A humanidade gerou a mesma quantidade de informações nos últimos 50 anos que nos 500 anteriores, E, segundo diferentes estudos, duplicará este número novamente entre os próximos 3 anos.
Cada vez mais geramos documentos em papel de uma forma mais rápida e eficiente. Segundo estudos da Association for Information and Image Management International (AIIM), 95% das informações estavam em papel em 1990 e 92%, de um volume muito maior de informações, estarão em papel no ano 2000.
Esta avalanche de papel gera, a cada dia, problemas maiores para os profissionais que dependem das informações registradas neles. As soluções micrográficas têm atendido a um pequeno percentual deste acervo (aprox. 4%).
Para fazer frente a esta realidade, têm sido desenvolvidas soluções que se voltam para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
O gerenciamento eletrônico de documentos é o somatório das tecnologias e produtos que visam gerenciar informações (voz, texto, imagem, dados, gráficos, números etc) de forma eletrônica.
O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento (armazenamento). As informações podem, originalmente, estar em registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida.
Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir do papel e
arquivadas em papel; ou, podem, também, ser criadas em mídias eletrônicas, revisadas a partir de mídias eletrônicas, processadas a partir destas mídias e arquivadas eletronicamente.
Existem situações onde pode haver combinações de mídias analógicas e digitais. Por ex.: informações criadas e revisadas em sistemas eletrônicos são impressas para o seu processamento e arquivamento em papel; ou, criadas e revisadas em papel para então serem digitalizadas por meio de um escaner e processadas e arquivadas eletronicamente.
Para iniciar a caracterização do GED, podemos definir que o ciclo de vida das
informações é gerenciado por dois grupos de soluções: os de gerenciamento de documentos e os de gerenciamento de imagens de documentos (document imaging). A estes dois grupos - o analógico e o digital - podem ainda ser agregados outros produtos, recursos e ferramentas como o workflow, o COLD (Computer Output to Laser Disk), o EDM (Engineering Document Management), o OCR (Optical Character Recognition), o ICR (Intelligent Character Recognition), a FTR (Full Text Retrieval) entre outros.
Nos sistemas de processamento de dados ( também conhecido como sistema inteligente), se utiliza a codificação digital binária como base do processamento da
informação, sendo as informações “transcritas” de suas fontes originais para o sistema via teclado
Nos sistemas de document imaging, as informações são captadas via escaner, este captura o registro para uma recuperação posterior, ele não processa.
Na saída em sistemas de processamento de dados, obtemos a informação representada através de diversos tipos de impressão; enquanto que nos sistemas de document imaging, a informação é reproduzida fielmente.
Todo este processo necessita de hardware específico como escaners para a captação, discos óticos para o armazenamento, jukebox para armazenamento de grandes volumes, placas de compressão para a otimização do tráfego de rede e de armazenamento; ou seja, para a implementação de um sistema de GED é necessário unir novos recursos aos já existentes nos tradicionais sistemas de processamento de dados.
9.1 - FUNCIONALIDADES DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
CAPTURA: é o modo como as informações e os documentos, eletrônicos ou em papel,
passam para um repositório de conteúdo em armazenamento digital.
Compressão: técnica usada para reduzir o número de bits num arquivo de imagem digital,
como Tiff e JPEG.
Agregação: o processo de combinar a entrada de dados de criação e autoria de diferentes
ferramentas e outros sistemas.
Design de entrada: modelos usados para habilitar autores para facilmente colocar conteúdo
num sistema customizado, baseado no tipo e formato do conteúdo que será inserido.
Trilhas de auditoria: registro de quem fez mudanças, quando e quais, para efeito de controle
de metadados.
Controle de versão: procedimentos para identificar o autor e as seqüências de diferentes
versões do documento.
Categorização: organiza documentos, páginas WEB e outros conteúdos em um agrupamento
lógico baseado no próprio conteúdo.
Sistema de Arquivos: o modo pelo qual os arquivos são nomeados e onde estão alocados
logicamente para armazenamento e busca mais comumente numa estrutura hierárquica de árvore (diretórios).
Data Warehouse: repositório central para todos, ou a maioria, dos dados estruturados da
organização.
Database: coleção eletrônica de registros armazenados num arquivo central e acessível por
muitos usuários e para muitas aplicações; coleção de elementos de dados dentro de registros ou arquivos que têm relacionamento com outros registros ou arquivos.
GERENCIAMENTO: são as ferramentas e técnicas para distribuir o conteúdo pela
organização e monitorar o desempenho delas.
Compartilhamento: ferramentas (autoria colaborativa, videoconferência, quadros
compartilhados etc) que permitem aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo num ambiente comum.
Check In e Check Out: assegura que somente uma pessoa pode trabalhar num documento a
qualquer tempo.
DISTRIBUIÇÃO: é a disponibilização do conteúdo certo para o público certo no dispositivo
certo. (≈ acesso)
Migração: a conversão de formato de um conteúdo para outro, conforme a necessidade para a
distribuição, ou a manutenção.
Indexação: identificação de atributos específicos de um documento ou registro da base de
dados para facilitar a busca.
Retrieval (recuperação): procedimento de busca e de extração de registros e conteúdo da
base de dados.
PRESERVAÇÃO: são as ações para o armazenamento, pelo prazo que se fizer necessário,
dos objetos digitais de uma organização ou pessoa.
9.2 - FERRAMENTAS, MÍDIAS E LINGUAGENS (textos, imagens e bases de dados)
COLD/ERM (Saída de Computador para Disco Laser/Gerenciamento Eletrônico de
Relatórios): armazena e indexa saídas de computador (principalmente relatórios) em discos ópticos. Uma vez armazenados, os relatórios podem ser acessados, visualizados, impressos, transmitidos por fax ou distribuídos pela Internet. Freqüentemente usado para aplicações de contas pela Internet.
