Eu e a Giovana trabalhamos no setor de Documentação Textual, que é o Arquivo Histórico e Fotografia. No Museu Republicano nós não temos sessão e nem departamento. Não existe essa divisão. O único cargo que existe aqui é o do supervisor, que é a Maria Aparecida.
A Documentação Textual obedece às regras da Arquivologia. Então, nós temos diversas etapas: quando a documentação chega, existe uma carta de doação, que a pessoa faz, assina, diz que está não clausurada, porque o objetivo é que a documentação que chega para nós esteja disponível para pesquisa. Uma segunda etapa do trabalho seria a organização da documentação que obedece aos princípios da Arquivologia. Então, determinada coleção chega ou um fundo, aí você tem que identificar se é um fundo ou se é uma coleção, e começar a trabalhar nela, organizar por séries documentais, fazer a pesquisa da biografia da pessoa que doou, ou da instituição da qual faz parte aquela documentação, e então fazer essa organização para que se possa fazer os instrumentos de pesquisa para que as pessoas tenham acesso à informação. Existem também as fichas de abertura, onde se colocam denominação, se é fundo ou se é coleção, as datas limite da coleção/fundo, quantidade, uma descrição sumária, como ela entrou aqui, o estado de conservação, que bibliografia que você usou para preencher a ficha... toda a documentação tem essa ficha. Toda coleção ou fundo que nós temos tem essa ficha. Isso seria a
descrição geral do conjunto de documentos. Depois disso, você vem para a descrição mais específica: seria o inventário, o guia, o catálogo, depende do que você quer. Mas, normalmente o inventário é a descrição "geralzona" de uma coleção específica. Aí você tem as séries documentais, isso já está dentro da organização da Arquivologia, "vida profissional", "vida político-partidária"... isso com relação aos documentos pessoais, aos arquivos pessoais. Os Arquivos Públicos, nós normalmente mantemos a organização que veio da origem. Por exemplo: nós temos a documentação do primeiro fundo da Comarca de Itu, que é documentação cartorária. Essa documentação já veio organizada do Fórum. Nós mantivemos a organização, foi feita uma listagem dessa documentação, por exemplo: este é o primeiro ofício, então existe uma listagem: autor, quem sofreu a ação, no caso o réu, tipo de ação, ano e o número da caixa. Isso foi digitalizado, colocado no computador, então as pessoas hoje tem acesso... se ela quiser ela vem com um pen drive e copia tudo isso porque são vários e vários volumes que nós temos, e pode consultar em sua casa. Esse é o segundo ofício, a mesma coisa, isso é guardado separadamente nas estantes, não se mistura nenhuma coleção, nenhum fundo, muito menos essa documentação. Então o pesquisador vem, tem acesso a esse instrumento de pesquisa. Se ele for pesquisar apenas as anotações pessoais eu vou lá, pego a caixa que ele quer, que é essa, e entrego para ele pesquisar. Ele não tem acesso à nossa sala de arquivo, que é onde está armazenada a nossa documentação. Ele tem acesso apenas aos instrumentos de pesquisa, seja listagem, inventários, guias, catálogos... mas à documentação ele só tem acesso quando ele pede. Isso é para documentação textual. A gente tem muita coisa. Além disso, nós recebemos há alguns anos atrás, como guarda, a documentação do Arquivo Histórico da Cidade. Isso veio com a organização que foi dada lá. Nós não mexemos também nessa organização. Mantivemos a organização, mantivemos a numeração e apenas no armário eles estão separados com essa identificação para não misturar com o nosso acervo e numa estante separada também. Porque como é comodato, ele pode em algum momento pedir essa documentação de volta. Então essa documentação ela está apenas sendo limpa, foi organizada, trocadas as pastas que já estavam velhas, mas manteve-se a organização. Isso não foi mexido. Então normalmente a documentação de arquivo você organiza dentro dos princípios da Arquivologia. Não é temático. Nunca se organiza um arquivo tematicamente. Temático você pode fazer um guia em papel ou informatizado. Mas nunca
fisicamente. Isso não se faz em arquivo histórico. Numa biblioteca, por exemplo, você pode "puxar" o livro por assunto. Mas no arquivo isso não existe. A não ser que você faça um guia ou um catálogo específico do assunto. Você faz uma busca em todo seu arquivo, vê o que tem daquele assunto, faz isso em papel, e anota para o pesquisador onde está localizado, em que fundo, em que coleção, em que caixa. Mas não fisicamente. Você faz virtualmente. Porque seu arquivo já está organizado. Você não vai fazer, por exemplo, uma coleção de documentos de identidade. Que eu posso ter em diversas coleções. Você diz que em determinada coleção, em determinado fundo tem, o outro tem... mas não juntar tudo isso numa caixa e marcar como coleção de carteiras de identidade. Isso não existe. A não ser que esses documentos vieram para você avulsos. Que uma pessoa doou. Mas não pode perder quem doou. Colocando observação, doação fulano de tal... você não pode perder o princípio, a origem. Nunca. Mas tem outros instrumentos de pesquisa que você pode recuperar essa informação facilmente. Aqui também tem esse tipo de coisa [coleções com documentos adquiridos e produzidos pelo colecionador]. Mas o que se faz: aqui, por uma questão de tratamento, as coisas estão em diversas áreas. Mas