando o cliente solicitar algum serviço de limpeza depois do horário, ou serviço de manutenção;
18.1.1. Acolher o pedido solicitado e encaminhar para quem de direito, governanta de andares ou manutenção;
18.1.2. Verificar com o cliente se já foi atendido a solicitação, e se tem mais alguma solicitação a fazer, agradecendo pela compreensão do mesmo;
19. Promover /Controlar a higiene do espaço em geral.
19.1. Solicitar a empregada de limpeza que efectue a limpeza e os elementos de decoração (troca dos arranjos) do sector, quando necessário;
19.2. Limpa e organiza os documentos do sector;
11. Controlar material para uso administrativo.
11.1. Verifica os materiais em falta e comunica ao chefe do sector para solicitar os mesmos;
16. Guardar objectos dos clientes;
16.1 . Quando ocorre de algum hóspede solicitar que guarde algum objecto por alguns minutos;
13 . Requisitar pedido de manutenção;
13.1.Quando ocorre algum problema de manutenção (avarias), no sector (ex: parte eléctrica, ou outros;
13.1.1.Solicita para encarregada da limpeza, esta comunica na manutenção:
14. Solicitar o sector de informática,
14.1. Quando o sistema apresentar alguma falha, por ex: quando não responde, ou a perda de sinal da internet
15. Substituir o colaborador (recepcionista);
15.1. Quando na ausência de um colega de função estiver de baixa ou impedido de ir trabalhar ;
30.1.1. Efectuar o turno do colega de função;
Reg u la re s Ocasio n ais Su b stituiç ão
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MANUAL DE DESCRIÇÃO DE
CARGOS
Versão: 1
Página: 3/41
Perfil Psicoprofissional:Habilitações escolares Graduado em economia e /ou Administração Licenciatura em Economia (obrigatório) (preferencial).
Formação específica para a função
Economia e administração financeira
Experiencia Profissional Gestão de pessoas, processos administrativos, estratégias
empresariais, operações financeiras e direito fiscal.
Conhecimentos Linguísticos Português, inglês, espanhol (obrigatório).
Conhecimentos Informáticos Utilizador MS Office, Access e Outlook
Outros Conhecimentos
Gestão de pessoas, processos administrativos, estratégias empresariais, operações financeiras e direito fiscal.
Especificas
Exercer a gerência dos serviços administrativos, operações financeiras; gerência dos recursos humanos, materiais e serviços; dirigir a contabilidade e fluxo financeiro; Planejar e controlar os recursos e as actividades da organização, minimizar o impacto financeiro.
Pessoais
Liderança, trabalhar em equipa, flexibilidade, comunicação, disciplina, objectividade, observação, responsabilidade, espírito empreendedor.
Transversais
Relacionamento interpessoal; disponibilidade a nível de horário, flexibilidade, responsabilidade, iniciativa, motivação, comprometimento com a empresa.
LOCAÇÃO: DIRETORIA Carga horária: 40 horas
semanais
Jornada: 8 horas diárias
DESIGNAÇÃO DA FUNÇÃO: DIRECTOR FINANCEIRO