Fundamentos teóricos
O principal fundamento teórico no qual se assenta a abordagem de avaliação de Armando Malheiro Silva e Fernanda Ribeiro é que a avaliação em arquivística é uma operação metodológica e não um procedimento técnico, ou seja, tal função arquivística possui caráter científico e não se constitui mera operação prática.
Entendendo a avaliação como operação científica, os autores utilizam um método de pesquisa proveniente das Ciências Sociais chamado Método Quadripolar e dão “preferência pela Teoria Sistémica, como ferramenta interpretativa e de referência para todo e qualquer estudo de cariz científico puro ou aplicado” (SILVA; RIBEIRO, 2009, p. 291).
Tal método pressupõe que a pesquisa científica deve acontecer por meio da interação de quatro dimensões ou polos, quais sejam:
- O polo epistemológico – “instância superior imbricada no aparato teórico e institucional [...], dá-se a reformulação constante dos parâmetros discursivos, dos paradigmas e dos critérios de cientificidade (objetividade, fidelidade e validade) que norteiam todo o processo de investigação (SILVA; RIBEIRO, 2009, p. 291);
- O polo teórico – “refere-se ao objeto de estudo, postulação de leis, formulação de conceitos operatórios, hipóteses e teorias e subsequente verificação” (SILVA; RIBEIRO, 2000, p. 78)
- O polo técnico – relaciona-se aos dispositivos metodológicos utilizados na pesquisa e sua capacidade probatória. Neste polo, existem três operações:
- Observação direta e indireta (de casos ou variáveis): levantamento dos dados contextuais relacionados ao caso ou a variáveis;
- Experimentação: testes para verificação de relação de causas e consequências;
- Análise/avaliação retrospectiva e prospectiva; “exame que permita generalizações e o estabelecimento de analogias cientificantes.”
- O polo morfológico – trata da organização e representação dos dados coletados na pesquisa e dos respectivos resultados.
Nesse sentido, a avaliação arquivística se enquadraria no polo técnico e se submeteria também às etapas de observação, análise e eventualmente experimentação, podendo ser considerada “a aplicação metodológica da operação análise/avaliação num quadro teórico sistémico particularizado pelo Arquivo e em estreita articulação com o factor memória perspectivado não em moldes passadistas e estáticos, mas dinâmicos de presente e futuro [...]”.
Os autores, numa perspectiva mais teórica, também defendem que os documentos passem por apenas duas fases no seu ciclo de vida, o primeiro no qual se apresenta por inteiro um “contexto de criação/produção” (início, trâmite e conclusão do documento) e o segundo no qual se apresenta um “contexto de memória” que é “indispensável a operacionalizar a gestão organizacional no presente e no futuro através das «lições» de um passado mais ou menos longínquo.”
Nesse sentido, os autores se contrapõem aos conceitos de valores primário e secundário de Schellenberg, argumentando que tais valores não se excluiriam, ao contrário, seriam cumulativos, uma vez que o documento produzido (mesmo em sua fase inicial) possuiria diversas utilidades além daquela para a qual foi produzida podendo servir a inúmeros potenciais usuários. Da mesma forma, os documentos permanentes poderiam continuar tendo utilidade para a administração que os produziu.
Outra premissa utilizada pelos autores é a necessidade da “memória institucional ou particular” como parte da memória social “passível de constante (re)criação intersubjectiva, classista e política” e desse modo a preservação dos documentos de arquivo e do seu contexto de produção, uma vez que somente com a disponibilidade destas informações contextuais, a preservação e (re)construção da memória pode ser efetivamente alcançada.
Justificativa
Infere-se do texto que uma justificativa para adoção do modelo de avaliação proposto pelos autores é resolver a questão que eles chamam de “memória institucional gigantesca”.
Nesse sentido, eles defendem que, frente à situação do grande volume de documentos acumulados pelas instituições, um método de avaliação baseado em padrões científicos evitaria “eliminações de emergência” que fossem “feitas à revelia do mínimo interesse estratégico da instituição e com duvidosas vantagens para a investigação histórica e científica em geral”.
Definição
Apesar de o texto trazer algumas definições de avaliação de documentos a partir de outras obras, não foram identificados trechos que definissem o modelo de avaliação dos autores.
