A utilização de linguagem natural para a indexação de conteúdo de itens pertencentes aos acervos bibliográficos, arquivísticos e museológicos, inviabiliza o funcionamento de qualquer sistema automatizado para organização, controle e recuperação da informação. O uso de vocabulários controlados e tesauros ao possibilitarem a padronização da descrição de um determinado item, tornam viável a recuperação da informação sobre o mesmo. Os estudos para construção de um tesauro abrange diversos campos do conhecimento, sendo, portanto, multidisciplinar. O uso do tesauro surgiu a partir
da necessidade da recuperação da informação, constituindo uma ferramenta indispensável para a organização das informações nas instituições. Não existe um tesauro para cada área e alguns podem ser utilizados para vários assuntos. O emprego do tesauro é feito após a análise do documento e identificação do conteúdo, de acordo com a política da instituição para indexação de acervos.
De acordo com o Dicionário Biblioteconomia e Arquivologia, o tesauro é um
. Vo a ulário controlado e dinâmico de descritores relacionados semântica e genericamente, que cobrem de forma extensiva um ramo espe ífi o de o he i e to AUR . . Lista est utu ada de te os associados empregada por analistas de informação e indexadores, para descrever um documento de modo conciso e com a especificidade necessária, na etapa de entrada em sistemas de informação e também na etapa de recuperação posterior. (CUNHA; CAVALCANTI, 2008, p. 362)
Os tesau os fo a e p egados p i ei a e te a i de aç o do conteúdo temático dos documentos textuais e bibliográficos, em centros de pesquisa e bibliotecas, visando ao atendimento da demanda de pesquisa da sociedade Iphan, 2006, pag. 9). No B asil, a pu li aç o o side ada efe ia pa a a useologia, Thesauros para Acervos Museol gi os , pu li ado e 87, pela Fundação Nacional pró-Memória/MINC/SPHAN, desenvolvidos por Maria Helena Bianchini e Helena Dodd Ferrez para utilização no Museu Histórico Nacional com a finalidade de prover as necessidades da utilização de um controle de vocabulário e também de um sistema de classificação. Esta publicação tem sido adaptada para utilização nos museus do país. Ressalta-se que se trata de uma publicação esgotada e não existe formato digital para disponibilização o que facilitaria sua utilização. Segundo as autoras, o thesauros é um instrumento dinâmico, por isso, são necessárias revisões e atualizações periódicas, procedimento comum em todos os sistemas de documentação. (FERREZ; BIANCHINI,1987, p. 16).
Um thesaurus é um vocabulário controlado que possui conceitos e termos reunidos através de pesquisa e análise de documentos e acervos. Seus conceitos são instituídos de forma clara e sem ambiguidade, relacionados entre si a partir de estudos de uma estrutura conceitual da ea. (FERREZ;BIANCHINI, 1987, p. 15) .
O uso da linguagem controlada para a padronização da documentação que trata dos acervos museológicos é possível através da utilização de tesauros que é um
Instrumento de controle da terminologia para designar os documentos/objetos, funcionando com um sistema internamente consistente de classificação e denominação de artefatos. Trata-se, portanto, de recurso metodológico fundamental para o processamento técnico de acervos museológicos. (CÂNDIDO, 2006 p. 38)
Este é um instrumento indispensável para a uniformidade e classificação dos termos e obtenção do sucesso na recuperação das informações num sistema automatizado. Ainda existem no Brasil, o Tesauro de Folclore e Cultura Popular, publicado em 2004 e disponível on-line e o Tesauro de Cultura Material dos Índios no Brasil, publicado em 2006, pelo Museu do Índio. Desde 2006 o Museu de Astronomia e Ciências Afins – MAST/MCTI e o Museu de Ci ias da U i e sidade de Lis oa MCUL u i a esfo ços pa a dese ol e u instrumento de controle terminológico que englobasse especificamente os Instrumentos Cie tífi os , o Thesau os de A e os Cie tífi os e Lí gua Portuguesa, disponível na internet6. Além dessa ferramenta, há o Thesau os pa a Be s M eis e I teg ados , desenvolvido pelo Iphan em 2006.
Após a definição dos campos de informação de um sistema automatizado de acordo com as normas existentes pertinentes é imprescindível a utilização terminologia o t olada ou o a ul io o t olado e at es o os tesau os , instrumentos mais ela o ados pa a o o t ole do o a ul io, pois na medida em que assegura sua consistência, impede que as informações relevantes sejam perdidas por que vários termos foram utilizados pa a desig a u a es a oisa. (FERREZ, 1991, p. 7). O tesauro é um instrumento de vital importância para o uso do vocabulário controlado para indexação e recuperação da informação.
A existência dos tesauros é anterior à implantação de sistemas automatizados pelas instituições públicas no Brasil, sendo um dos motivos para alguns deles se encontrarem somente no formato impresso.
5. SISTEMAS AUTOMATIZADOS: CONSERVAÇÃO, COMPARTILHAMENTO,
DIFUSÃO E ACESSO DO PATRIMÔNIO FERROVIÁRIO
Uma revolução tecnológica concentrada nas tecnologias da informação começou a remodelar a base material da sociedade em ritmo acelerado. Manuel Castells
Na implantação do Centro da Memória Ferroviária, após a conclusão da organização do acervo documental, deverá ser estabelecido o modo pelo qual será feita a difusão, o acesso e o compartilhamento das informações.
