Summary of Analyses

O monitoramento e avaliação dos processos de gestão da informação são necessários para o acompanhamento das etapas desenvolvidas e as futuras adequações cabíveis para tornar a gestão cada vez mais eficaz e efetiva nas organizações, considerando-a uma fase indispensável na gestão da informação. Para Monteiro e Duarte (2015, p. 4):

Uma etapa/fase de avaliação da gestão da informação ou um instrumento avaliativo teria a função de verificar a qualidade de cada estágio do processo e dele como um todo, envolvendo um controle efetivo, o que não só torna possível uma análise robusta e crítica dos resultados, como também, principalmente, possibilita a correção de falhas e um aperfeiçoamento contínuo do processo de gestão da informação.

Os autores identificaram cinco indicadores de qualidade que devem ser levados em consideração no processo avaliativo dos gestores, são eles: eficácia dos instrumentos de identificação das necessidades informacionais; qualidade das fontes de informação; eficácia dos fluxos de informação; satisfação do usuário e uso dos canais de distribuição da informação” (MONTEIRO; DUARTE, 2015, p. 14). Esses indicadores estão relacionados as etapas dos processos gerenciais abordados pelos pesquisadores, e que podem ser adequados e utilizados para o NEDESP como etapa de avaliação de sua gestão.

Foi atestado pela gestora do Núcleo que esta não é uma prática realizada pelo NEDESP em sua gestão, conforme resultados apontados no Quadro 20:

Quadro 20 – Monitoramento e avaliação dos processos do NEDESP

9. Existe um monitoramento e avaliação periódica dos processos informacionais?

Tem o que a Instituição solicita, onde eu avalio os funcionários. E, a todo momento eu peço também que os alunos avaliem eles, questão de prazo de entrega, se faltou alguma coisa,

Gestora do NEDESP

questão de atendimento.

Mas em relação ao setor mesmo, não. Eles só fazem quando precisam. Quando eles solicitam, a gente tem reunião. E quanto avaliação de como está funcionando também não existe.

Quando tem reunião, busca saber se estão precisando de alguma coisa, alguma dificuldade, algo que possamos fazer pra melhorar o atendimento. Mas isso só quando essa necessidade deles.

Fonte: Pesquisa direta - Entrevista, 2015

Não há um monitoramento nem uma avaliação periódica dos processos informacionais do Núcleo. “Tem o que a Instituição solicita, onde eu avalio os funcionários. E a todo momento eu peço também que os alunos avaliem eles [...]”, aponta a gestora, “mas em relação ao setor mesmo, não. E quanto avaliação de como está funcionando também não existe”, conclui.

Sem um processo de avaliação, a gestora fica sem critérios e parâmetros concretos, ou seja, registrados em um documento formal, para traçar novas metas e alcançar objetivos maiores. Assim, o NEDESP pode torna-se um setor sem visão de futuro e sem perspectivas, pois parece não haver embasamento comparativo para a realização de novas práticas ou identificação das causas para o planejamento de processos para melhoria do Núcleo.

Destarte, pôde-se identificar em avaliação preliminar a partir dos depoimentos obtidos e da observação empírica, que não existem iniciativas planejadas de Gestão da Informação no NEDESP. Corroborando com o diagnóstico, dois dos três funcionários respondentes (F2 e F3), apontam que não há gestão da informação no Núcleo. Resultado que embasa grande parte dos problemas enfrentados e que precisam começar a serem trabalhados.

O principal problema e desafio enfrentando pelos funcionários do Núcleo é o de suprir as necessidades informacionais dos alunos usuários; atividade primordial desenvolvida pelo NEDESP e ressaltada a satisfação pelos usuários como ilustra o Quadro 21:

Quadro 21 – Satisfação dos usuários do NEDESP

7. O NEDESP satisfaz todas as suas necessidades de informação para realização de suas atividades acadêmicas?

R1 Sim

R2 Na maioria das vezes sim, quando não é devido à falta de materiais ou recursos.

R3 Sim

R4 O NEDESP supre às demandas que eu levo para ele. Tenho meus materiais impressos em Braille sempre que solicito ou digitalizados se eu preferir. Os computadores da sala anexa (agora só temos um) são disponibilizados para que nós possamos pesquisar ou fazer nossos trabalhos neles. Pessoalmente, não me restrinjo ao núcleo. Faço minhas pesquisas e produções por conta própria, na minha casa. Para isso, a Internet é uma ferramenta fundamental. Mas acredito que é de extrema importância que tenhamos não apenas os três computadores que tínhamos antes, mas um número até maior para atender à demanda de cegos usuários do NEDESP.

R5 Não todas. Mas, disponibiliza uma imensa ajuda e um ótimo trabalho. R6 Sim. Só que o NEDESP é um núcleo de apoio, não dispõe de material

adequado. Para isso, recorro sempre à Biblioteca Central.

R7 Sim

R8 Depende da necessidade

R9 Relativamente. Nem sempre em tempo hábil. Fonte: Pesquisa direta - Questionários, 2015

Reflexo disso são os depoimentos dos alunos participantes da pesquisa quando questionados se o Núcleo satisfaz suas necessidades informacionais: “depende da necessidade”, afirma R8, com embasamento de R5 ao responder que “não (satisfaz) todas (as necessidades). Mas, disponibiliza uma imensa ajuda e um ótimo trabalho” e corroborado por R9 ao comentar que o NEDESP satisfaz “relativamente” suas necessidades informacionais, uma vez que “nem sempre em tempo hábil”.

Faz-se necessário destacar que diante das condições oferecidas, os funcionários do NEDESP “supre(m) às demandas que eu levo para ele(s)” ressalta R4, e que “quando não é devido a falta de materiais ou recursos”, acrescenta R2.

Para F2, o que facilitaria muito esse processo de disponibilização de informação oferecido pelo Núcleo seria “a antecipação desse material (para) ajudar ao estudante cego a ter maior rapidez das informações. Esse material poderia ficar em acesso rápido”, pois “temos uma dificuldade de prazo, entregar o material em tempo hábil para o aluno, uma vez que com o equipamento que temos deixa a desejar”, sustenta a gestora do NEDESP.

Para McGee e Prusak (1994, p. 23), “a informação é infinitamente reutilizada, não se deteriora nem se deprecia, e seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário”, ou seja, essa relação de custo/benefício que uma informação pode oferecer está diretamente ligada ao uso que dela é feito. Parte crucial da realidade vivida pelo Núcleo parece desencadear por uma falta de planejamento por parte de sua gestão.

O NEDESP é um setor que existe há mais de 30 anos como iniciativa e realizava diversos projetos que foram extintos por falta de recursos, funcionários e de uma gestão que impulsionasse o Núcleo e o fizesse ser visto e conhecido por toda a comunidade acadêmica, gerando valor e reconhecimento merecido aos processos que, mesmo hoje, ainda são desenvolvidos em meio a tantas dificuldades.