A pressão atual no âmbito da era da informação e do conhecimento centrada na questão do “volume de informação” é complexa, por um lado os gestores têm que lidar com o exagero de informações disponíveis no mercado, muitas vezes equivocadas ou mal estruturadas nas organizações. E, ao mesmo tempo, esta nova era impõe às empresas novas necessidades informacionais, o que deve ser atendido com a geração de novas informações ampliando o volume de informação e, consequentemente, a complexidade do ambiente informacional.
Essa condição em que as organizações estão expostas requer competências no processo de geração, busca e uso da informação, para tanto é preciso entender em que contexto se encontra a informação e a necessidade informacional. Nesse sentido, o diagrama
(Quadro 3) apresentado por Dias e Belluzzo (2003, p. 40) contribui para entendimento da
diversidades dos aspectos em que a informação na organização está alicerçada. Quadro 3 - Diagrama do contexto da informação nas organizações.
A informação nas organizações
Classificação Dimensões Objetivos Fontes
Quanto à Natureza Informação Científica - resultante da investigação Informação tecnológica - relacionada aos produtos/serviços e seus mercados Quanto à Função Informação Estratégica - relacionada aos macro e micro ambientes
organizacionais
Informação para negócios -subsidia o gerenciamento das organizações Formato - oral x documentado -textual x audiovisual /multimídia
- base papel x eletrônica Local - interna x externa Nível -Informação bruta -Informação organizada -Informação tratada -Informação avançada Status -pessoal x impessoal -formal x informal -Publicação aberta x não-publicada/ confidencial/secreta Pesquisa - monitoramento de mercado e conhecimento das descobertas, invenções e inovações - análise de tendências e de mercado - tomada de decisões/gerenciamento e resolução de problemas -avaliação do estado da arte -P&D de processos e produtos Melhoria Contínua - Definição de objetivos, metas, mercado -Memória técnica - Instrução e treinamento - Processo Operacional - Procedimentos para abertura, registro e fechamento de empresas
-bases e bancos de dados -bases de patentes -Bases de normas técnicas -literatura científica - relatórios técnicos, teses e pesquisas
- documentos internos - manuais técnicos - literatura comercial
- leis, regulamentos e códigos - estatísticas e indicadores econômicos e empresariais - cadastros de especialistas, instituições e empresas - catálogos de produto e serviços - publicações governamentais - organizações científicas e institutos de pesquisa - serviços de informação, bibliotecas, centros de documentação - associações profissionais e comerciais
- cursos, feiras e eventos Sistemas especialistas Fonte: Dias (2001 apud DIAS; BELLUZZO, 2003, p. 40).
O Quadro 3 oferece uma visão ampla do contexto da informação em qualquer tipo de organização. Ao contextualizar a informação no ambiente organizacional, Dias e Belluzzo (2003) destacam os aspectos relevantes e abrangentes da informação - desde sua classificação, que pode ser pela sua natureza ou pela sua função, das possíveis dimensões em que essa pode se apresentar, os objetivos que ela pode perseguir - e destacam, outrossim as possíveis fontes para amparar a busca da informação.
No tocante ao universo informacional específico ao ambiente corporativo, Valentim (2007, p. 13) corrobora que esse é extremamente complexo e que nele existem diferentes tipos de informação que atendem de forma específica às necessidades informacionais das pessoas, seja para a tomada de decisão ou para desenvolver as atividades cotidianas, no Quadro 4, são sintetizadas algumas tipologias da informação relacionando seu propósito no ambiente de negócios:
Quadro 4 - Tipologia informacional no âmbito de negócios. Tipologia da informação Propósito
Informação estratégica Apoiar o processo decisório e contribuir na formulação das estratégias de ação de médio e longo prazo.
Informação voltada no negócio
Subsidiar a definição das ações no nível tático e à observância dos pontos fracos e fortes; oportunidade e ameaças.
Informação financeira Apoiar as atividades desenvolvidas na área de finanças. Informação comercial Apoiar as atividades de transação comercial.
Informação estatística Subsidiar estudos comparativos de qual atividade da organização; fornecer indicadores.
Informação tecnológica Subsidiar a área de pesquisa e desenvolvimento (P&D) e a implantação de sistemas.
Informação geral Subsidiar todas as áreas da organização para atualização constante.
