Por aprovisionamento entende-se todo o conjunto de operações técnicas (controlo de entradas e saídas), administrativas (receção, conferência e armazenamento de encomendas) e económicas (previsão de consumos, analise de preços/bónus e gestão de stocks) destinados a disponibilizar os vários produtos na quantidade e com qualidade adequadas.
A FNMF trabalha com diferentes fornecedores, que variam desde armazenistas até aos próprios laboratórios responsáveis pela comercialização dos produtos. A aquisição a armazenistas é o meio mais frequente, uma vez que é mais vantajoso comparativamente à aquisição a laboratórios, já que se verifica uma maior facilidade de contacto aquando da realização dos pedidos, maior rapidez na satisfação dos pedidos efetuados, além de não existir a obrigação de adquirir grande quantidade de produto. Em algumas situações opta-se pela aquisição direta ao laboratório, sendo que as principais desvantagens deste género de aquisição são, o prazo de entrega ser normalmente superior ao dos armazenistas e a obrigatoriedade de encomendar um número mínimo de embalagens. O processo de compra é sempre supervisionado pelo DT, que seleciona os seus fornecedores de acordo com vários critérios como os horários de entrega de encomendas, número de entregas diárias, satisfação dos pedidos / reclamações, condições comercias, facilidade de devolução, etc.
Tal como referido anteriormente, na FNMF a arrumação de medicamentos é feita em gavetas/prateleiras/frigorifico, organizados por forma farmacêutica e ordem alfabética do seu nome comercial e/ou denominação comum internacional (DCI) da substância ativa (no caso dos medicamentos genéricos). No que diz respeito aos psicotrópicos e estupefacientes, estão arrumados e organizados juntamente com os restantes medicamentos, pois considera-se que assim será mais difícil o seu extravio ou furto. É importante que a arrumação dos medicamentos/produtos seja feita o mais rapidamente possível, de modo a que estejam disponíveis para o atendimento. No armazenamento devem ser asseguradas as condições adequadas de temperatura, iluminação, humidade e ventilação, sendo estas condições registadas periodicamente pelos equipamentos de monitorização de temperatura e humidade. O armazenamento dos produtos tem em conta o seu prazo de validade, para que na altura da cedência sejam dispensados os medicamentos com prazo de validade mais curto (FEFO – first expire first out). O controlo de inventário existente é feito diariamente no ato da venda, uma vez que o programa informático permite saber os stocks existentes no local que facilmente se comparam com as existências nos locais de armazenamento. Periodicamente são também emitidas listagens de stocks no sistema informático que são depois comparados com as contagens físicas das existências.
5.1 Encomendas
O processo de aprovisionamento é facilitado pela existência do sistema informático que permite uma gestão mais eficiente em função da definição de stocks mínimos e máximos para cada produto na respetiva ficha de produto. Deste modo, à medida que um produto é vendido, o seu stock é automaticamente atualizado pelo sistema informático e, quando atinge o stock mínimo, começa a fazer parte de uma proposta de encomenda.
Diariamente na FNMF são realizadas informaticamente duas encomendas principais (final da manhã e final da tarde) para quatro armazenistas, de acordo com as necessidades da farmácia e geradas de acordo com os stocks mínimos e máximos (encomenda diária), sendo transmitidas através de modem. No caso de produtos não constantes das encomendas diárias ou em que é necessário dar um prazo de entrega ao utente, privilegia-se a comunicação via telefone com um dos fornecedores principais. Quando se fazem encomendas diretamente aos laboratórios responsáveis pela comercialização, há normalmente a emissão de uma nota de encomenda em papel que servirá depois para conferência no ato da receção. Neste ultimo caso, a encomenda é feita pessoalmente ou por telefone com um delegado comercial do laboratório em questão.
