Os órgãos públicos federais são fiscalizados e auditados pelo Tribunal de Contas da União - TCU, conforme prevê a Constituição Federal. Em sua auditoria operacional, os auditores visam examinar as atividades desses órgãos com o objetivo de avaliar as dimensões de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade dos programas e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública (TCU, 2010. p. 11).
Economicidade
O Tribunal de Consta da União define o princípio da economicidade como
“a minimização dos custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade, sem
comprometimento dos padrões de qualidade (ISSAI 3000/1.5, 2004)”. Em outras palavras, é a capacidade da organização administrar de forma adequada a otimizar os recursos financeiros disponíveis em seu orçamento.
As avaliações quanto à economicidade englobam a verificação de atividades gerenciais, sistemas de gestão, benchmarking de processos de compra, entre outros. Quanto à
conformidade, são examinados também a legalidade de procedimentos de licitação, fidedignidade de documentos, atuação dos controles internos, etc.
Eficácia
A eficácia refere-se ao grau de alcance das metas estabelecidas, também denominada eficácia das realizações. No latim o termo eficácia (efficacia) significa qualidade ou propriedade de conseguir o resultado esperado, de dar um bom resultado.
A eficácia para Oliveira (1987, p. 211) “é a contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos globais da empresa”.
Uma organização é eficaz quando ela realiza aquilo que dever ser feito, atinge suas metas e executa o que foi previsto. A eficácia de um Instituto de Criminalística poderia ser medida pelo atingimento de uma meta de produção de laudos em um ano.
Para o TCU (2000), o conceito de eficácia está relacionado à capacidade para cumprir os objetivos imediatos, convertidos em metas, em outras palavras, é a capacidade de disponibilizar bens e serviços de acordo com os planos de ação. Para análise da eficácia é preciso verificar os critérios adotados para cálculo das metas, uma vez que uma falha em sua definição pode levar a conclusões inadequadas do programa/serviço avaliado. A eficácia pode ser assim representada:
Quadro 1 – Fórmula da eficácia3.
3 Fórmula de eficácia, segundo o Manual de Auditoria de Natureza Operacional do TCU,
pag. 108 (Portaria nº 144, de 10 de julho de 2000).
Ec= Mr . Tp Mp . Tr
Onde:
Ec Eficácia;
Mr Meta realizada;
Tr Tempo utilizado para obter Mr;
Mp Meta programada;
Tp Tempo utilizado para obter Mp;
Conclusões:
Se Ec > 1, eficácia superior à prevista;
Se Ec = 1, eficaz;
Eficiência
Também segundo o TCU (2010, p. 12), a eficiência pode ser definida com a relação entre os bens e serviços, considerados como produtos, e os custos relativos à sua produção, em um determinado período e mantidos os mesmos padrões de qualidade. A eficiência é o esforço do processo de transformação dos insumos em produtos.
O termo “eficiência” vem do latim efficientia que significa ação, força,
virtude de produzir um efeito.
A eficiência “se refere à otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados” (OLIVEIRA, 1987, p. 211).
A eficiência, desta forma, é resultante de um processo da busca pela redução do uso de recursos para se gerar os produtos. É fazer o que deve ser feito da melhor maneira possível ao menor custo. Na análise da eficiência é preciso buscar a melhor relação entre a qualidade do serviço prestado e a qualidade do gasto.
Garcia (apud CHIAVENATO, 2000, p. 67) descreve o seguinte conceito de eficiência:
A eficiência é a utilização correta de recursos (meios de produção) disponíveis[...]. Portanto, a eficiência está direcionada à melhor forma pela qual as coisas devem ser executadas ou feitas (métodos de trabalho), de modo que os recursos (pessoal, máquinas, matéria-prima, etc.) sejam ampliados de forma mais racional possível. A eficiência dá atenção aos meios, com os métodos mais adequados, que devem ser planejados de forma que garantam a otimização dos recursos disponíveis.
Quadro 2 - Fórmula da eficiência4.
Uma organização é eficiente quando além de realizar aquilo que foi proposto, o faz com menor custo. Utilizando o mesmo exemplo anterior, a eficiência de um Instituto de Criminalística poderia ser medida pelo atingimento de uma meta de produção de laudos em um ano, com um custo menor.
Efetividade
A efetividade é um indicador de resultado final. No caso de órgãos públicos, é um resultado para sociedade ou em seu meio.
A palavra efetividade também pode significar a característica ou evidência de algo que se apresenta com efeito verdadeiro, positivo, seguro, firme, confiável.
Para Oliveira (1987, p. 211) a efetividade é a “relação entre os resultados
alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo”.
O TCU (2010, p. 12) entende a efetividade da seguinte maneira:
A efetividade diz respeito ao alcance dos resultados pretendidos, a médio e longo prazo. Refere-se à relação entre os resultados de uma intervenção ou programa, em termos de efeitos sobre a população alvo (impactos observados), e os objetivos pretendidos (impactos esperados), traduzidos pelos objetivos finalísticos da intervenção.
Desta forma, a efetividade de uma ação ou política pública vai muito além de atendimento de objetivos imediatos e de metas de produtividade, por exemplo. Há uma
4 Fórmula de eficácia, segundo o Manual de Auditoria de Natureza Operacional do TCU,
pag. 109 (Portaria nº 144, de 10 de julho de 2000).
Ef= Ec . Cp Cr Onde: Ef Eficiência; Ec Eficácia; Cr Custo real; Cp Custo programada; Conclusões:
Se Ef > 1, eficiência superior à prevista;
Se Ef = 1, eficiente;
pretensão de medir se os resultados de fato foram alcançados após as ações realizadas, por meio de transformação ou mudança da realidade. A avaliação de impacto tem como objetivo estabelecer a relação de causalidade entre as variáveis da política pública e os efeitos observados.
A título de exemplo, a efetividade pode ser considerada que os laudos produzidos pelo Instituto de Criminalística foram considerados pelos juízes que julgaram os casos, como imprescindíveis para emissão da sentença.
O Exército Brasileiro, por intermédio do Programa Excelência Gerencial – Indicadores de Desempenho, apresenta as seguintes definições para os termos estudados:
[...] a eficiência mensura a produtividade, assim, é a medida entre os recursos utilizados em comparação aos resultados dos processos; a eficácia é proporção entre a qualidade, focando a satisfação dos usuários e as características do serviço/produto e a efetividade mede a impressão focando nos resultados da prestação dos serviços/produtos. É fazer a coisa certa da maneira correta.
Concluindo, os conceitos acima descritos fazem parte de um conjunto de macro indicadores provenientes da mensuração de eventos ou ações com critérios pré- definidos, com o objetivo de demonstrar o resultado, para direcionar a tomada de decisão de gestores e políticos em ações pertinentes para se monitorar o desempenho na busca da melhoria do serviço prestado na busca da excelência.
Para a avaliação da economicidade, eficiência, eficácia e efetividade, devem ser considerados ainda alguns aspectos que dificultam sua análise:
Insuficiência e lentidão nas informações; Confiabilidade das informações;
Sistemas inadequados ou complexos; Estrutura organizacional inadequada.
O PPA 2012-2015 estabelece uma relação das dimensões estratégica, tática e operacional com os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade de acordo com diagrama abaixo:
Figura 1 - Dimensões do PPA 2012–2015.
Fonte: Orientações para a Elaboração do Plano Plurianual 2012–2015.