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Conhecer e tomar consciência da sua importância e de como desenvolver e implementar um protocolo familiar são ações que qualquer família empresária deve assumir como essenciais à sua sustentabilidade e continuidade futuras (Costa, 2016).

Moreno (2010) refere sete etapas pelas quais o protocolo familiar passa: (1) Planeamento; (2) Consulta; (3) Elaboração; (4) Deliberação; (5) Aprovação; (6) Aplicação; e, (7) Revisão. No planeamento estratégico da empresa familiar torna-se pertinente elaborar o protocolo por forma a assegurar a continuidade da empresa familiar, incorporando um sócio estratégico, acedendo a maiores mercados, internacionalizando o negócio, profissionalizando a empresa, transitando de geração, cotando no mercado bolsista, entre outros, fazendo assim este documento parte do plano corporativo da empresa. A consulta implica que todas as pessoas diretamente envolvidas com a empresa (sócios familiares, sócios não familiares, diretores e

gerentes) participem sobre a necessidade de um protocolo familiar e das suas implicações. A elaboração envolve a preparação preliminar do protocolo familiar como um primeiro esboço que se submete à consideração dos membros do conselho de família, onde se delibera e se aprova. Contudo, atendendo ao caráter dinâmico da empresa familiar, é necessário rever este documento periodicamente para que não se converta num texto inerte.

Díaz (2012) apresenta e explica as diferentes fases de um protocolo familiar:

a. Diagnóstico

Um profissional ou um grupo de especialistas analisam a família e a empresa, realizando entrevistas individuais ou grupais a familiares, estudando balanços e demonstrações de resultados, estratégias que estão a ser seguidas, os seus estatutos jurídicos, como se assume a família, se há sucessores capazes, se a geração no ativo está disposta a abrir caminho às mais jovens, entre outras questões e apresentam o diagnóstico à família. b. Desenvolvimento

É comum a realização de várias reuniões de família para se chegar a acordo, sendo adequado, nesta fase, decorrer 40 a 60 horas de debates intervalados ao longo de seis meses a um ano e meio. Tentar fazê-lo em menos tempo é passar por cima de temas delicados sem a sua compreensão.

c. Implementação

Uma vez desenvolvido e assinado, o protocolo precisa de ser implementado e cumprido. d. Incorporação na vida

O protocolo deve ser incorporado na vida da família e da empresa. É preciso recordá- lo nas reuniões de família semestrais ou anuais, devendo ser atualizado sempre que seja necessário.

Quando realizado por uma entidade externa, e, segundo Costa (2016), dependendo do tipo de protocolo e, em especial, da metodologia utilizada pela entidade externa, o processo de desenvolvimento do protocolo normalmente considera três ou quatro blocos sucessivos, por vezes cíclicos:

1. Uma sessão de sensibilização básica aos participantes no sentido de todos terem um adequado conhecimento do processo, dos seus principais objetivos e os contributos que se esperam da sua participação. Reforce-se que, em todos os pontos de contacto da entidade externa com os participantes no processo, deve existir sempre um papel contínuo de formação baseado na identificação de conceitos ou situações e suas vantagens, desvantagens ou possíveis impactos da sua adoção ou omissão;

2. A fase de diagnóstico que tem por objetivo que a entidade externa conheça cada um dos participantes e quais as suas posições básicas relativamente aos pontos fundamentais do protocolo. Suporta-se essencialmente em reuniões individuais e

assume, aliás este é um dos pontos cruciais do processo - que todos assumam as suas convicções e que estas sejam tidas em conta sem nunca identificar a sua origem, e termina com uma reunião conjunta onde se apresentam os pontos essenciais onde existe consenso e os aspetos onde existem divergências ou para os quais não existe uma posição definida.

3. A fase de consensos, provavelmente a mais sensível de todas, é aquela onde se pretende chegar a um acordo consensual (não imposto) sobre todos os pontos considerados relevantes e que devem fazer parte do documento final do protocolo. Implica reuniões individuais e de grupo para se trabalhar em soluções conciliadoras até se encontrarem posições de comum acordo (razão pela qual esta fase é normalmente aquela que poderá demorar mais tempo a concluir).

4. A fase de formalização tem a especial preocupação de passar a escrito e verter num documento único e claro os acordos estabelecidos e um ato formal de assinatura do protocolo por parte de todos os participantes, ação que concluirá o processo.

