Após a definição das ações torna-se necessária a elaboração do Plano de Trabalho, que é uma ferramenta que identifica as ações e responsabilidades de quem irá executar as atividades da organização. O planejamento das ações de forma organizada é elaborado com base nos seguintes questionamentos: o que, por que, quem, quando, como e onde.
A elaboração do Plano de Trabalho de acordo com E2, “traz como resultado
um esquema de metas e objetivos construído com base nessas perguntas que servem como apoio no desenvolvimento e acompanhamento da implantação das ações” conforme mostra o quadro a seguir:
PLANO DE TRABALHO 2010 Aspecto: Segurança
Objetivo: Reforçar a segurança aos usuários, funcionários, bem como ao patrimônio da Universidade.
OBJ. ESPECÍFICOS
METAS QUANDO QUEM OBSERVAÇÕES STATUS
Instalar dispositivos de
Instalar câmeras de
segurança na ABR/JUN BU/SETORIAIS
Será discutido com o setor de
segurança nas bibliotecas BCS, BCT e BCH UFC Instalar portões eletrônicos na BICM, BPGEC, BCA, BPGEA, BCC, BMS, BCSO ABR/JUN BU/SETORIAIS Adquiridos e entregues às setoriais OK
QUADRO 1- Plano de trabalho setorial. Fonte: Biblioteca Universitária da UFC.
No quadro acima temos um exemplo do planejamento da Biblioteca Universitária da UFC, através da setorização. Conforme E2 “A comissão de trabalho
encarregada do setor Segurança apresenta as necessidades do setor e formula-se o objetivo e as metas a serem cumpridas para o ano vigente”.
A Direção da Biblioteca Universitária e a Divisão de Coordenação de Bibliotecas como afirma E2 “traçaram as metas para todo o Sistema, elegendo os
itens: acervo, segurança e comunicação”.
De acordo com o exposto acima e levando em consideração que o planejamento é o desdobramento das decisões e da orientação estratégica em termos de ações operacionais, ele deve conter a descrição dos caminhos, tarefas, meios e prazos para a realização de objetivos. Assim, a administração realizada em uma organização deve estar de acordo com os objetivos e missões organizacionais, pois a organização é um sistema. Nesse sentido, o administrador deve intervir nesse sistema com planos, estruturas, direção e controles para vários fins.
4.2.5 A importância da elaboração das metas de trabalho
O bibliotecário que gerencia a unidade de informação é o responsável para que sua instituição, a biblioteca, atinja os objetivos e as metas organizacionais, as quais são voltadas para atender as expectativas dos usuários. Para isto, torna-se necessária a proposição de metas com o propósito de se fixar períodos de tempo
para a realização dos objetivos propostos pela organização. Além disso, conforme na fala a seguir:
...o estabelecimento de metas permite que a organização quantifique os resultados pretendidos, como também identifique mecanismos para que os resultados sejam atingidos (E1).
Elaborar metas é uma iniciativa de se planejar melhor os recursos em função da estratégia e, como consequência, cumprir a missão e a visão da organização. Dessa forma, E2 fala que “na elaboração de metas é exigido um cuidado especial no
entendimento da missão, da visão e da estratégia da organização, especificamente da unidade selecionada”. Assim, segundo E3 “torna-se necessária uma reunião com todo o grupo envolvido no processo para se definir as metas em função de todo o entendimento das etapas anteriores”.
Esse gestor da biblioteca deve se preparar para se adaptar às situações mutáveis com gerências ativas, e com flexibilidade. Há uma grande preocupação com a postura do bibliotecário em gerenciar pessoas e recursos tecnológicos porque ele deve estar em constante atualização de conhecimentos para gerenciar da melhor maneira, através de um plano de trabalho para o desenvolvimento organizacional.
4.2.6 Como se dá o atual processo de gestão da BCH
A Direção do Sistema de Bibliotecas da UFC apresentou como um das propostas do programa de gestão, segundo E2 “a elaboração e implantação do
Plano de Trabalho para a unidade BCH, alicerçado em objetivos e metas, através de atividades e ações vinculadas ao conceito de Biblioteca Universitária intrínseco na sua missão institucional”.
Desde que passou a ser utilizado em 2005, como metodologia gerencial, substituindo o Planejamento estratégico, o Plano de Trabalho, vem sendo aplicado anualmente na biblioteca analisada e tem apresentado resultados satisfatórios.
A metodologia consiste basicamente de:
• Recebimento de relatórios de atividades anuais das Bibliotecas;
• Análise daquelas informações para definição das metas a serem delineadas;
• Definição de Plano de Trabalho com as indicações dos objetivos e ações que a Direção do Sistema pretende atingir futuramente.
• Formação das comissões encarregadas por cada setor.
Dada a necessária ótica gerencial e visão global das questões para a definição de Metas e Objetivos, e a fim de garantir a representatividade e participação de todos os setores do Sistema de Bibliotecas da UFC, os trabalhos são desenvolvidos com as chefias das Bibliotecas, Núcleos e Seções (E2).
Através de reuniões com as comissões é possível identificar problemas, áreas críticas e propor ações e projetos objetivando a melhoria dos serviços, produtos e ambientes das bibliotecas. Assim, formula-se o estabelecimento das estratégias básicas e funcionais, tendo como resultado a definição dos planos de trabalho, para cumprir objetivos e metas (E3).
