Todos esses fenômenos vêm impondo mudanças significativas para todas as profissões. A competitividade característica desse novo cenário mundial faz surgir várias definições sobre os profissionais ideais e suas características básicas que devem incluir: criatividade, comprometimento e conhecimento de causa. Dos profissionais do presente são exigidos qualificação, motivação, que detenha vários conhecimentos e que tenham visão do todo dentro de uma organização.
O novo profissional de secretariado inserido nesse contexto inclui, dentre as suas novas atribuições, a contribuição para a empresa com sua capacidade intelectual, já que este não executa, apenas, tarefas rotineiras, mas também, tarefas de caráter social. Essa nova postura exige conhecimentos que ultrapassam o mero serviço burocrático. “Hoje os secretários são multifuncionais, contribuindo significativamente para um desempenho eficaz do executivo. Não basta ter conhecimentos de técnicas secretariais, pois as atividades
exercidas nesta área são amplas e diversificadas” (MARTINS, 2006, p. 6).
Segundo Ribeiro (1990, prefácio), a secretária atual deve “possuir verdadeiro
savoir vivre, 4 onde se completam o domínio das relações públicas e a habilidade
essencialmente diplomática.”
Na concepção de Soares (2011, p. 14), esse profissional deve atuar como:
- Assessor Executivo – sendo o agente executor e multiplicador mais próximo
dos executivos nas organizações;
- Gestor – veicula a prática do exercício de atribuições e responsabilidades, das
funções de Secretariado Executivo, exercendo as funções gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento;
- Empreendedor – promove as ideias e as práticas inovadoras, com competência
para implantar resoluções alternativas e inovadoras, bem como capacidade crítica, reflexiva e criativa;
- Consultor – estende a empresa, a sua cadeia produtiva, seus objetivos e
políticas; trabalha com a cultura da organização, transformando-a em oportunidades.
Com todas essas novas atribuições, o profissional de secretariado está ocupando, cada vez mais, lugares de destaque dentro das empresas. De acordo com Vieira (2003), “um desses destaques é a sua nova nomenclatura na estrutura da organização: gestora e as palavras-chaves são mudança, atuação e visão macro.”
Atualmente, também é exigido desses profissionais, além do domínio de conceitos administrativos, um conjunto de práticas empresariais, que sejam capazes de resolver os problemas com versatilidade, que conheçam o negócio em que estão inseridos e saibam trabalhar em equipe e liderar essas equipes.
Para isso, é indispensável o conhecimento e desenvolvimento de várias habilidades, entre elas: domínio de diferentes idiomas; operação de programas e equipamentos de alta tecnologia; comunicação e versatilidade; observação, interpretação e sintetização de informações; tomada de decisão; planejamento estratégico; espírito de liderança; e desenvolvimento interpessoal.
Outra função relevante que é exigida do profissional de secretariado, na atualidade, corresponde à habilidade de gerenciar a comunicação nas organizações, fazendo com que os seus vários departamentos interajam de maneira completa e eficaz.
Martins (2006, p. 5) define o atual profissional de secretariado da seguinte forma:
O profissional de Secretariado agora faz parte de uma equipe nas organizações, com capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos da administração pública e privada, com postura reflexiva e visão crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, atuando em três níveis do comportamento organizacional: micro, meso e macro-organizacional. A profissão atravessa um processo de ajustes basicamente ditado por demandas da globalização e por pressões que visam aumentar a flexibilidade nas formas de organização de trabalho.
Assim sendo, o projeto formativo desses profissionais deve estar de acordo com as atuais demandas do setor empresarial que redesenham o seu campo de atuação, exigindo conhecimentos generalizados e operações complexas. Nesse cenário, a inovação e o contínuo aperfeiçoamento são as bases para um assessoramento aos postos-chave das organizações.
Com o objetivo de esclarecer o contexto em que o curso superior de Secretariado Executivo surgiu na UFC, será feita uma breve apresentação desse processo que se iniciou em 1992 e durou pelo menos quatro anos entre as discussões sobre a sua criação e a sua efetivação, tendo as primeiras vagas ofertadas através do vestibular de 1995.2. As discussões sobre o processo de criação do curso foram iniciadas com uma reivindicação do SINDCESE, com a apresentação de uma exposição de motivos, juntamente com um abaixo assinado contendo mais de 300 assinaturas de secretárias de todo o Estado do Ceará, ao então Reitor, prof. Roberto Cláudio Frota Bezerra (BRANDÃO, 2010).
