Esta pesquisa combinou diversas técnicas de coleta de dados desde anotações decorrentes da observação participante, registros documentais presentes, por exemplo, em relatórios e nas mensagens divulgadas na intranet da instituição, até análise de dados coletados por meio do Google Analytic que demonstraram a quantidade de acessos a determinado site criado para divulgação do sistema. As anotações foram feitas a partir de conversas, reuniões, encontros e dinâmicas observadas que tinham como objeto de discussão o sistema.
A análise do perfil dos usuários foi realizada a partir dos dados coletados do sistema de pessoal do MPF, bem como da Secretaria de Gestão de Pessoas. A análise dos registros documentais do Projeto de Modernização dos Gabinetes (Mogab) envolveu informações
constantes de pesquisa de gestão do conhecimento (2015e; 2015f) produzida pelo MPF, documentos acerca do mapeamento de processos, com seus redesenhos e manuais, bem como outras informações que adentram a realidade do trabalho desenvolvido nos gabinetes dos membros do MPF.
A caracterização do SUI ocorreu a partir de informações constantes no Catálogo de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação (BRASIL, 2015), bem como daquelas decorrentes de regulamentações, das publicações realizadas no âmbito interno e do próprio manual do sistema. O objetivo foi situar o leitor no contexto no qual o usuário está envolvido. Para a descrição das atividades realizadas por membros e servidores dos gabinetes do MPF, foram analisados os manuais de processo de trabalho, elaborados com base na metodologia Business Process Management4 (BPM) – Gestão de Processos de Negócios –, e o manual do Sistema Único de Informações, que está localizado na plataforma Wiki MPF.
A partir da pesquisa documental e dos fluxos de processos de trabalho foi possível compreender as atividades desenvolvidas pelos usuários. A análise dos fluxos de trabalho dos gabinetes vai ao encontro do que afirmam Porém e Guaraldo (2012): para que haja gestão da informação é necessário mapear seus fluxos. Foram explorados ainda outros documentos produzidos internamente pela própria instituição.
A descrição das estratégias de comunicação organizacional ocorreu com base no acompanhamento da dinâmica de comunicação entre os setores e das mensagens divulgadas nos diversos canais oficiais de comunicação do MPF voltadas aos usuários do sistema, além da análise do próprio plano de comunicação do SUI produzido pela Secretaria de Comunicação Social (Secom).
Foi feita a análise de conteúdo das matérias publicadas na intranet do MPF, sendo que a coleta de dados se restringiu aos anos de 2014, 2015 e 2016 (até o mês de setembro). Por meio das mensagens divulgadas ao público interno, foi realizada a categorização das comunicações realizadas pela instituição em informativa, regulatória, persuasiva, integrativa, de gerenciamento e de socialização, conforme apresenta Pinho (2006).
O Manual de Estudo de Usuários da Informação (CUNHA et al., 2015) destaca a importância de o caminho de investigação dos usuários da informação perpassar os fenômenos
4 Disciplina gerencial que presume que os objetivos organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Mais informações sobre BPM está disponível em: http://www.abpmp- br.org/
sociais, permitindo “enriquecer os modelos teóricos e, portanto, chegar à proposta de fundamentos, princípios e, por que não, também leis”.
Provavelmente um único estudo, utilizando apenas um método, não possibilitaria ter acesso às várias facetas das necessidades de um grupo, inviabilizando a construção ou o aperfeiçoamento de um sistema/estrutura informacional. Dessa maneira, poderia ser apropriada a utilização de diversos métodos tanto para conhecer os usuários. (KAFURE et al., 2013).
O Quadro 4 apresenta os métodos, técnicas de coleta e análise de dados e instrumentos utilizados na pesquisa, de acordo com os objetivos específicos.
Quadro 4 - Métodos, técnicas e instrumentos de pesquisa.
OBJETIVOS MÉTODOS TÉCNICA DE
COLETA INSTRUMENTOS DE COLETA
TÉCNICA DE ANÁLISE Perfil dos usuários Estudo de caso e Pesquisa documental Levantamento e Análise documental Observação participante
Registros institucionais (Relatório da Secretaria de Gestão de Pessoas) Anotações Descritiva Caracterização do Sistema Único) Levantamento e análise documental
Registros institucionais (Catálogo de serviços, Relatório técnico da pesquisa de gestão do conhecimento, registros de projetos, portarias, normativos, captura de telas do sistema) Descritiva Descrição das atividades Levantamento e análise documental Observação participante
Registros institucionais (manuais e fluxos de processos de trabalho, pesquisa de gestão do conhecimento) Anotações Descritiva e interpretativa Descrição das estratégias Levantamento e análise documental Observação participante
Registros institucionais (Levantamento de notas da intranet, Wiki, planos, resultados da pesquisa de gestão do conhecimento e registros de entrevistas) Anotações Categorização Descritiva e interpretação dos dados Levantamento de
dados Google Analytics
Interpretação dos dados Fonte: Elaboração própria.
Para alcançar esses objetivos, a pesquisa percorreu as seguintes etapas:
1ª etapa: coleta de todos os registros documentais necessários para a realização da pesquisa. 2ª etapa: levantamento e análise do perfil dos membros e servidores de gabinetes da instituição
por meio de dados coletados junto à Secretaria de Gestão de Pessoas do MPF.
3ª etapa: caracterização do SUI. Análise documental de normativos, registros de projetos e
manuais sobre a utilização do sistema.
4ª etapa: análise dos manuais de processos de trabalho para compreensão de descrição das
5ª etapa: descrição da estratégia de comunicação organizacional no uso do Sistema Único de
Informações. Observação da dinâmica organizacional e levantamento das divulgações realizadas por meio da intranet e categorização das comunicações. Monitoramento do acesso dos produtos/serviços de comunicação por meio da mensuração de acessos.
6ª etapa: análise de todos os dados e informações coletados para avaliação das estratégias de
comunicação voltadas aos usuários do SUI, visando responder o problema de pesquisa.
4 ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS
Foram realizadas análises em registros documentais como portarias, projetos e regulamentações, além daqueles decorrentes do Projeto de Modernização dos Gabinetes (Mogab) – são mais de mil páginas de documentos gerados pelo Mogab. Dessa maneira, foi possível identificar e percorrer os objetivos específicos desta pesquisa: identificar o perfil dos usuários da informação do SUI lotados nos gabinetes; caracterizar o Sistema Único por meio do contexto organizacional no qual o sistema está envolvido, sua governança, regulamentações, funcionamento e funcionalidades, o suporte e a percepção do usuário sobre o sistema; descrever as atividades realizadas no âmbito dos gabinetes por meio de fluxos de trabalho; e descrever as estratégias de comunicação organizacional no uso do sistema com base no plano de comunicação, das mensagens divulgadas na intranet do MPF, de janeiro de 2014 a setembro de 2016, e dos veículos criados ligados ao SUI. A partir da análise desses objetivos, foi possível analisar as estratégias de comunicação do MPF no uso do sistema.