Valg av analysemetode

Ekranının sol üst tarafında üç adet buton görülmektedir. Bunlardan ilki, tanımladığınız personel evrak formunu kaydetmenizi sağlar. Birinci buton tıklandığınızda, formunuza verdiğiniz ismi içeren küçük bir pencere karĢınızda belirir. Tanımladığınız formu bu isim ile kaydetmek için F2 tuĢuna basmanız yeterlidir.

Ġkinci buton, hücresel bölgede yapılan tanımlamaları silmenizi sağlar. Silme iĢlemi herhangi bir uyarı mesajı verilmeden direkt olarak yapılacağından kullanıcılarımızın bu tuĢu emin olduklarında kullanmalarını tavsiye ederiz. Tanımlamalarınızı yanlıĢlıkla sildiyseniz, formu kaydetmeden çıkarak (close (x) butonunu tıklayarak) yaptığınız tanımlamaların gerçekten silinmesini önleyebilirsiniz. Zira silme iĢleminden sonra kayıt yapılırsa, formla ilgili bilgilerinize tekrar elde edebilmeniz mümkün olmayacaktır.

Üçüncü ikon ise, statik ve dinamik alanların font tipini ve büyüklüğünü değiĢtirmenize imkân verir. Bu ikonu tıkladığınızda karĢınıza gelecek pencereden Windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz mümkündür.

ġimdi sizlere ekranının sol yarısında, yukarıda açıklamaya çalıĢtığımız butonların hemen altında yer alan

Özellikler Alt toplam seç Alt toplam değiştir

BaĢlıklarından oluĢan seçenekler ile neler yapılabileceğini detaylandıralım. Form hazırlama ekranına geçildiğinde aktif olan sayfa özelliklerdir. Bu bölümden evrak formunuz ile ilgili olarak hem Ģekilsel hem de içeriksel özellikler tanımlanacaktır. ġimdi yukarıdan aĢağıda doğru bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalıĢalım. Özellikler seçeneğini tıkladığınızda form tasarım ekranında aĢağıda tek tek açıkladığımız seçenekler yer alacaktır.

Koordinat göstergesi

Evrak formunuzda yer alacak statik ve dinamik alanların konumlarını ekranın sağ yarısında ve ilgili alanı mouse ile sürükleyerek belirleyebilirsiniz. Mouse ile istediğiniz konuma getirdiğiniz alanın koordinatları bu tabloya otomatik olarak yansıyacaktır. Seçili alanın formun kaçıncı kolonundan ve kaçıncı satırından baĢladığı, alanın geniĢliği ve varsa decimal uzunluğu bu tabloda yer alan bilgilerdir. Tablonun sol üst tarafında biraz önce sıraladığımız bu bilgilerin hangi alana ait olduğu, baĢka bir ifade ile statik veya dinamik (mesaj alanı da olabilir) alanın ismi yer alacaktır. Seçili alanların konumlarını mouse ile sürükleyerek belirleyebileceğiniz gibi, bunların konumlarını direkt olarak bu tabloya da girebilirsiniz. BaĢka bir ifade ile seçilen alanın form üzerinde kaçıncı kolondan ve kaçıncı satırdan baĢlayacağını, geniĢliğinin ve varsa decimal uzunluğunun ne olacağı bu tablodan direkt olarak girilebilir. Yapılan giriĢlerin ekranın sağ yarısındaki ilgili alana uygulanabilmesi için,

“uygula” butonunu tıklamanız gerekir.

Sayfa çizgileri

Form ekranın sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleĢmesi ile hücresel bir görünümdedir. Bu hücreler form üzerindeki alanlarının konumlarını belirlemede size yardımcı olmak amacıyla konulmuĢtur. Ekran üzerinde ki bu çizgileri kaldırmak için, ilgili çizgi tanımının sol tarafında yer alan kutucuğu bir kez klikleyerek,  iĢaretinin kaldırılması gerekir. Yatay ve dikey çizgileri tekrar form üzerinde görebilmek için ilgili kutucuğu bir kez daha tıklayarak  iĢaretini yeniden koymalısınız.

Döküm sayısı

Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir.

Örneğin hazırladığınız bu formdan iki kopya basılacak ise bu alana 2 rakamını girmelisiniz.

Genel veriler

Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak detayların bir takım içeriksel ve Ģekilsel özellikleri bu bölümden belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğa  iĢaretini koyarak seçebilirsiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak  iĢaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız. ġimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalıĢalım.

