A abordagem de Detlor (2010) compreende a gestão da informação em uma perspectiva processual cuja definição proposta concebe esse termo como sendo a gestão de processos e sistemas que adquirem, organizam, criam, armazenam, distribuem e usam a informação. Tem por objetivo auxiliar as pessoas e as organizações a acessarem, processarem e utilizarem a informação de forma que seja eficiente garantindo um maior grau de efetividade. Essa completude objetiva da gestão da informação na visão do autor contribui para as organizações estrategicamente e competitivamente na maneira delas operarem, e contribui na vida das pessoas para melhor realizarem as suas tarefas diárias e tornarem-se bem informadas.
Detlor (2010) discrimina o seu modelo em seis processos informacionais cruciais (criação, aquisição, organização, armazenamento, distribuição e uso da informação), desenvolvidos a partir de outros autores e que devem ser controlados
pela gestão da informação para que a informação certa, possa chegar até a pessoa certa, nos formatos adequados, no tempo certo e a custos reduzidos.
A seguir Detlor (2010) sintetiza os processos informacionais acompanhados de breve definição:
Quadro 1 - Processos informacionais de Detlor (2010): síntese
Criação É o processo onde os indivíduos e organizações geram e produzem novos artefatos e itens informacionais;
Aquisição É o processo onde os itens informacionais são obtidos de fontes externas;
Organização É o processo de indexação e classificação da informação de modo que sua recuperação seja facilitada em momentos posteriores;
Armazenamento É o processo de alojar fisicamente as informações em estruturas como bases de dados ou sistemas de arquivos; Distribuição É o processo de disseminação, veiculação ou
compartilhamento da informação;
Uso É o processo em que indivíduos e organizações utilizam e aplicam a informação tornada disponível para eles.
Fonte: adaptado de Leite (2011).
O autor avança nas incursões teóricas da gestão da informação, admitindo a existência de três perspectivas para o desenvolvimento da temática: perspectiva organizacional, perspectiva bibliotecária, e perspectiva pessoal, apresentadas na sequência.
2.5.4.1 Perspectiva organizacional
Trata-se de um amplo processo que abrange toda a administração e controle do ciclo de vida da informação por meio dos processos informacionais, indo da criação ao uso da informação, com vistas à melhoria da organização. É considerado para o autor como principal aspecto da gestão da informação.
Essa visão organizacional trata a informação sob o viés estratégico, da informação como um recurso. Desse modo, a informação é comparada a outros recursos organizacionais gerenciados, como pessoas, finanças e equipamentos, por isso necessita ser gerenciada.
Detlor (2010) ressalta que essa perspectiva organizacional da gestão da informação foi influenciada e surgida no final da década de 70, a partir da lei americana Paperwork Reduction Act, já citada nesta pesquisa, entretanto naquela época o interesse era meramente nos dados que seriam controlados por essa lei, em relação a isso, o autor chama a atenção para o fato de que a gestão da informação é mais do que apenas a gestão e controle de dados, envolve um conjunto variados de recursos informacionais que perpassam dos dados até a informação.
A administração da informação nesta perspectiva abordada pelo autor, inclui as tecnologias da informação, fator essencial para diversos autores quanto ao sucesso da gestão da informação. Porém, Detlor afirma que as tecnologias da informação devem ser entendidas como um meio técnico de armazenar, acessar, recuperar, distribuir e utilizar a informação, e não deve ser considerado como o fator principal a ser gerenciado e, principalmente, não deve ser administrado com a denominação de gestão da informação, só os processos informacionais que poderão.
2.5.4.2 Perspectiva bibliotecária
Detlor (2010) traz para a discussão uma interessante visão da gestão da informação voltada para as práticas bibliotecárias, demonstrando que não é somente restrita as organizações, podendo ser explorada em outros espaços como as bibliotecas. O autor destaca que vários tipos de bibliotecas se interessam pela gestão da informação como as bibliotecas universitárias, as públicas e as corporativas que tratam diretamente de informação como um recurso estratégico.
A perspectiva bibliotecária da gestão da informação, para o autor, está alinhada ao desejo da gestão de coleções das bibliotecas, já que para ele, as bibliotecas não são nem criadoras e nem usuárias de informação, essa perspectiva lida diretamente com um conjunto de processos informacionais relacionados ao ciclo de vida da informação.
O autor então cita Wilson (2002) o qual estabelece e descreve alguns processos de gestão da informação realizados no âmbito das bibliotecas, apresentados a seguir:
- Aquisição de informação: envolve o processo de compra ou guarda de informações de fontes externas para as coleções da biblioteca. Cuidados devem ser tomados
para garantir que os recursos de informação corretos sejam adquiridos - aqueles que correspondam às necessidades de informação dos usuários - a custos razoáveis; - Organização da informação: diz respeito ao processo de catalogação, indexação e classificação de recursos de informação contidas na coleção de modo que seja possível facilitar sua recuperação sempre que necessário;
- Armazenamento da informação: refere-se à hospedagem dos recursos de informação na coleção, e de suas representações, em ambiente impresso ou digital; - Recuperação da informação: envolve o processo de busca e descoberta de informações na coleção. Os usuários conduzem questões de busca em ferramentas eletrônicas baseadas na web para encontrar itens de seu interesse na coleção; - Acesso à informação: envolve o processo de oferecer acesso físico ou digital à coleção e a capacidade de verificar quais recursos de informação interessam;
- Disseminação da informação: é o processo de circulação dos recursos de informação da coleção para os usuários.
2.5.4.3 Perspectiva pessoal
A gestão da informação pessoal refere-se segundo Detlor (2010 apud LEITE, 2011, p.140) como sendo o modo como os indivíduos criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e usam informação para fins pessoais. Isto pode implicar, segundo o autor, na gestão da informação para o uso diário, como, por exemplo, calendários pessoais, horários e diários, ou para o trabalho, como, por exemplo, cronogramas de trabalho, coisas a serem feitas, arquivos de projetos.
Detlor (2010) deixa claro que a gestão da informação pessoal contribui positivamente para o desenvolvimento das atividades diárias das pessoas. Já que ao organizar e utilizar esse tipo de informação, o indivíduo poderá ter informação com maior qualidade e com maior exatidão em relação ao momento que necessitar para satisfazer as suas necessidades informacionais.