Os avanços tecnológicos que vem ocorrendo desde o século XX foram simultâneos ao aumento da importância da informação como recurso estratégico nas instituições. No mundo atual, globalizado e competitivo, necessitamos da informação para desenvolvimento de atribuições profissionais; para o funcionamento de empresas; para subsidiar governos na elaboração e gestão de políticas públicas. No entanto, a busca por uma informação confiável ainda é uma empreitada desgastante e muitas vezes inatingível.
A Tecnologia de Informação nasceu com o uso dos computadores nas empresas e organizações. Antes do processo de mecanização do fluxo e tratamento das informações, elas eram produzidas em memorando, tratados na forma de planilhas e tabulações, datilografadas e distribuídas por meio de malotes (FOINA, 2001, p.14)
Nas instituições e empresas, as informações eram geradas e utilizadas por poucos e pelos próprios interessados, muitas vezes de modo informal e até mesmo verbal. Com o desenvolvimento e o crescimento das instituições no sistema capitalista e a demanda da otimização, controle e eficiência do tempo e dos serviços, ampliaram-se também o volume de informações produzidas e a necessidade de recuperá-las para auxiliar na tomada de decisões. No caso dos órgãos públicos, à exemplo da iniciativa privada, as instituições perceberam a importância e a necessidade de investir em equipamentos e programas que colaborassem na organização e disponibilização da informação para a elaboração, implantação, acompanhamento, organização e avaliação de políticas públicas, incluindo a área cultural. Há muito tempo, as decisões relativas à gestão da informação têm sido
tomadas de modo individualizado e isolado, gerando bases de dados não comunicáveis; em sistemas operacionais ineficientes ou por meio de protocolos com os campos gerados de uma forma autônoma, sem um princípio comum institucional. Nessas bases, nos quais se depositava muita informação, não havia retorno em relação a sua recuperação, comunicação ou acesso.
A partir da segunda metade de 1960 com os avanços tecnológicos ocorridos nos siste as de o u i aç o e i fo aç o TIC s , su gi a as edes de o u i aç o elet i a, transformando os fluxos, o acesso e o compartilhamento das informações. Essas ferramentas e a nova postura dos profissionais da informação e público em geral, especialmente pesquisadores, diante das novas possibilidades, moldaram a atual base da Sociedade da Informação.
Não há duvidas que o desenvolvimento das tecnologias de informação desempenhou papel importante para melhorar a qualidade do acesso à informação, como também expandiu as possibilidades de escolhas de equipamentos e programas computacionais, induzindo a uma facilidade a dispersão de escolhas. Contudo, o leque de ofertas – tanto e equipamentos quanto de programas e sistemas – exige um planejamento mais apurado em relação aos investimentos e manutenção adequados ao funcionamento dos serviços. Open source; software em nuvem ou físico; sistemas operacionais fechados que dependem de pagamentos regulares ou sistemas que demandam a terceirização de técnicos em sua implantação e manutenção são questões importantes que envolvem sempre uma matemática entre o ideal e o possível; a realidade orçamentária e a capacitação e envolvimento do pessoal interno. Aspectos como precisão na recuperação da informação; facilidade e rapidez ao acesso; ambiente amigável; disponibilidade de realização da consulta local e remota; possibilidade de compartilhamento de arquivos através da utilização da internet; custo de implantação e manutenção e capacitação de pessoal precisam ser considerados nas escolhas para o investimento das tecnologias da informação.
O projeto de implantação do Centro da Memória Ferroviária deverá prever o uso das tecnologias da informação em concordância com a sua missão, objetivando a seleção de hardware e software, infraestrutura de rede, estrutura de back-up, equipamentos adequados, capacitação dos funcionários e demais envolvidos. Neste caso em específico, as instituições que compartilharão os dados e as informações, visando o estabelecimento de
u a políti a s lida pa a gest o de T.I. ate de do ao disposto o A t. º § º aso o e seja classificado como operacional, o Iphan deverá garantir seu compartilhamento para uso ferroviário .
O objetivo da organização e manutenção do Centro de Memória Ferroviária cumprirá sua função quando políticas de tecnologias da informação forem implantadas visando além da preservação, promoção ao acesso remoto, a difusão, compartilhamento das informações em rede a serem utilizadas pelas instituições na tomada de decisões, bem como sejam utilizadas pelo público em geral e pesquisadores focados no patrimônio cultural ferroviário.
O uso das tecnologias da informação possibilita a preservação dos documentos originais que apresentam um estado degradado devendo evitar o manuseio, através da digitalização e reprodução que deverá ser feita com equipamentos que garantam a integridade do suporte.
Para a obtenção do sucesso na formação do Centro de Memória Ferroviária, a utilização das tecnologias de informação deverá estar integrada a missão da Instituição, não podendo ser vista como gasto, mas como investimento a ser empregada na sua implantação bem como manutenção, atualização e possível ampliação. Cabe ressaltar que este estudo de caso levanta uma série de questões a partir da experiência refletida, porém não tem por objetivo definir as ferramentas operacionais para a gestão do acervo sob a tutela da Superintendência Estadual do IPHAN em Minas Gerais.