Ledelsens beslutningsprosess under endring

Funn i resultatdelen viser at flere bedrifter gjennomfører riktige tiltak i endringsprosessen;

behovet for endring er forankret i ledelsen, og ledelsen har utarbeidet hensikt, mål og visjoner. Tiltakene støttes i studier om de syv nøkkelfaktorene om vellykket implementering av beslutninger (Selart, 2010). Ledelsen evner også å tenke langsiktig ved å strukturere endringsprosessen over en lengre tidshorisont. Ledelsen erkjenner at endringen fra regnskapsfører mot rådgiver kan ta tid og benytter sekvensiell implementering der prosessen er oppdelt i faser. Flere bedrifter har gått over til en teamstruktur i en tidlig fase av endringsprosessen. Den nye strukturen bygger på elementer som samarbeid og utveksling av informasjon, og fasiliterer dermed en gradvis overgang mot rådgiverrollen. Bedrifter gjennomfører på den måten planlagte tiltak som kan sees i sammenheng med preposisjon 4:

Ledere som legger en plan for implementering av sine beslutninger forbedrer beslutningsprosessen.

Respondenter i to av bedriftene uttrykker derimot misnøye med rådgiverrollen og manglende kjennskap til visjon. Det viser viktigheten av at ledelsen i en tidlig fase kommuniserer mål, visjon og hensikt med endringen, og selger inn budskapet til de ansatte på en best mulig måte (punkt 2, 3 og 4 i nøkkelfaktorene). Et annet moment som også kan forklare misnøye er at ledelsen bare delvis innfører endringen i bedriftens infrastruktur (punkt 5).

Endringsprosessen handler om å gjøre implementeringen av beslutningen til et tyngdepunkt for bedriften (Richards, 2004). Endringen må gjennomsyre alle aktiviteter i organisasjonen.

Både ledelsesfunksjoner og ansattes roller må evalueres grundig. Opprinnelig beslutningsgrunnlag for endringen kan endre seg. Forandringer internt i bedriften og omgivelsene krever at lederen oppdaterer mål og hensikt når det er nødvendig. Det er spesielt viktig når lederen opplever motstand mot endring. En vanlig feil som lederen gjør er å overestimere fordelen ved overtalelse som virkemiddel (Nutt, 2002). God dialog er en nøkkelfaktor. Hvis argumentasjonsgrunnlaget for endring ikke kjøpes av de ansatte, kan motstanden forsterkes. Det gir støtte til proposisjon 1:

En beslutningstaker som skaper en felles visjon i samråd med organisasjonsmedlemmene har bedre forutsetninger for å gjennomføre beslutninger som medfører endring.

Vi identifiserer noen vesentlige mangler for at endringsprosessen skal bli fullstendig. To av lederne gir uttrykk for en gjennomgående problemstilling, at arbeidstrykket i hverdagen ikke tillater dem å følge opp og måle implementeringen av deres beslutninger. Uten tilstrekkelig oppfølging av implementeringsprosessen risikerer ledelsen å miste oppslutning og interesse for endringen. I verste fall kan det føre til at endringen ikke får noen kvalitativ effekt og man beholder status quo. Ledere i regnskapsbedrifter må derfor sikre at implementering utføres i planer for hver fase, og kommunisere progresjon av oppnådde resultat underveis (punkt 6 og 7 i nøkkelfaktorene). Bedriftene må til slutt evaluere om de har nådd målene for tiltak og implementering.

Oppsummering

Flere av de responderende bedriftene har gjennomført riktige grep i tidlige faser i endringsprosessen, men ledere i regnskapsbransjen kjennetegnes ved at overvåking av implementeringsprosessen og mulig gjøring av varig endring blir nedprioritert. Ledere opplever at de ikke har tilstrekkelig tid til å følge opp implementeringen. Det får

konsekvenser for måling av resultater underveis. Uten oppfølging og evaluering av iverksatte tiltak vet ikke lederne om endringen implementeres i henhold til fastsatte mål.

