A entrada de informação está dividida em duas partes distintas, mas que se complementam. Essas duas partes são: o Diagrama de Fluxos de Informação e a Descrição da Informação.
3.2.1 DIAGRAMA DE FLUXOS DE INFORMAÇÃO
O Diagrama de Fluxos de Informação (DFI), permite representar a circulação da informação pelos domínios de um sistema em estudo. Antes de se
Capítulo 3: Estudo do Método 32
explicar o funcionamento do diagrama, é importante definir os conceitos de informação e domínios:
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Informação - são documentos (conjuntos de informação) que possibili-tam que uma organização se relacione externamente com outras entidades e internamente com as suas sucursais, filiais, departamentos, empregados, etc. A maior vantagem da utilização de documentos, como unidade de informação, deriva das seguintes observações [Choobineh, Mannino e Tseng, 1992]: "os documentos são bem conhecidos pelas pessoas que os manipulam e dessa forma essas pessoas podem fornecer um grande número de requisitos a partir desses documentos; os documentos contém a maior parte da informação que circula nas organizações".
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Domínios - são funções internas ou externas à organização onde ainformação é produzida, alterada, consultada, ou apagada.
O DFI permite representar os domínios de um dado sistema, bem como os documentos que irão ser necessários e/ou os documentos que irão ser produzidos, permitindo deste modo:
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subdividir o sistema em estudo segundo os seus principais domínios, e proceder ao seu estudo isoladamente ou de uma forma integrada;.
visualizar o circuito de informação;Capítulo 3: Estudo do Método 33
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construir uma visão global do sistema, correcta e completa;.
validar os requisitos principais do sistema.As regras de construção de um DFI são bastante simples. Trata-se de representar os domínios de um sistema em estudo e a informação que circula entre eles, indicando o sentido do fluxo dos respectivos documentos.
Cada domínio é representado por um rectângulo, ao qual se deve atribuir um nome descritivo das funções que desempenha. Se considerarmos, por exemplo, como sistema uma organização, podemos considerar como domínios dois dos departamentos existentes: Departamento Financeiro (contabilidade) e Comercial, ver Fig. 5.
A informação, como já foi atrás referido, é composta pelos documentos que circulam numa organização e representam-se por uma linha com indicação da sua orientação, ver Fig. 6.
Financeiro
Contabilidade Comercial
Fig. 5 - Exemplo da representação de domínios no DFI
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Utilizando os domínios anteriormente referidos podem-se descrever alguns documentos que poderiam circular entre eles, por exemplo: O departamento Comercial, de forma a poder aceitar uma encomenda de determinado cliente, poderá necessitar de informação acerca do saldo do cliente, a qual deverá ser pedida ao departamento Financeiro.
Em termos de DFI esse pedido (consulta de saldo) e consequente resposta são considerados documentos e serão descritos tal como se encontra exposto na Fig. 7.
Existem algumas vantagens na utilização do DFI, tais como
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a partir de uma breve descrição do sistema pode logo traçar-se um DFI geral (de toda a organização ou de apenas alguns domínios de informação);.
permite estabelecer uma fronteira para o sistema e para a área de actividade abrangida pelo mesmo. Os domínios não representados, não fazem parte do sistema em estudo;Financeiro
Contabilidade Comercial
Fig. 7 - Exemplo de um DFI completo Consulta de Saldo
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permite identificar os principais procedimentos de cada sistema e as respectivas necessidades de informação;.
é um esquema com características não técnicas e, portanto, facilmente compreendido por pessoas familiarizadas com o funcionamento da organização, quer tenham ou não conhecimentos informáticos. Esta particularidade facilita o diálogo analista/utilizador e, ao ser construído e discutido por pessoas conhecedoras do sistema, aumenta a validade da informação expressa no diagrama.Contudo verificou-se que este tipo de DFI não era suficiente para representar a maior parte dos sistemas, devido à constatação dos seguintes problemas:
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não indicação de ordem cronológica - Uma das desvantagens deste esquema está relacionada com o facto de não indicar o inicio e o fim do procedimento descrito (qual é o fluxo que inicia o processo?);.
selecção de um fluxo - Este problema surge quando podemos ter dois ou mais caminhos diferentes mas selectivos e não sabemos qual das hipóteses seleccionar;.
detecção de "ciclos" - Este problema surge quando existem ligações em ciclo entre vários domínios. Este é um caso em que se torna difícil dizer quantos e quais os documentos que são necessários para que se avance para o passo seguinte.Capítulo 3: Estudo do Método 36
Estes problemas derivam do facto dos sistemas em estudo serem dinâmicos, em que a dimensão temporal é de importância vital. Em sistemas dinâmicos a atenção do analista centra-se em realidades nas quais os acontecimentos ocorrem segundo uma determinada ordem [Jackson, 1983].
