Utfordringer og løsninger

[email protected], endereço informado por meio de telefone, quando os usuários nos contatam através de ligação telefônica, ou nos procuram pessoalmente na empresa ou, ainda, acessam o campo “contatos EBC”, no portal da empresa (http://www.ebc.com.br/institucional/fale-conosco).

Recebida a mensagem com a solicitação de pesquisa, a equipe prepara uma reposta na qual irá inserir, no campo assunto, o número de atendimento (sequencial para cada ano) e colar um texto padrão (Anexo B). Por exemplo, caso o atendimento seja o 282º, a mensagem com a resposta para o solicitante receberá no campo assunto a indicação “282/2018” e manterá em seguida o enunciado criado pelo usuário. Ou seja, a mensagem original intitulada “Acervo”, ao ser respondida, ganha o título “282/2018 Acervo”. Já o texto padrão informa ao usuário que a autorização para liberação de conteúdo para projetos com fins lucrativos não é feita pela gerência de acervo de TV e Rádio e que, portanto, após a definição do material selecionado, a solicitação será encaminhada para outra área da empresa, qual seja, a coordenação de licenciamento48. O intuito é esclarecer que há documentos que precisam ser licenciados e que, portanto, passam por um trâmite mais complexo, e outros que podem ser liberados pela própria Central de Pesquisas, subordinada à gerência de acervo.

Também neste atendimento inicial é anexado o Formulário de Solicitação de Acervo (FSA) (Anexo C), documento em formato Word no qual o usuário descreverá melhor os itens que deseja acessar, o gênero documental e a finalidade de uso do material requerido. O usuário é informado nesta mensagem que terá até sete dias úteis para enviar o formulário preenchido, assinado e digitalizado. Vale destacar que este formulário também possui campo para assinatura do usuário referente a um Termo de Responsabilidade de Uso. O objetivo do FSA, portanto, seria detalhar o pedido de material, identificar o requerente e resguardar a empresa de que os documentos serão utilizados para os fins declarados pelo solicitante. É possível que estas demandas gerem desconforto ao usuário, já que logo na etapa inicial ele precisa formalizar sua pesquisa e se comprometer a utilizar adequadamente um material ao qual ele ainda não teve acesso.

48 _{Setor subordinado à gerência executiva de marketing e negócios, que possui, entre outras, as competências de} planejar, supervisionar, analisar e avaliar as atividades de marketing, negócios e relacionamento comercial, além de supervisionar a gestão de contratos de receita. Conforme disponível em: http://www.ebc.com.br/institucional/sites/_institucional/files/atoms/files/ri_ebc_-_consad_no_52_18-12-

Antes de enviar a mensagem, o analista de pesquisa deverá preencher a tabela de Controle de Atendimentos Externos (Anexo A), um documento em formato Excel salvo no Google Drive, no qual se inserem informações em campos que identificam o atendimento e a pesquisa a ser feita. Além destas, registra-se ainda o nome do analista que irá atender ao solicitante, o status do atendimento49_{, o gênero documental, a finalidade de uso do material}

solicitado, o número de itens solicitados e localizados, entre outros dados. Alguns dos campos só poderão ser preenchidos após o recebimento do formulário contendo mais detalhes sobre a solicitação. A cada ano são criados arquivos com a referência ao ano pertinente. Por exemplo, a tabela do ano passado recebeu o nome de Controle de Atendimentos Externos 2018.

Recebido o formulário, este será salvo na pasta “FSA”, que fica dentro da pasta “2018”, localizada no diretório da rede “Acervo Pesquisa Externa”, dentro da rede da EBC, podendo ser compartilhada pelos analistas de pesquisa da Central, tanto de Brasília quanto do Rio de Janeiro. O documento é salvo com título que indica se tratar deste formulário específico com seu respectivo número de atendimento e nome do solicitante. Por exemplo, o documento será arquivado como “FSA 282-2018 Mariana Barbosa”. A partir daí, o analista faz a pesquisa de audiovisual, nos sistemas MAM e Iacervo, ou solicita a pesquisa sonora ou fotográfica para a equipe que se dedica ao acervo das rádios, também formada por funcionários da mesma gerência de acervo de TV e Rádio.

Eventualmente este analista pede que outro analista – às vezes mais de um – realize a pesquisa audiovisual, caso o número de itens seja muito grande. Também é comum que se solicite apoio no caso de pesquisa de documentos textuais, pois o acesso a estes é mais difícil, já que não estão catalogados nos mencionados sistemas e, além disso, apenas alguns funcionários trabalham na sua organização. O mesmo ocorre com a pesquisa fotográfica, já que as fotos do acervo das rádios estão salvas em HD de maneira pouco sistematizada, sendo necessário o auxílio da equipe de acervo de rádio. Já os arquivos fotográficos provenientes das antigas emissoras de TV não costumam ser disponibilizados ao usuário externo. Isto ocorre porque quase todas as fotos guardadas no acervo dessas emissoras eram utilizadas para divulgação na imprensa e não foram feitas pelas equipes de produção destas extintas televisões.

