Strukturelle elementer ved læringsmiljøet

Critérios abordados: Legitimação, Envolvimento, Expectativas.

Legitimação

Sistema: em relação aos objetivos práticos que levaram a implementação do SCIG, houve uma convergência entre os 17 entrevistados: demonstrar, com clareza, como os recursos da instituição vêm sendo consumidos, apuração dos custos das atividades desempenhadas e dos serviços prestados à sociedade.

Controle de Custos:

Tabela 11. Vantagens do Controle de Custos

BA CEN Unidades

100% 82,4%

Vantagens para

Controle de Cus tos (17)

Fonte: derivado da pesquisa de campo.

Todos os entrevistados enxergam o sistema de custos como uma ferramenta integrante de uma nova cultura de controle de custos, que além de necessária, pode proporcionar benefícios para o BACEN. Segundo os mesmos, o controle de custos auxiliaria a alocar, de maneira efetiva, os recursos; maximizar a utilização dos mesmos; profissionalizar a gestão; tomar decisões mais embasadas; reduzir a despesa pública; contribuir para um BACEN mais eficiente; conferir maior transparência à gestão.

Segundo a visão do DEPLA, espera-se: reestruturar as áreas, ao conhecer os processos e a alocação dos recursos; maximizar a utilização dos recursos; conhecer as estruturas das unidades para comparações e avaliações (antes de inferir eficiência de determinada área).

De acordo com 14 entrevistados, espera-se que as vantagens apontadas para o BACEN sejam replicadas em suas unidades. Os demais (02 divisões regionais e 01 unidade central), conforme retratado na Tabela 11, não vêem como um controle de custos poderia ter aplicação direta a sua unidade.

Metodologia ABC: ainda em relação à legitimação, foi levantado o conhecimento dos entrevistados acerca da metodologia ABC e se a consideram adequada à instituição.

Tabela 12. ABC – Conhecimento & Adequação

Conhecia previamente Passou a conhecer Ainda não conhece Adequada 11,8% 70,6% 17,6%

Inadequada 0% 0% Não se aplica

Metodologia ABC

Fonte: derivado da pesquisa de campo.

Dos 02 entrevistados que já conheciam a metodologia, 01 já havia tentado implementá-la em sua unidade. A tentativa não foi concluída: foi uma iniciativa isolada e o rastreamento das atividades envolve outras áreas. Faltava o apoio da Alta Administração25, principalmente, para que as demais unidades disponibilizassem informações.

Doze entrevistados passaram a conhecer a metodologia, em função da implementação, conforme visto na Tabela 12. Esse percentual elevado indica ter sido realizado um bom trabalho de disseminação, não somente do sistema, mas também da metodologia. De forma que todos que hoje a conhecem, consideram-na adequada ao BACEN, principalmente pelo fato de ter sido customizada à instituição (característica do

25

O apoio da Alta Administração é apontado como fundamental para o sucesso da implementação do ABC, em empresas (Clarke et al., 1999). Vide p.22 deste estudo.

ABC), chamando atenção para a complexidade que reveste o BACEN, a diversidade de atividades, muitas vezes únicas (quando comparadas às demais instituições).

A partir dos três pontos analisados, conclui-se que 82,4% (14) dos entrevistados legitimam a iniciativa de implementar um sistema de custos no BACEN. Acredita-se que isso pode contribuir para que o sistema seja incorporado a sua rotina. Aos demais, pode ser atribuída uma baixa legitimação da iniciativa, uma vez que não vêem como o controle de custos seria aplicado em suas unidades e não conhecem a metodologia. Ao contrário dos primeiros, isso poderia dificultar a incorporação à rotina.

Envolvimento

Acredita-se existir uma ligação entre servidores envolvidos mais diretamente com a iniciativa (durante a implementação) e o quanto eles conhecem do sistema hoje. Além disso, caso o envolvimento continue existindo, mesmo após a implantação, espera-se que a probabilidade de utilização do sistema aumente. Assim, o envolvimento foi classificado em três níveis: contínuo, intermitente e baixo.

