Modal method implementation

Após a elaboração deste procedimento de contratação passou-se para o próximo passo que é a análise crítica de contratos, pois tendo este procedimento em mãos qualquer atitude que for tomada a respeito de novas contratações ou renovações de contratos deve seguir o fluxo apresentado como padrão.

A análise de contratos foi proposta para dar aos gestores de manutenção, mas em específico ao gestor de contratos uma visão melhor do campo de contratos, procurando demonstrar quais tem mais relevância para a empresa e por isso merecem um pouco mais de atenção e também para poder buscar uma nova estrutura de distribuição destes contratos ao longo do ano para que nos períodos de renovações o gestor tenha um maior controle dos mesmos por não estarem tão aglomerados.

Como a especialização e a globalização são tendências que estão em alta e se tornando cada vez mais irreversíveis, podemos dizer que a gestão da manutenção nos dias atuais é em sua maior parte gerenciar contratos. Muitas empresas apresentam em seu portfólio uma gama de contratos, de diversos seguimentos, níveis de importância, tanto em relevância estratégica quanto financeira, na maioria das vezes essenciais para o bom andamento da mesma, como por exemplo: limpeza e conservação, transportes, logística, administração de refeitórios,

recursos humanos, entre outros. Porém neste trabalho, será dada uma maior abordagem nos contratos de prestação de serviços de manutenção de uma forma geral.

Dentro da manutenção têm-se vários contratos, uns de mais importância estratégica, outros nem tanto, mas nem por isso devem ser esquecidos. Focado então, na necessidade e na estratégia da empresa devemos começar esta gestão da manutenção, ou melhor, gestão de contratos, ou ainda, análise crítica destes contratos, já vigentes ou possíveis contratos que possam vir a surgir, de acordo com a necessidade da empresa baseado nestes possíveis questionamentos, por ex.:

- Quais deles são estratégicos para as operações? - Quais são acessórios?

- Quais parceiros são facilmente substituíveis? - Quais contratos representam maior risco? - Qual o valor principal?

- Qual o tipo? (Custo fixo ou Variável)

- Qual o Impacto? (Impactos relacionados a SSMA, pessoas e produção)

Algumas destas perguntas podem parecer simples e até mesmo óbvias, mas tem grande importância no processo de análise e avaliação dos contratos vigentes e na hora de determinar a “criticidade” dos mesmos, sendo essa “criticidade” o nível de importância que cada contrato representa, quanto mais elevado esse índice, mais importante é o contrato e mais atenção deve ser dada ao mesmo. Pode-se então criar várias formas e métodos para avaliar quão crítico é um contrato, tabelas, questionários, dentre outras formas.

Para a análise dos contratos existentes na empresa primeiramente foram pensados quais seriam os critérios a serem levados em conta e quais seriam seus respectivos pesos nessa avaliação, como por exemplo, quanto a qualidade do serviço prestado impacta no resultado final do desempenho da empresa, e foram dados pesos para esses critérios.

A Tabela 15 mostra quais foram os critérios utilizados e sua relevância para a empresa para iniciar o procedimento de análise de contratos.

TABELA 15 – Critérios para análise crítica de contratos.

Os critérios julgados necessários pela empresa contratada foram, segurança de uma forma geral, o quão seguro é este contrato, outro foi o impacto que está relacionado com a curva de aprendizagem que é o pode ser explicada como o quanto se aprende enquanto um novo procedimento ocorre ou enquanto uma nova ferramenta é aplicada, está relacionado com a taxa de transmissão de conhecimento no decorrer do contrato, outro critério apontado foi a qualidade do serviço prestado, o quanto ele impacta na qualidade final do produto da empresa, e por ultimo foi considerado o critério do valor do contrato, o valor total do contrato, ou melhor, o valor principal do mesmo.

Após a definição dos critérios foi elaborada a Tabela 16 para o cálculo da criticidade de cada contrato, levando em conta os critérios apresentados anteriormente. Apenas a critério de informação, os nomes das empresas prestadoras foram suprimidos por questões de política interna da empresa contratante. Na Tabela 16 estão representados apenas alguns contratos de prestação de serviço de manutenção contratados pela empresa, devido ao grande número de contratos existentes, estes foram classificados para a demonstração neste trabalho de acordo com seu valor principal, do maior para o menor, e notas foram dadas pela empresa de acordo com os critérios estabelecidos, a criticidade dos mesmos, o vencimento e a duração de cada contrato. As pontuações foram dadas conforme a visão do gestor de manutenção de acordo com a relevância do contrato para empresa em cada item.

