Para Lima et al. (2000), muitas empresas calculam de forma errada os custos relativos à implantação de um ERP. Os custos devem incluir: licenças do software;
hardware; serviços de consultoria e treinamento; e ajustes após a implantação.
Segundo Souza e Zwicker (2000):
“As principais dificuldades se referem à atualização constante do sistema e gerenciamento das versões. Mesmo após a implantação, o sistema mantém-se em evolução contínua, a fim de refletir os processos da empresa. Os fornecedores incorporam novos recursos e novas formas de executar processos e corrigem problemas. Muitas alterações podem ser consideradas novas implementações. A adoção de um ERP é um processo de mudança organizacional envolvendo alterações nas tarefas e responsabilidades de indivíduos, departamentos e relações entre os departamentos.”
De acordo com Stamford (2000), os problemas se referem à escala de reengenharia de processos, às tarefas de customização durante a implantação, à inexperiência da equipe de suporte, à implantação longa, ao alto custo relacionado à consultoria e treinamento, à complexidade na customização e aos benefícios que nem sempre se concretizam.
O autor ressalta que a implantação e os serviços associados custam até sete vezes mais do que a compra do software. Outro problema refere-se à premissa de que os modelos de referência do sistema incorporam as melhores práticas de negócios. Pode haver desencontros entre, por exemplo, tipo de indústria e melhores práticas desse segmento e os modelos de referência do sistema.
Sendo o custo um fator extremamente relevante, diversos autores discutem valores numéricos relacionados à adoção do ERP, principalmente devido ao grande número de variáveis envolvidas para chegar ao preço final.
Essas variáveis podem ser: custo do sistema que varia de um fabricante para outro, quantidade de módulos a serem implantados, número de licenças a serem adquiridas, quantidade de horas trabalhadas pelas empresas de consultoria e/ou fornecedora do sistema, modificações a serem realizadas no sistema de acordo com as necessidades da empresa, investimento em hardware necessário para o sistema e política de treinamento adotada pela empresa.
Para se escolher uma empresa fornecedora de ERP, deve-se levar em conta que esta deve ter todas as condições que atendam as necessidades da empresa contratante, suas particularidades, além de dar continuidade ao trabalho, normalmente complexo, demorado e desafiador.
As implantações ou otimizações devem ser avaliadas detalhadamente, considerando os custos complementares ao de aquisição que, como visto, podem ser tão altos ou superiores a este primeiro, bem como o processo de conversão dos dados existentes, analisando a forma do aproveitamento existente nas bases atuais.
Na fase de aquisição do pacote ERP, é importante ter-se em mente todos os custos envolvidos na implantação do sistema, desde a aquisição do sistema até o go live (início de funcionamento do sistema ERP – pós-implantação) para se tomar uma decisão correta de qual caminho seguir. Vários autores abordam a análise de custo/benefício do sistema como um fator determinante na decisão da implantação.
Os custos principais envolvidos na implantação do ERP são listados a seguir, segundo alguns autores.
Para Norris et al. (2001), uma implantação de ERP tem basicamente dois tipos de custos:
a. Custos quantificados: que diz respeito a hardware, software, treinamento, mudanças gerenciais, conversão de dados e reengenharia e;
b. Custos relativos a fatores humanos: são difíceis de quantificar, mas eles têm um impacto econômico. Existem custos relativos ao fator humano individual e para a organização em geral.
Já Wallace (apud OLIVEIRA, 2003) divide os custos na categoria “ABC”, onde: A = Pessoas B = Dados C = Equipamentos (hardware). O autor classifica e detalha cada grupo de custos como:
a) Time de projeto, tipicamente o tempo integral do líder do projeto e talvez os vários assistentes;
b) Educação e treinamento, incluindo viagens, alojamentos, etc.; c) Orientação profissional;
d) Aumento da folha de pagamentos, como por exemplo, inclusão de gerentes ou programadores de produção seniores, adicional mão de obra de planejadores de materiais, etc.
B = Dados: incluem-se neste grupo todos os custos envolvidos para se obter e manter:
a) Acuracidade de dados de inventário, que envolvem:
i. Todos os equipamentos auxiliares para suporte de inventário, tais como balanças contadoras ou para pesagem, estantes, bandejas de armazenamento, empilhadeiras, etc.;
ii. Custos relativos a relayouts e reorganização de fábricas necessários para criar e consolidar áreas de armazenagens, etc.;
iii. Custos necessários para prover acuracidade de inventários, etc.;
b) Acuracidade da lista técnica de materiais, estrutura e sua conclusão e complementação;
c) Outros elementos de dados necessários para o ERP, tais como previsões (forecast), ordens de clientes, dados de centros de trabalho, etc.
C = Equipamentos (hardware): novos computadores ou equipamentos necessários para o ERP:
a) Custos com o software ERP, propriamente dito; b) Sistemas, pessoas e programadores para:
a. Programar ou desenhar novo sistema internamente; b. Instalar softwares e colocá-los para funcionar;
c. Fazer interface dos sistemas internos que ficaram trabalhando com o sistema ERP depois da implantação;
d. Assistência ao treinamento de usuários; e. Desenvolvimento de documentação; f. Manutenção dos sistemas.
Para Norris et al. (2001), outros custos para a organização envolvem aqueles não quantificáveis para a estrutura. Por exemplo, uma implantação do ERP afeta tanto a força da estrutura organizacional dentro da empresa como o processo usual de tomada da decisão dentro da empresa.
De acordo com os autores acima, em se tratando dos custos envolvidos na implantação do ERP, 12% são para os equipamentos; 43% para reengenharia; 15% para os programas; 15% para treinamento e outros 15% para a conversão de dados.
4. PASSOS DA IMPLANTAÇÃO E CICLO DE VIDA DO ERP