O AtoM permite inserir a informação de acordo com vários níveis de classificação, possibilitando uma hierarquização de forma a respeitar e refletir o quadro orgânico/funcional da instituição em causa145.
Para isso, começou por se abrir o Arquivo (há a consciência de que o termo correto seria Sistema de Informação, mas, no momento, ainda não é possível alterar alguns termos previstos por omissão, como Arquivo, ou Sub-arquivo) Marques da Silva/Moreira da Silva. Dentro desse arquivo foi colocado o Sub-arquivo Lopes Martins/Marques da Silva, assim como o sub-arquivo Lopes Martins.
No que respeita ao sub-arquivo Lopes Martins/Marques da Silva, nele estão contemplados Maria Amélia Marques da Silva, Maria José Marques da Silva e David Moreira da Silva. Inicialmente pensou-se em criar um sub-arquivo Moreira da Silva para se poderem incorporar as fotografias de David Moreira da Silva e da sua familia produzidas antes deste se tornar membro da família Marques da Silva e passar a habitar
145
WITWATERSRAND, Universidade de - AtoM 2.0 Authenticated User Training Workshop.
https://www.ica-atom.org/mediawiki/images/2/25/AtoM_2.0-Archivist_Training.pdf; ANTÓNIO, Rafael - Atom – Acess to Memory, Software livre para a descrição documental. p. 14-26; Artefactual – (ob. cit.)
abordagem sistémica
71
também o palacete. No entanto, seguindo o Modelo Sistémico146, optou-se por não abrir qualquer sub-arquivo e alocar essas fotografias no sub-arquivo Lopes Martins/Marques da Silva.
Por sua vez, foi criado um outro sub-arquivo Lopes Martins, porque a dada altura da sua vida, todas as pessoas da família Lopes Martins viveram no palacete, pelo menos até ao momento em que casaram e constituiram a sua própria família.
A própria alocação de fotografias no AtoM foi também bastante condicionada pelo facto dessa transmissão da informação ir sendo adiada, dado que algumas fotografias foram alocadas em pessoas erradas, outras tiveram de ser realocadas posteriormente.
Assim, e seguindo o que é defendido por Armando Malheiro da Silva147, optou- se por subdividir o Sistema Marques da Silva/Moreira da Silva, nos Sub-Sistemas Lopes Martins e Lopes Martins/Moreira da Silva (acrescentar dados), e por sua vez as fotografias foram sub-divididas nas fases da vida “Infância”, “Juventude” e “Adultez”.
A cada item e após a criação do registo de autoridade, é possível associar, no campo de edição a entidade produtora e a entidade detentora da informação. De forma paralela, também no campo de edição, é possível introduzir dados como a descrição, a data, a indexação por assunto, lugar e nome, etc. No que respeita à indexação, esta está diretamente relacionada com a taxonomia e, à medida que vão sendo introduzidos termos novos, o AtoM vai criando uma lista de termos, e sempre que um termo se repetir, é possível recuperá-lo nessa lista de forma a evitar a sua repetição.
Sempre que haja itens parecidos ou com poucas alterações, o AtoM possibilita a duplicação do Item, fazendo-se depois os devidos ajustamentos, o que proporciona uma melhor gestão temporal.
Uma outra caraterística do AtoM, e que tem uma enorme contribuição para a sua grande flexibilidade é o facto de proporcionar a associação de um objeto digital a um determinado item. Esse objeto digital pode ser carregado através de uma localização na internet ou através de uma localização no computador cliente. Há ainda a possibilidade de associar múltiplos objetos digitais a um único item.
Se uma inserção for feita de forma correta, o resultado final será similar à imagem que se segue.
146 SILVA, Armando Malheiro da- A Informação: da compreensão do fenómeno e construção do objeto científico. p.155.
147
72 Ilustração 14: inserção no AtoM, resultado final
abordagem sistémica
73
Considerações finais
Ao longo do projeto de estágio desenvolvido na Fundação Instituto Marques da Silva, e com o objetivo de apoiar a reconstituição biográfica da família Marques da Silva/ Moreira da Silva, procedeu-se ao tratamento da fotografia de família.