Informação ‘cinzenta’ Subsidiar qualquer área e com qualquer finalidade de uso, é detectada em fontes não convencionais, como colégio invisível, documentos confidenciais de difícil acesso, redes de relacionamento, etc.
Fonte: Elaborado pela autora com base em Valentim (2007, p.13-14).
Em negócios, como se pode observar no Quadro 4, diferentes níveis de decisões requerem distintos tipos de informação. Qualquer que seja o tipo de negócio, a organização precisa de informação para manter a eficiência de suas operações internas e de suas interações com os stakeholders e ainda se manter atualizada mediante o mercado.
Taylor e Farrel (1995) destacam que uma das atividades mais relevantes dos profissionais que geram a informação e dos usuários do sistema de informação em ambientes de negócios é buscar consciência da intenção do uso da informação e do tipo de decisão que ela será aplicada. Essa análise determina a característica que a informação deve imprimir, conforme demonstrado no Quadro 5:
Quadro 5 - Características da informação versus níveis de decisões. Característica Nível operacional Nível estratégico
Tempo Histórica Preditiva
Expectativa Antecipada Surpresa
Fonte Interna Externa
Escopo Detalhada Sintetizada
Frequência Tempo real Periódica
Organização Altamente estruturada Pouco estruturada
Precisão Altamente precisa Não excessivamente precisa Fonte: Taylor e Farrel (1995, p. 46, tradução nossa).
Em tempo de constantes mudanças é preciso uma nova lente para leitura das prioridades informacionais e para a renovação das atividades das unidades geradoras de informação para subsidiar os níveis de decisão no âmbito das organizações. Drucker (1996) destaca que simples registros de dados, controles e informações gerados sob a perspectiva de uma Contabilidade tradicional, valorada em uma era de mercados estáveis, fixos e isolados, não são mais suficientes e muitas vezes dispensáveis. A informação deve ter como prioridade a “criação de riquezas” em complemento aos controles informacionais que simplesmente retratam o passado, o que representa uma nova postura, condição necessária para focar a administração para a continuidade dos negócios em ambientes competitivos com constante evolução tecnológica (DRUCKER, 1996, p. 82).
A criação de riquezas ou de valor em uma empresa resulta do seu investimento a taxas acima do custo de capital exigido pelos seus proprietários (credores e acionistas) ao financiarem as decisões de investimentos (ASSAF NETO; LIMA, 2011). Essa dinâmica, que parece complexa, está simplesmente e diretamente relacionada à eficiência com que a empresa utiliza os diversos fatores de produção.
O momento é de mudança, e o êxito requer a geração de informação que possibilite aos executivos fazer “julgamentos informados”. Para tanto, Drucker (1996, p. 82) define quatro grupos de informações que agem como instrumentos para diagnóstico, considerando que, “[...] em conjunto, elas constituem o instrumental do executivo para administrar os negócios correntes”, visando à geração de riqueza, sendo elas:
- Informações básicas: apresentam um diagnóstico geral do negócio através da relação entre duas ou mais variáveis das operações cotidianas, tais como, o estoque e as vendas efetivas, os juros recebidos e as contas a receber pendentes em determinado período. Drucker (1996) destaca que a leitura deste tipo de informação oferece a possibilidade de reconhecer se há problemas que precisam ser identificados e tratados. Dessa forma, podem-se
considerar neste grupo os indicadores de liquidez, rentabilidade, endividamento, as projeções de fluxo de caixa, os orçamentos operacionais e financeiros;
- Informações sobre produtividade: apresentam um diagnóstico da produtividade dos recursos-chave. O mais comum que tem ocorrido é a geração da informação sobre a produtividade dos trabalhadores. Entretanto, Drucker (1996, p. 83) chama atenção para o fato de que se deve ter em conta a “produtividade da totalidade dos fatores de produção”, cita como exemplo o indicador elaborado para análise econômica do valor adicionado, conhecido como EVA. Essa informação mostra a capacidade da empresa em gerar ou destruir riqueza, indica qual produto, serviço, operação ou atividade tem produtividade. Outro instrumento para obter informação da produtividade é o benchmarking, que representa a pesquisa da situação do mercado, neste caso a comparação do desempenho de uma empresa com o melhor desempenho de todas as empresas. O autor destaca que o benchmarking pressupõe que aquilo que uma empresa faz pode ser feito por outra;
