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Chen (1990, p. 2) afirma que um banco de dados é “uma coleção de registros de tipos diferentes”, em que um registro é uma coleção de itens de dados. O autor declara que “os registros em um banco de dados são interligados, de forma que itens de dados relevantes em registros diferentes possam ser recuperados sem dificuldade”. Um registro é formado por vários campos, a Figura 7 é um exemplo de um registro de funcionários, em que com os campos: nome, salário e endereço.

Figura 7 – Um registro de FUNCIONÁRIO

Um banco de dados é composto por arquivos relacionados entre si que contêm registros sobre pessoas, lugares ou coisas. Com o desenvolvimento de banco de dados digitais, as empresas deixaram de usar grandes arquivos de metal, com inúmeros papéis, que armazenam informações referentes a clientes, fornecedores, estoques, funcionários, por exemplo.

Segundo Date (1991) banco de dados é um sistema de manutenção de registros por computador, podendo ser considerado uma espécie de sala de arquivo eletrônica, ou seja, um depósito de um conjunto de arquivos de dados, que possibilita diversos recursos aos usuários, como adição, eliminação e atualização de dados, por exemplo.

Heuser (2009, p. 22) afirma que banco de dados é um “conjunto de dados integrados que tem por objetivo atender a uma comunidade de usuários”. Mecenas e Rezende (2005) possuem uma visão semelhante ao definirem que um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas entre si, organizadas com o propósito de servir de base para os usuários tirarem conclusões e, assim, tomarem decisões.

Os autores possuem citados possuem definições semelhantes a respeito de banco de dados, entretanto alguns se diferem no conceito de dado e informação.

Segundo Rezende (2011, p. 34), dado é “um conjunto de letras, números ou dígitos que, tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém um significado claro”. O autor define a informação como “todo dado trabalhado ou tratado. Pode ser entendida como um dado com valor significativo atribuído ou agregado a ele com um sentido natural e lógico para quem usa a informação”.

Date (1991) prefere tratar dados e informação como sinônimos, afirmando que os dois termos são essencialmente similares. Na literatura do autor, utiliza-se o termo dado.

Mecenas e Oliveira (2005, p. 24) possuem a mesma visão de Rezende (2011) ao afirmar que “dado é um conjunto de símbolos arrumados de forma a representar uma informação”. Os autores definem informação como um dado ao qual se agrega valor e que afeta as empresas de forma efetiva, considerando que para que o seu crescimento no mercado seja alcançado, terá que se preocupar muito em como organizar e recuperar suas informações.

Laudon e Laudon (2007) comparam dado e informação com um exemplo de caixas de supermercados. Estes registram milhões de informações, que somadas e analisadas fornecem informações significativas, como o número total de certo produto vendido em determinada loja, as marcas que são mais vendidas ou a receita total de vendas de algum produto, por exemplo.

É notório que a utilização de banco de dados em papel é extremamente ineficiente, cara de manter e podem conter dados incorretos e que dificultam o acesso imediato aos dados. Além disso, uma característica insuperável dos bancos de dados digitais é a capacidade de relacionar rapidamente um conjunto de arquivos a outro.

Date (1991) complementa afirmando que o uso de banco de dados pode proporcionar inúmeras vantagens aos usuários em relação aos métodos tradicionais, baseados em papéis e arquivos. O autor ainda descreve as diversas vantagens que se pode obter, ao utilizar um sistema de banco de dados, destacando-se as seguintes:

a) Ser compacto: não há necessidade de arquivos de papeis volumosos; b) Ser rápido: o computador pode recurar e modificar os dados muito mais

rapidamente do que o ser humano;

c) Diminui o trabalho braçal: elimina o tedioso trabalho manual de arquivamento;

d) Tem fluxo corrente: as informações estão disponibilizadas a qualquer momento;

e) Controle centralizado: proporciona às empresas o controle de todos os dados operacionais em um só sistema;

f) Pode reduzir a redundância: os arquivos de dados de duas aplicações semelhantes podem ser integrados, eliminando as redundâncias, além de reduzir o espaço de armazenamento;

g) Pode aplicar restrições de segurança: o administrador do banco de dados pode estabelecer diferentes controles para cada tipo de acesso e para cada parte da informação no banco de dados;

h) Compartilhamento de dados: os usuários podem acessar às mesmas partes de dados ao mesmo tempo.

Silberschatz, Korth e Sudarshan (2006) finalizam afirmando que o sistema de banco de dados precisa garantir a segurança das informações armazenadas, apesar das falhas que podem ocorrer ou de tentativas de acesso não autorizado.

Um sistema de banco de dados é formado por quatro componentes: dados, software, hardware e usuários. Mecenas e Oliveiras (2005, p. 29) afirmam que “os dados, após serem armazenados, necessitam de um software que disponibilize as informações aos usuários, quando solicitadas”. Date (1991), complementa ao declarar que o software encontra-se entre o banco de dados e os usuários, manipulando as solicitações dos usuários, referentes à criação de arquivos, inserção e manipulação de dados, por exemplo.

Date (1991) descreve hardware como discos de memória secundária, onde se localiza o banco de dados e os dispositivos associados de entrada/saída.

Os usuários são classificados por Mecenas e Oliveira como desenvolvedores, usuários finais e administradores de banco de dados (DBA). Date (1991) utiliza uma notação semelhante, diferindo-se somente no primeiro usuário, que o autor nomeia programador de aplicação.

Os desenvolvedores (programadores de aplicações) são os responsáveis na definição dos programas de que aplicação que utilizam o banco de dados (DATE, 1991). Mecenas e Oliveira (2005, p. 30) afirmam que “os aplicativos são construídos usando linguagens que enviam solicitações adequadas ao sistema gerenciador de banco de dados”.

Os usuários finais são as pessoas que terão acesso ao banco de dados, por meio de uma aplicação, para acessarem seus dados e obterem as informações desejadas. Finalmente, o DBA é a pessoa que detém a responsabilidade central sobre os dados operacionais (DATE, 1991).