Organizational culture

O ISCTE-IUL dispõe de um sistema integrado de informação e gestão (SIIG) bastante avançado no que diz respeito aos principais eixos estratégicos e ao funcionamento geral da instituição e de qualquer dos seus serviços. Este sistema permite o controlo rigoroso da gestão e da aplicação dos recursos enquanto meio para assegurar a máxima qualidade no ensino, na investigação e na transferência de conhecimento e sustentabilidade organizacional.

3.3.1. Sistemas de informação

No ISCTE-IUL existem quatro plataformas/sistemas de informação principais: Fénix, para toda a infor- mação académica; I-meritus, para informação relativa à avaliação de desempenho dos docentes; - Ciência- -Iul, para a informação relativa ao desempenho dos docentes e investigadores (produção científica); SAP para a informação contabilística e financeira (receitas e despesas) e operacional (estudantes, docentes, não docentes), incluindo o módulo de gestão de projetos.

O tratamento da informação proveniente desses subsistemas, nomeadamente associada ao SAP, permi- tem, por exemplo, a análise de custos e a tomada de decisão fundamentada sobre todas as atividades, incluindo o custo de cada curso, de cada unidade curricular e de cada aula (tendo em atenção a sala, os equipamentos, o número de alunos, a categoria do docente, etc.), bem como sobre cada projeto. Esta infor- mação analítica é disponibilizada aos diretores das escolas, de cursos e das unidades de investigação para a gestão, controlo e decisão, tendo em vista assegurar os níveis de eficiência e de eficácia pretendidos nas suas atividades e na utilização dos recursos que lhes são afetos.

Este sistema integrado de gestão financeira, suportado num sistema de contabilidade analítica, está já em funcionamento no ISCTE-IUL e, no quadro da transparência de gestão, a informação orçamental e contabilística de todos os cursos está disponível também na intranet (MyIscte).

A plataforma de e-learning ISCTE-IUL (Blackboard Learn) é uma ferramenta de ensino a distância e de gestão pedagógica, complementar ao ensino presencial, acessível a docentes e estudantes, e transversal a todos os cursos da instituição.

O portal do ISCTE−IUL (http://iscte-iul.pt/home.aspx) é um dos principais meios de divulgação da oferta formativa da Instituição (comunicação externa). Ao nível da comunicação interna, o ISCTE-IUL dispõe da intranet (MyIscte) que, entre várias funções, divulga e comunica as decisões tomadas ao nível dos órgãos de governo e de gestão.

O Repositório Institucional do ISCTE-IUL tem como objetivo armazenar, preservar, divulgar e dar acesso à produção intelectual do ISCTE-IUL (publicações científicas) em formato digital estando, desta forma, especificamente articulado com o Ciencia-Iul.

O Sistema de Gestão Documental implementado recentemente no ISCTE-IUL veio dar resposta à necessi- dade sentida pela Instituição de otimizar a gestão e circulação de informação, num formato eletrónico, dentro da Instituição.

O ISCTE-IUL desenvolveu recentemente um Sistema de Business Intelligence (BI) baseado num modelo analítico que integra informação proveniente dos diversos sistemas transacionais existentes no ISCTE-IUL: Fénix, I-meritus, e E-learning (Black Board), SAP e KOHA (catálogo da biblioteca). Este dispositivo tem como

principal objetivo medir e agregar vários indicadores, usando técnicas de Balanced Scorecard e Key Perfor- mance Indicator (KPI).

Toda a informação proveniente dos diferentes sistemas de informação e gestão é usada ao nível dos órgãos de governo e coordenação para a tomada de decisão e emissão de pareceres, bem como na atuação para a melhoria no âmbito da garantia da qualidade do ensino e aprendizagem, da investigação, da gestão de recursos humanos e materiais e da qualidade dos serviços do ISCTE-IUL, gestão esta que é facilitada pela existência de uma plataforma que permite a monitorização semestral e anual dos PAA e, consequen- temente, do Plano Estratégico da Instituição.

Na figura 3.3.1.1 é apresentado o Sistema Integrado de Informação e gestão do ISCTE-IUL.

Figura 3.3.1.1 - Sistema integrado de informação e gestão (SIIG)

3.3.2. Gestão e divulgação de informação

A transparência e a disponibilização da informação à comunidade ISCTE-IUL, recolhida nos diferentes sistemas de informação existentes, constituem um elemento fundamental do SIGQ-IUL no sentido em que permitem melhorar a eficácia dos processos de tomada de decisão numa perspetiva de melhoria contínua. Neste sentido, é necessário que a informação, atualizada, abrangente e relevante, seja disponibilizada à comunidade de forma sistemática e estruturada, promovendo a responsabilização dos diversos interlo- cutores e um ambiente de transparência académica, favorável ao reforço do envolvimento e participação dos parceiros internos e externos.

