4. Metode, operasjonalisering og hypoteser
4.4 Reliabilitet og validitet
Tendo presente que o enfoque do presente trabalho se centra no SAAI incluímos na revisão da literatura aspetos relacionados com a certificação de Serviços de Informação, no sentido de enriquecer o presente estudo. Neste sentido é importante referir o trabalho desenvolvido pelo projeto de Arquivo Nacional do Reino Unido eu desembocou na norma Archive Service Accreditation, aplicável aos departamentos de arquivo da administração pública do país (Archive Service Accreditation, 2013e). Este
standard veio substituir o National Archives’ Standard for Record Repositories e,
consigo, o respetivo programa de autoavaliação de arquivos de autarquias locais de Inglaterra e País de Gales.
O Archive Service Accreditation foi desenvolvido durante um processo de consulta e cocriação com o setor de arquivo do Reino Unido (Archive Service Accreditation, 2013c). Entre setembro e dezembro de 2012 vinte serviços de arquivo serviram para o estudo-piloto e para a aplicação do processo. Este estudo-piloto incluiu serviços de
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arquivo por todo o Reino Unido, num espetro alargado de tamanhos e formatos das suas coleções. O feedback obtido desses estudos foi depois utilizado para criar o esquema e a norma em março de 2013 (Archive Service Accreditation, 2013c). Esta norma é composta por um conjunto de oito documentos no total 15:
1. Standard: lista os requisitos que os arquivos devem alcançar para satisfazer o
Archive Servive Accreditation e quais os resultados esperados depois da sua
aplicação;
2. Guia: procura ajudar os serviços de arquivo a compreender o propósito do esquema, como fazer uma candidatura e, de que forma cada requisito do
standard pode ser aplicado ao seu serviço;
3. Tabela de escalas: divide os serviços de arquivo em dois tipos, e para cada um define uma série de indicadores. Os serviços de arquivo não precisam de preencher todos estes indicadores (devem encontrar aqueles que mais se adequam ao seu serviço) e até podem encontrar o seu lugar no meio destes dois tipos. Entre os indicadores encontra-se, por exemplo, o tamanho da coleção; 4. Critérios de elegibilidade: existem seis critérios de elegibilidade, que foram
construídos para permitir aos serviços de arquivo determinar a sua qualificação para o processo de acreditação;
5. Glossário: define os termos e palavras que foram utilizados no documento do
standard e do guia;
6. Formulário de candidatura: é o documento que serve para todos aqueles serviços de arquivo que pretendam candidatar-se ao Archive Service
Accreditation.
7. Formulário de avaliação: é completado por assessores e avaliadores para a submissão do painel do Archive Service Accreditation;
15 Sobre os documentos em baixo conferir as seguintes referências: Archive Service
Accreditation. 2013a. “Archive Service Accreditation: Application Form” (May).
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-setor/archive-service-accreditation.htm; Archive
Service Accreditation. 2013b. “Archive Service Accreditation: Guidance” (May).
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-setor/archive-service-accreditation.htm; Archive
Service Accreditation. 2013c. “Archive Service Accreditation: Eligibility Criteria” (May): 1–13.
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-setor/archive-service-accreditation.htm; Archive
Service Accreditation. 2013d. “Archive Service Accreditation: Scalability” (May): 1–7.
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-setor/archive-service-accreditation.htm; Archive
Service Accreditation. 2013e. “Archive Service Accreditation: Glossary” (March): 1–2.
http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-setor/archive-service-accreditation.htm; Archive
Service Accreditation. 2013f. “Archive Service Accreditation: Standard” (May).
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8. Tabelas de referência cruzada: indica quais as secções do standard do Archive
Service Accreditation remetem para cada secção de outros standards e
esquemas
Para a seleção de quais os serviços de arquivo a integrar neste projeto do Archive
Service Accreditation foi elaborado um conjunto de critérios de pré-qualificação para
uma primeira fase. Existem seis critérios de avaliação que os serviços de arquivo devem satisfazer (Archive Service Accreditation, 2013a):
Tabela 3 - Critérios de pré-qualificação do Archive Service Accreditation
Critério Definição Descrição
Critério 1 serviço de arquivo Definição do
Para a organização ser integrada no Archive Service
Accreditation devia encerrar uma coleção que fosse de
encontro à seguinte definição de arquivo:
“Materials created or received by a person, family or organisation, public or private, in the conduct of their affairs and preserved because of the enduring value contained in them or as evidence of the functions and responsibilities of their creator, especially those materials maintained using the principles of provenance, original order and collective control; permanent records.” (SAA,
2014)
Critério 2 Tamanho da(s) coleção(ões) do arquivo
Este critério destinava-se a limitar o número de serviços de arquivo a serem integres neste estudo- piloto, por forma a incluir apenas participações significativas. A(s) coleção(ões) deviam seguir pelo menos um dos seguintes requisitos: ter 4000 itens, 50 metros lineares e/ ou 4.2 metros cúbicos(Archive Service Accreditation, 2013a)
Critério 3 Prestação de acesso O arquivo devia providenciar o acesso às coleções, para além dos membros da própria instituição ou organização, ao público em geral.