A partir de então, deu-se início ao processo formal de criação do curso, com a elaboração de um projeto por uma comissão formada por professores da Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado (FEAACS), um servidor técnico e um representante do SINDCESE. O projeto foi aprovado pelo Departamento de Administração e encaminhado à Direção da FEAACS em setembro de 1994. Com a sua aprovação pelo Conselho da FEAACS, em outubro de 1994, foi enviado ao Conselho de Ensino e Pesquisa (CEPE) da UFC, em dezembro de 1994, e aprovado por unanimidade em reunião, no dia 22 de fevereiro de 1995, ano em que também teve início a primeira turma do curso. Várias foram as justificativas para a criação do curso, entre as quais, o interesse por parte de entidades empresariais do Estado, confirmado pela apresentação de abaixoassinado; o mercado de trabalho, em função do polo industrial desenvolvido e devido à carência de pessoas qualificadas em diversos órgãos da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal, além de Bancos, empresas de turismo e outras instituições (BRANDÃO, 2010, p. 62).
Em seguida, o projeto foi votado pelo CONSUNI e também aprovado por unanimidade, no dia 02 de março de 1995. O Reitor da UFC, por meio da Resolução nº. 3/CONSUNI, aprovou a criação do curso superior de Secretariado, em caráter permanente, que ficou sob a responsabilidade do Departamento de Administração da FEAACS.
O reconhecimento, pelo MEC, através da portaria nº. 2.749, só ocorreu em 12 de dezembro de 2001. O Curso de Secretariado Executivo na UFC é oferecido no período noturno e. anualmente. são ofertadas 40 vagas. Somam-se a isso, algumas vagas disponibilizadas para mudança de curso, admissão de graduados e transferidos de outras instituições.
Vale ressaltar que desde a sua criação, o projeto pedagógico do curso passou por um redimensionamento no em 2006, fundamentado nas transformações econômicas, sociais e tecnológicas da sociedade, que tem implicado na esfera das organizações públicas e privadas, novos arranjos de trabalho, sendo necessário um redesenho do projeto.
A nova realidade do saber e do conhecimento da área passa a exigir transformações no projeto formativo, haja vista as demandas do setor empresarial que redesenham o campo de atuação do profissional em secretariado, exigindo operações complexas e conhecimentos generalizados. Nesse cenário, a inovação e o contínuo aperfeiçoamento são as bases para um assessoramento aos postos-chave das organizações (UFC, 2006).5
O secretariado se constitui como um campo interdisciplinar de conhecimentos, que utiliza várias ciências, tanto com respeito à formação quanto à atuação profissional. De acordo com Martins (2006), o estudante de Secretariado Executivo, além do aprendizado básico, deve ter conhecimentos de Administração, Direito, Marketing, Economia, Contabilidade, Psicologia Organizacional, Sociologia Organizacional, Consultoria, dentre outras.
Neste estudo, são apresentados alguns componentes das Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) para o curso de graduação em Secretariado Executivo, que se referem ao perfil do formando, às suas competências e habilidades e aos conteúdos curriculares.
O perfil desejado do formando é definido da seguinte forma:
Art. 3º O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar, como perfil desejado do formando, capacitação e aptidão para compreender as questões que envolvam sólidos domínios científicos, acadêmicos, tecnológicos e estratégicos, específicos de seu campo de atuação, assegurando eficaz desempenho de múltiplas funções de acordo com as especificidades de cada organização, gerenciando com sensibilidade, competência e discrição o fluxo de informações e comunicações internas e externas.
Parágrafo único. O bacharel em Secretariado Executivo deve apresentar sólida formação geral e humanística, com capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada, ser apto para o domínio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de decisão, bem como capaz para atuar nos níveis de comportamento micro-organizacional, meso-organizacional e macro-organizacional.
De acordo com as DCNs, o Curso de Graduação em Secretariado Executivo deve possibilitar a formação profissional que revele, pelo menos, as seguintes competências e habilidades:
I - capacidade de articulação de acordo com os níveis de competências fixadas pelas organizações;
II - visão generalista da organização e das peculiares relações hierárquicas e interssetoriais;
III - exercício de funções gerenciais, com sólido domínio sobre planejamento, organização, controle e direção;
IV - utilização do raciocínio lógico, critico e analítico, operando com valores e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais;
V - habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão;
VI - domínio dos recursos de expressão e de comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou inter-grupais;
VII - receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia; VIII - adoção de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços, identificando necessidades e equacionando soluções; IX - gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuários;
X - gestão e assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresariais;
XI - capacidade de maximização e otimização dos recursos tecnológicos;
XII - eficaz utilização de técnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurança, credibilidade e fidelidade no fluxo de informações; e XIII - iniciativa, criatividade, determinação, vontade de aprender, abertura às mudanças, consciência das implicações e responsabilidades éticas do seu exercício profissional.
