Para começar a emitir a NF-e, a empresa deve solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda de seu Estado, seja por motivo de obrigatoriedade, substituição da NSU ou simplesmente para ter um maior prazo de adaptação do sistema e assim tentar diminuir os impactos do novo sistema.
O credenciamento é feito através do site da SEFAZ: www.sef.sc.gov.br. Lá, o responsável irá acessar o Sistema de Administração Tributária (SAT) com seu usuário e senha, e deverá acessar o menu Serviços – TTD - Efetuar um Pedido de Tratamento Tributário Diferenciado. Neste ambiente a empresa deverá ser identificada pela Inscrição Estadual, sendo que em seguida será preciso selecionar a empresa que está solicitando o credenciamento. O próximo passo é escolher a opção Benefícios do Grupo: Obrigações Acessórias e selecionar a opção 700 – Nota Fiscal Eletrônica - Acesso ao Ambiente de Testes. Caso a empresa decida pela emissão definitiva, deve escolher a opção 701 – Nota Fiscal Eletrônica - Credenciamento para Emissão Definitiva.
Após escolher qual opção de credenciamento a empresa irá solicitar, deve ser preenchido um pequeno formulário com informações relacionadas à empresa e à implantação da NF-e. Assim que for confirmado o pedido, deve-se imprimir o protocolo do pedido.
Para saber se o pedido foi ou não deferido, o contribuinte deve acessar o menu de consultas no SAT e selecionar a opção TTD – Consultar Manifestações das Autoridades sobre um Pedido, digitar o número do protocolo do pedido e visualizar a manifestação.
Em Santa Catarina, segundo a Portaria SEF 189/2007, art. 1º:
Art. 1º O contribuinte, inscrito neste Estado, poderá ser autorizado a emitir
NF-e mediante deferimento de pedido de credenciamento, após cumprimento de testes operacionais qualitativos e quantitativos, atendidas as seguintes condições:
I – seja usuário de sistema eletrônico de processamento de dados nos termos dos Convênios ICMS 57/95 e 58/95, ambos de 28 de junho de 1995; II – esteja relacionado na obrigatoriedade prevista no RICMS/SC, Anexo 11, art. 23, I mesmo não sendo usuário de processamento de dados;
III – possua estabelecimento em mais de uma Unidade da Federação; IV - opte pela emissão da NF-e em substituição ao Número Seqüencial Único - NSU, conforme RICMS/SC, Anexo 11, Art. 23, § único;
Com isso, a empresa recebe o credenciamento na Unidade da Federação que foi solicitado, devendo assim pedir o credenciamento em todos os Estados em que deseja emitir NF-e.
Cada Estado disponibiliza um manual para que o contribuinte faça corretamente o credenciamento, facilitando o entendimento e simplificando esse novo processo.
Para conseguir o deferimento do pedido de credenciamento, a empresa precisa ser inscrita no Estado e ter situação regular perante o seu cadastro de contribuinte na Unidade.
A maioria dos Estados já possui um Manual de Credenciamento onde o contribuinte pode esclarecer dúvidas sobre o processo inicial e sobre o credenciamento.
Em todos os Estados o credenciamento é feito da mesma forma e basicamente possui duas fases: a fase de teste e de emissão simultânea e a fase de produção. Estas fases do credenciamento são apenas sugeridas, podendo o contribuinte solicitar à SEFAZ diretamente a fase de produção.
3.3.1 Fase Teste e Emissão Simultânea
Esta fase não é obrigatória, mas sempre é recomendada a fim de que seja adaptada da melhor maneira possível. Ela é desenvolvida pela equipe interna de tecnologia e possui seus detalhes técnicos descritos no Manual de Integração do Contribuinte.
Os testes são realizados em ambiente de homologação, ou seja, em ambiente ainda sem validade, apenas para testes, com a emissão das notas tradicionais, Modelo 1 ou 1A, simultaneamente, não tendo as NF-e ,validade tributária.
Na circulação da mercadoria o DANFE acompanhará a nota fiscal Modelo 1 ou 1A, fazendo com que clientes e possíveis interessados tomem conhecimento que a empresa estará emitindo a NF-e posteriormente.
Para garantir o bom desempenho do processo, é sugerido pelo Manual de Credenciamento do Estado do Rio Grande do Sul, que a empresa faça os seguintes testes:
a) Emissão de 100 NF-e, no mínimo: este procedimento diminui as chances da ocorrência de erros durante o processo de produção. Emitindo 100 NF-e, a empresa passará por diversos ajustes, aperfeiçoando o processo de confecção da nota e evitando problemas futuros. A empresa pode optar, também, por um número que se ajuste melhor a realidade de faturamento dela.
b) Consulta de retorno para todos os lotes enviados: a consulta serve para verificar se a nota foi validade e autorizada e pode ser feita no site da Fazenda do respectivo Estado. Fazendo a consulta, o contribuinte terá a garantia de que está fazendo os testes corretamente.
c) Cancelar pelo menos 10 notas: como o processo de cancelamento de nota fiscal será diferente do cancelamento tradicional, onde bastava o contribuinte possuir as cinco vias da nota, no caso da NF-e, o cancelamento precisa ser autorizado pela Secretaria da Fazendo e também precisa ser observado o prazo para tal. Fazendo os cancelamentos testes, o pessoal responsável pelo faturamento se condicionará e se habituará ao novo processo.
d) Inutilizar algumas numerações: é importante também o contribuinte inutilizar números de NF-e a fim de conhecer o procedimento. A inutilização pode ser solicitada quando, por problemas técnicos, a seqüência da numeração for alterada. Se a nota 150 foi gerada e em seguida o sistema pula e gera a nota 152, por exemplo, poderá ser solicitada a inutilização do número 151.
e) Efetuar consultas de protocolo diariamente: todas as NF-e emitidas poderão ser consultadas e além da visualização dos dados da nota, será fornecido um protocolo de consulta realizada.
f) Consultar status: utilizar pelo menos 20 consultas status. Esta consulta permite a visualização do status do serviço prestado pela Secretaria da Fazenda. (BRASIL, 2008).
Todas as NF-e emitidas nesta fase serão também impressas pelo formulário contínuo simultaneamente. Sendo assim, a empresa deve estar preparada para esse excesso de trabalho, treinando seu pessoal e otimizando o tempo utilizado para este processo.
Para que os testes sejam mais próximos possíveis da realidade, deve-se fazer testes com todas as operações comerciais que a empresa trabalha para que sejam sanadas todas as dúvidas referentes a confecção e validação da NF-e.
3.3.2 Fase de Produção
Assim que a empresa concluir a fase teste, onde foram ajustados todos os pontos necessários para emissão da NF-e, ela pode solicitar o credenciamento para a fase de produção.
O credenciamento para a fase de produção é o pedido efetivo para emissão da NF-e. a partir da autorização da Secretaria da Fazenda de seu estabelecimento, a empresa passa a emitir a NF-e com validade jurídica e tributária.
Muitos hábitos terão de mudar a partir deste momento. A empresa, apesar de ter passado pela fase teste, irá enfrentar dificuldades e terá que mudar alguns vícios operacionais adquiridos ao longo de muitos anos. Contudo, nesta fase, é preciso que tudo esteja funcionando perfeitamente, pois a empresa não poderá mais utilizar notas fiscais modelo 1 ou 1A.
A partir deste momento o contribuinte deve estar totalmente preparado e instruído, buscando utilizar o sistema de forma que melhore os procedimentos da empresa e sua relação com o fisco e com os clientes.