Ao longo dos 3 anos de trabalho de preparação para a migração para o SONHO V2 fiz registos e guardei documentação variada, agrupados ao longo do tempo nas seguintes categorias: Hardware, Software, Conhecimento, Predisposição e Processos. A razão de ter organizado as observações desta forma foi um processo natural, resultante da minha participação em cada uma destas áreas em conjunto com outros elementos, distintos entre si.
Nomeadamente, o tema Hardware foi tratado por mim que, juntamente com a restante equipa do SSI, tive contacto direto com a equipa de infraestrutura da SPMS para acompanhar todos os temas relacionados com a infraestrutura do SONHO e dos requisitos de hardware dos equipamentos existentes no CHL. Defini as características técnicas do Datacenter e acompanhei o executar e a conformidade da obra com o fornecedor. Defini igualmente as especificações do caderno de encargos para a aquisição dos equipamentos de core de rede.
Assuntos relacionados com Software foram tratados com um dos elementos da Equipa de Liderança que possui mais conhecimentos das estruturas de base de dados do SIGEHP e do SONHO. Acompanhei com esse elemento os temas relacionados com dados (e.g., identificação de campos e de tabelas de ambos os sistemas, limpeza de dados do SIGEHP, mapeamento de dados, mapeamento de tabelas, migrações de dados), tema que trabalhámos com uma equipa da SPMS dedicada a este tema. Nos assuntos relacionados com as parametrizações do SONHO e SClinico fomos auxiliados por um elemento do SSI com profundos conhecimentos do SONHO. As integrações foram um assunto maioritariamente tratado por mim, tendo tido a colaboração deste elemento nas reuniões iniciais para esclarecimento e definição dos circuitos de dados, e no pós-arranque para validação do retorno das aplicações para o SONHO, para efeitos de cobrança de taxas moderadoras.
O conhecimento foi um assunto tratado por diversos elementos, tendo a) o Serviço de Gestão de Doentes (SGD) articulado com o Gabinete de Educação e Formação Permanente (GEFOP) e com uma equipa da SPMS da área do SONHO a formação das áreas administrativas; b) um enfermeiro adjunto da Enfermeira Diretora tratado da formação para os enfermeiros com uma equipa da SPMS da área do SClinico Enfermagem; e c) eu tendo tratado da formação aos médicos, primeiro com uma equipa da SPMS da área do SClinico Médicos, e mais tarde da formação dada internamento pelos elementos do SSI.
A predisposição foi um tema pouco abordado, e quando o foi, não foi de uma forma sistemática. Houve algumas ações nesta área, iniciativas da Gestão de Topo e minhas mas, no meu caso, sem conhecimentos das melhores práticas para o efeito.
Por fim, os processos foram um assunto que acompanhei de perto mas não participei ativamente, tendo feito algumas visitas a outros hospitais e acompanhado os desenvolvimentos que aconteciam nesta área. Este ponto foi trabalhado essencialmente pelo SGD, uma vez que os processos diziam essencialmente respeito à maneira como as tarefas são executadas.
Foi também de uma forma natural que surgiu a identificação das várias etapas ou fases que tiveram lugar neste intervalo de tempo de 3 anos: à primeira apelidei de Decisão, fase em que vários fatores se conjugaram e levaram à consciencialização da necessidade da mudança, da necessidade de migração para o SONHO V2. À fase seguinte chamei de Configuração, e foi nesta altura que fiz os vários levantamentos necessários, pensamos na formação, traçamos as primeiras linhas orientadoras para a mudança que iria acontecer. Todas as aquisições, instalações, configurações, análise e mapeamento de dados, formação, parametrizações e mapeamento de processos foram feitos na fase de Pré-arranque, que antecedeu o Arranque, caracterizado por um elevado número de correções e adaptações, a fase mais emotiva de todas as analisadas. Foi no Pós-Arranque que sentimos mais o efeito da perda de algumas funcionalidades, o que levou à necessidade de adaptação de vários processos. Por fim, no Acompanhamento começamos a entrar novamente numa rotina estável. A quantidade de correções e melhorias diminuiu significativamente, tendo agora lugar as melhorias mais estruturais e profundas, novos desenvolvimentos do SONHO V2 e SClinico que colmatam perdas de funcionalidades com a adoção deste sistema face ao anterior sistema SIGEHP.
Se por um lado faz sentido apresentar as observações recolhidas neste capítulo da Apresentação de Resultados com base nas categorias acima identificadas ao longo do tempo (hardware, software, conhecimento, predisposição e processos), faz igualmente sentido apresentar as observações registadas na perspetiva do Gestor de Projeto, ou seja, numa perspetiva cronológica, evidenciando a evolução da instalação do SONHO V2 baseada na etapa em que a implementação se encontra, segmentado por categoria, permitindo uma análise de resultados evolutiva no tempo.
Esta segunda ótica foi a adotada para a apresentação dos próximos capítulos, com o objetivo não só de permitir que este documento sirva de guideline para outras instituições em futuras migrações, mas também com o intuito de transmitir não apenas o lado objetivo, racional e técnico experienciado, mas também o sentimento vivido em cada uma das fases.
Posso sistematizar e apresentar de uma forma mais condensada as principais tarefas levadas a cabo em cada uma das fases, para cada uma das categorias ou componentes, sob a forma de tabela, resultando a matriz apresentada na Tabela 7.
Hardware Software Conheciment o Predisposiçã o Processos Decisão Reconheciment o Reconheciment o Configuração Levantament o Registo de Catálogos Planeamento formação Identificação de KeyUsers Divulgação atualizada Análise de Workflow
Pré-arranque Instalação Parametrizações Formação Motivação Mapeamento
Arranque Ajustes Conversões Divulgação Envolvimento Validação
Pós-Arranque Manutenção Adaptação Transmissão Retorno Medição
Acompanhament o
Adequação Personificação Formação continua
Planificação Evolução
Tabela 7 - Matriz Fases - Componentes adaptada