Bu alanlarla ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce sizlere bir hatırlatmada bulunmak istiyoruz. Bu bölümde yer alan bazı alanlar stok tanımlamalarına yönelik olduğundan açıklamalarına yer verilmemiĢtir. Dolayısıyla bu detayları göz önüne alarak yardım dosyalarımızı okumanızı istiyoruz.

Toplu evrak dökümünde mesaj: Ctrl+U tuĢları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriĢ ekranına ulaĢmak istiyorsanız, bu alanın baĢındaki kutucuğu iĢaretlemeniz yeterli olacaktır.

Alt toplamlar sabit yerde: Evrak alt toplamlarının form üzerinde sabit bir yerde mi (belirlenecek statik alanın içinde sabit olarak mı), yoksa dinamik alanlardan (hareket satırlarından) hemen sonra mı yer alacağı bu alanda belirtilecektir. Uygulamada kullanıcılarımızın genel tercihi alt toplamların sabit yerde olmasından yanadır. Bu kutucuk kliklenmezse, baĢka bir ifade ile alt toplamlar sabit yerde seçimi yapılmazsa, evrak alt toplamları hareket satırlarının hemen sonunda yer alır. Örneğin 10 hareket satırından oluĢan bir personel maaĢ formu bastırılırken alt toplamlar 11. satırdan itibaren yazdırılır. Bu durumda basılacak alt toplamların neler olacağı, “alt toplam seç” butonu tıklanarak belirlenecektir.

Word'e gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamıĢ olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz.

Dos modunda dökülsün: Ġlgili evrakı DOS modunda dökmek için ekranınızın bu parametresini iĢaretlemeniz yeterli olacaktır.

Tutarı İngilizce yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Ġngilizce olarak yazdırılacaktır.

Tutarı Türkçe yaz (orj. döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Türkçe olarak yazdırılacaktır.

“Yalnız” ibaresi yazılsın: Ġrsaliye, fatura sipariĢ fiĢi vb. evrakların yazı ile tutar alanlarının baĢına

“Yalnız” ibaresinin basılmasını istiyor iseniz, bu parametreyi mouse göstergenizle iĢaretlemelisiniz.

Aksi durumda, dökümünüzde “yalnız” ifadesi basılmayacaktır.

Döviz sembolü yazılsın, döviz ismi yazılsın: Bu alanlarda sizden istenen, yabancı yazı ile yazılan

“yazı ile toplam” alanlarının sonunda kur sembolünün mü yoksa kur isminin mi yazılacağını belirtmenizdir.

Kuruş kısmı yazılsın, kuruş ismi yazılsın: Bu alanlarda da yapmanız gereken evrak dökümlerinizde kuruĢ hanelerinin yer alıp almayacağını ve bu hanelerin Ġngilizce olarak basılıp basılmayacağını belirtmenizdir.

Tamlama eki yazılsın (“dır”): Bu alanda da sizden istenen yazı ile toplam alanlarının sonuna “dır”

tamlamasının eklenip eklenmeyeceğini belirtmenizdir. Lira, lira”dır” gibi.

Miktar, fiyat, tutarda desimal 0 ise yazma: Bu parametrenin baĢında yer alan kutucuğun iĢaretlenmesi durumunda irsaliye fatura, sipariĢ fiĢi vb. evraklar dökerken miktar, fiyat ve tutarlarda ki desimal haneleri 0 ise yani 10.213,00 gibi bir rakam ise desimal hanesi dökümde yer almayacak.

Aksi durumda yani bu parametre iĢaretlenmezse desimal hanesi 0 olsa bile dökülecektir.

Sayfa ayarları

Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarlarını bu bölümden yapacaksınız. Sayfa ayarlarının maksimum değerleri 240 ve 60'dır. Bunun anlamı, formunuz üzerinde 240. kolona kadar tanımlama yapabilir ve bunların yazıcı dökümünü alabilirsiniz demektir. Aynı Ģekilde bir forma 60 satır bilgi yazdırılabilir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kâğıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. GeniĢ bir yazıcı ve kâğıt kullanıyorsanız, programımızın maksimum değeri olan 240 kolona dek tanımlama yapabilirsiniz. Ancak dar bir yazıcıdan döküm alacaksanız, yazıcının basabileceği kolondan fazla bir tanımlama yapmanın anlamı yoktur.

