Nesse tópico serão abordados os processos de codificação de conhecimento que possuem relacionamento direto com a realização de visitas técnicas. Essa relação foi construída a partir da ligação direta entre o tema da visita técnica e o conteúdo do processo de codificação, sem desconsiderar a proximidade temporal entre os processos. Com base nos dados constantes do Apêndice B, dentre os processos de codificação de conhecimento, os mecanismos que mais se destacaram foram o Desenvolvimento de relatórios de visitas técnicas, a Normatização e a Manualização.
Quanto aos Relatórios de visitas técnicas, foram desenvolvidos com direcionamento para a descrição, análise e recomendação de técnicas ou procedimentos que possam ser adotados pelo TCU. Para a grande maioria das visitas realizadas no período estudado, houve a publicação e divulgação dos relatórios em jornais internos, como também a sua disponibilização na intranet do Tribunal. Para a visita técnica realizada à Auditoria Geral da Noruega, em 1998, não foram encontrados registros da existência desse documento. Fato esse confirmado nas entrevistas.
Na época não havia exigência de se desenvolver nenhum tipo de relatório. O que a gente aprendeu ficou restrito na gente mesmo. Não houve nenhum tipo de divulgação do que a gente fez lá. Hoje parece que isso é obrigatório, mas na época não era. (...) Não houve nenhuma cobrança e também, da nossa parte, não houve essa iniciativa (Código A4).
Se você for para uma visita técnica, por exemplo, uma pessoa foi lá num país da Europa, voltou e não deu nenhum retorno para a organização...eventualmente não se aproveitou muito, né? É marginal (Código D2).
A exigência de que os participantes de visitas técnicas elaborem e divulguem um relatório de atividades somente se deu com a Resolução nº100/2000. Essa Resolução foi substituída pela Resolução 165/2003, que além da elaboração de um relatório, passou a exigir o compromisso dos participantes de visitas técnicas para a disseminação do conhecimento por meio de palestras e atuação como instrutores junto ao Instituto Serzedêlo Corrêa – ISC, responsável pelo treinamento e capacitação do corpo técnico do Tribunal.
Quanto às visitas técnicas integrantes do Projeto TCU-Reino Unido e do Projeto Cerds, vale ressaltar que, mesmo antes das exigências impostas pelas Resoluções
supracitadas, todas tiveram seus relatórios desenvolvidos e publicados, por ser exigência do próprio Projeto. Além dos relatórios de cada viagem, em 2002, houve a publicação, pela Seprog, de um relatório consolidado, que continha a avaliação do conjunto das visitas técnicas integrantes do Projeto TCU – Reino Unido.
Já as visitas técnicas realizadas no âmbito no Projeto de Apoio à Modernização do TCU, pelo fato de uma mesma equipe ter visitado diversas organizações, foram divulgados relatórios consolidados por equipes, contendo as descrições das atividades em cada uma das Entidades de Fiscalização visitadas.
Quanto à freqüência desse mecanismo, o processo manteve regularidade, razão pela qual pode ser classificada como contínua. Já o funcionamento possui grau satisfatório de adequação, uma vez que os relatórios apresentaram padrões de desenvolvimento e sempre continham sugestões passíveis de implementação. A interação com os demais processos pode ser considerada como forte, visto que os relatórios é que fundamentam a elaboração de treinamentos, palestras, manuais e normas internas.
No que concerne à normatização, no ano 2000 foi aprovada a Resolução nº 140 que, criou a Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo – Seprog e transformou a Coordenação de Fiscalização – Cofis em Secretaria Adjunta de Fiscalização – Adfis. Essa mudança de estrutura no Tribunal ocorreu em função das novas atividades que foram implementadas decorrentes de recomendações constantes dos relatórios das visitas técnicas. A Seprog passou a ser responsável pela metodologia e execução das Auditorias Operacionais e a Adfis pelo desenvolvimento e implementação de metodologias e técnicas de fiscalização.
Especificamente quanto às visitas integrantes do Projeto TCU – Reino Unido, que tinha como foco a Auditoria Operacional, duas normas foram editadas. A primeira foi a Resolução nº 149/2002 que alterou a sistemática de julgamento dos processos constantes do Regimento Interno do TCU, estabelecendo que não podem constar de Relação – procedimento de julgamento simplificado – processos de que constem relatórios de auditoria de natureza operacional. A segunda foi a Portaria nº 165/2004, que aprova o Roteiro de Elaboração de Relatórios de Auditoria de Natureza operacional.
Já em 2005, foram editadas as Portarias nº 142/2005 e 150/2005, que aprovaram a criação do Projeto Combate à Fraude e a Corrupção, elaborado a partir da visita técnica ao OAG – Canadá, de 2004. O projeto conta com dedicação integral de um servidor e mais dois servidores com dedicação parcial.
Considera-se a freqüência intermitente, com presença de edição de normas em anos alternados. O funcionamento pode ser considerado como parcialmente adequado e a interação com outros processos como moderada, pois abrange apenas dois temas relacionados às visitas técnicas do período.
Por fim, em relação à manualização, o destaque está na aprovação, no ano 2000, do Manual de Auditoria de Natureza Operacional, em substituição ao vigente desde 1998. O primeiro manual foi constituído baseado apenas nas experiências do próprio TCU. Já o aprovado em 2000, baseou-se nas técnicas apreendidas nas visitas integrantes do Projeto de Cooperação Técnica TCU – Reino Unido. Antes de ser elaborado o Manual, as técnicas de auditoria operacional foram aplicadas em seis auditorias executadas no âmbito do acordo de cooperação técnica entre as EFS dos dois países.
Ainda no ano 2000, foram aprovados três documentos técnicos de Auditoria Operacional tratando das técnicas de Benchmarking, Indicadores de Desempenho e Mapa de Processos. Já em 2001 foram elaborados e aprovados mais dois documentos referentes à auditoria operacional: Técnica de Marco Lógico e Técnica RECI.
Em 2002, foram elaborados e aprovados três documentos técnicos que tratam de técnicas de fiscalização e auditoria: análise stakeholder, análises SWOT e Matriz de Verificação de Risco. Essa última contou com grande influência da visita técnica realizada ao OAG do Canadá, em 2001. O projeto desenvolvido como resultado dessa visita técnica trouxe uma proposta de análise de risco das organizações fiscalizadas pelo Tribunal que, depois de testada em dois projetos-piloto, subsidiou a elaboração e aprovação do respectivo documento técnico.
A variedade encontrada em termos de manualização foi considerada ampla, em função dos diferentes tipos de documentos aprovados, e a freqüência intermitente, com concentração entre os anos 2000 e 2002. Em função da forma de elaboração e teste dos procedimentos em campo, sendo submetidos à consulta em âmbito interno e somente depois aprovados, caracteriza-se o funcionamento do processo como adequado. Observou-se um nível de interação significativo com os demais processos de aprendizagem, principalmente com os relatórios de visitas técnicas, palestras e treinamentos internos e externos.
Quanto à variedade dos mecanismos de codificação de conhecimento, pode ser considerada como razoável. Foram identificados três tipos de mecanismos: a) os relatórios exercem pouca influência sobre a variedade, principalmente em função da exigência de se elaborar um relatório de atividades a cada visita e de haver repetição de organizações visitadas; b) quanto à normatização, o período apresenta poucas normas internas. No entanto,
contribui para que a variedade dos mecanismos de codificação seja considerada razoável, com normas de conteúdo bastante diversificado, tratando de estrutura organizacional, sistemática de julgamento e forma de elaboração de relatórios; c) a manualização possui maior diversidade, estando presente em muitos temas e em muitos formatos.