Estes relatórios são enviados pelas instituições culturais parceiras da FDE com certa regularidade, geralmente, todos os meses. Nestes são apresentadas informações operacionais sobre a organização e o desenvolvimento das visitas, tais como, horário de chegada das turmas, número de visitantes, número de professores responsáveis, horário de chegada do lanche. Além disso, são fornecidas informações sobre o prosseguimento das atividades na instituição. Algumas instituições também realizam diagnóstico da visita, baseadas em questionários oferecidos aos professores ao final da visitação. De maneira geral, as instituições avaliam as visitas pautando-se nas recomendações transmitidas pela FDE. As perguntas objetivam a fiscalização com relação às visitas escolares, tais como, atrasos na chegada da escola, falta ou cancelamento da visita, entre outros.
Como foi possível verificar em alguns dos relatórios de atividade enviados pelas instituições culturais parceiras do projeto Lugares de Aprender, tem ocorrido, além de visitas sem o devido preparo dos alunos pelos professores, dificuldades na comunicação entre a instituição e as escolas e entre estas e a FDE.
Verificamos certa desinformação dos professores sobre o projeto e o museu que vão visitar. O material de apoio educativo ‘Subsídios para o desenvolvimento de Projetos Didáticos’ parece não ser consultado pelos professores, talvez as
coordenações das escolas envolvidas no projeto devam ser acionadas no sentido de distribuir esse material entre os professores para que as turmas e também os professores possam alcançar um melhor resultado nas visitas. (Relatório de atividade trimestral (abril/maio/junho) do Museu da Imagem e do Som –MIS enviado à FDE, 2009).
Atendemos um total de 20 escolas, ocorreu apenas um atraso, uma única escola viu o material enviado pela FDE, demais não tinham o conhecimento, três nos telefonaram para saber qual exposição irão ver e uma nos visitou antes de trazer a escola. (Relatório de atividade enviado pelo Instituto Moreira Sales à FDE, Junho de 2009).
Reforçar perante os coordenadores pedagógicos e professores das escolas a importância de se trabalhar previamente em sala de aula, o material fornecido pela FDE, como também consulta ao site do Museu do Futebol. (Relatório de atividade enviado pelo Museu do Futebol à FDE, junho de 2009).
Os relatórios de atividade enviados pelas instituições culturais à FDE, em geral, apresentam a listagem de escolas que foram recebidas nas instituições, o número de alunos e professores presentes e ocorrências durante a visita, tais como: mau comportamento dos alunos, falta de preparo para as visitas, atraso na chegada das escolas. Em suma, as informações dos relatórios basicamente apresentam registros que serão utilizados pela FDE para melhor supervisionar e solucionar problemas operacionais.
Em relação às atividades desenvolvidas durante as visitas, em geral, os relatórios são superficiais, não apresentando dados satisfatórios para avaliar a metodologia de ensino aplicada nas visitações. Um caso excepcional são os relatórios enviados pelo setor educativo do Museu Lasar Segall que, além de descrever as etapas para o preparo das visitas, apresenta também as metodologias utilizadas durante as visitações:
A partir do recebimento da lista de escolas agendadas enviada pela FDE entramos em contato com cada uma das escolas para uma entrevista com o professor- coordenador, ou quando possível, com o próprio professor responsável pela turma, na qual foram conversado a respeito das características de cada turma, quais as expectativas dos professor em relação à visita, entre outros dados sobre os alunos, e neste momento foi combinado em comum acordo entre professor e o educador do museu o roteiro que seria desenvolvido durante a visita. (...) As visitas são estruturadas de modo a contemplar os três eixos de ensino e aprendizagem de arte: a apreciação, a contextualização e o fazer. Muito embora o principal objetivo das visitas monitoradas seja a fruição das obras expostas, conjuga-se a isso a realização de atividades de ateliê, para que a compreensão e a vivência do fenômeno artístico seja completa. (Relatório de atividade enviado pelo Museu Lasar Segall a FDE, abril de 2009 p. 4).
Além de explicitar o preparo e as metodologias utilizadas nas visitas, o setor educativo do Museu Lasar Segall, fornece a FDE uma amostragem das impressões dos professores sobre a visitação e o atendimento dos educadores do Museu. Estas informações são recolhidas por meio de um questionário respondido pelos docentes ao final da visita:
Uma professora sugeriu que houvesse uma visita dos educadores do museu nas DEs, para apresentar as propostas diretamente para outros professores. Outra comentou que os alunos demonstraram um interesse nas atividades do museu, que geralmente não têm em sala de aula. (Relatório de atividade enviado pelo Museu Lasar Segall à FDE, abril de 2009, p . 5).
Apesar das informações transmitidas por esta instituição à FDE serem exceção com relação aos demais relatórios analisados, temos poucas informações sobre o aproveitamento destes relatórios pela FDE. Ao visitarmos a FDE e mantermos contato com uma das técnicas da GEC, fomos informados que, na maioria das vezes, são muitos problemas operacionais que devem ser solucionados diariamente, geralmente advindos da ineficaz comunicação entre a escola e as DEs e entre as escolas e as instituições culturais visitadas, contribuindo, aparentemente, para a redução de tempo disponível para análise e problematização das visitas, no que refere às práticas pedagógicas desenvolvidas nos espaços culturais visitados.