Atividades desenvolvidas pela Divisão de Manutenção e Operação da Entidade B, bem como seus responsáveis (Quadro 18).
Quadro 18 – Atividades para realização de serviços de manutenção da Entidade B
N° NOME DA ATIVIDADE RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO
SO LIC ITA Ç Ã O 01 Verificação do problema e comunicado ao chefe / superior da unidade Usuário
Verificação da necessidade de serviços de manutenção predial por qualquer
usuário.
02
Verificação do problema por qualquer usuário e comunicado via telefone ao
serviço de manutenção
Usuário
Verificação da necessidade de serviços de manutenção predial por qualquer usuário e comunicação via telefone à divisão de manutenção e operação.
03
Chefe/superior da unidade solicita manutenção encaminhando solicitação para serviço de manutenção;
Via Impressa.
Chefe / Superior da Unidade
Preenchimento de uma requisição de serviços de manutenção com identificação do solicitante, unidade a
qual pertence e dados básicos do problema constatado. V E R IFIC A Ç Ã O 04 Recebimento da Solicitação de Serviços (Protocolo) Secretaria da Divisão de Manutenção e Operação Recebimento da solicitação de manutenção e encaminhamento ao
engenheiro chefe da divisão para análise da solicitação. 05 Avaliação do Serviço Solicitado Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação
Verificação do problema descrito na solicitação de serviços pelo engenheiro
chefe da divisão. 06 Aprovação do serviço Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação
Discussão da necessidade, prioridade, custos, prazos e ações para realização
do serviço.
07 Verificação da Forma de Execução dos Serviços
Engenheiro da Divisão de Manutenção e
Operação
Verificação da forma de execução do serviço, se da forma direta (funcionários da divisão de manutenção), ou da forma indireta
08
Serviço de manutenção (engenheiro responsável)
encaminha ordem de serviço para respectiva
seção de manutenção.
Engenheiro da Divisão de Manutenção e
Operação
Encaminhamento ao Chefe da Seção Responsável.
09 Verificação do serviço
solicitado Chefe da Seção
Verificação do problema descrito "in loco"; Verificação, descrição e listagem
de materiais ou peças necessários; e/ou verificação da necessidade de contratação de empresa especializada
para execução do serviço.
PR E PA R A Ç Ã O
10 Lista de Materiais Chefe da Seção
Verificação dos materiais necessários para execução do serviço solicitado (lista de materiais necessários para a execução dos serviços solicitados que
será providenciado pelo setor de almoxarifado).
11 Solicitação de material para almoxarifado Chefe da Seção
Documento com a solicitação de materiais para realização dos trabalhos
solicitados. 12 Retirada de materiais no
almoxarifado Chefe da Seção
Retirada do material a ser utilizado na execução do serviço no almoxarifado.
13
Elaboração de especificações técnicas e orçamento para contratação
de empresa
Engenheiro da Divisão de Manutenção e
Operação
Elaboração de termo de referência (Especificações Técnicas, orçamentos e
demais encaminhamentos). Posteriormente é elaborado edital para
contratação do serviço por empresa. 14 Compra de material
Seção de Almoxarifado e
Patrimônio
Caso o material não tenha no estoque o setor de almoxarifado e patrimônio
providencia a compra. 15 Verificação de recurso disponível Seção de Contabilidade Verificação da disponibilidade de recursos para compra de materiais ou
contratação de serviços antes de encaminhamentos ao Setor de compras
para licitação. 16 Contratação dos serviços Seção de Compras
PROCESSO DE LICITAÇÃO. Efetivação da contratação do serviço
necessário por registro de preços, pregão eletrônico, carta convite, entre
outros.
EXECUÇÃO
17 Execução dos Serviços de Manutenção
Funcionário de Manutenção
Realização dos serviços por funcionário da Divisão de Manutenção e Operação,
após análise da direção e encaminhamentos verificados. 18 serviço de manutenção Acompanhamento do Chefe da Seção
Acompanhamento pelo Chefe da Seção do serviço a ser realizado. Depois de
concluído, se o mesmo atendeu às necessidades do solicitante.
19 Verificação do serviço executado
Diretor da Divisão ou Chefe da Seção
Verificação do serviço executado pelo funcionário da Divisão de Manutenção e operação e se o mesmo atendeu ao
solicitado. 20 Verificação da execução do contrato firmado Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação ou Chefe da Seção
Verificação, no caso de empresa contratada para execução do serviço, se
a mesma está cumprindo com o contrato firmado. A V A LIA Ç Ã O
21 Aprovação do serviço contratado
Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação ou Chefe
da Seção
Aprovação dos serviços realizados após acompanhamentos e verificações pelo
fiscal do contrato, podendo ser o engenheiro chefe da divisão ou mesmo
o chefe da seção.
22 Aprovação do serviço executado por funcionário
Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação / Chefe da
Seção / Solicitante
Aprovação dos serviços realizados, podendo ser realizado pelo engenheiro
chefe da divisão, chefe da seção ou solicitante (mediante assinatura da solicitação de serviços - recebendo o
mesmo).
23 Recebimento de Nota Fiscal
Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação ou Chefe
da Seção
Recebimento de nota fiscal do serviço realizado. A empresa encaminha nota
fiscal referente ao serviço, recebe atestado pelo fiscal do contrato (engenheiro chefe da divisão ou mesmo
o chefe da seção), designados pela administração.
24 Encaminhamento de nota fiscal para pagamento
Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação ou Chefe
da Seção
Recebimento pela Secretaria da Divisão de Manutenção e Operação com o
atestado de serviços executados e recebidos para encaminhamentos e
arquivo.
25 Pagamento dos serviços prestados Contabilidade Seção de Pagamento dos serviços prestados conforme nota fiscal apresentada.
26 requisições não atendidas Arquivos e respostas às
Engenheiro da Divisão de Manutenção e Operação ou Chefe
da Seção
Arquivamento das requisições de serviços não aprovadas e resposta (esclarecimentos) ao solicitante do
motivo da não execução.
27 Arquivamento das requisições
Secretaria da Divisão de Manutenção e
Operação
Arquivamento das solicitações de serviços.
Fonte: Elaborado pelo autor juntamente com o engenheiro de manutenção da Entidade B (2012).
6.2.2.2. Fluxograma das Atividades da Entidade B
Figura 38 - Fluxograma de Atividades da Divisão de Manutenção e Operação da Entidade B
Fonte: Elaborado pelo autor juntamente com o Engenheiro de Manutenção da Entidade B
6.2.3. Mapeamento dos Processos de Manutenção Predial da Entidade C