Finalizadas as pesquisas, o analista irá sistematizar as referências ao material – seja audiovisual, sonoro, fotográfico ou textual – em um documento em formato Word intitulado Pesquisa Consolidada (PC) (Apêndice D). Este documento também é arquivado em rede com

49 _{Quando se avalia que o atendimento deverá ter prosseguimento, o status é assinalado como “em andamento”.} Mas, em alguns casos, já na resposta inicial, encerramos o atendimento. Isto ocorre quando o material solicitado não pertence à EBC, ou quando é encaminhado para a Agência Brasil, por exemplo.

o nome correspondente, como, por exemplo, “PC 282-2018 Mariana Barbosa”. A Pesquisa Consolidada é enviada por e-mail para a usuária Mariana, que é orientada, havendo interesse em visionar ou ouvir o material, a encaminhar de volta o documento grifado com as mídias e os registros selecionados para visionamento ou audição.

Ao receber de volta a pesquisa com as referências grifadas, o documento é salvo com um novo nome: “SP 282-2018 Mariana Barbosa” – estas letras iniciais apontam para a abreviatura do termo Seleção de Pesquisa. A partir da seleção indicada neste documento o material é separado para ser disponibilizado ao solicitante no dia da visita ao acervo da EBC. Em alguns casos, ao analisar o documento Pesquisa Consolidada, o usuário já identifica o material de seu interesse, sem considerar necessário visionamento ou audição. Se o uso do material solicitado por este usuário não tiver finalidade lucrativa, o analista de pesquisa pode então providenciar cópia e disponibilizar o material ao usuário – conforme especificações descritas mais à frente.

Já os atendimentos que demandam visionamento ou audição do material selecionado implicam visita do solicitante à EBC e o preenchimento do Formulário de Audição ou Visionamento (Anexos D e E). Trata-se de outro documento Word disponibilizado ao usuário, em que serão assinalados os time codes inicial e final dos documentos que serão reproduzidos, bem como a duração em minutos e segundos dos trechos de interesse. Caso se trate de material fotográfico, o usuário deve indicar o código ou referência da foto selecionada. Para os arquivos textuais, a orientação é a de descrever em que consiste o documento e indicar os números das páginas para reprodução. Depois de preenchido, o FA ou o FV é impresso, assinado pelo usuário e salvo no diretório da rede Acervo e Pesquisa Externa, de acordo com o padrão adotado para os demais documentos – “FA 282-2018 Mariana Barbosa” ou “FV 282-2018 Mariana Barbosa”.

Feitos esses procedimentos, o atendimento deverá seguir por dois caminhos, conforme finalidade do uso do material solicitado. Caso o usuário tenha interesse no material para fins acadêmico, educativo, institucional, de acervo pessoal ou coleção – ou para atendimento de televisões parceiras da empresa, tais como TVs Senado, Câmara e Justiça –, a etapa seguinte ao preenchimento do Formulário de Audição e Visionamento será a digitalização e a disponibilização do material. As cópias podem ser produzidas tanto pelos analistas de pesquisa da gerência de acervo, quanto por editores de imagem de outros setores. Os produtores das TVs parceiras vão à sede da EBC de Brasília, onde recebem o material salvo em seus próprios HDs externos.

Já os demais usuários costumam receber o material enviado por WeTransfer50 pelo analista de pesquisa da Central ou, assim como os produtores de TV, levam o HD externo para salvar o arquivo na EBC, quando necessitam de cópias com alta resolução. As cópias disponibilizadas em ambos os casos levam a logomarca da TV Brasil ou da EBC, nos casos de arquivos audiovisual, fotográfico e textual, ou sinalização sonora, referentes às rádios. É importante registrar que estas finalidades são definidas pelo usuário, no Formulário de Solicitação de Acervo, mas passam também por uma interpretação do analista responsável por aquele atendimento.

Se o uso do material tiver fins lucrativos, ou for de ampla divulgação, caso de filmes, livros, exposições, programas de TV ou rádio, o atendimento será encaminhado, por e-mail, à coordenação de licenciamento. Esta deverá receber as mensagens referentes ao atendimento do usuário, além do Formulário de Solicitação de Acervo, a Seleção de Pesquisa e o Formulário de Audição ou Visionamento preenchidos e assinados. Algumas vezes, principalmente nos casos de arquivos produzidos antes da criação da EBC, é comum que a equipe da coordenação de licenciamento peça à da Central de Pesquisas para preencher e enviar, por e-mail, o Formulário de Informações Consolidadas para Licenciamento (FICL) (Anexo F).

