Pris- og avgiftsnivået på fly-, bil- og togreiser

Como vimos, na descrição dos e-services disponibilizados, o primeiro reparo que se nos oferece é que, efetivamente, o Município do Pombal oferece e-services tal como nós os definimos no âmbito da realização desta dissertação. Porém, cumpre aqui, também, identificar e enumerar as carências que nos parecem limitadoras e traduzem algumas desconformidades relativamente à gestão da informação.

1. Relativamente à arquitetura do portal na área dos e-services, parece-nos que o mesmo carece de reformulação no sentido de melhorar a organização da informação e de clarificar os serviços disponíveis já que, oferecendo o mesmo tipo de serviços, constatamos que os separadores 1 (Serviços) e 3 (Áreas de interesse) são redundantes. Aliás, neste último, à exceção do pagamento de bilhetes e de outros serviços, todos os serviços que se oferecem têm início com um requerimento e ao consultarmos o separador 1 deparamo-nos com a designação genérica de requerimentos on-line173.

A designação atribuída ao terceiro separador, áreas de interesse, leva-nos a pensar que ali encontraremos serviços relacionados com ofertas culturais, desportivas e outros relacionados com lazer e tempos livres. Porém, o que ali nos é oferecido relaciona-se, essencialmente, com licenciamentos de atividades económicas e licenciamento de operações urbanísticas. Se consultarmos o separador 1 (Serviços)

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Esta crítica ao Portal do município do Pombal não pretende ser exaustiva na medida em que tal sairia do âmbito da presente dissertação. Trata-se apenas de uma breve apreciação na perspetiva de um utilizador comum.

temos a opção Obras Particulares onde só é possível efetuar o pedido de reprodução de documentos. Assim, parece-nos que a organização dos conteúdos e serviços oferecidos poderá, eventualmente dificultar a sua utilização pelo que, com o objetivo de simplificar e contribuir para a melhor usabilidade deste Portal, a nossa proposta para a sua reformulação, no que diz respeito a e-services, passa pela supressão de um dos separadores bastando incluir três: Serviços (onde se incluiriam todos os e-

services ou melhor todos os formulários eletrónicos para solicitar um serviço); Ajuda online e Legislação que também poderia ser disponibilizada noutra área do portal já

que regulamenta tanto os e-services como os serviços prestados através dos canais tradicionais. Solução ainda melhor seria relacionar e associar toda a legislação em vigor para cada serviço oferecido.

2. As designações dos serviços em alguns casos oferecem uma abordagem temática e o que será desejável é estabelecer-se uma abordagem funcional identificando claramente os processos de negócio em questão que traduzem as competências e atividades do município. Referimos atrás que no sistema de gestão documental

Webdoc os estímulos externos são capturados e integrados como se de um estímulo

interno se tratasse, logo uma abordagem do tipo funcional facilitaria sobremaneira essa integração nos circuitos e tramitação dos procedimentos. Aliás, a utilização dos formulários eletrónicos é realizada tanto pelo canal Web (Portal) como pelo atendimento presencial pois, a vulgarização desses formulários, independentemente do canal utilizado, promove a desmaterialização dos processos e acelera a sua tramitação, encurtando o tempo de decisão. De acordo com Nuno Salvador, para a criação dos e-services, após prévia identificação, foi necessária a reengenharia de processos cuja itinerância procedimental desmaterializada originou a definição de um

workflow digital ao qual são associados documentos eletrónicos durante a itinerância

do processo até à sua decisão.

3. Como observámos anteriormente, na política de modernização do município o estabelecimento de práticas de e-government local passou por um franco investimento no desenvolvimento tecnológico que passou pela criação de várias ferramentas e plataformas para se criarem os e-services. Porém, à semelhança de outras organizações, esse investimento não se fez acompanhar pelo estabelecimento de uma efetiva política de gestão da informação. Assim, o back-office, apesar de funcionar, apresenta alguns constrangimentos no que diz respeito à sua consonância com as normas em vigor para a gestão de documentos e que se traduzem, por exemplo, na ausência de um plano de classificação funcional para classificar todos os documentos capturados pelo sistema de gestão documental e ao qual deverá estar associada a

tabela de seleção, resultante da avaliação, e onde constam os prazos de conservação administrativa e respetivo destino final. Aliás a classificação dos documentos capturados e/ou criados pelo sistema de gestão da informação é meramente orgânica. Os documentos são classificados independentemente da atividade ou função a que se reportam sendo-lhes atribuído um numero sequencial, as siglas da unidade orgânica que os criou e o ano da produção. Podemos, aliás, apontar como exemplo os documentos criados pela Divisão de Informática no ano de 2012. O primeiro documento produzido teve como classificação: 0001-DI/2012 o segundo documento 0002-DI/2012 e assim sucessivamente.

4. Os e-services pressupõem “que haja uma devida sistematização, sem espaço para ambiguidades. Um dos problemas que se sentem no portal do município do Pombal é sem dúvida a falta de sistematização processual, de identificação dos fluxos e de todos os elementos de cada processo. A maneira de resolver a questão passa pela elaboração de um manual de procedimentos, em que se identifica quem faz o quê, como e quando, para só depois partir para a implementação do serviço online”174. 5. O município do Pombal tem apostado claramente na desmaterialização da informação não só pelos procedimentos que se iniciam com os requerimentos eletrónicos como também na desmaterialização do processo de criação de atas de reuniões municipais. Para que esta informação reúna as condições de autenticidade, fidedignidade e garantam o seu valor probatório é necessário intervir num momento prévio á criação dos documentos com vista à normalização dos formatos em que aqueles são criados para garantir a sua longevidade e acesso por todo o tempo que for necessário. Pelo que se aconselha à criação de um plano de preservação digital que só será possível depois da elaboração do plano de classificação com a respetiva tabela de seleção associada.