Fénix (ISCTE-IUL) Gestão Académica Portal Comunicação Externa Intranet Comunicação Interna SAP Recursos humanos, materiais e financeiros I-Meritus Avaliação de desempenho Ciência-IUL Produção científica E-learning Learning Management System Gestão Documental Registo, tramitação e arquivo GESTÃO INSTITUCIONAL Plano Estratégico

Monitorização dos Objetivos, Atividades e Estratégias Business Intelligence (BI) Análise Estratégica Repositório Preservação, divulgação e acesso à produção científica Sistema Integrado de

Gestão da Biblioteca

O dispositivo organizacional do ISCTE-IUL prevê assim o suporte por parte do sistema informático no que diz respeito aos seguintes aspetos: recolha de dados, que deve ser o mais “amigável” possível para os diferentes intervenientes de modo a permitir uma gestão eficiente do seu tempo e assegurar a fiabili- dade da informação; tratamento dos dados; disponibilização e facilidade de acesso aos relatórios; e outros outputs, pertinentes para a avaliação e análise da qualidade nas diversas vertentes consubstanciadas no Plano Anual de Atividades.

A avaliação do ensino e aprendizagem, constitui, por diversos fatores, a vertente mais complexa do sistema interno de garantia da qualidade e, por isso, o sistema prevê o suporte informático adequado para o registo e recolha de informação no que diz respeito a:

• Dados respeitantes à organização e planeamento de cada unidade curricular, bem como os resultados atingidos na UC, que fazem parte do RUC, obrigatoriamente disponível no sistema de informação; • Opiniões dos estudantes e dos docentes sobre o funcionamento do ensino (recolhidas através dos dife-

rentes inquéritos);

• Dados necessários para a realização de avaliações externas, nomeadamente relatórios e recomen- dações de comissões de acompanhamento dos cursos, ou de entidades certificadoras nacionais ou internacionais.

O tratamento, análise e sistematização da informação é globalmente coordenado pelo GEAPQ, com o apoio técnico dos SIIC e do GDSI, bem como o apoio dos serviços diretamente relacionados com os dados em causa. O GEAPQ gere e disponibiliza um painel de indicadores de evolução institucional, com valores reportados pelo menos aos três anos mais recentes, com o objetivo de manter atualizados os indicadores de suporte ao planeamento estratégico que evidencie as tendências de desenvolvimento do ISCTE-IUL.

De acordo com as práticas já instituídas, toda a informação relevante é difundida no interior da comu- nidade académica, assente em princípios de transparência e visando o seu efeito pedagógico sobre o esforço de auto-regulação e de melhoria contínua, bem como a promoção da cultura de autorresponsabi- lização e de maior empenho e participação de todos na concretização do PAA.

No que diz respeito à informação pública sobre projetos e atividades, o ISCTE-IUL tem já uma tradi- ção de publicação anual do relatório de atividades que inclui o grau de prossecução dos objetivos e metas traçados no plano.

Neste sentido o ISCTE-IUL possui diversos meios de divulgação que disponibilizam informação de inte- resse para o público-alvo específico a que se destinam.

O portal do ISCTE-IUL na internet destina-se ao público em geral e apresenta informação sobre a instituição e a sua atividade constituindo um dos principais meios de divulgação da oferta formativa da Instituição (comunicação externa). De acordo com os padrões europeus para a garantia da qualidade no ensino, é importante a publicação regular de informação atualizada, imparcial e objetiva, tanto quantita- tiva como qualitativa, sobre os programas e graus de ensino oferecidos, nomeadamente:

• Candidaturas e critérios de seriação; • Objetivos do Curso;

• Planos de Estudo; • Corpo Docente;

• Dissertação/trabalho de projeto; Estágios e Tese; • Saídas Profissionais;

• Avaliação e registo do curso.

Em conformidade com esses padrões, o ISCTE-IUL mantém na sua página na Internet toda esta infor- mação devidamente atualizada.

Ao nível da comunicação interna, o ISCTE-IUL dispõe da intranet (MyIscte) que entre várias funções, divulga e comunica as decisões tomadas ao nível dos órgãos de governo e gestão. O MyISCTE disponibiliza também ferramentas necessárias ao desempenho funcional dos vários tipos de colaboradores do ISCTE- -IUL: docentes, investigadores e funcionários.

O Repositório Institucional do ISCTE-IUL permite também divulgar e dar acesso à produção intelec- tual do ISCTE-IUL em formato digital estando, desta forma, especificamente articulado com o Ciência-Iul. O Fénix, para além da sua função de gestão académica, constitui também um meio de divulgação de toda a informação de índole académica para os atuais estudantes.

No que diz respeito à produção científica, o ISCTE-IUL disponibiliza também através do Ciência-IUL (com acesso público) um módulo de estatísticas com os resultados dos diversos outputs publicados pelas unidades de investigação, bem como o perfil, automaticamente atualizado, de cada docente/investigador.