Para Valeriano (apud PERALTA, 2002) as técnicas de planejamento se ocupam de estruturar as tarefas a realizar dentro do projeto, defendendo a duração e a ordem de execução das mesmas, enquanto que as técnicas de programação tratam de ordenar as atividades de forma que se possam identificar as relações temporais lógicas entre elas, determinando o calendário ou os instantes de tempo em que deve se realizar cada uma. A programação deve ser coerente com os objetivos perseguidos e respeitar as restrições existentes (recursos, custos, cargas de trabalho, etc.).
A programação consiste, portanto em fixar, de modo aproximado, os instantes de início e termino de cada atividade. Algumas atividades podem ter folgas e outras são atividades críticas (fixas no tempo).
Segue abaixo os passos a serem seguidos para a realização de uma programação:
a) Construir um diagrama de tempo (instantes de começo e folga das atividades);
b) Estabelecer os tempos de cada atividade;
c) Analisar os custos do projeto e ajustar as folgas (projeto de custo mínimo). Os resultados obtidos são os seguintes:
a) Dispor de um diagrama de tempo;
b) Conhecer as atividades críticas e determinar a necessidade de recursos. Para começar a programação, se deve partir dos seguintes dados:
a) Diagrama de rede do projeto (PDM, ADM, etc.); b) Estimativa de duração de atividades;
c) Recursos designados às atividades; d) Calendários de recursos para atividades;
e) Limitações: como datas fixas para resultados ou fases do projeto.
Segundo os resultados que se deseja conhecer, podemos fazer uso de algumas determinadas ferramentas ou de outras. No seguinte tópico se mostram apenas duas técnicas de programação, que passamos a comentar na continuação.
2.13.1 Diagrama de Gantt
O diagrama de Gantt é um diagrama de barras desenvolvido por Henry Gantt em 1917. Nele se mostram as datas de começo e finalização das atividades e as durações estimadas, mas não aparecem as dependências entre elas. Um gráfico de Gantt é um simples gráfico de barras. Cada barra simboliza uma tarefa do projeto. Onde o eixo horizontal representa o tempo. Como estes gráficos se empregam para encadear tarefas entre si, o eixo horizontal deverá incluir datas. Verticalmente, e na coluna esquerda, se oferece uma relação das tarefas (PMBoK, 1999).
Estes gráficos constituem uma das técnicas mais elementares para programar a execução temporal de um conjunto de atividades. O interesse histórico é enraizado na representação gráfica das tarefas no diagrama, de tal forma que se pode resolver o problema de programação de atividades, isto é, sua distribuição em um calendário, de tal maneira que se visualize o período de duração de cada atividade, suas datas de início e termino e o tempo total requerido para a execução de um trabalho. Este gráfico também permite representar o grau de adiantamento ou atraso com respeito ao prazo previsto, o que facilita o acompanhamento de cada atividade em todo momento.
Os benefícios característicos do gráfico Gantt são:
a) Todas as tarefas se expressam graficamente em um diagrama de fácil compreensão, extrema simplicidade e baixo custo;
b) Poderá comprovar o progresso geral do sistema de tarefas em qualquer momento do tempo. Isto é, proporciona uma visão geral do andamento dos trabalhos em função da situação de cada atividade no momento da atualização do gráfico;
c) Permite identificar as atividades com os recursos, de tal modo que se podem evitar períodos ociosos desnecessários;
d) Indica o período durante o qual o recurso está disponível para o trabalho e a carga total de trabalho destinado a este recurso.
O gráfico Gantt é muito eficaz nas etapas iniciais de um projeto, no entanto, depois de iniciada a execução das atividades e quando começam a se efetuar modificações, o gráfico tende a tornar-se confuso. Também tem o inconveniente de não considerar o fator custo e não permitir a visualização das relações entre as atividades.
Para fazer um gráfico Gantt, primeiro, se escreve a lista de atividades na coluna da esquerda do gráfico. As datas correspondentes à duração do projeto se
anotam no eixo horizontal do gráfico. Haverá de se determinar datas de início e fim de cada tarefa, fixando-se bem nas dependências parciais ou totais entre tarefas.
2.13.2 PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Geralmente se denominam técnicas PERT ao conjunto de modelos abstratos para a programação e análise de projetos de engenharia. Estas técnicas ajudam a programar um projeto com o custo mínimo e a duração mais adequada (PMBoK, 1999).
O método foi desenvolvido ao final da década de 50 e teve origem a partir da necessidade de planejamento, programação e controle do sistema de defesa Fleet Ballistic Missile, denominado Projeto Polaris pela Marinha Americana. (ICHIHARA, 1998).
As técnica de PERT são usadas para:
a) Determinar as atividades necessárias e quando serão necessárias; b) Buscar o prazo mínimo de execução do projeto;
c) Buscar as ligações temporais entre as atividades do projeto;
d) Identificar as atividades críticas, ou seja, aquelas cujo atraso na execução supõe um atraso do projeto completo;
e) Identificar os caminhos críticos, que é aquele formado pela seqüência de atividades críticas do projeto;
f) Detectar e quantificar as folgas das atividades não críticas, ou seja, o tempo que uma atividade pode atrasar (no seu começo ou finalização) sem que o projeto seja atrasado por isso;
g) É um projeto de custo mínimo.
Monks (apud PRADO, 1998) define o PERT como um método de programação que permite definir, integrar e analisar as atividades que se devem realizar para completar economicamente e a tempo um projeto. Apresenta, entre outras, as seguintes vantagens:
a) Coordenar o projeto total e todas as atividades inter-relacionadas. Mostra as relações de cada atividade com o projeto global;
b) Forçar o planejamento lógico de todas as atividades. Facilita a organização do trabalho e sua destinação;
c) Identificar as relações de precedência e a seqüência de atividades que são especialmente críticas;
d) Proporcionar estimativas de tempo de finalização e/ou custos e um modelo para comparar com os valores reais;
e) Facilitar o melhor uso dos recursos, identificando áreas onde os recursos humanos, materiais ou financeiros podem se destinar.
No planejamento, o gráfico PERT serve de ajuda para determinar o tempo estimado requerido para completar um projeto, obtendo datas reais para o projeto e destinando os recursos necessários.
Como ferramenta de controle, o gráfico PERT ajuda ao gerente de projetos a identificar os problemas atuais e potenciais. Deve-se ter especial atenção nos caminhos críticos de um projeto. Quando um gerente de projeto detecta que uma tarefa crítica vai atrasar, deveram se planejar diversas alternativas de ação. Poderá então ser tomadas medidas corretivas, como a redistribuição de recursos humanos.
2.13.3 Comparação de Gráficos PERT e GANTT
Estes gráficos se apresentam freqüentemente como ferramentas de gestão de projetos. Normalmente, se recomenda PERT para grandes projetos com alta dependência entre as tarefas. Gantt, por sua vez, é recomendada para projetos mais simples. Por isso, os gráficos PERT e Gantt deveriam ser utilizadas como ferramentas complementares para planejar, programar, avaliar e controlar os projetos.