O Plano de Trabalho não é um instrumento estático e inflexível, já que ele é sujeito as variações do ambiente interno e externo, e por isso necessita de controle e avaliação contínua de seus resultados, para possíveis correções de rota e confirmação dos resultados positivos (E1).
Deve-se ressaltar do dito acima que, todas essas tendências apontam aspectos de melhoria organizacional, por meio de fatores e inovações para a qualidade de desempenho no cumprimento das metas. Esse quadro de metas, não deixa de ser uma função do processo administrativo no qual se observa abaixo:
...mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, o quadro de metas procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das
ações, com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos (E2).
O bibliotecário deve utilizar as tendências de administração e gestão que julgar necessárias e aplicáveis, e adaptá-las para sua realidade quando necessário. E complementa o entrevistado:
O controle não se trata de uma atividade com a finalidade de punir os responsáveis por um possível resultado negativo no alcance de um objetivo, e sim como um instrumento para se corrigir uma rota e possibilitar ao dirigente conhecer melhor o seu setor, suprindo-o com informações, que poderão até ser usadas para se alterar e atualizar o planejamento original (E3).
A Biblioteca Universitária, baseada no último Plano de Trabalho anual formula um plano de metas com propostas de atividades e ações a serem tomadas, para o ano a ser cumprido e envia para a Biblioteca de Ciências Humanas. O documento apresentado contém o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), no qual se consolidam as definições de missão, diretrizes e proposições políticas para o período anual, e o Plano de Gestão, evidenciando os princípios, os desafios, os objetivos e metas globais a serem alcançados e os desafios a serem enfrentados no período, definidos com base na análise situacional realizada e na visão dos diversos cenários possíveis, concentrando seu pensamento estratégico nos problemas, e não nos setores, e em políticas claramente direcionadas para a vida acadêmica em toda a sua amplitude. Relata-se abaixo:
A BCH, através de reuniões com a diretoria da biblioteca e os participantes da comissão de trabalho, identifica as áreas críticas, através da postulação de problemas responsáveis por atrasar ou interromper as rotinas normais de trabalho e, até mesmo, por originarem outros problemas. Os problemas elencados são reunidos e discutidos (E3).
A análise que se segue permite a identificação – a partir das experiências funcionais - das questões em nível micro e macro, desenhando a ambiência da BCH. Conforme E3 “As comissões de trabalho abrangem os setores de acervo,
catalogação, coleção especial, comunicação, educação de usuário, eventos, recursos humanos, projeto, segurança, serviços, entre outros”.
A seguir pode-se visualizar o Plano de Trabalho, com as metas para o ano de 2010, formulado pela BU para a BCH.
PLANO DE TRABALHO - 2010 Biblioteca: Biblioteca de Ciências Humanas
Atividades Ações Prazo Respon
sável
Obs. Status
Realizar inventário Receber e conferir listagem Distribuir tarefas
Elaborar relatório
01-12
Fev ok
Mudar o layout das estantes
Sinalizar o acervo Elaborar proposta para encaminhar à BU Avaliar o projeto
apresentado pela empresa executora
Atualizar a página da BCH no site do Sistema de Bibliotecas
Rever conteúdo
Encaminhar alterações para BU Avaliar a demanda reduzida Estabelecer critérios, consultando a política de desenvolvimento do acervo da BU
Catalogar 200 títulos das coleções especiais Selecionar obras Catalogar xx títulos/mês Alimentar o Repositório de TCCs Contactar os coordenadores dos cursos Catalogar TCCs defendidos em 2010 (definir quantidade) Realizar estudo das
bibliografias básicas das disciplinas
Fazer a análise
Elaborar lista para aquisição Definir a quantidade de
títulos de períodicos que deverão entrar no Pergamum (% de periódicos que serão inseridos)
Levantar o total Saber quantos foram incorporados
Estabelecer percentual a ser catalogado Inserir no Pergamum Atualizar a coleção de periódicos no CCN Revisar a catalogação do título
Enviar para o CCN o arquivo gerado pelo Pergamum
Realizar a manutenção dos dados inseridos na catalogação
Checar mensalmente os Incompletos e Manutenção dos Dados (Módulo Diversos) no Pergamum, corrigindo eventuais inconsistências Revisar a coleção de periódicos, atualizando a situação da assinatura Participar da realização
de eventos voltados para a comunidade acadêmica
V Campanha de preservação do Acervo
IV Maratona do Conhecimento
Alimentar a BDTD Atualizar cadastro das TDs no Sistema TEDE
Catalogar recursos eletrônicos on line
Metas: [definir quantidade de títulos que serão catalogados]
QUADRO 2- Plano de trabalho para a biblioteca. Fonte: Biblioteca Universitária da UFC.
Vale ressaltar que essa propostaadmite adaptações e/ou acréscimos, assim como descrito:
... a BCH tem a autonomia de alterar o Plano de acordo com suas necessidades e realidade constatada, visto que permitirá: a confirmação ou não dos resultados; sugestões para reformular o método e; observar as similaridade ou divergências no processo de administração estratégica da biblioteca universitária (E2).
Para que a organização esteja em condições de realizar estas mudanças, ela primeiro precisa ser uma organização aberta. Uma estrutura aberta enfatiza maior desejo e estímulo à cooperação; aumento do fluxo de informações; maior flexibilidade no processo decisório; recompensar e estimular novas idéias; aumentar a capacidade de ver além do óbvio; se preocupar com o indivíduo e suas necessidades; desenvolver uma atmosfera de escolha, participação e liberdade, com poucos regulamentos, regras e políticas.