A receção de encomendas exige o acompanhamento pela respetiva fatura (exemplo em anexo) e duplicado, na qual deve constar o número, a data e local de carga, identificação do fornecedor e da farmácia, descrição individualizada dos produtos encomendados com referência ao código, nome comercial e/ou DCI, forma farmacêutica, dosagem e tamanho,
quantidade enviada, preço unitário, preço total, eventuais bonificações, valor do IVA (imposto sobre o valor acrescentado) e valor total da fatura. Faz-se sempre a receção da encomenda informaticamente por leitura ótica dos códigos dos produtos. Durante a leitura ótica são verificados diferentes parâmetros como se o produto encomendado foi o enviado e respetivas quantidades, se as condições de embalagem e transporte satisfazem os requisitos necessários (por exemplo, nos produtos de frio), os prazos de validade e os preços. Determinados produtos, como por exemplo, produtos dietéticos, cosméticos ou dispositivos médicos não vêm marcados com o preço de venda ao público (PVP) pelo que é necessário proceder ao seu cálculo (preço de custo multiplicado por um fator de conversão que inclui a margem de comercialização da farmácia e o IVA) e respetiva marcação. A fatura é sempre comparada com a respetiva nota de encomenda, existente no sistema informático ou em papel (no caso de compras diretas a laboratórios ou pedidos por telefone).
No que diz respeito aos medicamentos sujeitos a legislação especial, como benzodiazepinas, psicotrópicos e estupefacientes, o processo de compra é semelhante aos restantes produtos mas a sua receção tem procedimentos especiais. Normalmente estes produtos vêm embalados separadamente dos restantes e fazem-se acompanhar por uma requisição de psicotrópicos/benzodiazepinas (exemplo em anexo) (sendo que alguns armazenistas enviam mensalmente um resumo dos produtos enviados) em duplicado, sendo o original conservado na farmácia por três anos e o duplicado devolvido ao fornecedor, depois de devidamente carimbado e assinado pelo DT. No caso dos psicotrópicos, a requisição é arquivada na pasta de registo de psicotrópicos - entradas, juntamente com o duplicado da fatura que o acompanha e mencionando o número atribuído pelo sistema informático ao psicotrópico que deu entrada. Estes documentos irão integrar o livro de registo de psicotrópicos juntamente com o registo de saídas, que será depois remetido ao INFARMED, como explicado mais à frente.
5.2 Devoluções
Quando algum produto rececionado não verifica os requisitos de compra especificados poderá ser alvo de devolução. Alguns dos motivos para devolução são: embalagens danificadas, envio de medicamentos/produtos não pedidos mas faturados, medicamentos/produtos pedidos por engano, prazo de validade demasiado reduzido, entre outros. O fornecedor pode aceitar ou não a devolução, sendo que quando a devolução é aceite pode ser emitida uma nota de crédito à farmácia ou pode ser feita a substituição do medicamento/produto. O sistema informático gera uma nota de devolução (exemplo em anexo) onde deverá constar o número e data da fatura correspondente ao medicamento/produto e o motivo da devolução. A guia de devolução é impressa em triplicado, ficando o triplicado arquivado na farmácia e o original e duplicado carimbados e assinados seguem para o fornecedor acompanhando o produto devolvido.
5.3 Controlo de prazos de validade
Na FNMF o controlo dos prazos de validade dos medicamentos/produtos existentes é feito normalmente por um farmacêutico, com dois meses de antecedência em relação à data de expiração. É emitida pelo sistema informático uma listagem onde constam os nomes dos medicamentos/produtos, respetivos stocks e validade e estes são colocados num local específico, de modo a que todos os colaboradores da farmácia lhe tenham um acesso rápido permitindo que sejam escoados rapidamente. Se até ao mês anterior à sua expiração estes produtos não forem escoados, são devolvidos ao armazenista que os vendeu devidamente acompanhados pela respetiva nota de devolução. Estes produtos podem ser trocados por outros ou então é emitida uma nota de crédito no valor correspondente, por parte do fornecedor.