São várias as estratégias de preservação aplicáveis a documentos CAD e recomendadas no âmbito de projetos analisados nesta dissertação, apesar de subsistirem diversas limitações. As estratégias referidas são:
Migração - Visa preservar o conteúdo intelectual dos objetos digitais e manter a capacidade de recuperação, visualização e utilização de uma forma diferente face à constante evolução das tecnológicas. Esta estratégia pretende superar a obsolescência através da conversão de formatos ultrapassados para formatos atuais, e/ou transferência de documentos de uma plataforma de hardware/software em processo de descontinuidade para outra, e/ou transferência de recursos digitais de uma geração de hardware/software para a próxima. No caso dos CAD 2D, segundo Smith (2009), esta estratégia pode ser aplicada dado que estes não são interativos e desta forma requerem os mesmos requisitos de preservação das imagens em formatos estáticos já normalizados (ex. TIFF, JPEG, etc.). No caso dos documentos CAD 3D dada a sua interatividade é recomendado que sejam migrados para as versões mais recentes dos formatos em que foram produzidos ou para formatos que não comprometam a autenticidade dos documentos. Entre as desvantagens desta estratégia encontram-se os custos que podem ser elevados, a dificuldade de manter as representações autênticas da versão original e a dificuldade de preservar o conteúdo, a apresentação e a funcionalidade. Para além disto a migração deverá ocorrer em curtos intervalos do ciclo de vida dos documentos consumindo tempo por parte da equipa responsável pela aplicação da estratégia.
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visa superar a obsolescência tecnológica de hardware/software através da imitação via software de partes de hardware ou software a fim de que este atue como se o equipamento ou software original estivesse disponível. Concretiza-se a preservação ao nível lógico e sendo que desta forma preserva-se o documento original. Esta estratégia pode ter elevados custos, envolve questões relacionadas com os direitos de autor do software no qual o documento foi produzido e, para além disso, preserva apenas uma parte da funcionalidade e aparência do original sendo que poderá não permitir a reutilização dos documentos, mas apenas a utilização para possíveis referências ou para investigação.
Normalização - A adoção de padrões abertos e estáveis e adotados de forma ampla na criação e arquivo dos recursos visa adiar a inacessibilidade decorrente da obsolescência tecnológica. Neste caso concreto pode ser utilizado a norma STEP (ISO 10303) e a migração dos documentos para o formato de visualização STEP. Esta estratégia pode englobar custos elevados e levar à perda de informação, recomendando-se a criação de backups. Visto que a norma pode sofrer alterações será necessário rever a curto prazo a versão dos formatos (Ball, 2013).
Estas estratégias ainda apresentam vários problemas, face à complexidade dos formatos CAD 3D que tornam difícil a preservação de toda a informação que contêm. Não obstante, a migração é a mais recomendada nos casos de boas práticas analisados (FACADE e DURAARK). Expoêm-se, de seguida, as fases fundamentais para pôr em prática a estratégia de migração de documentos CAD.
6.5.3.1. Fases da migração de documentos CAD
Segundo a experiência prática de Green et. al (2016) o processo de migração de CAD (2d e 3d) é composto por 8 fases: Green (2016)
Fase 1: Identificação dos documentos CAD – Numa fase inicial da migração deverá ser realizada a identificação dos documentos CAD nos acervos: o acervo a que pertencem os documentos, os documentos propriamente ditos, a sua localização, o seu formato e a sua versão.
Fase 2: Criação de cópias e armazenamento do documento original – Nesta fase os documentos originais e as cópias devem “migrar” dentro do próprio acervo,
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antes de ser dado início ao processo de migração (imagem 53). Este processo visa preservar o conjunto de dados intermediários entre o SIP e os dados migrados no AIP.
Fase 3: Migração dos documentos armazenados para um novo formato de preservação (DXF ou DWG para DWG2010) – Esta é uma fase central de todo o processo e envolve a criação e a verificação de documentos CAD num formato de preservação. As duas primeiras fases podem apoiar a automatização ou a automatização parcial do processo.
Fase 4: Migração dos documentos para formatos de acesso – Tal como a fase 3, a fase 4 é uma fase central do processo de migração onde os documentos são migrados para formatos de acesso permitindo a sua divulgação e o fácil acesso. Fase 5: Criação de ficheiros PDF/A para disseminação – Esta fase é importante
pois visa a criação de documentos no formato PDF/A permitindo que os utilizadores sem acesso a um software CAD possam aceder aos documentos.