Esse tratamento, sempre de acordo com o Modelo Sistémico, compreendeu o reconhecimento e identificação, seleção, descrição, indexação e disponibilização da fotografia. Etapas essas que foram realizadas segundo as Normas Internacionais de Gestão Arquivística, nomeadamente ISAD(G), ISAAR(CPF) e ISDIAH.
O trabalho, de alguma morosidade, pressupôs a avaliação de toda a informação existente e a que foi necessário adicionar. Note-se, por exemplo, que se procurou definir critérios de selecção do conjunto de fotografias a tratar, entre as de cariz familiar e as profissionais. Depois foi necessário identificar as figuras que se confundiam, definir os parâmetros de classificação que permitiam clarificar, corrigir e acrescentar informação a trabalhos prévios.
Não esquecendo a exposição dos condicionamentos legais relativos à visualização e divulgação de imagens em que figurem pessoas não pertencentes ao núcleo Marques/Moreira da Silva, e as respetivas medidas legais respeitadas, é pertinente assinalar que grande parte das imagens não pode de facto ser disponibilizada
online.
Para a gestão e posterior divulgação das fotografias, foi utilizado o AtoM, um
software de gestão Arquivística, construído de acordo com as Normas supracitadas, que
funciona em Open Access e permite a alocação de imagens. Entre as vantagens deste
software sublinhe-se a da indexação, por estar diretamente relacionada com a
taxonomia, permitindo criar uma lista de termos, que servirão para a consulta e a recuperação da informação.
Considera-se terem sido atingidos os objetivos inicialmente propostos, já que ao longo do projeto foi-se obtendo mais conhecimento relativamente aos membros desta família, proporcionando acrescentos à àrvore genealógica, e consequentemente, à informação que irá ser utilizada para a já mencionada reconstituição biográfica. O projeto contribuiu também para a divulgação dessa fotografia de caráter familiar, através do já mencionado software de Gestão Arquivística, o AtoM. Foi também apurado que 54% das fotografias de caráter familiar pertenciam à subsecção Maria José
74
família e com a história da própria fotografia e um maior acesso a materiais fotográficos.
Apesar dos cuidados tidos para preservar as provas fotográficas, 32% das fotografias de caráter familiar apresenta sinais de descoloração como a descoloração, amarelecimento, manchas, deterioração do papel e vincos.
As tarefas mais morosas deste projeto de estágio foram a identificação e a indexação das fotografias. A identificação, porque pressupôs um bom conhecimento da fisionomia dos membros da família, a indexação, não porque seja um processo difícil, mas porque a indexação de uma imagem tem de ser feita com muito cuidado, dado que a interpretação da própria imagem pode variar de pessoa para pessoa.
Como principal dificuldade sentida durante este projeto de estágio, destaca-se o difícil reconhecimento de alguns membros da família, o que se deve em parte ao facto de algumas provas fotográficas estarem em mau estado e descoloradas, e ao facto de existirem poucas fotografias dessas pessoas.
Não se consegue definir uma única tarefa mais gratificante, já que se experimentou uma enorme satisfação na obtenção de informação mais relevante sobre a genealogia da família, mas também na inserção dos documentos no AtoM.
abordagem sistémica
75
Referências Bibliográficas
Legislação:
1966.11.25 – Decreto-lei nº 47344 de 25 de novembro/Presidente do Conselho de Ministros. Diário de Governo. 1ª Série. Lisboa. 274 (25 nov. 1966). 1.886-2086. Consult. em 2014.
1976.04.10 – Constituição da República Portuguesa. Diário da República. 1ª Série. Lisboa. 86 (10 abr. 1976) 738-775 Consult. em 2014.
1985.03.14 – Decreto-lei nº 63/85, de 14 de março/Assembleia da República. Diário da
República. 1ª Série. Lisboa. 61 (14 mar. 1985) 662-689. Consult. em 2014.
1998.10.26 – Decreto-lei nº67/98, de26 de outubro/Assembleia da República Portuguesa. Diário da República. 1ª Série. Lisboa. 247 (26 out. 1998) 5536-5546.
Webgrafia:
A visão e o computador. http://clinotavora.planetaclix.pt/visao-e-computador.htm. Consult. em 2014.
Artefactual - Access to Memory. 2014.
Consult. em 2014. https://www.accesstomemory.org/pt/
CUMBE, Euclides - A Arquivística como ciência autónoma.
https://www.academia.edu/3593488/Arquivistica_como_ciencia_autonoma. Consult. em 2014.
Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. Consult. em 2014.
http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/
Fundação Instituto Marques da Silva. Consult.2014. fims.up.pt
QUEIRÓS, Francisco - Fotografia do Século XIX: Retratos "Carte de visite":
Paisagens urbanas. Consult. em 2014.
76
WITWATERSRAND, Universidade de - AtoM 2.0 Authenticated User Training
Workshop.
Consult. em 2014. Consult. em 2014.
https://www.ica-atom.org/mediawiki/images/2/25/AtoM_2.0-Archivist_Training.pdf
U.S.A. National Archives and Records Administration - National Archives. Consult. em 2014. http://www.archives.gov/
Publicações:
ANTÓNIO, Rafael - Atom – Acess to Memory, Software livre para a descrição
documental. Lisboa: 2014.
ANTÓNIO, Rafael; SILVA, CUNHA, Andreia da; PAES, Alexandre - Guia Prático
ICAATOM. Lisboa: Central Geral dos Trabalhadores de Portugal, 2012. CGTP: 978-
989-8430-06-9; IBJC: 978-989-97386-0-7.
ARQUIVO HISTÓRICOMUNICIPALDO PORTO- Guedes de Oliveira: um fotógrafo
do Porto. Porto: Câmara Municipal do Porto, 2006.
AUSTRÁLIA, Concelho Internacional de Arquivos – ISBD: International Standard
Bibliographic Description. Camberra: Conselho Internacional de Arquivos, 2007.
CARDOSO, António - O arquitecto José Marques da Silva e a arquitectura no Norte
do País na primeira metade do séc. XX. Porto: Universidade do Porto, 1992.
CARONA, Suzana - Espólio LEITÃO & IRMÃO Antigos Joalheiros da Coroa. Edições Afrontamento. Lisboa: 2009.
Concelho Internacional de Arquivos- Tutorials - ICA - AtoM. 2014.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAAR (CPF): Norma
abordagem sistémica
77 Singulares e Famílias. Trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em
Arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2004.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAD(G): Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística: adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Trad. Grupo de Trabalho
para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2002.
HOLANDA. European Commission on Preservation and Access - SEPIADES,
Cataloguing photographic collections. 2004.
PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade - NP 3715: Documentação: Método
para a análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1989.
PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade - NP 4036. Documentação. Tesauros
monolingues: directivas para a sua construção e desenvolvimento Lisboa: Instituto
Português da Qualidade, 1993.
PAVÃO, Luís - Conservação de Colecções de Fotografia. Lisboa: 1997. 978-972- 57613-0-4.
PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Preservmap: um roteiro da preservação
na era digital. Porto: Edições Afrontamento, 2009. 978-972-36-1070-3.
RAMOS, Rui – Outra história: Outro Porto, outro Marques da Silva. Porto: Fundação Instituto Marques da Silva. 2012.
RAMOS, Rui – Raizes e caminhos: Marques da Silva e a arquitectura do século XX. Porto: Fundação Instituto Marques da Silva, 2011.
REINO UNIDO, Concelho Internacional de Arquivos - ISDIAH - International
Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Reino Unido: 2008.
RIBEIRO, Fernanda - Indexação e Controlo de Autoridade em Arquivos. Porto: Câmara Municipal do Porto, 1996. 972-605-041-3
78
SANTOS, Ana; COSTA, Cristiana; GOMES, Luís; MUNTEANU, Mariana -
Implementação de Sistemas de Gestão de Arquivo. Vila do Conde: Escola Superior de
Estudos Industriais e de Gestão, 2013.
SILVA, Armando Malheiro da - A Informação: da compreensão do fenómeno e
construção do objeto científico. Porto: Edições Afrontamento, 2006. 978-972-36-0859-
5.
SILVA, Armando Malheiro da - Arquivos familiares e pessoais. Bases científicas para
aplicação do modelo sistémico e interactivo 2004.
SMITH, Laurajane - Uses of Heritage. Londres: British Library, 2006. 978-0-415- 31831-9.
VENTURA, Isabel - O Arquivo Paço de Calheiros, Uma abordagem Sistémica. Porto: Universidade do Porto, 2011. 151 p. Tese de mestrado.
abordagem sistémica
79