As empresas que estão sobrevivendo num ambiente de extrema complexidade necessitam se adaptar às mudanças que estão constantemente ocorrendo e precisam de informações consistentes para tomar decisões que propiciem atingir seus objetivos (CHOO, 2003).
O processo decisório é a análise da situação por mais complexa que possa ser para a definição de qual ação deverá ser escolhida. É um processo dinâmico, no sentido de possibilitar aos tomadores de decisão determinar as atividades que deverão ser realizadas (BORGES, 1995). IC Análise IC Coleta Cenários Orienta Fornece informações sobre o passado Fornece informações sobre o futuro
Borges (1995) considera também que para as decisões serem tomadas de forma eficaz as empresas precisam ter conhecimento de onde buscar informações relevantes, acompanhando o ritmo das mudanças. Segundo a autora muitas empresas não conseguem seguir esta aceleração e a capacidade de tomada de decisão fica comprometida, dificultando atingir os objetivos previstos.
É necessário entender, entretanto, como as decisões são tomadas, isto é, como o processo decisório ocorre na empresa, qual a fonte de informações que serve de base para a tomada de decisões, quais são os instrumentos utilizados e quais os atores que participam desse processo (FREITAS; KLADIS, 1995).
Na Figura 6, Freitas e Kladis (1995) mostram como o processo de tomada de decisão deve ocorrer nas empresas, dando ênfase às variáveis mais importantes que influenciam neste processo.
Para Freitas e Kladis (1995) as empresas estão constantemente tomando decisões, para definir suas metas, a forma como atingi-las, quais os recursos disponíveis e qual a melhor forma de alocá-los.
A tomada de decisão Objetivos da organização Critérios de racionalidade e de eficacidade Raciocínio Conteúdo da informação - Valores - Crenças - Recursos Apoio ao decisor Decisor
Situação Informações Decisões Ações
Incerteza Complexidade
Figura 6: A tomada de decisão e a ajuda ao decisor Fonte: FREITAS e KLADIS (1995)
2.3.1 As informações e o processo decisório
As informações e como elas devem ser utilizadas são de grande importância para as empresas no processo de tomada de decisão, pois propiciam minimizar os riscos e incertezas a que estão expostos (NOGUEIRA NETO, 2003).
Muitas vezes porém as empresas não possuem visão clara de como atingir seus objetivos e as informações encontram-se de forma não estruturada, o que inviabiliza a aplicação da maioria das metodologias de decisão (NOGUEIRA NETO, 2003).
Para permitir a tomada de decisão, a informação deve ser relevante, útil e exata e deverá ser selecionada do imenso conteúdo com que os decisores se deparam todos os dias, para estar disponível no momento certo (BORGES, 1995).
Para Borges (1995) durante o processo decisório os fluxos de informação são intensos, iniciando-se pela identificação de problemas ou de oportunidades, para depois, baseando-se nas informações internas da empresa, identificar a ação a ser adotada.
Drucker (2001) considera que para uma decisão ser eficaz, alguns passos são necessários ao processo decisório:
¾ Classificar o problema; ¾ Definir o problema;
¾ Especificar a resposta ao problema;
¾ Decidir o que é “certo”, em vez do que é aceitável, de modo que atenda às condições-limite;
¾ Incorporar à própria decisão a ação, para que ela seja cumprida;
¾ Testar a validade e a eficácia da decisão em relação ao rumo verdadeiro dos acontecimentos.
A interação entre as atividades dos gestores e as informações é considerada por Mcgee e Prussak (1994) como indissolúveis, relatando assim o papel do executivo:
O papel do executivo na organização é tomar decisões sobre as atividades diárias que levem ao sucesso num futuro incerto. Essa sempre foi uma tarefa intimamente ligada à informação. Poderíamos dizer que o slogan do moderno administrador seria: “Se pelo menos tivéssemos mais dados.
O executivo, através das informações que estão disponíveis nos ambientes externo e interno das empresas, verifica quais são os problemas e se existem oportunidades a serem exploradas, para assim buscar os caminhos que deve adotar (BORGES, 1995).
Para Borges (1995) na implantação da alternativa escolhida as informações também são fundamentais, para que todos que estiverem envolvidos tenham conhecimento das atividades que serão executadas.
Ainda segundo a autora as informações relativas aos resultados da implantação da decisão permitirão a avaliação do processo decisório, afirmando ou mudando o rumo das decisões a serem adotadas.
2.3.2 Processo Decisório, Cenários e Inteligência Competitiva
Para Nogueira Neto (2003) os cenários podem ser úteis para fazer com que os tomadores de decisão saibam reconhecer os sinais de mudança e quais são as ocasiões adequadas para adotar cada tipo de decisão.
As decisões que são tomadas devem ser avaliadas e comparadas constantemente com os objetivos e metas da empresa. Esta avaliação periódica, dos resultados alcançados com os que estavam planejados, permitirá à empresa a correção de rumo quando necessário, alterando ou melhorando as ações ou mudando até mesmo a própria decisão (BORGES, 1995).
Nas empresas brasileiras, o processo decisório segue as influências decorrentes da forma como ocorreu o desenvolvimento das instituições no país, principalmente no que se refere ao autoritarismo, onde muitas vezes o poder e o prestígio é o que determina quem toma as decisões (BORGES, 1995).
Na visão de Borges (1995) o processo decisório nas empresas brasileiras ainda ocorre geralmente de maneira centralizada, sendo as decisões tomadas por um pequeno grupo ou até mesmo pelo “chefe” ou “dono”, nas empresas privadas de origem familiar, não sendo analisadas as questões de qualificação e competência.
A autora acima citada ainda expõe que na administração pública, as decisões muitas vezes seguem critérios políticos, devido ao tradicionalismo do Estado brasileiro, preocupando-se mais com a próxima eleição do que com a efetividade das ações.