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Após a II Guerra Mundial, entrou em cena uma nova e revolucionária ferramenta que modificaria para sempre o ambiente das organizações, assim como as rotinas de criação, disseminação e preservação de documentos – o computador. Nas décadas seguintes, a tecnologia da computação, também chamada de tecnologia digital, deixou de ser circunscrita às forças militares e se difundiu para instituições públicas e privadas, fazendo com que a produção de documentos atingisse níveis jamais vistos, tanto em termos quantitativos quanto em diversidade.

A evolução das formas de registro e transmissão de informações utilizadas pelo homem desde a Pré-História passa pelo surgimento da escrita, dos documentos de arquivo, dos computadores e da Internet, até chegar aos dias atuais, onde os avanços tecnológicos fizeram do documento digital a forma mais utilizada para registrar e disseminar informações. No entanto carrega consigo vulnerabilidades relativas à confiabilidade, autenticidade e manutenção, que têm se tornado o desafio maior para os profissionais de arquivo.

Oportuno ressaltar que nesse novo ambiente, onde as mudanças passaram a ocorrer com espantosa velocidade, a preocupação com o gerenciamento e preservação dos documentos digitais foi colocada em segundo plano, pois a falta de redes internas de transmissão de dados e as incertezas acerca da nova tecnologia fizeram com que esse tipo de documento fosse migrado para outro suporte mais confiável após sua criação.

Contudo, o avanço da tecnologia digital e o surgimento da Internet agregaram novas peculiaridades e funcionalidades aos documentos digitais, as quais passaram a inviabilizar a transferência de todas as suas características para outros suportes. A título de exemplo, temos a impossibilidade de se reproduzir as funcionalidades de um hipertexto ou de um arquivo de som presente em um documento digital em uma versão impressa.

Nesse contexto de crescimento do volume documental cresce a necessidade de desenvolvimento de sistemas que pudessem gerenciar os documentos digitais, sobretudo,

80 arquivisticamente. A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ - órgão responsável por estabelecer a política nacional de arquivos públicos e privados - no Brasil - define o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) no e-ARQ Brasil.

Assim, SIGAD é:

Um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. (E-ARQ BRASIL, 2011, p.10).

SIGADs são sistemas informatizados de gestão de documentos arquivísticos - entendido aqui documento de arquivo como aqueles produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos-, que têm requisitos técnicos e funcionais para racionalização da produção, tramitação, uso, disseminação e preservação de documentos digitais.

Antes de prosseguir, é interessante apresentar o conceito adotado no presente trabalho para alguns termos, que serão necessários ao entendimento do contexto estudado. São eles:

• Documento digital: é um objeto conceitual que não necessariamente implica na fixação de dados em unidades físicas e sim em unidades lógicas nas quais forma, conteúdo e suporte são encarados como variáveis a serem consideradas quando da consideração desses para preservação. É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.

• Documento nato digital: Documento nascido originalmente em formato digital.

• Documento arquivístico digital: É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.

• Documento arquivístico nato digital: É um documento nato digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.

• Gestão arquivística de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Os SIGADs trabalham com documentos híbridos (digitais e convencionais), porém, o presente estudo dará ênfase aos documentos nato digitais, objeto dos termos em estudo, e por ser hoje uma das principais formas de documentos produzidos atualmente.

O SIGAD “é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado” (e-ARQ, 2011, p. 10). Este sistema tem de ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso ao longo do tempo. Os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD são:

• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;

• Captura armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

• Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

• Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);

• Integração entre documentos digitais e convencionais; • Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

82 • Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;

• Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

• Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;

• Gestão de preservação dos documentos.

O programa de gestão arquivística de documentos em um SIGAD deve: • Contemplar o ciclo de vida dos documentos;

• Garantir a acessibilidade dos documentos; • Manter os documentos em ambiente seguro;

• Reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;

• Programar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário;

• Garantir as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.