Critério 4 eletrónicos Registos Repositórios que apenas apresentem coleções em suporte digital não foram considerados para este estudo
Critério 5 Humanos Recursos O serviço de arquivo deveria ser gerido por pessoal competente, com competências profissionais capazes de atender ao tipo e natureza da organização e coleção.
Critério 6 Armazenamento O serviço de arquivo deve ser equipado com suportes de armazenamento seguros para os registos que a instituição ou organização suporta.
Uma vez conferidos todos os critérios, os serviços de arquivo deveriam avaliar o seu serviço de acordo com uma escala presente no documento da escalabilidade (Archive Service Accreditation, 2013d). Este documento foi utilizado pelos assessores durante o processo de avaliação do serviço de arquivo a atuar no Reino Unido, e por forma a
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garantir transparência durante o decorrer do processo de avaliação (Archive Service Accreditation, 2013d).
A decisão da acreditação passa por um painel que decide se acredita de forma provisória o serviço de arquivo, através da verificação do cumprimento dos requisitos estabelecidos pela norma. Este painel é composto por membros do comité governativo do Archive Service Accreditation. Esta acreditação provisória é mantida durante dois anos, até que nova candidatura seja requerida. Depois de dois/ três anos, será requerida uma nova candidatura de forma a manter o status de serviço de arquivo acreditado. Este processo de acreditação vai permitir aos arquivos que revejam o seu serviço com base numa norma reconhecida nacionalmente da gestão de arquivo. Assim sendo, os arquivos têm a oportunidade de reconsiderar as suas políticas, planos e procedimentos, identificando forças e fraquezas para futuro desenvolvimento (Archive Service Accreditation, 2013e).
A norma do Archive Service Accreditation foi desenvolvida a pensar nas necessidades dos setores de arquivo do Reino Unido. Tendo em conta o propósito e o conteúdo de cada um, a norma tinha como objetivo apoiar a transição para formas integradas de trabalhar na gestão de acervos culturais. O Archive Service Accreditation foi desenhado para ser aplicado em conjunto com outras frameworks e normas já utilizadas em setores de arquivo, museu e biblioteca, principalmente (Archive Service Accreditation, 2013e):
a) A norma para acesso aos arquivos (NCA PSQG 2008);
b) PAS (Publicly Available Specification) 197:2009, código para a gestão de acervos culturais16.
c) Acreditação de Museus (2011).
A norma do Archive Service Accreditation está dividida em três secções: (i) saúde organizacional, (ii) acervos e (iii) stakeholders e as suas experiências (Archive Service Accreditation, 2013e).
Cada requisito standard do Archive Service Accreditation é acompanhado por um guia designado para ajudar na aplicação, de forma a (i) compreender o propósito do requisito e os resultados esperados que resultam da sua concretização, (ii)
16 Este código providencia uma framework para a gestão holística de acervos culturais através
da recolha de organizações tais como, arquivos, museus e bibliotecas. O PAS 197 surgiu efetivamente em janeiro de 2009, e foi desenvolvido pelo British Standards Institution. A terminologia utilizada pelo PAS 197 visava eliminar a redundância de termos que tinham diferentes usos e significados entre os setores de arquivo, museu e biblioteca (Archive Service Accreditation, 2013b, 2013e).
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compreender as expectativas do requisito enquadrando-o no caso particular do arquivo, (iii) identificar possíveis evidências e (iv) encontrar ferramentas e recursos que possam ajudar a satisfazer as exigências (Archive Service Accreditation, 2013c).
O Archive Service Accreditation providencia um serviço de arquivo reconhecido externamente. Os benefícios que a sua aplicação pode trazer estão sumarizados em sete P’s (Archive Service Accreditation, 2013e):
1) Profissionalismo – mecanismo que visa desenvolver e fortalecer o profissionalismo do setor de arquivo do Reino Unido;
2) Performance – uma norma aplicável a todo o setor de arquivo do Reino Unido que oferece um ponto de referência e estímulo para medir o desempenho; 3) Perfil – mecanismo para a sensibilização e compreensão dos arquivos,
construindo uma base de confiança e de credibilidade, tanto no âmbito organizacional como externamente;
4) Pessoas – processo que ajuda o serviço de arquivo a responder às necessidades dos utilizadores, dos seus interesses, e a suportar o desenvolvimento de uma força de trabalho;
5) Parcerias – ferramenta que ajuda os arquivos a examinar mais amplamente a sua oferta, e que encoraja o trabalho de colaboração dentro e entre organizações;
6) Planeamento – uma framework robusta que facilita o planeamento de trabalho futuro, através da melhoria dos procedimentos e políticas, e pela redução de riscos organizacionais;
7) Patrocínio – uma bagagem de reconhecimento que demonstra a qualidade dos serviços, reforçando a confiança dos investidores.