Para se capturar o dinamismo deste tipo de sistemas temos que descrever a frequência da circulação dos documentos na organização. Existem basicamente três tipos de frequências:
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periódicas - associadas a um relógio;.
dependentes - da ocorrência de um determinado evento; e.
compostas - combinação dos diversos tipos de frequências existentes.FREQUÊNCIAS PERIÓDICAS
As frequências periódicas, tal como o seu nome indica, estão associadas a um relógio e indicam intervalos de tempo discretos ou contínuos.
Exemplos típicos de frequências periódicas serão as frequências diárias, semanais, mensais, anuais, e podem ser associadas a documentos com periodicidade deste tipo, por exemplo: "mensalmente o departamento de recursos humanos tem que produzir o recibo de pagamento dos trabalhadores", logo, a frequência do documento recibo é mensal.
Capítulo 3: Estudo do Método 37
Estas frequências não são fáceis de temporizar, pois não estão associadas a um relógio, podendo ser consideradas aleatórias. Não sendo periódicas, podem acontecer a qualquer momento. No entanto, devido à dependência que lhes está associada, obriga a que um documento que tenha uma frequência deste género só seja produzido depois de verificar as condições da frequência associada.
Existem três tipos de frequências dependentes:
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directas - Existe uma dependência directa em relação a um documento ou condição;.
de decisão humana (estáticas) - A produção de um documento está dependente de uma decisão humana, por exemplo: antes de se fazer o pagamento do prémio de produtividade o gestor tem que seleccionar os trabalhadores com direito a esse prémio;.
externas à organização - Tal como o seu nome indica, a organização não interfere na produção dos documentos cuja frequência seja deste tipo, por exemplo: recepção de uma encomenda por parte de um cliente que necessita de mais matéria prima.Capítulo 3: Estudo do Método 38
Os diferentes casos anteriormente apresentados, são exemplos de frequências simples. No entanto, o que vulgarmente acontece, é surgirem frequências compostas por diferentes tipos.
A combinação de diferentes tipos de frequências possibilita resolver os problemas encontrados nos DFI´s, pois é através da sua utilização que se pode obter uma visão clara da sequência de acontecimentos no sistema em estudo.
RESOLUÇÃO DOS PROBLEMAS
Referiram-se atrás alguns problemas dos DFI´s, concretamente:
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Falta de ordem cronológica - Este problema ficou praticamente resolvido com a utilização de frequências nos documentos, pois consegue-se perfeitamente descrever um caminho com base na interpretação do significado das frequências.
Impossibilidade de distinguir selecções - Este problema surgia devido à dificuldade existente na identificação de diversos caminhos selectivos, por exemplo, quando se segue pelo caminho X se a condição Y for satisfeita, ou se segue pelo caminho Z ... . Existem casos em que as decisões podem prolongar-se por vários níveis, originando caminhos muito distintos. Como é óbvio, as frequências associadas a estas situações tornam-se mais complexas, mas, em contrapartida, são mais precisas e agrupam-se em expressões cuja interpretação é clara e simples.Capítulo 3: Estudo do Método 39
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Impossibilidade de descrever ciclos - Com o aparecimento das frequências este problema ficou solucionado, pois a ocorrência do ciclo acontece enquanto as condições existentes nas frequências forem falsas.3.2.2 DESCRIÇÃO DA INFORMAÇÃO
A maioria das organizações usam documentos para, diariamente, executarem tarefas e comunicarem internamente e externamente com um variado conjunto de domínios (clientes, fornecedores, departamentos, trabalhadores, etc).
A informação mínima, que garante o correcto funcionamento do método, é a descrição do conteúdo dos documentos, ou simplesmente, os nomes dos campos existentes.