Além do vocabulário controlado, existem outros componentes destinados a representação temática da informação, tais como o resumo, no qual sua construção, apesar de constantemente associada como atividade complementar à indexação, são configurados em procedimentos distintos, tendo o profissional da informação, no ato de sua construção, definir a extensão e o tipo de resumo a ser produzido. No que diz respeito à extensão do resumo, Lancaster (2004, p. 100) postula alguns fatores. São elas:
1. A extensão do item que está sendo resumido; 2. A complexidade do conteúdo temático; 3. A diversidade do conteúdo temático;
4. A importância do item para a instituição que elabora o resumo; 5. A „acessibilidade‟ do conteúdo temático;
6. Custo; 7. Finalidade.
Algumas dessas pontuações são semelhantes às identificadas no processo de indexação, como é o caso da extensão do item a ser resumido, uma vez que quanto menor for o conteúdo, espera-se que seu resumo seja menor se comparado com um documento com maior conteúdo informacional. Nos resumos produzidos para artigos científicos, por exemplo, são construídos entre 400 a 500 caracteres em uma produção média de 15 a vinte páginas, sendo este o padrão para uma produção média de 15 a vinte páginas.
Já a complexidade do conteúdo temático está atrelada ao conhecimento existente sobre o assunto referente ao indexador e à especificidade desse conteúdo. No primeiro caso quanto maior for a gama de assuntos armazenados no acervo, menor será o conhecimento aprofundado, e quanto maior for a especificidade do acervo, maior será a possibilidade de um conhecimento sobre o assunto, estando, portanto, atrelado ao terceiro fator que determinará a extensão do documento (diversidade do conteúdo temático).
No que concerne à relevância para a instituição do item a ser resumido, subentende-se que quanto maior for a relevância das informações contidas no documento, maior será a abrangência do resumo, principalmente, no que diz respeito à coleta e análise de dados e sua respectiva conclusão, caso se trate de uma pesquisa em campo, por exemplo, e quando o documento apresenta subsídios para o mesmo.
Quanto à acessibilidade do conteúdo, Lancaster (2004, p. 101) atenta que “especialmente num serviço de resumos mais completos de documentos menos acessíveis fisicamente (como relatórios de circulação limitada ou trabalhos apresentados em eventos) ou intelectualmente (por exemplo, redigidos em línguas pouco conhecidas)”. No item evidenciado por Lancaster sobre aqueles documentos não acessíveis fisicamente, destaca-se alguns documentos armazenados no Arquivo Histórico Waldemar Duarte que, devido ao seu grau de deterioração, não é possível seu acesso. Em arquivos de cunho histórico, como é o caso do AHWD, o resumo permitiria ao usuário estar à frente apenas daqueles documentos que, de fato, contribuirão para a pesquisa, prolongando, assim a vida do documento.
Como explicitado acima, o custo também faz parte das causas que determinarão o tamanho do resumo. O custo é gerado diante de dois componentes: o tempo necessário para a elaboração do resumo e o material utilizado para a elaboração e concretização do resumo.
Apesar de Lancaster (2004) esclarecer que o tempo para a construção de um resumo, seja ele em escala sintética ou maior, não faz diferença, sendo esse apenas relevante no que diz respeito aos resumos impressos, explicita-se que o tempo gasto pelo profissional delegado à função de resumir como essencial, caso sua função esteja vinculada à produção e, com este fim, quanto mais documentos a serem resumidos, subentende-se que menores serão os resumos e, consequentemente, maior será o gasto para a instituição.
Por último, refere-se ao intuito da necessidade da produção do resumo. Nesse sentido, Lancaster (2004, p. 101) explica que “um resumo que se destine essencialmente a proporcionar acesso a um documento com finalidade de recuperação precisa ser mais longo para que possa oferecer suficientes pontos de acesso”. Em linhas gerais, a finalidade do resumo está atrelada à importância do item concernente à instituição mantenedora do documento, bem como aos seus pesquisadores.
Lancaster (2004) demonstra ainda a necessidade de inicialmente diferenciar o resumo da extração, sendo ambos constantemente identificados no meio laboral arquivístico ou em qualquer outro que possui em seu ambiente a representação da informação. Para tanto, a extração se configura através da retirada de fases encontradas no documento representado (LANCASTER, 2004). Essa pode ser compreendida como fidedigna se comparada com o resumo, uma vez que não há alteração de sentido ou acréscimo de termos que sugerem a incorporação de assuntos não apresentados no documento.
