Ao longo dos anos, analistas e autores efectuaram diversas caracterizações destes sistemas e apesar de terem caído em desuso são um bom método de compreender as diferenças entre eles. O tipo de fluxograma a usar depende do objectivo a atingir. Daí ser comum as empresas utilizarem mais do que um tipo e em mais do que uma aplicação.
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Figura 3.5 – Segmentação dos diversos tipos de fluxogramas consoante a utilização a que se destinam. A separação mais habitual entre autores é feita em termos da necessidade de flexibilidade ou produtividade (Figura 3.5). Caso a primeira seja a pretendida, recorre-se ao fluxograma Ad-hoc, usado com frequência nas áreas profissionais e administrativas de uma organização. O tipo de fluxograma referido caracteriza-se pela existência de negociação e pela definição específica para cada situação. Normalmente, construídos sobre uma plataforma de e-mail, utilizada na distribuição de trabalho, oferecem bom controlo de processo e permitem criar e melhorar os processos de forma rápida, consegue-se assim dar resposta em tempo útil às situações que vão surgindo.
Associado ao anterior encontra-se por vezes, o Colaborativo de extrema importância numa empresa. Centra-se em grupos de equipas a trabalhar em conjunto para um objectivo comum. De igual modo as definições de processo não são rígidas e o volume de resultados não é o mais importante.
No extremo oposto, previamente definidos, e com canal de comunicação dedicado os fluxogramas de Produção suportam grandes volumes e como consequência conseguem reduzir os custos. Aqui, não existe negociação de quem realizará o trabalho ou de como ele será tratado, no entanto, podem ser adicionadas tarefas e procedimentos ao processo original à medida que vão sendo requeridas, por esse motivo possuem complexidade variável. Os objectivos de gerir grande número de tarefas similares e optimizar a produtividade são conseguidos com a automatização das mesmas em busca da automação total, onde o operador passa a intervir apenas em situações de excepção. Ao possibilitar a gestão de processos complexos e a integração em sistemas existentes a tendência é que seja embebido e funcione como máquina de regras.
O último elemento desta categorização é o Administrativo considerado como a junção entre Ad-Hoc e Produção. Neste, os passos estão pré-definidos mas é possível proceder à sua revisão ou alteração de forma dinâmica através da especificação de características dinâmicas. Como método de
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entrega é utilizado o sistema de e-mail, quando o número de ocorrências é reduzido e um mecanismo proprietário em situações de elevada frequência. A sua característica mais marcante é a facilidade em definir processos, pois prescinde-se de alguma produtividade em prol de flexibilidade.
Diversas outras classificações estão disponíveis seja em termos da percentagem de automatização, do tipo de orientação utilizada i.e. humana vs sistema [99] ou documento vs. controlo vs. contracto [140], do nível de integração, da área de destino combinada com o meio comunicativo utilizado e com a orientação ao documento ou processo [141], do grau de distribuição [142], da granularidade da informação e da aplicação [143] e do tipo de aplicações/fins a que se destinam [144]. Contudo, com os processos a estenderem-se por organizações grande parte das alternativas revela-se inadequada. A nova realidade vale-se da duração do processo, dos limites organizacionais e das considerações em termos de funcionalidade como elementos de diferenciação. Na primeira, o tempo de vida médio de um processo determina o tipo de arquitectura necessária. Em aplicações como a montagem de componentes o processo é de curta duração, o trabalho a realizar é “empurrado” (entregue) e a coordenação e invocação de actividades provêm de máquina central. Já no extremo oposto com os Ciclos de Vida, é permitida a definição de processos longos, centrados em documentos ou num objecto, onde eles próprios se tornam o processo. Pelos limites organizacionais, efectua-se a distinção segundo a relação do processo com a organização. Por seu lado, a distinção ao nível das funcionalidades relaciona-se com as ferramentas destinadas a auxiliar a definição e execução de processos, nomeadamente as interfaces gráficas [145, 146].
3.2.3 Definição
Aquando da descrição pormenorizada dos sistemas de fluxogramas a sua compreensão só é possível se antes tiverem sido interiorizados alguns conceitos que, de forma comum lhe são associados. Pela entidade WfMC fluxograma, refere-se à versão automatizada de um processo, onde os documentos, informação e tarefas são transferidos entre participantes segundo um conjunto de regras de procedimento de forma a atingir ou contribuir para o objectivo pretendido [147, 148]. Surge, normalmente, associado à reengenharia de processos, onde existe o interesse por análises, estimativas, modelação, definição e a subsequente implementação do processo. Porém, pode também resultar da automação de um processo já existente.
O processo, resultado da associação entre a definição manual e do fluxograma encontra-se num formato que suporte manipulação automática, como seja a modelação ou promulgação por um sistema gestor. A sua definição, em linguagem gráfica ou formal, consiste numa rede de actividades interligadas, critérios e regras para controlo de progresso e informação sobre actividades individuais segundo aspectos como o participante e a aplicação [149].
O sistema de fluxogramas é o software responsável por definir, gerir e executar fluxogramas. A gestão é efectuada ao nível dos processos através do controlo do seu ciclo de vida, onde se inclui a
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análise, desenho, operação, auditoria e melhoria. É também efectuada ao nível dos recursos, quer sejam humanos, máquinas, acesso a informação, consumíveis, aplicações ou outros processos. Sendo, ainda, efectuada ao nível do fluxo de processo, por aplicação de regras de procedimento destinadas a controlar a sequência e dependência entre actividades e recursos associados [143, 145, 147, 150].
A diversidade de opções disponíveis não tem neste caso, como consequência directa um grande número de aplicações incompatíveis entre si. Grande parte dos sistemas procura implementar funcionalidades comuns a fim de facilitar a interoperabilidade, possibilitar a integração e em casos extremos permitir a transferência de partes do processo.
A fim de resolver possíveis equívocos revela-se importante esclarecer a diferença entre
Workflow Management e Business Process Management - BPM. Enquanto no primeiro o foco do
sistema se encontra no processo, o BPM tem como elemento central a capacidade de gestão, destinada a provar a sua aplicabilidade na área empresarial e evitar os problemas inerentes à reengenharia.
Gestão de processos engloba, então, a manutenção de versões, documentação, análise, controlo e
modificação do processo em curso, com ferramentas capazes de ajustar os recursos e ajudar na distribuição de carga. Na vertente empresarial é acrescentada a capacidade de compreensão, monitorização e melhoria do ponto de vista comercial [145].