Disco óptico: mídia que aceita e retém informação na forma de marcas ou densidade de
modulação numa camada de gravação que pode ser lida com um feixe de luz óptico.
CD - ROM: (Compact Disc Read Only Memory): disco óptico para distribuir informação,
apenas para a leitura. Não é regravável. Padronozado em dois formatos. È um tipo de CD- Worm.
DVD (Digital Versatile Disc): disco óptico versátil no qual áudio (som), dados e imagens
podem ser armazenadas, disponível nos formatos R, RW, e ROM.
FITA: mídia de armazenamento magnética. Os tamanhos padrão são: 8mm, 1/8 polegada, ¼
polegada, ½ polegada, 4mm, DAT (Digital Áudio Tape), DLT (Digital Linear Tape), LTO (Linear Tape Open) em rolos ou cassetes.
PDF (Portable Document Format) : formato desenvolvido pela Adobe Systems para
publicação de documentos em formato digital.
Document Imaging: processo de captura, armazenamento e busca de documentos,
independentemente do formato original, usando a digitalização ( e também OCR, ICR e HCR).
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) técnica pela qual imagens de caracteres
(alfabetos, números e símbolos) podem ser identificadas por máquina e assim serem convertidos em códigos processáveis como tais pelos computadores.
ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres): forma avançada de tecnologia OCR que
pode incluir capacidades como aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.
HCR (Reconhecimento de Caracteres Manuscritos): tecnologia OCR desenvolvida para
transformar imagens de caracteres manuscritos em código ASCII (American Standard Code of Information Interchange: é um código que define caracteres alfanuméricos para compatibilizar processadores de texto e programas de comunicações)
OMR (Reconhecimento Óptico de Marcação): detecta presença ou ausência de marcas em
áreas definidas, usado para processar questionários e testes padronizados.
XML (Extensible Markup Language): um padrão estabelecido, baseado na SGML (Standard
Generalized Markup Language), desenvolvido para facilitar a construção de itens padronizados de dados; também usado como um mecanismo genérico de troca de dados.
HTML (Hipertext Markup Language): Linguagem de Marcação de Hipertexto utilizada para
compor os sítios da Internet.
ICP (infra-estrutura de chave pública): habilita a troca segura de conteúdo através do uso de
um par de chaves, pública e privada, criptografadas, obtida por autoridade confiável (certificadora), ou PKI (private key infrastructure)
E-forms/WebForms: formulários desenhados, gerenciados e completamente processados
num ambiente eletrônico.
Forms Processing: a habilidade de um software aceitar formulário digitalizado e extrair
dados das caixas (campos) e linhas para alimentar banco de dados. O software, usualmente. inclui a habilidade de tirar a máscara do formulário para aumentar o nível de reconhecimento,
ou seja, faz o reconhecimento inteligente de documento identificando automaticamente os tipos de documentos através de layout e estrutura do documento.
Web Content Management: uma tecnologia que direciona a criação, revisão, aprovação e
processo de publicação de conteúdo baseado na WEB.
Workflow/BPM (Business Process Management) (Gerenciamento de Processos de Negócio):
automação de processos de negócio no todo ou em parte, em que documentos, informação ou tarefas são passadas de um participante a outro para ação, de acordo com regras estabelecidas. Um processo de negócio é um conjunto de fluxos de trabalho logicamente relacionados, passos de trabalho e tarefas que provêm um produto ou serviço para clientes.
9.3 - SISTEMAS HÍBRIDOS
Alguns pontos para refletir:
- a constante evolução das mídias implica em futuras migrações entre estas para assegurar que o acervo continue legível. Não basta a indústria garantir um disco ótico por 30 anos se neste período não haverá mais hardware e nem software que suporte as mídias antigas ( quem consegue ler hoje um cartão de 80 colunas ou até um disquete de 8 polegadas ?).
Consequentemente, as mídias eletrônicas não são as mais apropriadas para o armazenamento a longo prazo:
- a questão legal ainda nos prende a mídias mais tradicionais, como papel e formas micrográficas;
- as mídias tradicionais (papel e microfilme ) não permitem acesso simultâneo, múltiplos índices, disponibilização remota, facilidade de back-up favorecendo as soluções eletrônicas.
Cada vez mais identificam-se organizações procurando soluções híbridas para o gerenciamento do seu acervo documental. Soluções híbridas significa integrar diferentes tipos de mídias em uma mesma aplicação. Documentos com valor legal e/ou histórico ficam em papel. Documentos com longo prazo de retenção, mas com baixo volume de acesso,ficam em mídias micrográficas. Documentos com alto índice de acesso ficam em mídias eletrônicas. Quando se diz “ficam” não significa exclusivamente, ou seja, o mesmo documento pode estar em papel e mídia eletrônica ou então em mídia micrográfica e eletrônica.
Exemplificando melhor os conceitos abordados, temos: o GED é indicado para informações com alto índice de acesso; em segundo plano, entra o valor da informação onde, principalmente as informações estratégicas possuem condições de justificar o emprego de tecnologias eletrônicas. No geral, tem-se mantido a mídia que vem sendo empregada pois conseguir justificar a adoção de outra com um estudo real de custo/benefício é bastante difícil. Qual o profissional que está capacitado para cuidar disso tudo ? À combinação de arquivologia, biblioteconomia, micrografia e informática, acrescente um tempero de organização e métodos e tal profissional estará pronto. Talvez, por ainda não possuirmos este perfil de profissional nos quadros das organizações, está havendo apenas uma visão unilateral do grande problema que é o gerenciamento de documentos. E, quando a visão é unilateral, corre-se para a solução da moda. Neste momento, a moda é o gerenciamento eletrônico.