TABELA 16 – Cálculo da criticidade dos contratos.

Com base nas pontuações obtidas pelos critérios definidos na tabela de critérios, Tabela 15, pode-se então calcular o valor da criticidade de cada contrato, sendo assim, quanto maior este valor mais crítico é o contrato para a empresa. A criticidade de cada contrato foi calculada através da equação (1), esta equação foi elaborada para atender as necessidades do caso estudado em específico na empresa citada.

Criticidade = (S*PS+I*PI+Q*PQ+VP*PVP) (1) Onde:

S = Valor da pontuação de Segurança; PS = Peso do fator Segurança;

I = Valor da pontuação de Impacto; PI = Peso do fator Impacto;

Q = Valor da pontuação de Qualidade; PQ = Peso do fator Qualidade;

VP = Pontuação do Valor Principal; PVP = Peso do fator Valor Principal.

Depois de realizados os cálculos das criticidades conforme mostrado na Tabela 16, foram gerados gráficos para uma melhor visualização, exemplificação e entendimento dos contratos existentes na empresa.

Primeiramente foi plotado um gráfico da data de vencimento do contrato pela criticidade do mesmo, conforme ilustrado na Figura 12, pois por meio deste consegue-se visualizar como estes contratos estão distribuídos, quais são e quando vão expirar os prazos e sua criticidade.

Com base nele os gestores poderão se estruturar para os períodos de renovação, tendo em vista que eles saberão quais são os mais importantes para a empresa, quando eles vencem, quais e quantos mais contratos vencem ao mesmo tempo para se programar ou delegar os contratos para outros responsáveis.

FIGURA 12 – Visão geral dos contratos – Gráfico de Vencimento X Criticidade.

A Figura 13 representa o mesmo gráfico anterior da Figura 12, porém a diferença é que nele pode-se observar um período subsequente, após a duração dos contratos, e analisando o mesmo podemos observa-se que em períodos posteriores muitos contratos terão vencimento na mesma data ocasionando um acúmulo muito grande de trabalho o que pode

trazer uma má qualidade na contratação dos serviços, pois os gestores terão muito coisa em mãos e não poderão dar a devida atenção nos processos, com isso pod-se perceber que tem que ser feita uma melhor distribuição dos contratos existentes, baseados em quão críticos eles são para a empresa e distribuí-los de uma melhor maneira no decorrer do tempo para que não haja tantos choques de renovações no mesmo período.

FIGURA 13 – Visão geral dos contratos com dois vencimentos – Gráfico de Vencimento X Criticidade.

A Figura 14 é uma visão geral de como os contratos estão dispostos em relação a sua duração em anos e sua criticidade, e nele podemos ver que apenas um contrato tem duração de três anos e o restante de dois anos, com isso conclui-se que os contratos existentes estão muito mal distribuídos no que diz respeito a duração dos mesmos, podendo a partir destes dados um levantamento para uma melhor adequação dos períodos de vencimento e distribuí-los de uma maneira mais eficiente.

FIGURA 14 – Visão geral da duração de contratos – Gráfico de Duração em anos X Criticidade.

A partir destes dados levantados e dos gráficos gerados o gestor, ou gestores de manutenção podem se programar de uma melhor forma para gerir estes contratos, visto que na empresa apresentada existem muitos contratos de diferentes importâncias para a mesma, e que muitos tem vencimento em períodos muito próximos ou até mesmo iguais, e isso pode acabar afetando na relação contratante X contratada, pois com o excesso de trabalho acaba não se dando tanta importância no processo e somente depois no dia-a-dia é que pode-se sentir o quanto este contrato fechado com um pouco menos de atenção pode estar afetando os resultados da empresa contratante e isso acaba afetando tanto financeiramente quanto na relação com a contratada, que acaba se tornando uma relação difícil, pois a contratada não está atendendo a contratante conforme ela esperava.

Apresentada então esta análise crítica dos contratos existentes na empresa os gestores de manutenção podem se apoiar em mais essa ferramenta para suas tomadas de decisões e definições a cerca dos contratos de prestação de serviços realizados pela manutenção da empresa.