De acordo as informações contidas nas atas, as primeiras reuniões da Comissão Protetora do Orphanato D. Ulrico aconteceram na sede do Curso de “Francisca Moura” localizado na Rua Duque de Caxias, nº 583, na Cidade da Parahyba. No geral, as atas versavam sobre a organização de eventos que serviram para angariar recursos para a construção do Orphanato.
A primeira ata da Comissão Protetora e Permanente do Orphanato D. Ulrico foi datada em 24/04/1913, além dos membros da comissão, havia outros participantes foram eles: Demócrito Almeida; José Frutuoso, Tenente e Coronel Francisco Coutinho de Lima e Moura; Major Manuel Dantas; Tenentes Lourival Mindêllo e Manuel Gama Cabral; D. Isabel Carneiro Monteiro, Maria de Assunção Rosas; Rita Dantas; Rita Villar, Mariana Soares e Albertina Correia Lima.
No geral, as atas versavam sobre a organização de eventos como quermesses, venda de lança-perfume e artigos carnavalescos, venda nos barracões instalados no Jardim Público, de charutos, bebidas, doces e salgados e, também, a organização de festas que aconteciam na capital e em cidades no interior, concertos musicais e festas para as crianças.
A festa mais citada e que demandava uma maior dedicação dos sócios era a Festa de Nossa Senhora das Neves. Eram meses de reunião e organização. A primeira festa para padroeira da Cidade da Parahyba que o Orphanato participou foi no ano de 1913. Nesse ano, a organização teve inicio em dezessete de maio, e a ata mencionava uma discussão sobre a escolha do local para a instalação do barracão do Orphanato na Festa de Nossa Senhora das Neves. Os sócios tiveram duas opções: a primeira ficava na
Rua General Osório para a venda dos lanches e bebidas, e foi, de imediato, rejeitada. Os sócios argumentaram que a localidade era frequentada pelas classes baixas, sendo assim dificilmente teriam a presença de membros das elites. Ficaram com a opção de local “[...] em frente ao beco da companhia do Mosteiro de São Bento”. (CIDADE DA PARAHYBA, 1913. Ata da reunião da Comissão... 1913).
Também foi discutida a compra de 300 cadeiras que seriam adquiridas na Europa ou no Rio de Janeiro. Percebemos certa ostentação dos membros da Comissão, no fato da intenção de se comprar 300 cadeiras da Europa. Além dos custos com a aquisição, ainda havia, as taxas para o transporte e para os impostos quando chegavam à Cidade da Parahyba. No relatório de 1922, verificamos que essas cadeiras tornaram-se parte do patrimônio da Instituição, sendo alugadas para terceiros e não só apenas os eventos organizados pela Instituição.
Na elaboração dos documentos, primeiro apareciam os nomes dos homens e depois das mulheres. Foi possível perceber os papéis masculinos e femininos bem delimitados através da divisão de atividades. Pareceu-nos que, quando se tratava de decisões sobre locais, compra de um determinado bem, tudo aquilo que envolvia dinheiro era tarefa que cabia aos sócios do sexo masculino.
A Comissão teve a presença de três mulheres: Catharina Moura, Adelaide de Figueiredo e Marieta Inojosa, professoras da Escola Normal.
Para as tarefas de organização dos eventos, comidas, bebidas, decoração, o destaque era sempre para os nomes de mulheres. Tal procedimento pode ser observado na ata do dia 20/06/1913 em que as senhoras e senhoritas Marieta Inojosa, Albertina Correia Lima, Catharina Moura, Adelaide Figueiredo, Isabel Carneiro Monteiro, Leopoldina Fernandes e Marina Pires ficaram responsáveis pela organização de uma festa infantil e pelo buffet que seria oferecido em um evento na cidade de Itabaiana, interior da Parahyba. Nessa mesma reunião, a comissão também decidiu sobre a organização da festa do dia 07 de setembro de 1913, que se realizou no Jardim público.
Foi apresentado também nesta reunião, a aprovação da abertura de uma conta na Caixa Econômica Federal em que foi depositado “os quatros contos de reis” que estavam em poder do Sr. Manuel da Cunha.
Tivemos as participações nas reuniões de várias pessoas da Cidade. Na Ata do dia 04/08 1919: José de Seixas Maia, Irineu Joffily, Manuel Dantas, José Evaristo da Cruz Gouvêa, João Ferreira Serrano e Frederico Carneiro Monteiro, Dona Luiza Carneiro Monteiro, Maria Isabel Dantas; Adelaide de Figueiredo Gouvêa, Cordula
Carneiro Monteiro, Alexandrina Ferreira Pinto, Isabel Carneiro Monteiro, Maria da Assunção Rosas, Albertina Correia Lima, Maria do Carmo Carneiro Monteiro, Maria das Neves Melo, Noêmia Veloso Borges. Assim como, apresentação dos novos sócios beneméritos da comissão são eles: o Sr. e Sra. Pereira Carneiro; Dr. Manuel Veloso Borges e senhora, acadêmicos Gervasio Bonavides e senhoritas Ercilia Lins Pessoa Batista, Maria das Neves Melo, Filomena Massa, Dalva Franca, Josefa de Souza Melo, Madalena Cery, Ivone Cery, Maria da Conceição Castelo Branco, Maria da Assunção Lins, Carmem Tavares, Tercia Bonavides, Maria da Piedade Nobrega, Juraci Toscano, Ilda Massa.
Nesta ocasião, foram recebidos os donativos do Sr. Epitácio Pessoa e da Sra. Leocadia Maximiano de Figueiredo que juntos somaram a quantia de 3:476$900. Havia a informação de que a construção estava em fase de finalização. Também anunciou-se a compra de alguns objetos: cinquenta camas de ferro, colchões e travesseiros, mobiliário para o vestíbulo, sala de diretoria e secretaria. A Diretoria estipulou que o número de internas que a Instituição poderia receber, naquele ano, era de no máximo 50 meninas. Não sabemos os motivos que levaram três anos para inauguração da Instituição, pois faltavam poucos reparos e o imobiliário já havia sido comprado. Faltava decidir quem cuidaria da administração interna das meninas desvalidas.
E tal fato mereceu registro na Ata da Comissão Protetora e Permanente do Orphanato D. Ulrico no dia 23/03/1922. Restavam poucos dias para a inauguração, quando o diretor anunciou que havia chegado à capital as Irmãs Pobres Santa Catarina de Sena para constituir a Diretoria interna do Orphanato. Fato que mereceu destaque no jornal A Imprensa.
As atas trouxeram questões nem sempre transparentes como as divisões das atividades entre os homens e mulheres, e também fatos não vistos no relatório e que também não foram noticiados no jornal A Imprensa, como de uma suposta compra de um prédio para se instalar o Orphanato D. Ulrico. Acreditamos que tal aquisição servia para guardar os objetos e de sede para as reuniões, já que, as primeiras reuniões aconteceram no Curso Francisca Moura. A documentação indicou os interesses e as ações das elites nesses anos iniciais e que iriam repercutir nas propostas educacionais e nos destinos das internas desvalidas do Orphanato.