Apesar da existência de diversas fontes de evidências é usual que os estudos de caso se concentrem em entrevistas como o foco do trabalho de coleta de dados. Nesta pesquisa, além de fontes documentais, foram utilizadas entrevistas de profundidade, valendo-se dessas entrevistas para esclarecer informações que não possam ser extraídas pela análise documental em si. Além disso, com as entrevistas, busca-se suprir a defasagem que os documentos apresentam em relação aos fatos correntes e, ainda, a produção de novas informações depende de dados extraídos de pessoas mais do que de documentos. Apesar disso, de maneira alguma, os documentos são menos importantes, pelo contrário, apóiam o instrumento de coleta. Segundo Gil (2002), o processo de coleta de dados no estudo de caso é o mais completo de todos os delineamentos de pesquisa à medida que se utiliza tanto de dados de pessoas quanto de dados de papel.
Para Yin (2001), as entrevistas podem assumir diversas formas. As mais comuns são: entrevistas de forma espontânea, quando, além do levantamento de variáveis, pode-se solicitar a opinião e a interpretação do entrevistado acerca dos fatos; entrevistas focais, ainda de forma
espontânea e em caráter informal, mas que seguem um roteiro de perguntas e entrevistas sob a forma de levantamento formal, que exigem questões mais estruturadas.
Malhotra (2001) infere que a pesquisa qualitativa pode ter uma abordagem direta ou indireta. Nesta existe a preocupação em disfarçar o verdadeiro objetivo da pesquisa, enquanto que naquela os objetivos da pesquisa ficam explícitos nas próprias perguntas. Os grupos de foco e as entrevistas de profundidade são as técnicas diretas mais importantes. As entrevistas tipo grupos de foco são realizadas de maneira não-estruturada e natural junto a um pequeno grupo de respondentes, na qual podem surgir resultados inesperados em função de proporcionar uma discussão livre e, em grupo, sobre os fatos de interesse do pesquisador. Já as entrevistas de profundidade também ocorrem de maneira não-estruturada, mas, ao contrário dos grupos de foco, são diretas, pessoais, em que um único respondente é entrevistado sobre os fatos de interesse do pesquisador. Para Aaker (2001), as entrevistas individuais em profundidade são aquelas realizadas frente a frente com o respondente, na qual o assunto- objeto da pesquisa é explorado minuciosamente.
Ainda, conforme Aaker (2001), existem dois tipos básicos de entrevistas de profundidade: as não-diretivas; e as semi-estruturadas. Nas entrevistas não-diretivas ou não- estruturadas, o respondente tem maior liberdade de respostas em relação aos parâmetros do assunto estabelecidos pelo pesquisador. Já nas entrevistas semi-estruturadas ou individuais com foco, o processo é mais formal, pois o pesquisador procura cobrir uma lista ou roteiro específico de assuntos ou subáreas.
Nesta pesquisa, a coleta de dados, além da forma documental, assumirá uma abordagem direta de entrevistas de profundidade, de forma espontânea e semi-estruturada, seguindo um roteiro de perguntas abertas para a obtenção das informações necessárias às conclusões do
caso. Em geral, as entrevistas constituem uma fonte essencial de evidências, pois, em sua maioria, tratam de questões humanas que não podem ser reveladas de outras maneiras (YIN, 2001).
As entrevistas realizadas neste estudo de caso buscaram investigar informações a respeito de temas centrais à realização da proposta de BSC, discutidos livremente com os entrevistados e de forma objetiva, abrangendo: a avaliação da classificação dos objetivos em cada uma das perspectivas; o balanceamento dos objetivos entre as perspectivas propostas; a criação de novas perspectivas; e as relações de causa e efeito entre objetivos e perspectivas, observadas pelos entrevistados. Essas informações são fundamentais para a construção do mapa estratégico da instituição e refletem a estrutura do mapa proposto como resultado final.
5.3.2.1 Fontes de evidências
Segundo Yin (2001), a coleta de dados em um estudo de caso pode estar baseada em diversas fontes de evidências. As mais comuns e normalmente utilizadas são as evidências de fontes documentais, de registros em arquivos, entrevistas, observação direta, observação participante e artefatos físicos. A utilização dessas diversas fontes de evidências é responsável pela significância e confiabilidade dos resultados do estudo de caso.
Ainda, de acordo com Yin (2001), no estudo de caso, a coleta de dados que ocorre através das fontes de evidências, deve seguir uma sistemática, e dessa dependerá a qualidade dos resultados obtidos. Os princípios dessa sistemática envolvem a utilização de:
− diversos tipos de evidências, originadas de duas ou mais fontes, e que convergem em relação ao mesmo conjunto de fatos ou descobertas, mas que não necessariamente possuam o mesmo conteúdo, de forma que não haja a simples duplicação de dados;
− um banco de dados para o caso, ou seja, uma reunião formal de evidências distintas a partir do relatório final do estudo de caso de forma a torná-las factíveis ao público;
− cruzamento de evidências, isto é, estabelecimento de conexões explícitas entre as questões levantadas, os dados coletados e as conclusões a que se chegou com o caso.
É importante destacar que a utilização de diversas fontes de evidências somente será válida com os objetivos de triangulação de dados, ou seja, se seguirem um fundamento lógico na coleta de dados na busca de correlações ou conexões entre os fatos. Dessa maneira, qualquer descoberta ou conclusão em um estudo de caso, provavelmente, será muito mais convincente, acurada e factível, se estiver baseada em fontes de informações distintas (YIN, 2001).
Neste estudo de caso, em particular, foram utilizadas quatro fontes de evidências na coleta de dados: 1) documentos internos e de divulgação do planejamento estratégico; 2) mídia em CD contendo a súmula dos seminários realizados no processo de planejamento estratégico; 3) registros em arquivos de biblioteca compostos de uma série de documentos sobre o planejamento estratégico e; 4) entrevistas de profundidade.
No total foram realizadas cinco entrevistas de profundidade que tiveram como entrevistados: os Pró-reitores, de Administração e Finanças; e de Extensão Universitária; o
Vice-Diretor da Faculdade de Administração, Contabilidade e Economia; e dois consultores internos da Assessoria de Planejamento e Marketing da instituição. Esses membros da IES forma escolhidos em específico, pois representam pessoas-chave nas áreas administrativa, de planejamento e de educação, além de estarem entre os principais envolvidos no desenvolvimento do Plano Estratégico 2001-2010.
As entrevistas ocorreram em duas etapas com duração de aproximadamente 30 minutos cada, e seguiram uma sistemática específica de acordo com o instrumento de coleta de dados detalhado na próxima seção. Esse instrumento de coleta de dados, em que consta o roteiro das entrevistas de profundidade, foi elaborado pelo pesquisador após a realização de uma pesquisa bibliográfica e documental na instituição.