No resumo, Lancaster (2004) informa que apesar de esse poder conter em seu corpus termos apresentados no documento, ele se configura por ser uma produção de interpretação do resumidor para com o documento. Por essa razão, esse é um trabalho mais subjetivo que o
primeiro (extrato), uma vez que serão apresentadas no resumo as informações que o profissional julgar convenientes e importantes para os usuários de seu acervo.
Além da sumarização do documento, seja pelo resumo ou pela extração, Lancaster (2004) postula alguns tipos de resumos. São eles:
Resumo indicativo; Resumo informativo; Resumo crítico; Resumo estruturado;
Resumo em diagrama de bloco; Resumo modular;
Minirresumo; Resumo telegráfico.
Apesar desse leque de resumos, nesta pesquisa enfatizam-se apenas os resumos indicativo, informativo, crítico e modular por se tratar de resumos constantemente encontrados no meio laboral e acadêmico, e já trazerem em suas funções resultados significativos no que concerne ao informe aos usuários sobre o conteúdo do documento original (LANCASTER, 2004).
De acordo com Lancaster (2004, p. 101), o resumo indicativo “simplesmente descreve (indica) de que trata o documento”. Nesse sentido, Simões (2007, p. 199) esclarece que o resumo indicativo, também conhecido como resumo descritivo, “indica, apenas, os pontos principais do texto, não apresentando dados quantitativos, qualitativos. É perfeitamente adequado à literatura de prospectos (catálogo de editores e livrarias)”. Em outras palavras, o que os autores revelaram acima é que o resumo indicativo explicita de modo genérico informações sobre a pesquisa e que, por esse motivo, não desobriga a leitura e análise do texto ou produção original.
Quanto ao resumo informativo, Lancaster (2004, p. 101) revela que ele “procura sintetizar a substância do documento, inclusive seus resultados”. Em consonância com essa visão, esclarecemos que esse tipo de resumo, também denominado de resumo analítico, pode dispensar a leitura do original, uma vez que traz em seu corpus informações sobre os objetivos, os procedimentos metodológicos utilizados, bem como as demais técnicas e os resultados encontrados. Nesse contexto, o resumo informativo é caracterizado por, além de constar informações sobre a pesquisa, apresentar dados sobre os resultados (SIMÕES, 2007).
Nesse sentido, o que diferencia o resumo indicativo do resumo informativo é que “o resumo indicativo menciona quais os tipos de resultados alcançados, enquanto que o informativo faria uma síntese dos próprios resultados” (LANCASTER, 2004, p. 101). Assim, o resumo indicativo concentra em informações referentes aos procedimentos metodológicos bem como às palavras introdutórias que contextualizam a pesquisa, enquanto que o resumo informativo, além de incorporar esse contexto, traz também resultados e soluções da pesquisa sendo, portanto, o último mais completo em comparação com o primeiro.
No caso do resumo crítico, como a própria expressão explicita, esse resumo diz respeito a uma síntese de um documento ou texto com a inserção de um julgamento sobre o mesmo. Para Lancaster (2004, p. 103), o resumo é assinalado uma vez que o “resumidor opina sobre a qualidade do trabalho do autor e pode até compará-lo com o de outros”. À vista disso, subentende-se que para a elaboração desse tipo de resumo, também denominado de recensão ou resenha, o profissional deve ter um conhecimento aprofundado sobre o tema, o que torna o resumo uma produção rica e altamente especializada.
Já o resumo modular, segundo Lancaster (2004, p. 108), tem por finalidade principal de
eliminar a duplicação e o desperdício de esforço intelectual envolvidos na elaboração, de forma independente, de resumos dos mesmos documentos por vários serviços, sem qualquer intenção de impringir resumos „padronizados‟ a serviços cujas exigências variam notavelmente quanto à forma e à inclinação para um assunto.
Nesse contexto, cada resumo modular é composto pela referência bibliográfica do texto original, anotação sobre o mesmo, resumo indicativo, resumo informativo e, por fim, o resumo crítico. Assim, com a inserção destes campos, qualquer instituição informacional que fizer uso dos resumos para a recuperação, pode utilizar tanto o resumo modular ou, através dele, delimitar apenas um, como, por exemplo, o resumo informativo.