Assim, a Empresa N buscou em um módulo específico do seu próprio ERP já em funcionamento, a solução para estes controles que não eram feitos pela logística. Além disso, também se fez necessário um levantamento de processos defasados, que ocasionou uma reengenharia para que estes processos se tornassem mais ágeis e funcionais.
Uma nova adaptação de layout do depósito também foi necessária, visto que seria necessário para o perfeito funcionamento da nova ferramenta de gestão. As novas adaptações físicas foram:
- adoção de esteiras de rolamento na área de separação de produtos, para que as cestas de mercadorias pudessem movimentar-se mais dinamicamente (ANEXO I);
- as estantes foram endereçadas, para facilitar a localização dos produtos (ANEXO II);
- divisão (em áreas distintas) de estoques fracionados e caixas fechadas, visto que isso tornaria mais dinâmica a separação da mercadoria, quando houvesse pedido de lotes inteiros (ANEXO III);
- adaptação de uma área específica de check-in (conferência) da mercadoria, separado da área de separação das mercadorias, a fim de não atrapalhar a transposição dos produtos (ANEXO IV).
Com todas estas modificações físicas, a empresa pôde começar a operacionalizar o novo módulo do ERP, visto que já seria possível passar a controlar endereçamentos de produtos, separação por vencimentos de lotes, etc. Estes foram basicamente os motivos que fizeram a Empresa N buscar uma nova solução e as mudanças necessárias para que o projeto pudesse começar a operar.
Utilização (Usuários e TI)
Em relação à utilização da nova ferramenta, os entrevistados foram bastante sucintos em demonstrar os benefícios que o novo ERP trouxe não só para o setor de logística, mas para a empresa como um todo. De acordo com a declaração do gerente de TI da empresa, é possível resumir como a ferramenta e os novos processos trouxeram mudanças significativas e melhorias dos processos internos da Empresa N:
Passamos a ter maior controle sobre nossos dados, creditando assim uma maior veracidade de informação aos nossos clientes, e consequente satisfação dos mesmos. Com a adoção da ferramenta de WMS, temos como saber em tempo real nosso estoque, podendo assim avaliar nosso nível de serviço, em termos de tempo de atendimento desde a entrada do pedido até o seu despacho. Esse foi um dos nossos maiores ganhos.
Em nível operacional, a Empresa N apresentou significativas melhoras, tanto em nível de informação como em nível de organização. Algumas citadas pelos usuários foram:
- melhora significativa no tempo de atendimento dos pedidos (desde a fase de separação até o despacho da mercadoria);
- melhora do espaço físico do armazém, facilitando assim o trânsito de mercadorias;
- organização das mercadorias dentro do estoque, facilitada pelo endereçamento dos produtos;
Mesmo com as melhorias citadas pelos entrevistados, alguns problemas surgiram na fase de utilização, visto que a empresa ainda passa, mesmo após quase 1 ano, por adaptações visando seu melhor desempenho. A mudança de cultura de alguns usuários em relação a mudanças sistemáticas e um aumento expressivo de entradas e saídas não condizentes com a estrutura atual da empresa foram os problemas mais citados durante essa fase. “Tudo isso está sendo resolvido com programas de treinamento, tanto em parte técnica, como em parte de cultura e mudança organizacional”, afirma o gerente de TI.
Em relação ao módulo do ERP em si, sua utilização ficou mais rica e detalhada de informações, visto que novos processos foram incorporados, visando um melhor controle de informações do estoque. Abaixo, seguem alguns módulos do ERP em funcionamento na empresa, e uma breve explicação das alterações que trouxeram melhorias ao sistema:
- Cadastro de produtos: informações sobre dimensões de embalagem (tanto por unidade de venda como unidade de compra) passaram a ser informações relevantes, para ao final da conferência, o ERP calcular a quantidade de volumes; informações de faceamento (estoques mínimo e máximo) do produto na prateleira e localização também são importantes em relação aos pontos de pedido do produto, baseado em sus entradas e saídas, e locais de acondicionamento do mesmo. A informação de Rua, Coluna e Nível dizem respeito à localização exata do produto na estante, facilitando assim o trabalho do separador, ocasionando ganho de tempo na separação.