Entre o início e término deste processo pode decorrer um período de seis meses a um ou dois anos, sendo que, nalguns casos, pode ser mesmo mais tempo (Costa, 2016). Este autor salienta, ainda que, o fundamental não será o concluir rapidamente, uma vez que se trata de um processo que não é desenvolvido e concretizado todos os dias, pelo que se deve dar tempo para os participantes poderem refletir, de forma adequada, sobre os distintos pontos abordados, pois em alguns deles certamente nunca tinham pensado ou analisado os seus impactos.

d)

Elaboração

Tão importante como o protocolo em si é o próprio processo que leva à elaboração do mesmo (Ussman, 2004). Elaborar o protocolo familiar geralmente requer um processo de comunicação e trabalho de 6 a 8 meses (Arteaga e Ménendez-Requejo, 2017), alcançando até os dois anos (Costa, 2016). Portanto, a elaboração e o desenvolvimento do protocolo familiar são tarefas duradouras (Cortés et al., 2004) e árduas, pois requerem paciência, compromisso, dedicação e tempo (Monteferrante, 2012) e não deve ser elaborado em momentos de conflitos de poder, pelo contrário, devem ser aproveitados os momentos de unidade familiar e empresarial (Díaz, 2012; Cardona e Balvín, 2014). Ou seja, deve ser escolhido um período de tranquilidade quer na família, quer na empresa, para que os conteúdos e acordos do protocolo sejam desenvolvidos num clima de reflexão e participação voluntária de todos os membros da família (Palacios et al., 2012a).

Um grave obstáculo à formulação e implementação de um protocolo familiar é a presença de crises, tanto evidentes como latentes, na família e/ou na empresa (Gallo e Tomaselli, 2006b).

Portanto, é aconselhável iniciar o processo do protocolo quando não houver tensões significativas nos negócios da família (Arteaga e Ménendez-Requejo, 2017).

No seu processo de elaboração devem colaborar todos os membros envolvidos, debatendo todas as informações necessárias sobre os temas a incluir, contando com o consenso de todos (Cortés et al., 2004; Gracía et al., 2008). Assim, o protocolo deverá ser criado no âmbito do conselho de família e representa a sistematização das discussões ocorridas no seu seio (Ussman, 2004). O seu benefício principal é a transparência da gestão na empresa, pois as regras são definidas num processo participativo que envolve toda a família num mecanismo estabelecido de resolução de conflitos (Brenes et. al, 2011).

Muitas vezes, os membros familiares baseiam-se no apoio de consultores de confiança como fonte externa de aconselhamento e conhecimento mais confiável (Michel e Kammerlander, 2015).

É importante aqui salientar que não é aconselhável a elaboração do protocolo familiar sem a ajuda de profissionais com grande nível de ética e integridade, devido a diversos motivos, como por exemplo: a família poder não ter conhecimentos suficientes, ou a delicadeza de algumas questões que convém que seja um terceiro a colocá-las, ou pelo desafio de fazer ver as coisas fora dos limites (Díaz, 2012).

O processo de sucessão é provavelmente mais bem sucedido se for acompanhado por um conselheiro altamente qualificado, imparcial e informador (Michel e Kammerlander, 2015), seja ele advogado, contabilista ou um consultor financeiro experiente em planeamento da sucessão (Giarmarco, 2012). Para identificar um consultor assim, as empresas familiares não devem confiar em razões de conveniência, mas considerar a experiência e o sucesso prévio do consultor em sucessões de empresas familiares (Michel e Kammerlander, 2015).

Neste sentido, também Ussman (2004) assinala que a intervenção de um advogado pode ser importante, para que não sejam incluídas normas contrárias ao direito em vigor.

Contudo, é necessário ter em conta que demora tempo para um consultor recolher informações e entender a empresa e, também, para os membros da família concordarem e se comprometerem com a constituição da família (Arteaga e Ménendez-Requejo, 2017). Além disso, segundo estes autores, várias reuniões individuais e conjuntas devem ser realizadas com vários membros da família, alinhando as suas agendas profissionais.

demora muito tempo, reflete-se em dificuldades para chegar a acordo e nunca é assinado (Arteaga e Ménendez-Requejo, 2017).

Díaz (2012) refere que, sem um amplo nível de consenso não se tem um protocolo familiar. Para este autor, em famílias pequenas consegue-se chegar a acordos por unanimidade mas, nas que ultrapassam os 10-12 membros, quando não há consenso, adotam-se acordos por maioria, que oscilam entre os 70-90%. Nesta matéria, este autor, salienta também o facto de que quando um membro da família discorda sempre da maioria, a família tem aí um problema que deve ser estudado para entender o motivo de tal discordância e superá-lo.