Form tanımlamaya baĢlarken, kullanacağınız kâğıt ebatlarına göre kolon sayısını değiĢtirmeniz, kolon (sayfa) dıĢına taĢan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düĢünülmelidir. Örneğin ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 240 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kâğıt ebatlarınız ancak 80 kolonu alabiliyor. ĠĢte tanımlamalarınıza baĢlamadan önce kolon sayısını 80 olarak değiĢtirirseniz, sayfa dıĢına taĢan bir tanımlama yapmanız da engellenmiĢ olacaktır. Zira hücresel alanın geniĢliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, geniĢletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiĢtirdikten sonra “uygula” butonunu tıklamanız gerekir.

Şablon dosya adı

Series 9000 ürünlerimizde personellerinize yönelik tanımladığınız formlarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Bunun için öncelikle tanımladığınız form tasarımı ile hazırladığınız Ģablon dosyanın iliĢkilendirilmesi gerekecektir. Bu iliĢkilendirmede Ģablon dosya adı alanından yapılacaktır. BaĢka bir ifade ile Ģu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi Ģablon dosya üzerine basılacağını belirtmeniz gerekecektir. ĠĢte ekranının bu alanına, oluĢturduğunuz Ģablon dosyanın adı girilecektir. ġablon dosyalar ile ilgili unutulmaması gereken önemli bir ayrıntı, oluĢturduğunuz Ģablon dosyanın uzantısının .SBL olması ve bu dosyanın Ģirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir.

Örnek; C:\SERI9000\MIKRO\2009_1\SYSTEM\ORNEK.SBL.

Yukarıda Series 9000 programlarımızın C sürücüsünde ve SERI9000 dizini altında yüklü olduğu görülmektedir. ÇalıĢtığımız firma kodu MIKRO, çalıĢma yılımız ise 2009_1 yani 2009'nin 1.

dönemidir. ġablon dosyamızı da çalıĢtığımız Ģirket ve çalıĢma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı. SBL olarak kaydettik. ORNEK. SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de Ģablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK giriĢini yaptık.

Mesaj dosya adı

Bu form hazırlama programımızın Series 9000 ürünlerimizin bütün evrak programlarında kullanılabilmektedir. BaĢka bir ifade ile programlarımızda yer alan bütün evrak cinsleri için, o evraka özel formlar tanımlanabilmektedir. Form tanımlamaları yaparken, o evrak ile ilgili istenilen bütün detaylar da form üzerine çağırılabilmekte, baĢka bir ifade ile tanımlanmakta olan form aracılığı ile bastırılabilmektedir. Ancak kullanıcılarımızı tanımlı alanlar ile sınırlamamak için, her bir evrak formuna yazdırılabilecek serbest alanlar oluĢturulmuĢtur. Bunları mesaj olarak adlandırıyoruz.

Mesajları hem statik alanlara ayrılan bölümde hem de dinamik alanlara ayrılan bölümde dilediğiniz amaca göre kullanabilirsiniz. Örneğin yazı ile yekûn yazdırılırken, yekûnun baĢına bir mesaj atayıp, bu mesaj ile yekûndan önce “yalnız” kelimesinin gelmesini sağlayabilirsiniz (Yalnız üçyüz TL'dir gibi).

Her bir evrak formu için tanımlanabilecek mesaj sayısı 40'tır.

Öncelikle mesajların konumları ekrandan belirlenir. Ġçeriği ise, baĢka bir ifade ile konumları belirlenen her bir mesaj alanına hangi bilginin geleceği ise, evraklar yazıcıya gönderilirken otomatik olarak gelen “mesajlar” baĢlıklı pencereden girilir. Bu pencere yazıcıya her evrak gönderiminde otomatik olarak görüntülenmektedir. Eğer Ģu anda form tanımlamasını yaptığınız evrakta çıkacak mesajlar çoğunlukla aynı ise, bu mesajları her seferinde tekrar tekrar girmenize gerek yoktur. Bunun yerine, ilk evrakınızı yazıcıya yollarken çıkacak mesajları girip, daha sonra mesajlarınızı ALT+S tuĢları ile kayıt edebilirsiniz. Kayıt iĢlemi yapılırken mesaj dosyasına bir isim verilmesi istenecektir. Dilerseniz mesaj ismi olarak programınızın otomatik olarak getireceği ismi kullanabilirsiniz. Dilerseniz mesaj dosyası ismini kendiniz girebilirsiniz. Mesaj dosyası kaydedildikten sonra, form düzenleme ekranının bu alanına kaydettiğiniz mesaj dosyasının adını giriniz. Böylece her evrak yazıcıya gönderildiğinde, bu alana girilen mesaj dosyasındaki mesajlar otomatik olarak görüntülenir ve onayladığınız takdirde basılır. Dilerseniz birden fazla mesaj dosyası da hazırlayabilirsiniz. Bu takdirde, evrakınızı yazıcıya gönderirken F9 tuĢu ile ilgili mesaj dosyasını programa yüklemeniz gerekir.

