O modelo da proximidade percebida, de Wilson et al. [WIL08], é um construto diádico e assimétrico que reflete a percepção de uma pessoa do quão próximo ou distante está uma outra pessoa. O modelo mostra como a comunicação e os processos de identificação social, bem como, determinados fatores individuais e sócio-organizacionais, afetam os sentimentos de proximidade. Cada vez mais nos encontramos em situações paradoxais em que estamos fisicamente longe de alguém e nos sentimos muito próximos (“Far-but-Close”) ou estamos próximos fisicamente de alguém e nos sentimos distante (“Close-but-Far”). Tratar de proximidade e distância em termos puramente físicos proporciona uma visão muito limitada de como as pessoas a vivenciam. Devido a isso, os autores exploraram o fenômeno paradoxal de se sentir perto de colegas geograficamente distantes e propõem um modelo de fatores que predizem esses sentimentos.
Um dos objetivos do modelo é sugerir maneiras pelas quais as organizações podem alcançar muitos dos supostos benefícios da colocalização, sem as dificuldades práticas de ter todos os membros trabalhando em um único local. Segundo os autores, existem situações em que a proximidade percebida e a física estão alinhadas, conforme pode ser visto nos quadrantes 1 e 3 da figura 9. Em outras situações não existe o alinhamento entre a proximidade percebida e a física, como pode ser observado nos quadrantes 2 e 4.
Figura 9 – Combinação da distância percebida e física [WIL08] [PRI10].
Segundo os autores, o modelo da proximidade percebida (figura 10) é diádica porque as pessoas formam percepções específicas dos outros no decorrer dos seus trabalhos. Percepções de proximidade são naturalmente assimétricas, por exemplo, um analista da tesouraria pode perceber o gerente de contas como próximo sem que o gestor de conta tenha a mesma percepção do analista. As percepções de proximidade tem tanto um componente cognitivo como um afetivo. A dimensão cognitiva refere-se a uma avaliação mental de como um colega parece estar distante. A dimensão afetiva reconhece
4 “Far-but-Close” 1 3 “Close-but-Far” 2 Alta proximidade percebida Baixa proximidade percebida Baixa proximidade física (dispersão global)
Alta proximidade física (colocalizados)
que o sentimento de proximidade percebido não é uma avaliação puramente consciente ou racional, está sujeito a emoções e sentimentos.
Figura 10– Modelo da proximidade percebida [WIL08].
Primeiramente, o modelo concentra-se nas percepções de distância individuais de cada membro, e não na percepção agregada de todos os membros da equipe ou na percepção de qualquer membro da equipe como um todo. Em segundo lugar, o modelo destina-se para ser aplicado aos membros das equipes que estão trabalhando em uma tarefa complexa e interdependente. Sem interdependência ou objetivos comuns, membros da organização provavelmente não possuem níveis suficientes de comunicação ou de identificação para avaliar completamente a proximidade percebida. Terceiro, o modelo se destina a ser aplicável aos membros da equipe com a perspectiva de trabalhar juntos no futuro. Breve momentos de interação, sem perspectivas de trabalho futuro em conjunto estão fora do escopo do modelo.
A percepção de proximidade das pessoas com relação aos outros é o produto de suas comunicações e processos de identificação, e os fatores individuais e sócio- organizacionais que os afetam. Comunicação e identificação são os principais processos que afetam a percepção da proximidade com relação a outro membro. A frequência, a profundidade e a interatividade das comunicações aumentam as percepções de proximidade. Essas características da comunicação afetam a percepção de proximidade através de três mecanismos: aumenta a importância cognitiva, reduzindo a incerteza e visualizando o contexto dos outros.
A identificação é outro processo fundamental pela qual a proximidade percebida é afetada. A identificação é um processo de autoclassificação em relação aos outros e é também um resultado desse processo. Quando se trabalha de forma colocalizado ou à distância, as pessoas podem descobrir ou criar identidades comuns. Esse é o processo de identificação. A identificação afeta a percepção de proximidade entre duas pessoas através de três mecanismos: criando uma base para um terreno comum, reduzindo a incerteza (tal como a comunicação faz), e por meio de certas atribuições positivas quando os dados reais são ausentes.
