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As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), desde sua criação, assumem um importante papel social para o desenvolvimento de ações capazes de contribuir para o crescimento e para a sustentabilidade da sociedade em que estão inseridas, bem como favorecer a interação desta sociedade com o meio acadêmico. (MENEZES, 2012).

A necessidade de se registrar as ações humanas ao longo do desenvolvimento da sociedade resulta numa imensidão de informações registradas nos mais diversos suportes físicos. Esses registros configuram-se como documentos, e a necessidade de sua acumulação originam os arquivos, que são o “conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.” (CAMARGO; BELOTTO, 1996, p. 15).

As IFES, como as demais organizações, para cumprir adequadamente suas funções de ensino, pesquisa e extensão, necessitam de informações atualizadas e pertinentes. Nesse sentido, o arquivo é uma importante ferramenta que deve ser gerenciada a fim de apoiar o desenvolvimento das atividades da organização. Os arquivos se configuram como o grande referencial informativo que organiza, dá forma e viabiliza as próprias relações administrativas, constituindo-se em um conjunto único de informações, por ter sido gerado e recebido juntamente com as atividades da organização. (MORENO, 2006).

De acordo com a Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, o termo arquivo é definido como:

Os conjuntos documentais produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte ou a natureza dos documentos. (BRASIL, 1991)

Além da função legal e administrativa no âmbito da instituição que o mantém, os arquivos cumprem ainda uma função social, e, para tal, torna-se imprescindível que seu acervo esteja preservado, organizado e acessível ao cidadão. De acordo com Moreno (2006, p. 64):

O arquivo foi visto, primeiramente, como um local onde se armazenavam os documentos produzidos pela instituição e que possuíam valor jurídico. Mais tarde, os documentos arquivísticos foram reconhecidos como instrumentos de poder, e seu significado histórico também percebido, voltando-se olhares mais atentos para a massa documental acumulada.

Os acervos arquivísticos das IFES começam a constituir-se a partir da implantação dessas instituições, nas primeiras décadas do século XX. Ressalta-se, porém, que, na maioria das instituições públicas brasileiras, a constituição dos acervos se deu de forma desordenada e sem tratamento ao longo dos anos. Esse cenário tem como reflexo os problemas de acessibilidade percebidos em algumas instituições ainda nos dias de hoje.

De acordo com Belotto (1989), os arquivos das universidades possibilitam eficiência administrativa e acadêmica, registram procedimentos de ensino e pesquisa; guardam direitos e deveres de professores, alunos e servidores, bem como fornecem informação para a continuidade institucional.

Sob o ponto de vista de Menezes (2012), à grande maioria dos arquivos universitários foi atribuído enfoque meramente administrativo, sendo suas atividades associadas à administração superior, às unidades acadêmicas e aos órgãos que compõem a instituição. Assim, não são desenvolvidas atividades de apoio às funções pedagógicas, culturais, de ensino, pesquisa e de extensão. Entende-se, entretanto, que a função dos arquivos nas universidades deve ir além do apoio às atividades meramente administrativas.

Em se tratando de universidades públicas federais, instituições voltadas para a construção e o desenvolvimento do saber cientifico, cabe aos arquivos universitários, também, além de servirem a sua administração, a função de servirem de suporte à comunidade acadêmica, através da produção, organização, gestão, segurança e difusão do conhecimento produzido por esses órgãos e unidades acadêmicas (corpo técnico, docente e discente) e registrado nos documentos que compõem o seu patrimônio arquivístico, documentos estes, produzidos e acumulados durante suas atividades, em especial aqueles que registram a produção do conhecimento universitário. (MENEZES, 2012, p. 77).

Sobre o papel dos arquivos nas universidades, Botinno (1995, p. 61), destacou que “ainda há uma fraca relação entre os arquivos e a academia; a percepção que o arquivo é importante ainda não está bem incorporada dentro da rotina acadêmica.” Convém ressaltar, porém, que esse cenário vem passando por transformações nos últimos vinte anos, de forma que a relação entre os arquivos e a academia vem tomando novos contornos. Destaca-se,

nesse sentido, a expansão dos cursos de graduação em arquivologia nas universidades brasileiras, assim como a realização e pesquisas que contemplam, de alguma forma, a questão dos arquivos.

Ao tratar da segurança e do acesso ao acervo arquivístico das IFES, três fatores devem ser considerados:

A materialização, nos documentos de arquivo, das etapas das atividades de ensino, pesquisa e extensão, como forma de proporcionar a sua continuidade para desenvolvimento da cultura, ciência e tecnologia do país; o bem social que essas atividades proporcionam à sociedade; e a manutenção da integridade desses registros contra os seus agentes agressores. (MENEZES, 2012, p. 70).

Para Belotto (1989, p. 23), o principal papel dos arquivos universitários se desdobra em três funções, quais sejam:

1- Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos e administração, histórica e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; 2- avaliar e descrever estes documentos tornando possível seu acesso, segundo as políticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins; e

3- supervisionar a eliminação, ter o controle da aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de valor permanente seja destruído.

A análise dos levantamentos sobre a situação dos arquivos das universidades brasileiras demonstra que algumas instituições possuem seus arquivos organizados, sistemas em pleno funcionamento, porém, essas instituições representam uma minoria. A maioria dos arquivos das universidades encontra-se, geralmente, desprovida de tratamento arquivístico, Neles se acumulam documentos sem a devida racionalização, ou eliminam-se outros sem que haja critérios definidos de avaliação, seleção e descarte, o que possibilita a perda de informações importantes. (OHIRA, 2004).