A Administração Pública visa a realização dos interesses colectivos da
sociedade, concretizados em objectivos definidos via autoridade pela criação de
bens e prestação de serviços fora do mercado. Administração distingue-se de
actividade económica de criação de utilidades, mediante a produção de bens e
serviços, sujeita a critérios de racionalidade económica, pois é feita ao preço de
custo e não de mercado (Pires Caiado, 1997:22).
Neste seguimento, Ribeiro (2000:35) apresenta as principais características da
Administração Pública:
- Falta de definição do âmbito de actuação, por parte das instituições públicas,
pois este está-lhes atribuído por lei;
- A Administração Pública é afectada por pressões políticas, quer seja ao
nível interno quer externo, que dificultam a eficácia, eficiência da gestão;
- O tipo de actividade que desenvolve, impede que sejam avaliadas de forma
adequada;
- A estrutura e os processos públicos têm de ser transparentes, com o
objectivo de facilitar a transparência e o controlo das suas actuações;
- A Administração Pública tem de observar uma série de princípios, como
sejam o de igualdade, publicidade, controlo jurisdicional, etc., os quais
afectam as suas estruturas;
- Os funcionários e quadros da Administração Pública são bastante difíceis de
disciplinar, o que dificulta a actuação dos gestores;
- Os recursos financeiros do sector público estão excessiva e estritamente
regulados;
- Não existem bases para que se possa definir e criar políticas de preços dos
serviços que prestam;
- A gestão do pessoal é muito rígida, no que diz respeito à selecção,
promoção, etc.;
- É muito difícil modificar as condutas negativas das actuações pessoais e
potenciar ou premiar as positivas.
Os indicadores são uma ferramenta para o gestor obter informação sobre o
funcionamento interno da entidade e sobre variáveis externas à mesma, para poder
tomar decisões. São valores de referência escolhidos para mostrar a execução do
Como não podemos ou devemos avaliar as entidades públicas pelo lucro
contabilístico, a configuração de um sistema de objectivos nas entidades públicas
assume muita importância, efectuando-se a sua medição através de indicadores de
economia, eficiência e eficácia.
Fernandes (2000:611) apresenta a definição de Navarro Galera e Lopez
Hernandez (1998): os indicadores de gestão são aqueles que produzem informação
para o controlo da eficácia, eficiência e economia, e que possam satisfazer os
seguintes requisitos:
- O seu objectivo básico é a medição de uma realidade durante um intervalo
de tempo, ou num intervalo pontual;
- São de grande utilidade como padrão de medida de expressão numérica dos
objectivos pré-fixados;
- Permitem efectuar medições com base em unidades físicas ou técnicas e não
necessariamente monetárias;
- Possibilitam a realização de comparações entre dados de diversas entidades,
em diferentes momentos de tempo.
Recorrendo a Brusca Alijarde (1997), podemos descrever, de forma sucinta,
estes três conceitos:
- A economia refere-se à aquisição de recursos (inputs) em qualidade e
quantidade apropriada ao menor custo possível.
- A eficiência define a relação entre outputs de uma actividade e o montante
de inputs (despesas) na sua produção. A gestão eficiente é a que permite
transformar os recursos em produtos ou serviços, com maior produtividade
- A eficácia relaciona os outputs com os objectivos estabelecidos,
assegurando que o output de uma actividade está a alcançar os objectivos
desejados.
A eficácia de uma instituição será medida, pelo grau de cumprimento dos
objectivos previamente fixados e incluídos na sua missão, isto é, através da
comparação dos resultados obtidos com os inicialmente previstos,
independentemente dos recursos utilizados. (AECA, 1997:23).
Nas administrações públicas medir a economia, eficiência e eficácia, não é
um processo simples, qualquer uma tem múltiplos objectivos, e nenhum deles é o
lucro, mas a prestação de serviços. Além disso, há que considerar a avaliação da
qualidade dos outputs , factor de difícil quantificação.
Vários autores11 defendem como alternativas para a avaliação da gestão tanto a contabilidade analítica como os indicadores de gestão.
A contabilidade analítica permite obter informação que resulta fundamental
na avaliação e medição dos resultados da gestão, apontando medidas que podem ser
de máxima utilidade no processo de tomada de decisão. Por outro lado, a
contabilidade analítica, mediante o cálculo dos custos das actividades, alimentará a
construção de indicadores, pois para estes a informação sobre custos é fundamental e
necessária.
De acordo com Dopico (1991), os indicadores são medidas ou critérios de
êxito ou eficácia da gestão. Estes devem ter como características fundamentais a
fiabilidade e a validade (diz-se que um indicador é fiável se ao aplicar-se numa
avaliação provoca sempre o mesmo resultado, supondo que as circunstâncias que
11
rodeiam o facto são constantes, e considera-se válido se medir o que se propõe medir
e representar).
Citando Garcia Sánchez (2002:306), os indicadores de gestão informam
sobre o rendimento obtido na prestação dos serviços públicos e o nível de
cumprimento dos objectivos estabelecidos para cobrir as necessidades sociais. Por
outras palavras, mostram todos os dados necessários para a avaliação económica
das actuações públicas, facilitando aos diferentes utilizadores internos – políticos e
gestores – a tomada de decisões, assim como a sua utilização nos processos de
prestação de contas perante todos aqueles que se interessem na” res publica”.
Os indicadores são um instrumento de gestão que se pode adaptar às
necessidades da gestão para transmitir informação sobre os aspectos mais relevantes
da entidade. Estes podem servir para avaliar a actividade das administrações
públicas, dadas as dificuldades associadas à valorização dos serviços prestados
(outputs) deste tipo de organização (Brusca Alijarde, 1997).