Evrak resmi

Bu bölüme personellerinize iliĢkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken evrak resmi alanında mouse göstergenizin sağ tuĢuna basmak olmalıdır. Bu iĢlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan evraklarınıza iliĢkin resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, scaneri olan kullanıcılarımız için iĢlevsel olacaktır.

Dolayısıyla bu seçenekle sacanerdan taradığınız evrak resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz.

Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır.

Alt Toplam Seç

Evrak form dökümlerinde evrak alt toplamları “alt toplamlar sabit yerde” tanımlaması yapılmadığı sürece son hareket satırından (dinamik alandan) hemen sonra listelenir (Bkz. Genel Veriler/Alt Toplamlar Sabit Yerde). Eğer alt toplamlar sabit yerde tanımlaması yapıldıysa, hangi alt toplamların listeleneceği ve konumları kullanıcılar tarafından belirlenmelidir. Örneğin evrak ara toplamı, iskonto yüzde ve/veya tutarları, evrak yekûnu gibi alt toplam bilgileri kullanıcılar tarafından seçilir ve konumları belirlenir.

Bu buton “alt toplamlar sabit yerde” tanımlamasının yapılmadığı durumlarda, dinamik alanlardan hemen sonra listelenecek alt toplam bilgilerinin nelerden oluĢacağını tanımlamak amacıyla kullanılacaktır. Alt toplam seç butonu tıklandığında, bütün alt toplam bilgileri otomatik olarak seçili durumdadır. Örnek ekranımızda bu toplamların bir kısmı listelenmektedir. Dolayısı ile eğer yazıcıya dökülecek evrakta bu alt toplamların tümü (tabii ki sadece değer olanları) varsa, dinamik alandan sonra hepsi basılacak demektir. Örneğin fatura evrakının dökümünü alacaksınız ve bu evraka 4 iskonto, 3 masraf uygulanmıĢ. Bu durumda dinamik alan bilgileri listelendikten hemen sonra, 1.

iskonto yüzdesi ve tutarı, 2. iskonto yüzdesi ve tutarı, 3.ve 4. iskonto yüzde tutarları ve aynı Ģekilde 1'den 4'e kadar masraf yüzde ve tutarları basılacak demektir. Ancak siz faturayı bastırırken iskonto yüzdelerini değil, sadece tutarlarını bastırmak istiyorsunuz. ĠĢte alt toplam seç butonuna bu noktada ihtiyacınız olacaktır. Bu butonu tıklayarak, evrak formunun alt toplamlarında çıkmasını istemediğiniz bilgilere ait kutucukları kliklemek suretiyle (kutucuklar kliklendiğinde  iĢareti kalkacaktır) bunları formunuzdan çıkaracaksınız.

Alt toplamlar yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirlendikten sonra “kayıt” butonu tıklanarak kaydedilmelidir. Yaptığınız bu seçimleri bir baĢka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam seç bölümünü ekrana getirip, “yükle” butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam seçimlerinin

yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı .alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,”aç” butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz.

Alt toplam değiştir

Form tasarım ekranının sol tarafında yer alan son buton, alt toplamlarının tanımları üzerinde değiĢiklik yapmanıza imkân verecektir. Alt toplam tanımları firmadan firmaya farklılık gösterebilir.

Örneğin programlarımızda ara toplam olarak geçen ifadeyi siz “mal bedeli” olarak kullanıyor olabilirsiniz. Veya 2.Ġskonto Yüzdesi tanımı sizin için “özel cari iskontosu” anlamına geliyor olabilir.

ĠĢte form tanımlamaları yaparken sıklılıkla kullandığınız terimleri görmek ve böylece tanımlamalarınızı daha seri bir Ģekilde yapmak istiyorsanız, bu bölümden alt toplam tanımlarını değiĢtirebilirsiniz. Alt toplam tanımlarını değiĢtirebilmek için imleci ilgili satıra getirip yeni tanımı girmeniz yeterlidir.

DeğiĢtireceğiniz tanımlar bittikten sonra, bu tanımları kaydetmelisiniz. Bunun için ekranın üst tarafında yer alan kayıt butonunu tıklamalısınız. Yaptığınız değiĢiklikler evrak form adı ve .alt uzantısı ile kaydedilecektir. Yaptığınız bu seçimleri bir baĢka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam değiĢtir bölümünü ekrana getirip, “yükle” butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam değiĢikliklerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı .alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip, .”aç” butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz.