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Na seção anterior buscou-se delinear os conceitos básicos sobre a função planejamento, a qual envolve a tomada antecipada de uma série de decisões visando ao alcance de estados futuros desejados por meio da realização de um processo sistemático. Com isso, é possível inferir que o processo de planejamento é formado por diferentes fases ou etapas, caracterizando o planejamento como um sistema organizacional. Na perspectiva de Certo (2003, p. 107), para que o processo de planejamento seja bem sucedido, é importante percebê-lo como um sistema organizacional constituído por partes inter-relacionadas. Masiero (2007, p. 30) conceitua sistema como “[…] um conjunto de elementos que se inter-relacionam de forma coesa e integrada, buscando atingir determinado objetivo.”

Ackoff (1981, p. 2) também enfatiza o planejamento como um sistema, afirmando que essa função é necessária quando a consecução do estado futuro desejado envolve um conjunto de decisões que são interdependentes, isto é, um sistema de decisões. Ackoff (1981, p. 2) lembra que um conjunto de decisões forma um sistema, caso o efeito de cada decisão dependa de pelo menos outra decisão do conjunto. Além disso, o referido autor complementa que “[…] a complexidade do planejamento vem do inter-relacionamento das decisões do que delas em si” (ACKOFF, 1981, p. 2).

Carvalho (1979, p. 36) segue na mesma linha ao argumentar que o planejamento é um processo, um conjunto de fases pelas quais se realiza uma operação, e, sendo um conjunto de fases visando a um objetivo final, a sua realização não pode ser aleatória ou desordenada. Assim, Carvalho (1979, p. 37) destaca que o processo é sistematizado, obedece a relações precisas de interdependência que o caracterizam como um sistema, ou seja, um conjunto de partes (fases, subprocessos) que são ordenadas entre si, de maneira a formarem um todo coerente e harmônico, visando alcançar um objetivo determinado.

Em se tratando do processo de planejamento, a abordagem de Ackoff (1981, p. 4) envolve uma sequência composta por cinco etapas de decisão:

1. Fins: refere-se à determinação dos objetivos e das metas desejados.

2. Meios: é a escolha de políticas, programas, procedimentos amplos e práticas através dos quais a organização buscará atingir os objetivos.

3. Recursos: envolve a determinação dos tipos e quantidade de recursos necessários, como eles devem ser gerados ou obtidos e ser alocados às atividades.

4. Implantação: é a fase de determinação dos procedimentos para tomada de decisão e de uma maneira de organizá-los para que o plano possa ser executado.

5. Controle: é a escolha de procedimentos para antecipar ou detectar erros no plano ou falhas na sua execução.

Carvalho (1979, p. 58) sublinha que as etapas que formam o processo de planejamento não podem ser desenvolvidas de forma desordenada, mas devem seguir algumas regras ou normas que o tornam um sistema. Além da já comentada interdependência entre as fases, Carvalho (1979, p. 59) destaca que os produtos de cada uma dessas fases do processo podem afetar os insumos ou entradas da fase anterior, criando uma função de realimentação dos subprocessos, gerando um conjunto de funções harmônicas e coerentes caminhando para um objetivo comum. Além disso, o referido autor faz importante observação acerca dos recursos necessários para que o planejamento e sua implementação sejam efetivados, afirmando que as diferentes fases que compõem o processo não se realizam “[…] sem uma configuração material representada por uma instituição, um grupo de pessoas ou por um indivíduo” (CARVALHO, 1979, p. 58).

O conjunto de fases que caracteriza o processo de planejamento na abordagem de Carvalho (1979, p. 36) é representado por:

1. Conhecimento da realidade: expressa o processo analítico e de síntese de conhecer a realidade social, econômica ou territorial em análise. “Por realidade devem ser entendidos o diagnóstico e prognósticos dos principais indicadores explicativos de uma situação problema, situação espacial e temporal de uma variável considerada” (CARVALHO, 1979, p. 36).