Trata-se de um documento, no formato Word, com dados dos arquivos cuja reprodução foi solicitada, tais como ano de produção, veículo produtor e nome do episódio, verificados pelo analista de pesquisa, caso a equipe responsável pelo licenciamento considere insuficientes as informações contidas nos documentos enviados anteriormente. Estes dados são encontrados nas fichas físicas que costumam ser guardadas nas caixas das mídias e também nos créditos do material audiovisual, por exemplo. Este documento justifica-se, ainda, porque algumas vezes os dados contidos no documento Pesquisa Consolidada são reproduzidos do sistema Iacervo, que não foi alimentado de forma suficientemente correta. Portanto, as fichas e os créditos do programa podem auxiliar na definição da origem e da propriedade do material a ser licenciado

Por exemplo, um determinado usuário solicitou, para um documentário sobre Nelson Rodrigues, imagens que foram localizadas em dois programas que não são exibidos pela TV Brasil, Cena Aberta e Os Mágicos. O analista que fez o atendimento sabia que estes são programas antigos da TVE-Rio, porém, constava no sistema Iacervo que ambos haviam sido produzidos pela TV Brasil, no ano de 1901. Estas informações foram reproduzidas no documento Pesquisa Consolidada, encaminhado à coordenação de licenciamento. Chegando ao setor, foi detectada a inconsistência das informações e foi solicitado à equipe da Central de

50 _{O WeTransfer é um serviço de transferência de arquivos baseado em nuvem. A versão utilizada no âmbito da} Central de Pesquisas é gratuita e tem capacidade de transferir arquivos de até 2 gigabytes (GB).

Pesquisas que preenchesse o Formulário de Informações Consolidadas para Licenciamento. Neste caso, o analista de pesquisa verificou nas fichas impressas e nos créditos do programa e constatou que o Cena Aberta havia sido realizado em 1999, pela TVE, assim como Os Mágicos, que datava de 1977.

Uma vez reunidos os documentos necessários para o processo de licenciamento, a equipe deste setor entra em contato com o usuário para solicitar os documentos necessários, tais como comprovante de CNPJ, estatuto e certidões negativas de pessoa jurídica, e apresentar valores conforme tabela de preços referente à cessão onerosa do material. O processo é encaminhado à consultoria jurídica, que deverá avaliar tanto os documentos quanto a propriedade do material, analisando se as informações são suficientes para determinar se este pertence à EBC.

Caso o licenciamento tenha sido negado, a coordenação de licenciamento informa a posição negativa da ConJur ao solicitante e interrompe o processo. Em caso positivo, o processo é devolvido à coordenação de licenciamento, que segue com as tratativas junto ao usuário para pagamento. Após esta etapa, a Central de Pesquisas é avisada, por e-mail, de forma que a equipe possa providenciar a digitalização em alta definição e disponibilização do material licenciado. Esta liberação costuma ser feita de forma remota, via WeTransfer, ou presencial, com a vinda do usuário à EBC, trazendo um HD externo para recolher o material. Vale mencionar que antes da liberação dos arquivos, o analista de pesquisa da Central os encaminha para a coordenação de licenciamento para verificação.

Um procedimento que não é necessariamente realizado, pois nem sempre é solicitado, é a produção do copião de visionamento. Este é feito, durante a etapa de licenciamento, para atender aos usuários que precisam, por exemplo, de trechos de vídeos para utilizar na ilha de edição quando estão definindo o corte de um filme. Nestes casos a coordenação de licenciamento solicita, por e-mail, ao setor de tráfego de sinais que faça uma cópia em baixa qualidade com time code aparente e logomarca para disponibilizar ao usuário, de forma que ele defina se deseja licenciar todos os trechos indicados no Formulário de Visionamento ou se prefere um trecho menor. Estas cópias são enviadas pela coordenação de licenciamento para o usuário por WeTransfer. O usuário deverá responder à referida coordenação confirmando ou alterando os trechos indicados anteriormente no Formulário de Audição ou Visionamento.

É válido esclarecer que a Central de Pesquisas é responsável pelas solicitações de acesso ao acervo da EBC referentes a materiais audiovisual, fotográfico, textual e sonoro de todos os veículos, à exceção daqueles produzidos pela Agência Brasil e pela NBR. No próprio site da

Agência51, há indicação de que a “reprodução” é “autorizada mediante indicação da fonte”. Entretanto, alguns pesquisadores procuram a Central de Pesquisas, pois desejam obter fotos com qualidade superior àquela disponibilizada. Neste caso, a equipe da Central informa ao solicitante o e-mail do responsável pela coordenação de imagem e fotografia da Agência Brasil.

Quanto às imagens veiculadas pela TV NBR, disponibilizadas no YouTube e acessíveis para download, não é incomum que cheguem solicitações de acesso à Central de Pesquisas. Algumas vezes, por não as localizarem no YouTube ou por desejarem melhor resolução das imagens, os usuários procuram a gerência de acervo ou diretamente a Central. Nestes casos, as mensagens são encaminhadas para a coordenação de contratos e serviços, subordinada à gerência executiva de serviços.

Fluxograma 1 – Fluxograma de Atendimento ao Usuário Externo do Acervo da EBC

Fonte: Elaboração própria (2019).

3.3 Dificuldades e desafios no fluxo do atendimento ao usuário externo do acervo