Mål  for  fremtiden

A receção e conferência dos produtos adquiridos pelos SF é feita em zona própria da farmácia, por um AO ou TDT. Quando o AO receciona e confere a encomenda, cabe ao TDT efetuar uma verificação de todo o procedimento.11

Determinados produtos, entregues em caixas lacradas, só podem ser rececionados e conferidos pelas farmacêuticas. Estas exceções são verificadas no caso das benzodiazepinas, estupefacientes e psicotrópicos, hemoderivados e fármacos a utilizar em ensaios clínicos. No primeiro caso, para além da guia de remessa ou fatura, os medicamentos devem fazer-se acompanhar do duplicado carimbado do Modelo VII, previamente enviado pelos SF ao fornecedor no ato de aquisição destes produtos. Os hemoderivados apresentam também a particularidade de ter de se fazer acompanhar por um Certificado de Autorização de Utilização do Lote (CAUL) emitido pelo INFARMED.11-14

No ato de conferência das encomendas recém-chegadas deve, primeiramente, ter-se em atenção os produtos que necessitam de ser refrigerados, que têm prioridade relativamente aos outros, para que prontamente possam ser arrumados nos frigoríficos respetivos. É, também, muito importante a verificação das condições de temperatura a que estes medicamentos foram sujeitos durante o transporte (idealmente 2-8ºC).11

O AO ou TDT verifica se o número de volumes recebidos corresponde efetivamente ao que vem mencionado na guia de remessa ou fatura. Em caso afirmativo, procede à sua assinatura e datação. Caso sejam detetadas diferenças, o problema é prontamente resolvido com o transportador. O passo seguinte passa por uma averiguação do estado de acondicionamento da encomenda, nomeadamente se os produtos de frio se encontram guardados em embalagens térmicas com acumuladores, se os medicamentos frágeis chegam convenientemente protegidos, se os medicamentos tóxicos/inflamáveis estão devidamente assinalados ou se as embalagens se encontram bem conservadas. Também se verifica o número de unidades, os lotes e respetivos prazos de validade e a existência de certificados de análise e controlo de qualidade no caso de produtos manipulados e matérias-primas. Mais uma

contacto com o fornecedor, a fim de ser notificada a situação. Nestes casos, os produtos “não conformes” devem ser armazenados isoladamente dos outros, até que a situação seja resolvida.11

Por último, as AT procedem ao registo, no GHAF, de informações relativas à encomenda: quantidades, lotes, prazos de validade, preços, nº de guia de remessa/fatura.11

3.3. Armazenamento

Após a sua receção e conferência e enquanto aguardam distribuição para os vários serviços do Hospital, os medicamentos, DM e outros produtos farmacêuticos devem ser armazenados em espaço próprio nos SF. Durante este período é necessário garantir-se sempre as condições adequadas à conservação e segurança dos produtos: as necessidades de espaço devem ser respeitadas, a incidência direta de luz solar deve ser evitada, a temperatura deve ser inferior a 25ºC, a humidade inferior a 60% e a iluminação e ventilação das áreas de armazenamento devem ser adequadas.2,11,15,16

Os SF dispõem de diversas sondas localizadas em vários pontos dos locais de armazenamento. Estas permitem a recolha constante de valores de humidade e temperatura e estão acopladas ao software “Sirius Stockage Monoposte”. Caso ocorram desvios relativamente às condições parametrizadas, o programa emite um alarme sonoro que permite ao farmacêutico aperceber-se do sucedido e tomar as medidas corretivas necessárias. No caso de os SF se encontrarem encerrados, o alarme soa na central telefónica do hospital e a farmacêutica de prevenção é prontamente contactada.16

Independentemente do tipo de armazenamento, a organização dos medicamentos nos respetivos locais de armazenagem é feita por ordem alfabética da sua Denominação Comum Internacional (DCI) e são respeitados os princípios de rotação de stocks (FEFO – First Expire

First Out) e, no caso de validades coincidentes, FIFO – First In First Out.15 _{Todos os meses é}

emitida uma lista de onde constam os produtos cuja validade expira num prazo de 3 meses. A todos eles é colada uma etiqueta com o aviso “ATENÇÃO À VALIDADE” e tenta-se que, o mais rapidamente possível, sejam escoados para Serviços ou outras Unidades Hospitalares onde possuam elevada rotatividade. Ainda assim, caso os produtos não sejam consumidos dentro do prazo útil, devem ser retirados da prateleira e armazenados à parte para posteriormente serem incinerados.16,17

São também utilizadas diversas estratégias que permitem diminuir os erros de medicação: as etiquetas identificativas dos diversos fármacos contemplam, para além da DCI e dosagem, um código numérico único para cada produto, coincidente nas prateleiras e no sistema informático e que pode ser muito útil para evitar possíveis confusões. Além disso, existe também um sistema de codificação com cores: diferentes dosagens de um mesmo fármaco

Embalagens de fármacos já rotulados devem conter o sinal “” e o sinal “” identifica caixas que já não se encontram completas.

3.3.1. Armazenamento Geral

O armazenamento geral efetua-se em prateleiras que permitem uma maior circulação de ar e uma limpeza mais célere e eficaz, tanto na área de armazenamento como na área de distribuição. Também podem para o efeito ser utilizados os Kardex®_{, armários diferenciados}

que servem simultaneamente de local de armazenamento e de apoio à Distribuição Individual Diária em Dose Unitária (DIDDU) preparada pelos TDT e os Pyxis®_{, sistemas automatizados de}

Distribuição por Stocks Nivelados disponíveis nos vários Serviços do Hospital.15

Nas áreas de armazenamento geral podemos encontrar medicamentos injetáveis, formulações orais e tópicas, derivados do plasma, material de penso, nutrição entérica e parentérica e soluções desinfetantes não inflamáveis.16

3.3.2. Armazenamento Especial

Existem medicamentos que, devido às suas características particulares, necessitam de condições de armazenamento especiais. Os injetáveis de grande volume estão guardados em armazém próprio, localizado paralelamente aos SF. Os produtos inflamáveis encontram-se armazenados em local individualizado do restante armazém e no interior de armários especiais designados por “corta-fogo”. Como já foi referido, benzodiazepinas, estupefacientes e psicotrópicos encontram-se armazenados no CIM, dentro de armários trancados ou cofre, sendo que o acesso a estes medicamentos está limitado às farmacêuticas. Os medicamentos a utilizar em Ensaios Clínicos que decorram no CHTMAD e os hemoderivados também se encontram nesta sala. Os produtos que necessitam de refrigeração estão guardados dentro de frigoríficos onde as temperaturas são monitorizadas e devem manter-se entre os 2 e os 8ºC. Os medicamentos utilizados em regime de ambulatório encontram-se em armários próprios perto da sala onde são dispensados. Os citostáticos são armazenados separadamente dos outros medicamentos e encontram-se devidamente sinalizados; caso necessitem de refrigeração, são armazenados em frigorífico restrito.14,15,16,18