8 Avslutning

Vi har gjennom denne masterutredningen fått et innblikk i hvilke tiltak ledere i regnskapsførerbedrifter har iverksatt for å tilby rådgivningstjenester. Ved hjelp av dybdeintervju har vi analysert tiltak i lys av leders beslutningsprosess, vurdert effekten av tiltak, og gjort ledere som ønsker å innføre rådgivning i sin bedrift oppmerksom på faremomenter ved en ufullstendig beslutningsprosess.

8.1 Konklusjon

Regnskapsbedriftene i utvalget har besluttet og implementert en rekke tiltak som har gitt positiv effekt under endringsprosessen mot rådgivning. Vi skiller mellom opplevd suksesstiltak, og tiltak ved en strukturert beslutningsprosess som kan øke sannsynligheten for en vellykket endringsprosess. Skal tiltakene gi forventet effekt må leder analysere både positive og negative konsekvenser tiltak kan medføre. Det er derfor klart at beslutnings- og implementeringsprosessen som ligger til grunn har betydningen for effekten av tiltak. I tillegg er det kommet frem at bransjens medlemmer har ulik oppfatning om at endring mot rådgivning er hensiktsmessig. Det påvirker i hvilken grad medlemmer forplikter seg til endringsprosessen.

Vi har identifisert tre opplevde suksesstiltak for endring mot rådgivning. Bedriften må utarbeide felles mål og visjon i organisasjonen. Rådgivning krever en høyere grad av erfaringsutveksling, helhetsforståelse og samarbeid enn tradisjonelle arbeidsoppgaver. Team er dermed et suksesstiltak ved at ansatte bygger en kultur med fokus på utveksling av informasjon og erfaring. Det bidrar i prosessen mot å bygge økt rådgivningskompetanse.

Skal regnskapsbedrifter yte rådgivning oppleves bedriftens størrelse som en avgjørende faktor. Bedriften må ha kapasitet til å utføre både tradisjonelle regnskapsoppgaver og rådgivning. Responder i utvalget anser derfor størrelse og kapasitet som en avgjørende faktor for suksess.

Vi har funnet andre tiltak som kan gi positiv effekt for endring mot rådgivning. Ledere måler og formidler resultater både på person- og bedriftsnivå. Det gir lederen en bedre oversikt på inntekt- og kostnadsbildet. Samtidig kan incentivsystemer ha en negativ konkurrerende effekt for bedriften, i stedet for samarbeid. Endring av ansattes arbeidsoppgaver ved spesialisering innenfor fagområder er tiltak som gir en begrenset effekt på de ansattes

oppfatning av egen rolle. Har bedriftene i tillegg et felles verdigrunnlag vil motstand mot endring reduseres.

Selv om flere av bedriftene tilbyr rådgivning sin tjenesteportefølje viser vår analyse at det finnes forbedringspotensial i beslutningsprosessen. Rollen som leder blir nedprioritert til fordel for rollen som regnskapsfører eller rådgiver. Konsekvensen er at leder bruker for lite tid til å følge opp implementering av tiltak og tilrettelegging for varig endring. Effekten av tiltak reduseres og er hovedårsak til frustrasjon og usikkerhet som fører til motstand mot endring. Delegering av beslutningsmyndighet fra lederne er en effektiv måte å frigi ressurser til oppfølging. En leder som følger opp endringsprosessen mot resultater vil effektivisere implementeringen.

Avslutningsvis vil vi trekke frem lederens ønske om rekruttering av annerledes kompetanse.

Analysen indikerer usikkerhet rundt hvilken kompetanse og egenskaper man spesifikt etterlyser. I tillegg mangler en plan for hvordan bedriftene skal tiltrekke seg kompetansen og personlighetene som er nødvendig for å tilby et enda bedre rådgivningsprodukt. En uttalt visjon fra responderende ledere er å skape synergi ved å rekruttere mangfold og bygge en lærende organisasjon hvor diversifisert kompetanse og erfaring blir kommunisert mellom de ansatte.