- Informações sobre competências: apresentam um diagnóstico das capacidades da empresa que a faz diferenciada. Drucker (1996, p. 84) aponta que a liderança “[...] depende de competências essenciais, que combinam o valor do mercado ou para o cliente com uma capacidade especial do produtor ou fornecedor”. Essas informações devem apresentar medidas como, por exemplo, do sucesso em determinado produto, segmento ou região. Para o autor, o sucesso demonstra o que o mercado valoriza e pelo que está disposto a pagar, e o insucesso deve ser percebido como indicação inicial de alteração no mercado ou enfraquecimento das competências da empresa. Como exemplo, a rotatividade de clientes, de funcionários e de fornecedores, os gastos com pesquisas e treinamentos podem contribuir para determinar as competências em relação à qualidade, inovação, fidelidade e processos. Drucker (1996, p. 85) destaca que “[...] as competências fundamentais diferem para cada organização; de certa forma, elas fazem parte da personalidade de uma organização.” Contudo, o autor destaca que todas as empresas precisam de uma competência em especial a inovação, mas, essencialmente, necessitam meios de registrar e criar medidas que informam o nível de suas competências. Entende-se que este tipo de informação tem grande valia, pois sua utilidade resulta em reconhecer oportunidades e ameaças que estão expostas no mercado e em identificar pontos fracos e fortes na estrutura interna da empresa.
- Informações para alocação de recursos: a fim de complementar o conjunto instrumental para geração de riqueza pelas organizações, Drucker (1996, p. 85) aponta a necessidade de informação para “[...] alocação de recursos escassos: capital e pessoal de bom desempenho. Estes dois transformam em ações quaisquer informações que a direção tenha a
respeito dos seus negócios”. Nesse caso, pode-se apontar que ocorre um movimento duo em que informações sobre a apropriação de capital e talentos humanos vão definir a eficiência da alocação de recursos escassos que, por sua vez vão permitir a passagem da informação em decisão e ação, o que insere a premência de registrar e analisar os resultados das decisões no tocante à alocação de capital e recursos humanos. São resultados também do valor da informação, pois essa se apresenta como o elo entre a eficiência do ter e do fazer.
Nesse sentido, como salientado por Drucker (1996, p. 87), quando esses quatro tipos de informação são utilizados em conjunto, “[...] proporcionam informações e direções táticas” em busca da criação de riqueza para a empresa. São informações para assegurar que os recursos sejam utilizados de forma apropriada e alinhados aos direcionamentos estabelecidos no nível estratégico.
Sendo que, para a formulação da estratégia Drucker (1996), destaca-se a necessidade de informações a respeito do ambiente externo – clientes e não-clientes, do avanço das tecnologias, das inovações do mercado concorrente, da situação atual e tendências do mercado financeiro e da economia mundial.
Porter (2009) define estratégia como uma combinação dos objetivos pelos quais a organização se estrutura, com as políticas pelas quais se pretende alcançá-los e criar vantagem competitiva no enfrentamento do mercado. Nesse sentido, a estratégia é alimentada por informações com propósito, sendo esse estabelecido pelos tomadores de decisão.
A partir da discussão da diversidade do universo informacional no ambiente de negócios, apresenta-se, no Quadro 6, de forma sintetizada, os cinco grupos de informação, que sob a perspectiva de Drucker (1996) são relevantes como diagnóstico e subsídio para o processo decisório ao se constituírem como indicadores da situação e direcionadores de ação.
Quadro 6 - Tipologia das informações para diagnóstico do ambiente de negócios. Informações para diagnóstico
Informações básicas do desempenho econômico e financeiro
Informações sobre
produtividade Informações sobre competências Informações sobre alocação de Recursos:
Capital e Humano
Informações do ambiente externo
Fonte: Elaborado pela autora com base em Drucker (1996, p. 82-87).
A informação se mostra como recurso relevante ao produzir diagnósticos para subsidiar ações em busca da sustentabilidade do negócio. Relevância que deve remeter esse conjunto de informações como um dos focos na construção de modelos de gestão da informação, com o propósito em gerar ativos informacionais. Ativos com qualidade de
informar, gerar conhecimento e provocar ação que promova o alcance do objetivo organizacional e satisfação dos stakeholders, condição fundamental ao êxito em ambientes de negócios.