Os fatores sócio-organizacionais podem ser divididos em dois, estrutura da rede de trabalho e estrutura das garantias organizacionais. Existem evidências de que a estrutura da rede de trabalho afeta tanto a comunicação quanto a identificação. Densidade da rede, por exemplo, é a média do vigor das relações entre os membros da equipe e é maximizada quando todos os membros da equipe são ligados por fortes relacionamentos. Redes de trabalho densas promovem a identificação com o grupo, fortalece as normas, e o sentimento de participação em uma comunidade muito unida. Portanto, um indivíduo em uma rede densa é susceptível de se identificar mais fortemente com os outros indivíduos do grupo, e envolvê-los em uma comunicação mais frequente e aprofundada, promovendo a proximidade percebida.
A estrutura das garantias refere-se as condições que tornam as coisas parecerem estar seguras e justas em uma organização. Essas garantias incluem promessas, contratos, regulamentos, garantias, recursos legais, processos padronizados e alguns recursos de tecnologia. Por exemplo, uma organização com fortes garantias estruturais pode ter um rigoroso padrão de contratação. Como resultado, os empregados da organização se sentem confortáveis com a comunicação à distância com colegas, pois sentem-se seguros que eles estão lidando com profissionais competentes e confiáveis. Garantia estruturais podem aumentar significativamente os processos de comunicação e identificação entre indivíduos à distância. Com um elevado nível da estrutura das garantias, as pessoas terão mais propensão para se comunicarem abertamente, para divulgar informações pessoais e para descobrir ou criar uma identidade comum com os outros membros da equipe. A estrutura das garantias desenvolve uma expectativa de que os problemas serão tratados de forma justa e rápida antes de sair fora de controle. No trabalho geograficamente disperso, o potencial de interpretação errada é maior do que em equipes colocalizadas, mas com sistemas e funções bem definidas pode-se reduzir as chances de falhas no entendimento das expectativas ou intenções. Eles também podem ajudar a reduzir a incerteza da interação à distância e o tempo necessário para renegociar
as regras das interações, cada vez que as pessoas começam a trabalhar juntos à distância.
Embora as variáveis relativas as diferenças individuais tenham recebido pouca atenção em pesquisas sobre equipes geograficamente dispersas, os autores acreditam que algumas características individuais afetam a percepção de proximidade através de sua influência sobre a comunicação e identificação. Como trabalhar à distância tem sido associada a sentimentos de isolamento e incerteza, é esperado que indivíduos que estão dispostos a lidar com essas condições serão mais propensos a se envolver em comunicação com outras pessoas distantes e se identificar com elas. Da mesma forma, os indivíduos que estão confortáveis e acostumados a lidar com o trabalho virtual serão mais propensos a se envolver nos processos de comunicação e identificação levando à percepção de maior proximidade com os outros indivíduos distantes.
Este modelo destaca variáveis importantes sob o controle das organizações que poderiam ser usadas como alavancas para aumentar a sensação de proximidade, independentemente da distância física real. Isso é importante, uma vez que os gerentes de projetos não têm um bom entendimento do que influencia os relacionamentos à distância e acabam recorrendo a reunir os recursos face a face (condição com que está familiarizado). Se as variáveis do modelo forem cuidadosamente gerenciadas pelas organizações, elas podem reduzir os custos humanos e financeiros relativos a reunir os membros da equipe. O modelo sugere que muitas das variáveis podem ser controladas pelas organizações e alavancadas para aumentar a sensação de proximidade entre os membros dos grupos virtuais.
Embora o foco do modelo tenha sido na importância da percepção de proximidade no âmbito dos grupos amplamente distribuídos, os autores acreditam que também é relevante para outras modalidades organizacionais e para a percepção da proximidade entre duas entidades distintas, por exemplo, entre um supervisor e um subordinado, ou entre um membro da equipe e um líder de equipe externa. Muitos dos fatores do modelo também são relevantes para os membros da equipe que trabalham em proximidade física. Pois de certa forma, todas as empresas são sistemas distribuídos do conhecimento que precisam acessar e integrar diversos conhecimentos mantidos pelos indivíduos e a percepção da proximidade pode ajudar a responder a este desafio, mesmo para os membros colocalizados.