em todas as áreas ele vai receber o mesmo nome. Mesmo essa ficha que a gente tem, tem aqui... referências no acervo, que é exatamente para você colocar objetos: contém tal, tal, tal...; biblioteca: contém tal, tal, tal...; pinacoteca...; da mesma pessoa. Porque aqui a gente está com isso separado. Você tem que remeter ao pesquisador ou na ficha de entrada – porque isso aqui é ficha de entrada – a localização de outros itens daquela coleção no museu. Por exemplo: Prudente de Moraes tem arquivo pessoal do Prudente de Moraes, tem fotografia do Prudente de Moraes, biblioteca do Prudente de Moraes e tem objetos do Prudente de Moraes. Cada um vai para uma área, fica guardado e separado. [E lá ele fica com a denominação do colecionador]. Exatamente. Porque o que você tem que fazer é o conjunto, quando foi doado foi doado tudo junto. [Quando você tem acesso a essa ficha você sabe exatamente]... aonde está guardada. Na ficha já compreende que existe uma referência no acervo. Na área de objetos eu tenho coisas dele, na área da biblioteca eu tenho coisas dele, na área da fotografia eu tenho e na área do arquivo eu tenho. Aí eu não vou descrever tudo ali. Aqui eu vou saber que tem, mas cabe a cada área fazer o seu tratamento específico. Porque aí a biblioteca vai fazer o tratamento dentro da área da biblioteca, objetos vai fazer o tratamento dentro da área de objetos e documentação dentro da área de documentação. Não existe um
tratamento igualitário. O que existe são coisas em diversas áreas. Mas o tratamento quem dá são as áreas. Por isso que às vezes é bom que o profissional que trabalha tenha consciência de que, por exemplo, objeto não é arquivo. Não é um documento de arquivo. E encaminhar para a área específica. Eu tenho um livro e eu sei que livro não é documento de arquivo, então eu encaminho para a biblioteca. A fotografia pode ficar, porque aqui foi separado por uma questão de catalogação. Porque o Museu Paulista tem uma catalogação específica para fotografia. Assim como o Centro de Memória também tem... Tem outras áreas que não tem. Aqui o Arquivo Histórico inclui fotografia. Tem instituição que tem a hemeroteca junto com o Arquivo Histórico, em outras está na Biblioteca. Então vai depender muito de como a Instituição está organizada. Normalmente ela está dentro do arquivo. Não está em Biblioteca. Aqui, por exemplo, a hemeroteca está na Biblioteca. No Centro de Memória a hemeroteca está na Biblioteca. No Edgar Le Route, a hemeroteca está dentro do arquivo. Então depende muito de cada instituição, que tem o seu procedimento. Eu tenho uma cópia disso [ficha de entrada] que você pode levar. Isso ainda a gente está usando. Porque para o arquivo ainda não foi feito o programa de computador. Então a gente está usando essas fichas. É uma Descrição bem geralzona. Existem as descrições da ISAAD e dá até para você puxar pelo site do Arquivo Nacional do RJ, as normas as descrições, que muitos arquivos já estão adotando. Já que você vai começar, é bom começar pelas normas que estão em vigor. São normas de Descrição Arquivística. O processo é: primeiro a carta de doação, depois que você viu e fez reconhecimento da documentação que você recebeu você abre a ficha de entrada. Depois que você abriu a ficha você vai começar a organizar. Você já vai mandar coisas do objeto par ao objeto, da biblioteca para a biblioteca... antes de preencher essa ficha. Porque aqui é só arquivo. Na biblioteca ela vai catalogar dentro do sistema dela que é o Dewey114, dizendo em alguma observação que é da coleção Prudente de Moraes. Do Arquivo é o sistema da Arquivologia, a gente usa muito o livro da Heloisa Bellotto, o Arquivos
114
A Dewey Decimal Classification ou Classificação Decimal de Dewey (DDC ou CDD, também conhecido como Sistema Decimal de Dewey) é um sistema de classificação documentária utilizado em bibliotecas desenvolvido por Melvil Dewey (1851–1931) em 1876. A CDD organiza todo o conhecimento em dez classes principais. As obras são classificadas principalmente por assunto e a escolha de números decimais para suas categorias permite que o sistema seja ao mesmo tempo exclusivamente numérico e infinitamente hierárquico. Fonte Google. Acesso em 02/04/2015.
Permanentes115, e outros, o da Ana Maria Camargo, que ajuda a organizar... para
arquivos pessoais a gente usa muito a Ana Maria, que tem um método bacana e também uma longa experiência em Rio Claro. E ela é uma referência em organização de arquivos pessoais. Outra autora que tem muito texto sobre arquivos pessoais, Arquivologia, princípios básicos é a Viviane Tessitore. Pelo Arquivo do Estado você consegue puxar várias oficinas que eles davam, os livros são gratuitos... são muito bons. Tem muita coisa.
Como seu trabalho é catalogação, no momento é essa ficha de entrada. Para a gente. Agora a parte de organização é outra coisa. Que aí a gente usa o método da Arquivologia. Aqui a catalogação é por conjunto, porque é a nossa orientação. A fotografia, não: é um a um. Ela é quase semelhante ao objeto, que a catalogação é um por um também. A Documentação textual, não. É por conjunto. A descrição é por conjunto. A gente vai dizer que tem tantos mil documentos, ou então tem tantos metros quadrados de documentos, mas não vai catalogar um por um. Isso não é feito no arquivo.
2. No caso dos cartões postais que não é uma coleção só de aquisição por