A presença e a importância dos meios e das formas de comunicação podem ser verificadas entre os mais variados seres vivos, não obstante também são constatadas ao longo de toda a existência da humanidade. O ser humano está inserido em um contexto que coloca a comunicação entre os elementos basilares da sua existência. A utilização de sinais, gestos, símbolos, marcas e palavras possibilitam estabelecer um processo de construção da realidade em função destes elementos compondo um universo simbólico e imaterial, contudo imprescindíveis para a sua evolução (OLIVEIRA, 2003; SANTOS; BERAQUET, 2001; SENGER; OLIVEIRA, 2003).
Daft e Marcic (2004) falam que, para haver a cooperação, um dos pilares da vida em uma organização é necessário que exista um meio para que se consiga a interação entre as pessoas que dela fazem parte. Assim, a comunicação tem a finalidade de transmitir as informações de uma para outra pessoa proporcionando uma condição de saber mútuo entre os envolvidos.
A comunicação é um fenômeno que está presente na rotina do Homem desde os tempos mais remotos. Contudo Senger e Oliveira (2003) informam que, em virtude de alguns equívocos cometidos na interpretação do que realmente o termo significa, alguns autores alertam para que ele não se torne banalizado.
Norteado por este argumento é inicialmente oportuno consignar os esclarecimentos de Ferreira (2005), acerca do seu entendimento quanto ao significado do termo. Neste particular o referido autor define a comunicação como sendo o ato ou efeito de comunicar(-se). Um processo de emissão, transmissão e recepção de mensagens por intermédio de métodos e/ou sistemas convencionados. A mensagem recebida por estes meios. A capacidade de trocar, discutir idéias e de dialogar buscando o bom entendimento entre os envolvidos.
Ampliando esta definição Senger e Oliveira (2003) alegam que, quando se fala em comunicação logo vem à mente o processo da fala. Em sentido mais amplo a comunicação engloba outros métodos como a escrita e as apresentações visuais nas mais diversas formas, tais como gravuras, pinturas, expressões corporais e mais recentemente o telégrafo e o correio eletrônico.
Para Chiavenato (2004) comunicar significa tornar um fato comum, de modo que este fato possa ser uma mensagem, uma notícia, uma informação ou um significado qualquer. Com isto, a comunicação deve ser vista como uma ponte que tem a finalidade de permitir que aquilo que se deseja comunicar possa ser transmitido de uma pessoa para outra, ou de uma organização para outra. O autor adiciona que a comunicação é um fenômeno pelo qual um emissor influencia e esclarece um receptor frisando que comunicação não significa apenas enviar uma informação, mas sim torná-la comum entre as pessoas envolvidas neste processo.
Por Draft e Marcic (2004), defini-se comunicação como um processo pelo qual é possível a troca de informação entre duas ou mais pessoas, de modo que passe a existir o entendimento comum. Os autores defendem também que a comunicação não se limita ao
envio de informação, ela é mais ampla do que isto é, uma via de duas mãos, pois tem a finalidade de promover a interação entre os envolvidos após a sua finalização.
Na visão de Davis e Newstrom (1998), a comunicação envolve a transferência de informações, com significado de uma pessoa para a outra ponderando ainda que, se não houver nenhuma transmissão de informação ou idéia, a comunicação não aconteceu. Se ninguém escutou o que foi dito, leu o que foi escrito e assim por diante, não houve a comunicação. Os autores exemplificam este fenômeno no ambiente empresarial relatando uma situação hipotética, em que um gerente pode expedir uma série de boletins ou relatórios, mas não existirá comunicação até que cada um deles seja recebido, lido e compreendido. Os autores reforçam ainda, que a comunicação é aquilo que o receptor compreendeu e não necessariamente o que o emissor falou. Dessa forma existe comunicação quando um sistema- fonte influencia um sistema destino, por meio da manipulação de sinais alternativos transmitidos por intermédio do canal que os conecta.
Hampton (2005, p.427), ao abordar o papel da comunicação no ambiente organizacional apresenta uma definição no seguinte teor:
Para fins de administração, a comunicação é o processo pelo qual as pessoas que trabalham em uma empresa transmitem informações entre si e interpretam o seu significado. O que a comunicação faz para uma empresa se parece com que a corrente sangüínea faz para o organismo. A corrente sangüínea supre todas as células do organismo com o oxigênio; o sistema de comunicação supre todas as unidades – departamentos, pessoas – da empresa com informação. Privadas de oxigênio, as células funcionam mal e morrem; sem a informação necessária, as pessoas e os departamentos dentro da empresa funcionam mal, o que na certa leva a uma espécie de ineficiência final para elas e para a empresa como um todo.
Com base neste contesto é interessante acrescentar as considerações de Chiavenato (2004), Daft e Marcic (2004) e Stoner e Freeman (1995), que corroboram quanto à existência da falsa idéia, de que pelo fato das pessoas se valerem da comunicação em grande parte do tempo criou-se a impressão de que elas se comunicam sem fazer nenhum esforço, ou sequer tendo a consciência de que estão se comunicando.
Bordenave (2002) relata que, apesar da comunicação e dos meios necessários para sua realização permearem a rotina de trabalho nas organizações diariamente, sua execução não é um processo demasiadamente simples, pois demanda um relativo grau de complexidade em razão de ser composta por vários elementos.
Neste contexto, Stoner e Freeman (1995) identificam oito elementos presentes no processo de comunicação, cada um com uma atribuição específica (Quadro 4).
Elemento Atribuição Emissor (fonte) Elemento que inicia a comunicação.
Codificação É a tradução da informação em uma série de símbolos para que ocorra a comunicação. Mensagem É a informação codificada enviada pelo emissor. Ela pode ter qualquer forma que possa ser captada por um ou mais sentidos do receptor. Canal É o meio de transmissão entre um emissor e um receptor.
Receptor É o elemento que capta a mensagem do emissor.
Decodificação É a interpretação ou a tradução de uma mensagem ou informação com significado. Ruído Pode ser qualquer coisa que confunda, perturbe, reduza ou cause
interferência na comunicação.
Feedback É o reverso do processo de comunicação. Tem a finalidade de expressar uma reação à comunicação do emissor.
Quadro 4 – Elementos da comunicação Fonte: Adaptado de Stoner e Freeman (1995)
Com relação aos elementos da comunicação, Oliveira (2003) faz uma síntese atribuindo ao emissor a responsabilidade de codificar a informação para que se possa enviá-la através de um canal que a conduza até o receptor, que por sua vez tem a função de decodificá-la. Por meio deste princípio básico ocorre o processo de comunicação. Porém, se for feita uma análise mais detalhada, é possível verificar que este processo engloba um relativo grau de complexidade. Percebe-se que os elementos que o compõem são variáveis que podem ser ampliadas ou reduzidas de acordo com a modalidade da comunicação que está sendo empregada em dado momento.
Pelo fato da comunicação ser utilizada pelas pessoas durante grande parte do tempo, principalmente por conta da necessidade latente de se inter-relacionar, as organizações podem ser consideradas um fenômeno decorrente da ação e interação dos agentes, ou seja, das pessoas que a compõem. Se for levado em conta que o processo de comunicação é fundamental para promover esta interação, então é possível afirmar que existe a influência de um fenômeno de mútua causalidade. Por este raciocínio, o resultado da comunicação contabilizará duas variáveis essenciais – os agentes sobre o sistema, e o sistema sobre os agentes (GIOVANNINI, 2002).