Algumas características de sua abordagem são descritas nas outras categorias utilizadas para a classificação do texto, como o caráter científico da avaliação e sua natureza metodológica. Elas poderiam fornecer uma noção do que os autores consideram a avaliação segundo sua visão. No entanto não elaboraremos aqui uma definição a partir destes atributos, tendo em vista que não é o objetivo desta seção do trabalho.
Objetivo
Os autores em alguns trechos determinam explicitamente a finalidade da sua abordagem de avaliação, os quais são citados abaixo:
- “[...] [a avaliação tem o fim de] conhecer o sistema informacional, [...]de equacionar problemas relativos ao seu funcionamento e/ou reconfigurar a sua performance no futuro imediato ou mediato.”
- “[...] [a avaliação] visa conservar de forma objectiva e rigorosa, [...] para rentabilizar e beneficiar o acesso, a eficácia da gestão e o auto-conhecimento [...], permitindo capitalizar internamente a memória e consciencializar os membros da respectiva organização para o seu potencial prático”.
- “[...] [a avaliação é feita] para rentabilizar interna e externamente a memória institucional como um bem estratégico e social que é e para permitir o regular e bom funcionamento do sistema de informação-arquivo (activo)”.
Num aspecto mais geral, os autores propõem que a avaliação de documentos, além de fundamentar e operacionalizar a destinação dos documentos, tenha a função de avaliar o próprio sistema de arquivos, reconhecendo suas e forças e fraquezas, e de propor melhorias a ele.
Tendo em vista que a avaliação contempla as atividades de pesquisa, levantamento de funções, trâmites, tipos documentais, estruturas organizacionais etc, ela poderia servir de subsídio para a melhoria de processos como a documentação adequada de uma função (que eventualmente pode não estar sendo documentada), fluxo de documentos, reprodução etc.
Outro objetivo que parece ser específico da avaliação é tornar eficiente a produção, uso e preservação da memória institucional para o público interno de uma organização (funcionários e autoridades) quanto para o público externo (cidadãos, pesquisadores, órgãos de controle etc).
Agente(s) responsável(is)
De acordo com o texto, a avaliação não pode ser considerada atividade exclusiva do arquivista, uma vez que a problemática envolve aspectos da biblioteconomia e da tecnologia da informação.
Os autores defendem ainda que gestores e funcionários participem do fluxo informacional, incluindo-se aí do processo de avaliação de documentos. Desse modo, preconiza-se que a avaliação seja operacionalizada de “forma participativa e descentralizada” de maneira interdisciplinar, como forma de “democratizar a informação”.
Etapas
No que se refere às etapas do modelo de avaliação, os autores não detalham quais seriam elas. No entanto, eles destacam três indicadores (que nesta pesquisa podem ser entendidos como critérios) que fundamentariam as decisões sobre a guarda permanente ou eliminação dos documentos, e a análise baseada nestes indicadores pode ser considerada uma ou mais etapas do seu método.
Critérios
Os critérios propostos são a pertinência, a densidade e a frequência que são descritos abaixo
Pertinência: refere-se ao pertencimento do conjunto documental a ações da entidade ou pessoa produtora. A pertinência pode ser mensurada em três níveis, no “nível A”, se incluiriam os documentos provenientes do cumprimento dos objetivos essenciais da instituição; no “nível B”, os documentos relacionados às atividades-meio das instituições; e no nível C, os documentos com informações periféricas em relação aos objetivos e ás atividades-meio. Seu índice de ponderação é representado por 1 (inf. de nível A ou B) ou O (inf. de nível C).
Densidade: diz respeito ao atributo de a informação ser primária ou secundária e única ou duplicada. A densidade é medida de forma que a informação primária e única é considerada a mais densa e a secundária e duplicada a menos densa. Seu índice de ponderação é representado por 1 (informação mais densa) ou O (informação menos densa).
Frequência: “quantificação da periodicidade de uso/acesso à informação, quer na fase de produção/recepção [...], quer na fase imediatamente posterior [...]”. A frequência é medida pelo número de uso(s)/ano, sendo considerados uso mínimo, a utilização menor que 1 vez por semana, e uso máximo, a utilização maior que 1 vez por semana. Seu índice de ponderação é representado por 1 (uso máximo/médio) ou O (uso mínimo).
As decisões sobre a guarda ou eliminação de documentos levará em conta cada um dos parâmetros e os respectivos índices de ponderação conforme quadro a seguir:
Quadro 7 Decisão sobre destino final da informação