Ainda, segundo as DCNs, os Cursos de Graduação em Secretariado Executivo deverão contemplar, em seus projetos pedagógicos e em sua organização curricular, os seguintes campos interligados de formação:
I - Conteúdos básicos: estudos relacionados com as ciências sociais, com as ciências jurídicas, com as ciências econômicas e com as ciências da comunicação e da informação;
II - Conteúdos específicos: estudos das técnicas secretariais, da gestão secretarial, da administração e planejamento estratégico nas organizações públicas e privadas, de organização e métodos, de psicologia empresarial, de ética geral e profissional, além do domínio de, pelo menos, uma língua estrangeira e do aprofundamento da língua nacional;
III - Conteúdos teórico-práticos: laboratórios informatizados, com as diversas interligações em rede, estágio curricular supervisionado e atividades complementares, especialmente a abordagem teórico-prática dos sistemas de comunicação, com ênfase em softwares e aplicativos.
Ressalta-se que a formação em nível de pós-graduação stricto sensu (mestrado e doutorado na área de secretariado) ainda não é contemplada nas universidades, o que obriga os interessados a optarem por áreas afins. Destaca-se que, na UFC, atualmente, é ofertado o Curso de Especialização lato sensu em Assessoria Executiva e Gestão Pública e Privada, cujo público alvo é constituído por profissionais de secretariado executivo.
No que se refera à avaliação dos cursos de graduação, esta é realizada através do Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (ENADE), que integra o Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES) e tem como objetivo o acompanhamento do processo de aprendizagem e de desempenho acadêmico dos estudantes, em relação aos conteúdos programáticos previstos nas diretrizes curriculares do respectivo curso de graduação; suas habilidades para ajustamento às exigências decorrentes da evolução do conhecimento e suas competências para compreender temas exteriores ao âmbito específico de sua profissão, ligados à realidade brasileira e mundial e a outras áreas do conhecimento.
Os resultados desse processo poderão produzir dados por instituição de educação superior, categoria administrativa, organização acadêmica, município, estado, região geográfica e Brasil, que poderão se configurar como referenciais para a definição de ações de melhoria da qualidade dos cursos de graduação, por parte de professores, técnicos, dirigentes e autoridades educacionais.
O exame é aplicado periodicamente, aos estudantes de todos os cursos de graduação, durante o primeiro ano do curso (ingressantes) e o último (concluintes), sendo admitida a utilização de procedimentos amostrais.
No ano de 2012, serão avaliados os cursos que conferem diploma de bacharel em Administração, Ciências Contábeis, Ciências Econômicas, Comunicação Social, Design, Direito, Psicologia, Relações Internacionais, Secretariado Executivo e Turismo e aqueles que conferem diploma de tecnólogo em Gestão Comercial, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Financeira, Logística, Marketing e Processos Gerenciais.
O Curso de Secretariado Executivo participou de duas edições do ENADE, em 2006 e 2009. No ano de 2006 alcançou o conceito máximo, ou seja, cinco. Já no ano de 2009, o curso ficou com o conceito três (ANUÁRIO ESTATÍSTICO UFC, 2011).
Outro indicador de avaliação interna, é a Taxa de Sucesso na Graduação (TSG) que, no referido curso, em comparação com os outros cursos de graduação ofertados pela FEAACS, demonstra resultados melhores, conforme a tabela 1, apresentada a seguir:
Tabela 1 – Taxa de sucesso dos cursos de graduação dos cursos da FEAACS CURSO 2007 2008 2009 2010 Aministração-Diurno 35,80 57,30 79,30 63,80 Aministração-Noturno 67,10 80,80 64,10 51,30 Ciências Atuariais-Noturno 68,00 64,00 68,00 52,00 Ciências Contábeis-Noturno 72,80 43,20 76,30 62,50 Ciências Contábeis-Diurno 68,40 57,00 80,00 82,50 Ciências Econômicas-Noturno 40,20 35,40 44,40 55,00 Ciências Econômicas-Diurno 54,40 49,40 68,40 55,60 Secretariado Executivo-Noturno 105,00 137,50 102,50 87,50 Média 63,96 65,58 72,88 63,78
Fonte: Anuário Estatístico UFC, 2011
3.5 As universidades federais: espaços de atuação do profissional de Secretariado