Fase 6: Criação de imagens raster20 de visualização e miniaturas de divulgação –
Tal como na fase 5 pretende-se proporcionar uma maior acessibilidade à informação e como tal devem ser criadas imagens derivas, imagens raster e miniaturas.
Fase 7: Atualização da meta-informação – Esta é uma das fases finais do processo e torna-se importante pois nele pretende-se a actualização da meta-informação de preservação que irá incluir os detalhes das operações realizadas, a actualização dos locais (antigos e novos documentos), a actualização das possíveis relações entre os documentos permitindo a compreensão do documento a longo prazo. Fase 8: Atualização da plataforma tecnológica – Como resultado final pretende-
se que os documentos, no seu formato de acesso, sejam divulgados através da plataforma tecnológica permitindo o acesso aos mesmos.
20 Imagem raster ou imagem de rastreio – “representação em duas dimensões de uma imagem como um conjunto finito de pontos definidos por valores numéricos, formando uma matriz matemática ou malha de pontos, onde cada ponto é um pixel” (Cf. Wikipédia. Imagem digital. Disponível em: < https://pt.wikipedia.org/wiki/Imagem_digital#Imagem_de_rastreio>. Acedido em: 13-05-2016)
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Imagem 53 – AIP após processo de migração (Green et. al., 2016)
Na imagem acima é possível verificar um AIP (Archival Information Package) após o processo de migração descrito. Nesta imagem a cor verde representa os novos documentos, a cor roxa representa os documentos migrados e a cor azul representa os documentos que foram movidos.
Este processo não resolve os problemas apresentados e relacionados com esta estratégia, no entanto, fornece indicações para proceder à migração deste tipo de documentos e que pode ser muitas das vezes complexo, face à interactividade presente nos documentos.
6.5.3.2. Avaliação de estratégias de preservação
Segundo Ferreira (2006) o número de propostas de estratégias de preservação é cada vez maior e, por isso, a preferência por qualquer uma das alternativas exige que sejam tomados em consideração diversos fatores, designadamente, as características de uma coleção, as características do objeto e os custos associados à estratégia.
Rauch e Rouber (2004 apud Ferreira, 2006) desenvolveram um modelo de avaliação baseado nos conceitos de Análise e Utilidade e originalmente pensado para apoiar a tomada de decisão em projetos complexos nos domínios da construção civil e economia. Este modelo permite comparar e selecionar as estratégias de preservação que possam satisfazer as necessidades de cada organização ou utilizador. O processo adotado integra 8 etapas:
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1. Criação de uma árvore-objetivo que compila e organiza de forma hierárquica diversos critérios de modo a medir o grau de adequação de uma determinada estratégia de preservação;
Imagem 54 - Exemplo de uma árvore-objetivo ponderada (Ferreira, 2006)
A construção da árvore-objetivo é uma tarefa que pode ser complexa e demorada envolvendo uma abordagem interdisciplinar com, entre outros, profissionais da área tecnológica, da arquivística e produtores de informação (Ferreira, 2011). 2. São associadas unidades a cada critério definido na primeira etapa (ex. milímetro,
EURO, etc);
3. Seleciona-se um conjunto de alternativas que poderão ser utilizadas para a preservação dos objetos digitais. Estas alternativas serão comparadas e ordenadas de acordo com as necessidades específicas da organização;
4. Cada alternativa definida anteriormente é aplicada a um conjunto de objetos digitais sendo o resultado avaliado de acordo com os critérios definidos na primeira etapa;
5. Transformam-se e normalizam-se os resultados da avaliação em unidades numéricas comparáveis;
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6. Atribui-se pesos percentuais a cada um dos critérios definidos na árvore de objetivos.
7. Agregam-se os valores totais e parciais obtidos nas experiências;
8. Ordenam-se as alternativas de acordo com os pelos atribuídos a cada critério definido na árvore de objetivos. (Ferreira et. at., 2005)
Imagem 55 - Processo de selecção de estratégias de preservação21 (Ferreira, 2006)
Este modelo pode ser aplicado de modo a apoiar a escolha de estratégias de preservação adequadas ao objetivo digital em questão, sendo que, neste caso particular, pode ser utilizado pela FIMS para a escolha da estratégia a aplicar tanto a documentos CAD como em todos os outros grupos de objetos digitais dos diversos acervos que deverão ser previamente identificados (ver documento cica_dspd_07).