2. Decisão: é o processo em que as diferentes alternativas para solucionar um problema, seja de uma empresa, de um grupo de pessoas ou de um indivíduo, são estudadas, tendo em vista otimizar os recursos e a estratégia estabelecida. Essa fase é apoiada nas mais variadas técnicas de decisão e fortemente relacionada com o objetivo final a que se pretende atingir.

3. Ação: é a implantação ou efetivação das decisões tomadas com o objetivo de transformar a situação em análise. Está relacionada com o conjunto de proposições (decisões traduzidas em termos de planos, programas e/ou projetos) elaboradas na fase anterior.

4. Crítica: é todo o conjunto de processo ou subprocessos de acompanhamento, controle e avaliação do desempenho de determinadas operações objetivando realimentar o processo decisório, tendo em vista a correção de desvios ou distorções do processo de implantação.

Koontz e O’Donnell (1981, p. 81) também contribuem para a discussão sobre as etapas para o desenvolvimento do planejamento, porém com uma orientação de caráter empresarial, e afirmam que, independentemente do tipo de objetivo que se deseja alcançar, dos mais simples aos mais complexos, um planejamento deve seguir seis etapas:

1. Estabelecimento de objetivos: na perspectiva dos autores, devem-se, em primeiro lugar, estabelecer os objetivos para toda a organização e, a seguir, para as outras unidades subordinadas, criando uma hierarquia coordenada de objetivos.

2. Estabelecimento de premissas: as premissas são os pressupostos do planejamento a respeito dos ambientes futuros nos quais os planos irão operar. Para Koontz e O’Donnell (1981, p. 82), “Essas premissas consistem em dados de previsão

fundamentadas em fatos, diretrizes básicas e aplicáveis e planos empresariais existentes.”

3. Determinação de rumos alternativos: nesta etapa, devem-se examinar as maneiras alternativas de atingir os objetivos determinados. Para Koontz e O’Donnell (1981, p. 84), é muito difícil existir um plano para o qual não haja alternativas razoáveis, sendo comum uma alternativa não muito óbvia revelar-se como a mais adequada.

4. Avaliação dos rumos alternativos: depois de investigar as alternativas existentes, analisando os pontos fortes e fracos, a quarta etapa refere-se à avaliação dessas alternativas, tendo como base os objetivos pretendidos e as premissas levantadas. 5. Escolha de um rumo: Koontz e O’Donnell (1981, p. 85), afirmam que essa etapa é o

momento da tomada de decisão, sendo a escolha da forma de agir mais promissora de levar a organização ao alcance de seus objetivos. A escolha será feita com base na avaliação das alternativas e das premissas, inclusive as análises do ambiente interno e externo da organização.

6. Formulação de planos derivados: são os planos derivados para as demais áreas da organização e que darão condições de que o plano principal seja alcançado.

Baptista (2002) aborda o planejamento a partir de uma perspectiva social, o qual se organiza por meio de um processo racional composto por operações inter-relacionadas, formando um ciclo de reflexão-decisão-ação-reflexão. Cada operação diz respeito a determinadas ações ou, como denomina Baptista (2002, p. 29), de “fases metodológicas”, as quais são desenvolvidas ao longo do processo. O quadro 2 apresenta a síntese das ideias da autora, incorporando as operações do processo e as respectivas fases metodológicas.

Quadro 2: Síntese da dinâmica do processo de planejamento

Processo racional Fases metodológicas

Construção/reconstrução do objeto Estudo de situação

Estabelecimento de prioridades Reflexão

Propostas alternativas Decisão Escolha de prioridades

Escolha de alternativas Definição de objetivos e metas

Ação Implementação

Execução Controle

Retorno da reflexão Avaliação/crítica dos processos Retomada do processo

Fonte: adaptado de Baptista (2002, p. 29).

Pode-se perceber que as diferentes etapas que compõem o processo genérico de planejamento apresentam certa similaridade entre os autores pesquisados. Nota-se, porém, que Carvalho (1979, p. 36) e Baptista (2002, p. 2) comentam sobre a etapa de análise da situação/realidade, a qual não foi explicitada pelos demais autores e que se configura como uma fase importante no processo, fornecendo subsídios para as demais etapas.