A partir dos anos 90, introduziu-se uma nova tônica ao setor público, caracterizada pela busca da eficiência e de qualidade no atendimento, através da implantação dos programas da qualidade, confundindo muitas vezes a questão da melhoria no atendimento com a eficiência e obtenção de lucro, próprias das empresas privadas.
No Brasil, as organizações públicas sofreram e sofrem sérias modificações pautadas pelas novas exigências dos clientes, provocando um rearranjo na prestação de serviços, na estrutura governamental e nos recursos humanos envolvidos (TAIT, 2000). No entanto, “continuam sendo características inerentes ao setor público: a necessidade dos projetos serem adaptados às realidades políticas e administrativas; as restrições legais; a descontinuidade administrativa; a rigidez na estrutura organizacional; e a escassez de recursos” (ORTOLANI apud TAIT, 2000, p.117).
Assim, em um órgão público, devido às características acima explicitadas, as decisões de investimentos em serviços públicos, ao serem definidas, norteiam-se pela utilização de
informações como recursos estratégicos, que podem trazer retorno de investimento em curto
prazo satisfazendo as necessidades de seus clientes, bem como o gerenciamento das informações daria às organizações o suporte necessário ao processo de gestão (BEUREN, 2000).
As organizações estão inseridas em um cenário onde é possível perceber a presença de diversas entidades (governo, consumidor, instituições financeiras, empregados, etc.) atuando em parcerias ou como concorrentes, e essas relações, internas e externas, culminam com um complexo processo de gestão.
A teoria da informação, consubstancia-se, segundo O’BRIEN (1996, p.6) “como o componente vital ao sucesso de uma organização” aparecendo como parte integrante do ciclo planejamento-execução-controle, proporcionando, desta forma, ao gestor o suporte necessário à tomada de decisão.
Suporte para Vantagem Estratégica Suporte para Gerenciamento da Tomada Decisão Suporte para negócios Operacionais
Figura 3.1 Os principais papéis de um sistema de informação. Fonte: O’BRIEN, 1996, p. 15.
O ambiente onde as organizações operam, deixa clara a importância da informação, pois é através dela que os gestores identificam as oportunidades e as ameaças, presente nas relações internas e externas da organização, bem como nos seus níveis hierárquicos, assim, segundo BEUREN (2000, p.13), “os gestores precisam conhecer a organização que está sob sua responsabilidade”.
3.1.1 A evolução do conceito de informação e dos sistemas de informação
Os conceitos de informação e de sistemas de informação evoluíram ao longo do tempo, procurando aderir às tecnologias que possibilitam o desenvolvimento de novas aplicações e as diferentes maneiras de tratar a informação nas organizações (TAIT, 2000).
Os sistemas de informação passaram por várias etapas, em sua evolução: a operacionalização das tarefas rotineiras; a integração entre os vários sistemas na organização; como suporte ao gerenciamento; a informação como recurso estratégico e seu uso para alcançar vantagem competitiva (TAIT, 2000).
Aspectos relevantes foram acrescentados ao uso dos sistemas de informação, enfatizando a necessidade de seu planejamento; a integração com a tecnologia de informação (TI) e o envolvimento no ambiente organizacional. O Quadro 3.1 abaixo, mostra de forma simplificada, esta evolução.
Período Conceito de Informação Sistemas de Informação Finalidade 1950 - 1960 Mal necessário Necessidade burocrática Máquinas de contar eletrônica Processamento de papel e contabilização rápida 1960 - 1970 Suporte de finalidade geral Sistemas de Informação Gerencial Fábrica de informação
Requisitos de rapidez nos relatórios gerais 1970 - 1980 Controle de gerenciamento customizado Sistema de Suporte à Decisão Sistema de suporte a executivos Melhorar e customizar a tomada de decisão 1985 - 2000 Recurso estratégico Vantagem competitiva Arma estratégica
Sistemas estratégicos Promover sobrevivência e prosperidade da organização Quadro 3.1 - Evolução dos SI e do conceito de informação.
Fonte: LAUDON; LAUDON apud TAIT, 2000, p. 53.
Os sistemas de informação como sistemas estratégicos, combinam pessoas, aspectos de disponibilidade tecnológica e redes de comunicações para coletar, transformar e disseminar a informação na organização, gerando conhecimento adequado dos negócios organizacionais, em uma visão mais abrangente da organização (O’BRIEN, 1996). A Figura 3.2 mostra os recursos necessários para a introdução de um sistema de informações em uma organização.
Pessoas Hardware Software Sistema de informação: recursos e tecnologias Redes de interligação Dados
Figura 3.2 Recursos necessários para a introdução de sistema de informação em organizações.
O novo conceito de informação casou recursos humanos e tecnológicos, capazes de gerar informações filtradas e condensadas para a alta gerência, facilitando o uso e a aprendizagem das informações de forma mais adequada às atividades de gerenciamento (O’BRIEN, 1996).
Aliados a questões de tratamento e apresentação das informações estão, segundo Tait (2000, p.54),
“a velocidade com que as mesmas devem ser apresentadas para viabilizar a tomada de decisões de forma adequada; a qualificação dos profissionais para extraírem o máximo dos recursos tecnológicos disponíveis e a qualificação dos profissionais para conhecerem os negócios da empresa”.
E essas informações, por sua vez, passam a atuar realmente como ferramenta estratégica, na medida em que tais questões são atendidas.
As informações podem proporcionar às organizações operações eficientes, gerenciamento efetivo e vantagens competitivas. Todavia, é relevante considerar que as informações por si só não são estratégicas, mas o gerenciamento dos sistemas de informação é que as tornam estratégicas (O’BRIEN, 1996).
O sucesso estratégico é atribuído ao uso inteligente da informação e à exploração efetiva das possibilidades inerentes à tecnologia da informação (MCGEE; PRUSAK, 1994). A Figura 3.3 mostra a necessidade que as organizações possuem em elaborar uma estratégia que inclua o sistema de informações e seja traduzida em ações diárias, garantindo uma integração constante e efetiva entre definição e ação.
INTEGRAÇÃO