Figura 5: Cadastro de Produtos Fonte: ERP da empresa
- Localização do produto no estoque: informações de endereço do produto,
lote e vencimento passaram a ser importantes, pois evitam o desperdício de tempo na separação da mercadoria, visto que o separador já sabe exatamente onde buscar o produto. Lote e vencimento também são relevantes, pois o ERP opera com a lógica PEPS7 (produtos que entraram primeiro devem sair primeiro).
Figura 6: Localização do produto Fonte: ERP da empresa
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No caso de medicamentos (ramo da empresa), a lógica é baseada no sistema FEFO (First to expire first out – primeiro que vence, primeiro que sai). Trata-se de sistema de controle de estoques semelhante ao PEPS, com uma única diferença relacionada à questão do vencimento dos materiais. Assim, o material com prazo de validade mais curto deve sair primeiro, visando minimizar perda por produtos vencidos no estoque (DIAS, 2009)
- Abastecimento de produtos: a inclusão desta ferramenta permitiu ao usuário controlar os produtos que estão próximos de sua quantidade mínima em estoque, a fim de que possam ser reabastecidos em seus respectivos endereços para que não falte em pedidos que estão sendo efetuados no momento. Baseado em uma configuração de quantidade mínima e máxima do produto na estante, é possível verificar na tela do ERP (conforme abaixo), quais produtos necessitam de abastecimento no momento. No caso da Empresa N, esta ferramenta trouxe um enorme benefício, pois não seria mais necessário ter um controle manual das quantidades de produtos em estoque nas prateleiras para separação. Em informação cedida pela gerente responsável pela área de separação e conferência de mercadorias, ela confirma esse benefício que a ferramenta proporcionou aos usuários:
“Com a ferramenta de abastecimento de produtos fracionados, podemos verificar em tempo real, quais produtos realmente estão em falta na prateleira. Antes este controle era feito todo manualmente, ou seja, só era possível verificar se o produto estava em falta na prateleira se o separador avisasse ao gerente de estoque da falta de produto. Então a mercadoria era reposta na prateleira por ele próprio, atrapalhando assim a sua separação. Com esta ferramenta, necessitou-se que este procedimento fosse redesenhado, ou seja, agora há uma pessoa específica que controla este reabastecimento, fazendo com que o conferente não fique responsável por nenhuma outra tarefa, apenas a de separar a sua mercadoria.”
Para que as mudanças no módulo ERP funcionassem, foi necessário que a empresa também organizasse e melhorasse seus processos internos, pois a ferramenta de WMS necessita que sejam padronizadas etapas, alinhadas com o seu funcionamento. Com a implantação do WMS, a Empresa N necessitou de algumas adaptações em sua estrutura de trabalho:
- confecção de caixas com volumes específicos. O WMS calcula baseado na dimensão dos produtos, a quantidade de volumes que o pedido irá gerar;
- utilização de esteiras de rolamento na área de separação da mercadoria; - conferência dos produtos só é feita quando o pedido total já está separado (havia uma cultura de conferir os produtos por “partes” e depois juntá-los em um só pedido);
- adaptação de uma área específica de recebimento de mercadorias dos fornecedores, com uma pessoa específica para tal trabalho (antes essa tarefa era executada por algum dos conferentes ou separadores, assim atrasava o processo de conferência ou separação);
- separação de caixas fechadas feitas por uma pessoa específica, para não atrapalhar a separação dos produtos fracionados (caixas fechadas não passam mais pela conferência, vão direto para área de despacho).
Assim, a Empresa N passou a ter o seguinte fluxo de atividades, baseado na lógica WMS:
Com este redesenho do novo fluxograma de atividades, a Empresa N passou a ter mais organização na definição de tarefas, visto que todos os processos agora ficaram bem definidos. Assim, essa nova cadeia influencia em toda a empresa, melhorando também os outros setores afins.