Tabela 13. Envolvimento entre Unidades e iniciativa

Contínuo Intermitente Baixo

82,4% 5,9% 11,8%

Envolvimento

Fonte: derivado da pesquisa de campo.

Percebeu-se que o envolvimento iniciado durante o desenho do sistema, continua até os dias atuais. As unidades centrais mantêm relação estreita com o DEPLA - ao necessitar de alguma alteração, entram em contato.

Todos os 14 entrevistados classificados como tendo um envolvimento contínuo são representantes de unidades centrais. Participaram ativamente do levantamento

das atividades, sabem explicar como ocorreu todo o processo de implementação, acompanharam de perto, respondendo, inclusive, por suas representações regionais. Razão esta para os 02 entrevistados (coordenadores de divisões regionais) terem um envolvimento baixo: não foram envolvidos de forma direta, sendo procurados basicamente para confirmação das informações já recolhidas, junto às unidades centrais.

Um dos 14 entrevistados classificados como tendo envolvimento contínuo, na Tabela 13, representa uma unidade central que ainda não havia sido criada na época da implementação. Desde a sua criação vem mantendo contato estreito com o DEPLA, de forma que suas atividades fossem incluídas no sistema.

Apenas uma unidade foi classificada como tendo um envolvimento intermitente: participou ativamente do desenho e dos treinamentos, porém por não ver como o SCIG poderia ser aplicado a sua rotina, considera-se à parte deste movimento de controle de custos.

Expectativas

Os interesses dos entrevistados acerca das potencialidades do sistema foram organizados e tabulados na Tabela 14. Adicionalmente, procedeu-se a correspondência entre as expectativas mais citadas e os objetivos da administração (representados pela COCIG), os quais eram esperados com a implementação do SCIG.

Tendo em vista os seis objetivos almejados com a implementação do SCIG, nota-se, pela Tabela 14, que as seis expectativas mais citadas estão alinhadas aos interesses dos responsáveis pelo sistema. A transparência deve ser entendida tanto em relação ao

funcionamento do sistema (direcionadores, cálculos), quanto em relação à prestação de contas (accountability).

Tabela 14. Resumo das Expectativas dos entrevistados & correspondência aos Objetivos da COCIG

Expectativas Nº de observações

Maximização da Utilização dos Recursos 14

Conhecimento dos Custos Incorridos 13

Comparações internas 12

Controle Interno 12

Transparência 12

Decisões mais fundamentadas/ embasadas 12

Padronização 5

Poder de Barganha 5

Subsídio para confecção do Orçamento 5

Indicadores para análises 3

Subsídio para o Planejamento 3

Terceirização/ benchmarking 3

Expectativas mais citadas Objetivos COCIG

Maximização da Utilização dos Recursos

(vi) melhor análise dos processos existentes com vistas a eliminar desperdícios, maximizando a utilização dos recursos.

Conhecimento dos Custos Incorridos

(i) conseguir aferir os custos dos processos e macroprocessos realizados no BACEN (ii) permitir o conhecimento dos custos das atividades das unidades

Comparações internas (iii) permitir a comparação de atividades iguais em unidades diferentes

Controle Interno (v) identificar atividades que não adicionam valor, por meio da mensuração de custos

Transparência

(iv) utilizar critérios objetivos no direcionamento dos custos para as atividades e das atividades para os objetos de custo

Fonte: derivado da pesquisa de campo.

Suposição 04: as expectativas dos usuários estão alinhadas as da COCIG Confirmada.

Mesmo a iniciativa tendo uma legitimação alta, os servidores possuírem um envolvimento contínuo (desde o desenho do sistema aos dias atuais), conforme visto, o uso não foi incorporado à rotina. Segundo Malmi (1997), tais critérios podem ajudar a diminuir a resistência, mas não serão eficazes caso os interesses dos usuários não estiverem alinhados com o pretendido pela administração. Assim, extraíram-se as principais expectativas dos usuários, de forma a compará-las aos objetivos da implementação. Verificou-se que os interesses dos representantes dos servidores estão alinhados aos da administração.